货币资金内部控制特点.docx

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货币资金内部控制特点

货币资金内部控制特点2

（1）

第一章货币资金内部控制特点

第一节资金内部控制的特点

企业中的货币资金，是企业拥有货币形态的那一部分资金，包括库存现金、银行存款、备用金、其他货币资金等，在当今企业国际化趋势越来越明显时，企业还可能有外币存款。

货币资金是流通手段，是企业流动资金中最活跃的部分。

在生产经营中，货币资金变为非货币资金，非货币资金又变成货币资金，这种周而复始的流转过程称为货币资金流转。

这种流转无始无终，不断循环，又称为货币资金循环。

货币资金业务如图1-1所示。

从图1-1中可知，企业货币资金的最初来源主要是股东对企业的投资和企业从银行借款或发行债券，用于购买材料、设备，支付人工成本和其他费用等，通过销售产成品，又收回货币资金进行再生产。

当企业有可分配利润时，应向股东分配利润，当借款或债券到期时，应还本付息。

当企业有多余的货币资金时，可以用这部分资金去购买有价证券，以期获得一定的短期投资收益.提高货币资金利用效率;当企业资金短缺时，再出售这些有价证券，以满足生产经营对货币资金的需求。

货币资金业务的内部控制制度包括以下方面:

一、货币资金业务的职务分离制度

货币资金业务内部控制的基本要求是实行钱账分管，即将经管货币资金业务的人与记录这些业务的人分离。

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货币资金实物收付及保管只能由经授权的出纳员负责处理，其他职员不得接触未经支付的货币资金。

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规模较大的企业。

出纳员应将每天收支现金数登记现金出纳备查簿。

现金日记账与现金总账应由其他人员登记。

规模较小的企业，可用现金日记账代替现金出纳备查簿，由出纳登记，但现金总账的登记工作须由其他职员担任。

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负责应收款项账的人员不能同时负责现金收人账的工作，负责应付款项账的人员不能同时负责现金支出账的工作。

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保管支票簿的职员不能同时负责现金支出账和调整银行存款账。

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核对银行对账单和银行存款余额的人员应与负责银行存款账、现金账、应收款、应付款的人员分离。

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货币资金支出的审批人应同出纳员、支票保管员和记账员分离。

