办公室各项规章制度汇编.docx

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办公室各项规章制度汇编

第一章办公室组织结构图

办公室主任

保洁1人

面点师1人

厨师1人

小车司机2人

大客司机一名

外聘保安员4人

厂内保安员3人

办公区保洁员1人

厂区保洁员1人

行政专员

网络管理员

食堂厨师长

车队队长

办公室文员

保安队长

第二章办公室职权

一、辅助决策。

深入调查研究，广泛联系公司员工，及时、全面、准确地发现新问题、新情况，本着实事求是的原则，及时向公司领导提出解决问题的意见和建议，为领导决策提供参考，当好领导的参谋。

二、督促检查。

协助公司领导对重大决策、会议决议、重要工作以及领导批办件的执行情况进行督办，抓好落实，保证政令畅通。

三、综合协调。

协助公司领导做好公司日常活动日程的安排；协助公司领导组织全企业性的重要会议和各种重大活动；做好总经办与上级部门和外单位的协调工作；协调全公司生产、机关、后勤等部门的工作。

四、会议管理。

协助领导组织办公会议及公司领导召开的其他专门会议，做好会议记录，整理重要的会议纪要，做好会议决定的传达工作。

五、建章立制。

协助公司领导组织拟定企业的规划、章程和制度；建立和健全各项规章制度，实行科学管理；负责检查各项规章制度的落实与实施。

六、公文管理。

根据公司领导指示，负责起草行政方面的综合性文件；负责企业公文拟稿、核稿、缮印，各部门请示、报告、汇报的送批、送阅；负责政府、金融等机构及外来企业来文的处理工作。

七、事务管理。

负责公司领导的公务活动安排；负责我公司宾客接待、假期值班、大事记编写、公司领导办公文具配备等日常工作；负责书报信函的收发工作；负责工作电话费报销的审核工作；协助做好公司办公用品的管理工作；负责公司部综合性报表等统计工作；会同有关部门统一安排、通知公司的作息时间，放假时间。