二、货币资金的预算审核控制制度

企业应定期编制有关货币资金的预算计划，以便对一定期间企业货币资金收人和支出进行统筹安排。

预算、计划编制是否准确，直接影响到企业的货币资金流转是否畅通，影响到货币资金的利用效益，乃至影响企业生产经营。

所以，要加强货币资金预算的可靠性控制，避免或降低预算的主观性和随意性。

一切货币资金收人都要人账。

不得将出售残废料的收人、罚款赔款的收人等列作账外记录。

三、货币资金收入的内部控制制度

1.现金收入控制

对销售或营业业务中的现钞收人，如果企业配有现金收银机，售货员或营业员应鼓励顾客索取收银机上打出的收据。

应让顾客明白这不仅是企业内部控制的需要，也是为了他们的利益，取得顾客的合作。

每天营业结束后，售货员或营业

员应在由专门人员监督下将当天销货营业额中应有的现钞收人数同现金收银机自动记录的累计数相核对，并填制收款单，连同现金收银机上自动打印的纸带交记账员登记现金日记账。

如果发现现钞收人数同现金收银机记录的累计数不一致，应对这一差异进行调查。

如果企业无现金收银机，或某些经营业务不适合用现金收银机，现钞的收入业务必须由两个以上的职员来处理，收款的职员不能同时担任开票业务。

收款员在收款时，应仔细核对开票员开给顾客的销货或营业收据同交来的现钞是否一致。

各种收据必须在事先按序编号，每天营业结束后，记账员应清点开票员当天开出的所有收据并根据合计数登记现金日记账。

如记账员发现有缺号收据的问题，应向财务经理报告，并着手进行调查。

2.汇款单收入控制

企业在制订一种对顾客邮寄来的汇款单控制程序时应明确，任何顾客寄来的汇款单应由专门的职员来拆封。

这位职员应逐日根据收到的汇款单，将顾客的姓名和汇款金额记人邮寄汇款单登记簿中。

登记后，一方面将收到的汇票盖上“只限存款用”戮记后交给现金出纳员;另一方面通知记账员，由记账员调出相应的销货单据，核对后记人现金日记账中。

3.支票收入控制

支票收入必须由两个以上的职员来处理。

由一位职员开出发票，另一位职员

收人支票，后者应核对发票和支票金额是否相一致。

收人支票职员应对收人支票及时加盖“只限存款用”戳记，并交银行出纳员暂时保管及由专人解交银行。

同时，开票员应将发票存根交记账员，由其记入银行日记账。

所有销货发票和收款单应预先连续编号，并应按编号次序予以记录，当日所有的现金收入应及时存人银行。

办理银行解款的业务必须由独立的职员来负责进行，出纳员应将当天收人的现钞和支票按银行解款单的填制数，如数交给银行解款员。

记账员在核对当天现金日记账和由出纳员填制的银行解款单金额后，在银行解款单上签名，并将该单交银行解款员。

因经营需要而不必当日存入银行的现金收人，应得到财务经理的签字批准。

但其金额不能为数很大。

如有当天不解人银行的现金，必须单独列表，注明金额和未解人银行理由，以便于日后同银行存款账、其他应收款账相核对，控制未解交银行的现金。

西方国家许多公司在控制现金收入时，广泛地采用了银行存款箱制度，即由公司的开户银行为公司设立专门的邮政信箱，客户的汇款应直接寄入该邮政信箱而不寄给公司的会计部门。

银行每日数次派员开启邮政信箱，并将各项汇款记入公司的存款账户，同时向公司提供汇款通知书和存款存根，或其他的顾客函件。

公司根据汇款通知书等凭证记现金收人账、行存款账和有关的应收款账。

由于这一制度可避免公司全体职员会接触收人的现金并加速现金的存解，从而强化了公司内部控制制度。

四、货币资金支出控制制度

1.现金支出

企业的各种支出应尽可能用支票来支付，以避免有更多人来接触现金。

对一些必须用现金支付的开支项目应严格审定。

现金支付的项目主要是企业的零星开支和薪工支出。

企业各部门的零星开支，如需预支现金，必须首先由各部门填制现金暂借款单说明预支理由，并经本部门主管审定签订。

财务经理或经其授权的人，应对预支部门主管签字同意的现金暂借款单的理由进行审核，根据国家现金

管理条件和本企业对现金支付的规定，决定是否同意有关人员的预支现金。

出纳员得到财务经理或其授权的人签字同意的现金暂借款单，才可出借现金。

记账员应根据出纳签章的暂借款单登记日记账。

零星开支的现金报销者，必须填制现金报销单，附上所有原始凭证，交使用现金者的部门主管审核签字。

财务经理或其授权的人控制责任是审定这种签字是否有效。

他们有权最终决定是否支付现金。

而出纳只能根据这一决定来执行其业务活动。

薪工的现金支出，一般先由企业的人事劳资部门编制薪工支付单，财务部门应根据人事劳资部门主管签字同意的薪工支付单来提取和发放现金。

薪工领取签收单据应给记账员记账。

现钞支出的内部控制最好的办法是建立定额备用金制度。

定额备用金制度的基本要求是:

（l）确定公司应建立哪些定额备用基金，例如，确定差旅费备用金、工资备用金等等。

（2）确定每笔备用金的金额。

备用金多少应根据公司的特定情况来决定。

通常情况下，除工资备用基金外，其他备用金的金额不能过大。

决定后，它就是一笔固定的金额。

任何超过该备用金定额的现金支出，应得到特定的事先审批，并在一般现金中支付，而不在备用金中支付。

（3）确定备用金的保管人。

各备用金的保管人不能同时负责其他备用金、现金收人和支出的审批，以及该项备用金的补足和支付记录。

（4）备用金的使用必须有发票等原始凭证来证实该笔支出。

发票应由备用

金使用者的审核人的签字。

在某些情况下，备用金的支付必须得到事先批准。

（5）内部审计人员或其他独立的职员应不定期地清点备用金。

备用金的余额和已支付凭证的合计数应与备用金的固定金额相等。

（6）当备用金余额在规定数以下时，备用金保管人可将已支付凭证交会计部门。

会计部门批准后，交出纳部门按定额补足该备用金。

作为补足备用金的付款凭证，应予注销，不能还到备用金保管人处。

（7）各备用金的余额应定期与控制该备用金的总账余额相核对。

备用金的控制也可替备用金使用人在银行开设备用金专户。

采用这种形式的工作原理同上述的现金定额备用金制度基本相同。

这时，企业应书面告知银行，该专户存款时只能以企业开出的补足备用金支票为依据，取款时只能由企业指定的备用金使用者才能提取。

防止经常性的现金收入流入该账户和非备用金使用者提取该现金。

2.支票支出

支票支出的内部控制制度，应当具有下列各点:

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所有支票必须预先连续编号，空白支票应存放在安全处，严格控制，妥善保管。

应注意，具有权力签署支票者不能保管空白支票。

（2）每项支票支出，都必须经过指定的支票签署者的审批并签发。

支票签署者通常需要得到董事会的投票任命。

在某些情况下，可采用支票会签制度。

但应当注意，采用这种制度的前提是，每个签署者必须独立审核支票及其附属凭证，否则这种会签有更大的风险。

因为每个签署者可能会认为其他签署者会审核原始凭证和支票而草率签字，结果可能每个签署者均没有认真审核原始凭证和支票。

具有资格签署支票者，不能同时填写支票或编制付款凭证。

这种职务上的分离有助于保证已签发的支票只能用于某项被批准的应付款项上和保证该签发的支票

被记录在银行存款日记账上。

己签署的支票应由支票签署人保管，直至支票由签署人或其授权的其他职员寄出或递交给受票人为止，绝对不可再交给编制支票的职员保管。

支票签署者应受到熟悉业务的其他职员定期的检查，以确定他们是否签署过不适当的支票以及他们的职责是否有不符合内部控制制度之处。

（3）每项支票支出，都必须有经核准的发票或其他必要的凭证作为书面证据。

在支票上应明确地写明收款人和金额，并应与相应的应付凭证进行核对。

无收款人和金额的支票是相当危险的，应当禁止。

已经作为签署支票书面证据的有关凭证，应于签署支票后，加盖“已付讫”戮记，以防它们被用来作为重复付款的凭证。

（4）任何有文字或数字更改的支票应予作废。

作废的支票必须加盖“作废”戳记，防止被再使用。

并且应和其他支票存放在一起，按顺序号加以留存。

（5）所有已经签发的支票，应于当日及时记人银行存款日记账中，并应定期与应付款或其他总分类账的借方进行核对。

五、银行存款控制

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所有银行存款户的开设需有正式的批准手续，有时需要董事会的批准。

同样，某一银行存款户的终止也需得到正式的批准，以防有人在开设银行存款户中为个入谋取私利。

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负责核对银行对账单调节和银行存款账面余额的职员不能同时负责现金收入、现金支出或编制收付款凭证业务，以防止被银行揭露的不正当支出或应记但未记人企业收入账的不正当行为再次被掩盖起来。

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负责银行对账单调节的职员应直接从银行取得银行对账单，并就银行存款账同银行对账单进行核对调节。

核对时，不仅应注意到银行对账单的日期和金额，而且还应检查支票的签署和背书情况。

第二章筹资

第一节筹资内部控制的特点

企业所需资金是企业生存和发展的重要环节.企业用有的大部分资产源于债权人和股东提供的资金，正因为筹措的资金构成了企业资产的主要来源。

所以筹资活动对企业至关重要。

随着资本市场的发展.论业的筹资渠道日益增多，诸如发行债券、股票、借款、赊购。

租赁等都是企业筹集资金的活动。

筹资业务可用

-1表示;图2

筹资环节内容说明如下:

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筹资计划。

企业在经营活动中分析企业所需资金量，并适时编制筹资计划。

计划应详细说明筹资理由、数量、发生前后企业财务实力的变化，对企业未来收益的影响。

以及各种筹资方案的比较，对某种筹资方案所提建议等。

筹资计划必须经过审批后方可执行。

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筹资业务。

筹资业务是企业取得资金的具体过程，包括向证券管理机构或贷款银行呈交有关文件，与相关当事人签订合同，与代理的独立机构交割代理手续，进行有关的资产抵押，进行相应的食物保管条例设计，等等。