八、档案管理。

负责公司档案的收集、整理、保管、统计和提供利用等工作；协助公司内各部门建立相应的档案管理制度。

核心会议有关内容的保密工作。

九、交通管理。

负责企业内车辆的调度和管理。

包含车辆交通费用、维护、保养等。

十、信息信访。

做好公司部信息的收集、整理、传递、存储等工作；协助公司领导处理员工投诉、建议来信，处理外来信件。

做到信件的及时查收与转交。

十一、印章管理。

负责保管公司印章，办理对外介绍信及证明；负责管理公司内各科室公章的刻制、启用、收缴工作。

十二、妇联工作。

做好计划生育工作，办理独生子女证和未婚证。

第三章办公室岗位说明书

办公室主任岗位说明书

岗位名称

办公室主任

所属部门

办公室

岗位编号

WM－xz－01

直接上级

行政副总

发布日期

2012年4月

直接下级人数

5人

直接下级

5人

晋升方向

行政副总

轮岗方向

主要工作权限

任职资格

Ø有参与公司办公室管理制度制定的权力

Ø有对部门各项工作程序修改的建议权

Ø有权向公司领导反映公司存在的问题

Ø有权向有关部门负责人反映部门存在的问

题

Ø有颁布公司各项管理规定权利

Ø有主持召开本职能范围内专题会议的权力

Ø经授权可组织开展专题调查，被调查部门有

责任如实提供相关信息、资料

Ø有为员工提供生活及工作便利性的权利

Ø有监督各办公室物品使用情况的权利

Ø有管理、监督车辆使用的权利

经验

与

素质

✧两年以上企业行政管理工作经验

✧具备一定的行政管理知识和经验

✧忠诚敬业、商业保密、公平、责任心

✧踏实务实、执行力强

知识与技能

✧掌握与行政管理相关的专业知识，熟悉

公司与国家相关政策法规

✧具备一定的统计知识，为财务和其他相关部

门提供及时、准确、明析的历史数据

✧了解本行业的特点

✧对公司组织结构的设计和部门职能的分工有

较深刻的认识，在日常工作中处理好协作关

系

✧熟练应用办公软件及相关辅助管理工具

教育与培训

✧企业管理、行政管理待相关专业本科以上学历

✧接受过企业管理、工程管理、人力资源管理

✧心理学等方面的培训

工作条件

工作联系

工作场所

办公室、公共场所

内部沟通

各部门主管、各部门员工、公司董事会成员

环境状况

一般消耗体能，无明显的节假日

危险性

基本无危险，交通、公共场所应注意安全，基本无职业病危险

外部沟通

政府各专业职能部门、主管部门、各企业、合作业务单位

主要考核项目

Ø公司制度、政策执行情况

Ø办公室档案管理情况

Ø办公室计划制定、执行情况及

Ø各类手续办理的及时性与准确性

Ø行政管理的正确性与实施

Ø员工待遇的满意度

负责/参与主要工作流程

Ø办公室管理流程

Ø办公室计划制定流程

Ø绩效管理流程

Ø各行政区块的管理分配

Ø办公室人员管理

岗位工作目标

✧负责公司制度具体实施工作，建立健全各类信息库，根据各相关部门提交的各类信息及报表，进行分析汇总上报，协助上级领导完成各项计划的实施工作。

✧协调各部门能够围绕公司任务与领导安排工作为核心共同完成。

✧为公司员工的出行及生活提供便利达到员工及各部门负责人的满意度

主要工作职责

业务管理

1、负责和各部门沟通，监督配合下属对所需人员进行工作，组织相关活动、人员管理、各项事务规划等工作；

2、负责监督指导新入职员工的宿舍安排、饭卡办理等事项，制定和组织公司的各种活动方案，以及公司各种荣誉、证件、文件的管理工作；

3、负责审核员工工作情况、处理各种员工关系；

4、负责监督办公室各项职能工作的进展情况；

5、负责公司档案的整理和管理工作，负责建立健全的办公室相关档案及台账，根据员工变动、调整的情况及时更新员工宿舍信息库，并确保档案的完整性与安全性；

6、根据公司的发展战略，协助各部门完成总体战略规划，并组织实施。

7、预测公司各项事物的供应及需求数量，制定相关政策措施。

规划各类岗位人员的离职、补充入住宿舍计划

8、定期进行公司员工需求调查并进行需求分析与预测、了解公司办公室下各部门状况，收集整理相关数据，上报总经办。

9、执行上级领导临时交办的其他工作事项。

其他管理

1、完成公司相关文件规定的工作。

2、完成主管上级交办的其他工作。

行政专员岗位说明书

岗位名称

行政专员

所属部门

办公室

岗位编号

WM－xz－02

直接上级

办公室主任

发布日期

2012年4月

直接下级人数

1人

直接下级

宿舍楼管

晋升方向

主管助理、办公室主任

轮岗方向

车辆管理员

主要工作权限

任职资格

Ø有参与办公室管理制度制定的权力

Ø有对部门各项工作程序修改的建议权

Ø有权安排人员住宿的权利

Ø有权向有关部门负责人反映部门存在的问

题

Ø有监督宿舍楼管工作的权力

Ø经授权可组织开展与本岗位相关的专题活动，被调查部门有责任如实提供相关信息、资料

经验

与

素质

✧两年以上网络管理工作经验

✧具备一定的行政管理知识和经验

✧忠诚敬业、责任心、团队精神、创新、服务意识

知识与技能

✧熟悉公司的管理规章制度

✧对公司发展战略规划有较深刻的认识

✧熟练掌握网络知识

✧具备较强的组织协调能力

✧具有较强的分析判断、语言表达的能力

✧熟练应用办公软件

教育与培训

✧企业管理网络维护等相关专业大专以上学历

✧接受过企业管理、计算机等方面的培训

工作条件

工作联系

工作场所

办公室、公共场所

内部沟通

各部门主管、公司员工

环境状况

消耗体能一般无明显的节假日

危险性