（3）收取款项。

，收到所筹款项，首先核对金额是否正确，其次分配用途并备注说明还款方式、期限、数量，保证企业有充足的库存现金及能够随时动用银行存款，到具体还款日应与相应备注核对。

（4）还本付息，支付股利。

包括定期支付利息，到期或未到期归还本金、适时支付股利以及各种相关费用的开支。

企业通常在支付利息日指定专人在利息支付备忘录上予以记载，委托独立机构代为发放，并定期核对。

在法定利息支付日支付期满后，监督两者间的差额退回企业。

股利则一般在董事会通过股利发放的有关决议之后发放，选择自行办理支付或委托代理机构支付，最后支付股利并定期核对。

对于手续费、发行费、保险费等各项费用在支付款项时要有审核手续。

（5）筹资记录。

包括实物记录和会计记录。

实物记录主要涉及保管，对未发行的债券或已收回的库藏股票必须及时登记备查簿。

会计记录方面关键要选用正确的账户、适当的计量方法，加强总账和明细账的核对，并按会计制度进行记录。

筹资业务内部控制要点如下:

1.职务分离制度

筹资的主要业务有:

分析确定公司在短期和长期内所需要的资金数量;编制各种筹资计划、审批确定某种筹资方式;办理债券或股票发行登记和注册手续，签汀各种借款合同;委托证券发行代理机构发行债券或股票;保管未发行的债券、股票及重新收回的股票;定期计算和支付利息;确定和支付股利;会计记录等。

在上述业务中需职务上进行分离的有:

（l）筹资计划的编制人应与审批人适当分离，以便审批人能从独立的立场来衡量计划的优劣。

（2）办理债券或股票发行的职员不能接触会计记录，通常要求由独立的机构来代理发行债券或股票。

}3）保管未发行债券或股票的职员应同负责债券或股票会计记录的职员分离。

（4）负责利息或股利的计算及会计记录的职员应同支付利息或股利的职员

分离，并应尽可能地让独立的机构来支付利息和股利。

筹资业务的具体职责分工为:

企业董事会等高层管理机构做出决议之后，依据筹资经济事项的大小，分别由董事长、总经理等高层负责人授权信用部门或财务部门经理具体办理投资业务，信用部门或财务部门经理可授权下属职员执行、取得资金来源，具体执行筹资业务;会计部门负责筹资业务的会计记录和账务处理，并由专人负责保管计划书、协议或合同书等实物。

2，筹资的授权审核制度

但其一旦发生后对企业的财筹资业务虽然在大多数企业中发生的次数较少，

务状况有着很大的影响。

因此，在筹资业务发生前，对其进行有效的控制，往往被认为是一个重要的环节。

董事会在事先应批准授权一名负责筹资业务的高级管理人员，通常是财务经理，对他所负的责任予以明确。

财务经理应在经营活动中不断地分析企业经营活动所需的资金数量，并在认为恰当的时候，编制筹资计划。

在计划中应详细地说明筹资的理由、筹资的数量、筹资前后企业财务实力的变化、筹资对企业未来收益的影响、各种筹资方式利弊的比较以及对某种筹资方式的建议等。

如果筹资计划是由财务经理授权其他职员拟订的，财务经理必须对最后的审定负责。

筹资计划必须提呈董事会审核。

董事会在接到筹资计划后，应聘请法律顾问和财务顾问共同审核该项筹资活动对未来净收益增加的可能性及筹资方式的合理性。

如认为筹资必需及计划可行，董事会应授权财务经理策划具体的筹资业务细节。

在具体细节确定后，董事会需加以逐项详细审核。

董事会对筹资计划和实施细则的审核结果，应予书面文件记录。

这不仅是控制程序手续上的需要，也有利于对筹资计划和实施细则的修改。

3.债券和股票的签发制度

董事会核准发行债券或股票的决议是执行筹资业务的必须证明文件。

但是正式发行的日期，或是否以分次发行的形式进行，有时还需视当时证券市场的交易情况表决定。

因此，在许多公司的内部控制制度中规定，已经董事会审核批准发行的债券或股票在正式发行前，必须经董事会指定的高级职员签字，而且签字的形式往往采取会签制度，即必须有两个以上的高级职员共同签发。

每一位被授权签发债券或股票的职员，应仔细检查将发行的债券或股票是否同董事会所核准的相一致;各种应办理的手续和文件是否齐全以及到签发日为止的证券市场行情分析报告，或者为熟悉发行债券或股票所需的其他文件和资料。

这一控制实际上是债券或股票正式发行前，防止发生错误或弊端的最后审核环节。

得到所有指定签发人的签字后，债券或股票才能正式发行。

4.债券和股票的发行制度

债券筹资的金额往往非常大，其推销过程有时会延续较长的时间，对于信誉并非卓著的企业来讲尤其如此。

同时，推销债券还需要有专门的技巧和经验。

因此，企业应委托有一定地位的银行，投资信托公司、证券交易商来代理发行债券。

委托独立的代理机构发行债券，常能较为顺利地达到筹资的目的。

因为大的银行或投资信托公司资本雄厚，在其能获得一定利润的情况下，经常能包销发行公司的全部或大部分债券，这将有利于发行公司的内部控制。

因为对一笔交易的控制往往比对在一段时间内分批交易和小额交易的控制简单、容易和有效。

即使代理机构发行债券的形式不是包销而是代销，但由于它们信誉较高、拥有专业人员和设施、与投资人委托的经纪人或交易商有一定的业务交往，代销也能有效地进行。

从内部控制的要求来讲，委托独立的代理机构发行债券，往往有助于揭示出发行公司在筹资业务中因疏忽产生的错误、与有关法令或举债一般所应遵循的义务相悖的做法以及筹资业务中的不当行为。

因为代理机构对其本身的行为也负有一定的法律责任，所以它将严格地审查发行公司提交的财务报告，在政府部协登记注册的证明，以及所承诺的各种义务等。

并且它将在债券发行后，检查发行公司所保持的营运资本、偿债基金的设置和提取等情况。

债券代理发行机构的这些活动，从外部协助债券发行公司有效执行内部控制制度。

另外，债券代理发行机构在发行债券时，并不经管发行公司的资产和账册。

发行公司有关债券的账户记录，可以通过这些机构的业务记录得到客观而公正的证实，从而也加强了债券发行公司的内部控制，使得用伪造的会计记录来掩盖不正当行为的事件发生的可能性减少。

股票发行方面的内部控制同样要求公司委托证券公司等来进行。

这些机构对有关股票发行或股份转让过户过程中必办的业务有专门的程序，例如取得准发全部股份的文件;登记股份证书;设置包括每位股东姓名、地址、持有股份数的股东名册;设置全部股份发行、注销的记录;核定股份所有权转移;收回旧股证书和发行新股证书等，并拥有专门的经验和设备以及大量的证券交易行情信息。

这些服务使股票发行公司能较快地实现其筹资目标。

同时，由独立机构负责股票发行和过户等交易事宜，可使发行公司的职责分离的内部控制延伸到公司外部，而这种控制的结果，往往是令人满意的，因为一项经济活动能够由两个经济实体来共同处理，控制的有效性将大大地加强。

5.债券和股票的保管制度

由于债券或股票在法律上代表了债权人或股东对公司资产拥有的权利，同时由于它们和其他证券一样，具有相当强的流通性。

无论是债券代理机构，还是发行公司一般均不保留债券持有人的名单.但对它们的实物控制应当像库存现金那样受到重视。

为了加强控制的目的，对于核准后且已印刷好但尚未发行的公司债券，应当委托独立的机构代为保管。

这是限制性接触控制和最为有效的方法。

它不仅可避免企业内部人员有机会接触债券，同时由于独立的银行或信托公司有专门的保管设备和接触控制程序，使得债券的保存更为安全。

负责债券签发的职员在债券签发后，应会同银行或信托公司指派的人员一起亲自监督对债券的加封，并且与该指派人员共同在交接单上签字。

企业应设置债券登记簿，按照交接单上载明的债券名称、数量、编号、面值、交接日期和人员等记录以及存放于银行或信托公司的债券情况予以登记。

企业内部审计人员应定期根据债券登记簿的记录同银行或信托公司进行核对。

如果自行保管未发行的公司债券，应指定专人存放于保险箱中保管，并详细记录债券簿。

保管人不能同时负责债券的发行、现金的收人和账簿记录工作，对该部分债券未交独立发行机构发行之前，被授权职员不得签字，内部审计人员必须定期清点在库的债券。

清点记录应同债券登记簿相核对。

对到期收回的债券，必须于归还本金的同时，戳盖作废记录或注销的记号。

在该类债券全部收回后，由财务经理、内部审计人员、债券保管人等组成的小组，应按顺序号清点所有债券，在确认无缺号债券或对缺号债券的原因作调查后，填写包括债券名称、数量、编号、面值、焚毁时期等内容的焚毁证书，并当场焚毁所有债券，防止债券被不合法地再次使用。

6。

利息支付的控制制度

支付利息是发行债券所承诺的保证。

如果违反诺言，必将造成债务的加速到期，给企业的财务状况带来严重的影响。

因此，企业应指定专人对不同债券支付利息的日期分别在利息支付备忘录上予以记载，防止可能发生的违约事件，同时这一制度对于企业，在利息支付日前筹备一定数量的现金也能起到保证作用。

对于应付长期票据，受息人可能只有一个或少数几个，内部控制制度就比较简单。

负责利息支出业务的职员，根据票据面值和利率，计算应付的利息，在得到其他职员的复核和被授权人审核批准后，即可支付利息。

其控制程序同其他的

现金付款相同:

公司债券的受息人较多，企业可将到期应支付的利息总额，开出单张支票，委托独立的机构代为发放。

这一制度可减少支票签发的次数，防止有人超发或贪污债券利息的弊端，从而达到有效控制利息支付的目的。

企业应明确代理机构的控制责任，并获取其定期的报告。

公司债券发行公司可以代理机构交来的利息支付至清单作为公司已支付利息的原始凭证。

该单上记载的持票人姓名和利息支付总额，应同公司计算的利息总额及开出支票金额相核对。

利息支付清单上金额是划拨支票上金额之同的差额，大多为债券持有人未领利息，或代理机构邮寄利息支票后因某种原因被退回的利息。

在法定利息支付期满后，代理机构应将该差额退回发行公司，发行公司应监督该差额的退回。

7.股利发放的控制制度

需发放的股利属于留存收益的范围，它的发放取决于本年度净收益的结果，以前年度的留存收益数、现金的余额以及公司对未来经营发展的规划。

所以，对股利发放的控制制度应规定股利的发放必须由公司董事会决定。

董事会应根据法律的规定范围、公司章程和公司当年净收益等情况，表决通过是否发放股利、股利发放的时间和形式以及每股的股利数。

没有董事会有关发放股利的决议，不得发放股利。

这项控制可避免不恰当的股利发放给公司未来经营发展带来的困难。

股利的支付有公司自行办理或委托代理机构办理两种形式。

从控制的有效性来讲，选择后一种方式较为明智，它可减少发放股利时发生欺诈舞弊或错误的可能性。

因为发行公司除向代理机构签发一张应付股利总额的支票之外，不再接触大量的、向每位股东签发的支票。

公司的责任在于核对代理机构支付股利后所编制的详细支付清单，并在会计记录上进行控制。

如果公司自行办理支付股利，首先，应根据发行在外的股份总数和童事会宣布的每股收益，确定应发放股利的总额。

，其次，根据股东明细账上记载的每位股东股份持有数和每股收益，计算每位股东应得的股利，并开列股利支付清单。

计算的结果应受到其他职员的复核。

再次，根据股利支付清单，按每一股东填制股利支票。

支票上应列明受款人姓名和金额，严禁无受款人支票，股利支付清单编制人应同支票填制人在职务上分离。

最后，财务经理或其他被授权签发支票的职员，应将所有需签字支票的金额合计数同确定的应付股利总额相核对，并检查是否有受款人姓名的支票。

核对无误后，才能在每张支票上签字。

签字后的支票，应指派专人直接向股东邮寄或递交，不得交回支票填写人。

邮局或股东开具的收据应予编号保存，并应受到内部审计人员的检查。

对于从邮局退回或无法递交的支票，应及时加盖作废的戳记，以防被非法利用。

8.长期负债及权益的会计记录控制制度

公司债券会计记录控制的重点在于债券发行时，债券交易价值的确定和折价或滋价的摊销。

公司债券交易的价值由以市场利率为基础而计算的未来到期偿还债券面值的现值和债券利息的现值两部分所组成。

公司债券到期还本的价值即为

债券面值。

债券交易的价值和债券面值之间的差额为债券的折价或溢价。

对债券面值和折价或滋价应分别设置应付公司债账户和其备抵或附加账户，即公司债折价或滋价账户来记录。

应付公司债的明细账应详细记录债券的发行