基本无危险，交通、公共场所应注意安全，基本无职业病危险

外部沟通

相关设备维修人员、业务往来单位

主要考核项目

Ø宿舍是否及时安排

Ø计算机、网络故障及时解决

Ø员工宿舍电费核算是否合理

Ø公司网站维护及事项更新

Ø本部门工作衔接沟通

Ø执行力

负责/参与主要工作流程

Ø员工入住宿舍流程

Ø网络管理流程

Ø本部门各项流程

岗位工作目标

✧负责参与制定公司宿舍管理制度、网络维护制度、计算机及办公设备使用制度。

严格按照各项制度标准、流程开展各项本岗工作。

主要工作职责

业务管理

1、根据公司发展情况及各职能部门人员需求安排人员住宿，并根据领导要求及时更新网站。

2、根据宿舍实际情况做各宿舍电费分摊明细。

3、建立与维护好公司各部门的网络及通讯设备。

4、协助部门主管建立并完善公司管理制度的制定与实施。

5、客户来厂参观，提前准备好多媒体、相机及相关设施；做好公司活动的全程跟踪拍照。

其他管理

✧完成主管上级交办的其他工作。

办公室文员岗位说明书

岗位名称

办公室文员

所属部门

办公室

岗位编号

WMXZ-03

直接上级

行政主管

发布日期

2012年4月

直接下级人数

2人

直接下级

办公室保洁员、厂区保洁员

晋升方向

行政助理、行政主管

轮岗方向

行政专员

主要工作权限

任职资格

Ø有参与公司行政管理制度制定的权力

Ø有对部门各项工作程序修改的建议权

Ø有权向公司领导反映公司存在的问题

Ø有权向有关部门负责人反映部门存在的问

题

Ø有主持召开本职能范围内专题会议的权力

Ø经授权可组织开展与本岗位相关的专题活动，被调查部门有责任如实提供相关信息、资料

经验

与

素质

✧两年以上办公室文员工作经验

✧能够熟练掌握办公软件

✧较强的沟通能力

知识与技能

✧掌握与行政管理相关的专业知识，熟悉

公司与国家相关政策法规

✧具备一定的统计知识，为财务和其他相关部门提供及时、准确、明析的历史数据

✧了解本行业的特点

✧对公司组织结构的设计和部门职能的分工有较深刻的认识，在日常工作中处理好协作关

系

✧熟练应用办公软件及相关辅助管理工具

教育与培训

✧工商管理类全日制专科以上学历

✧两年以上工作经验，受过相关专业的培训

工作条件

工作联系

工作场所

办公室、公共场所

内部沟通

各部门主管、各部门员工

环境状况

消耗体能一般无明显的节假日

危险性

基本无危险，交通、公共场所应注意安全，基本无职业病危险

外部沟通

政府职能主管部门

主要考核项目

Ø厂区及办公区卫生是否清洁

Ø办公室月报表、车辆报表是否及时准确

Ø办公室档案管理是否完善

Ø领导交代的其他事项是否按时完成

Ø接待任务完成情况

负责/参与主要工作流程

Ø宴请流程

Ø领料流程

Ø车辆派车流程

Ø车辆管理流程

Ø公司其他事项的制作流程

Ø办公室管理制度的审核流程

岗位工作目标

✧

主要工作职责

业务管理

一、档案管理：

1.负责档案资料的收集、分类、整理、编目归集

2、负责档案的借阅、查阅登记

3、负责公司证件组织机构代码证年审、年检工作，并做好记录

4、负责保管公司办公室印章及其他印章。

配合相关部门使用印章办理对外业务。

使用印章需登记备案，经本部门主管签字认可，办公室主任签字确认后，管理员才可盖印。

二、通讯管理

1、负责办公室报纸，信函，传真的收发报送，并做好记录

2、负责接听办公室电话，做好转接工作。

对于重要电话做好记录。

及时转告当事人，当事人签字确认。

三、公务接待

1、按照计划，灵活做好接待工作。

根据办公室主任制定的计划，协助主任做好预订酒店及饭店等事项

2、做好接待事物的相关安排。

按照会议室标准，会议人数布置会议室。

必备物品如下：

纯净水，烟灰缸，纸巾，安全帽，茶杯，茶叶（咖啡，烟，水果根据客户负责人要求）

四、会议管理

1、每月月底周六上午AM9:

00在会议室召开办公协调会议、生产协调会议、成本分析会议，做好会议记录。

会议召开前收集各部门填写的会议亟待解决的问题，统一交会议主持人，会后整理会议决策。

跟踪，检查，督办，取保落实，部门负责人签字确认。

下次会议之前整理上次会议未解决事项交给会议主持人。

2、做好会议记录材料及打印关于公司信息的材料保密工作。

严禁带有“东营威玛石油钻具有限公司”字样的资料外泄。

做好废弃文件，稿件统一存放、销毁工作

五、物资采用及费用管理

1、做好办公室例如公厕，厂区路灯管道（不包含厂内设备及损坏的零配件采购），海洋宿舍电线，管道等损坏的零配件的采购。

填写采购申请单，转交给采购部门

2、做好办公室低值易耗品领用工作，认真填写领料单并以旧换新，由申请人携领料单及旧物到库房领取。

根据库房下发的每月定额表，掌控办公室费用，提醒领用人是否超额。

月末做好各部门领用物料明细及费用表。

六、保洁管理

督促、检查办公区域（包括董事长办公室，总经理办公室，过道走廊，公厕，会议室的清理）及厂区卫生情况。

注意：

夏天蚊蝇防治，定期下班后喷洒灭蚊蝇剂

每周不定期检查各部门卫生及设备使用情况

七、食堂

1、食堂管理员根据厨师长编制食堂的采购计划和清单，配合和监督厨师长组织实施采购、验收、清点、入库，送货单据必须由食堂管理员、厨师长双方确认签字并各自留档，任何一方对质量、份量或价格提出异议的，均可拒收或退货。

将确认后的购菜明细交由财务王会计

2、负责食堂“一卡通”软件职工充值，办理饭卡，退卡等事项。

做到账实相符。

3、定期收集采纳职工意见，合理协调食堂

其他管理

领料单、宴请报销单、出差申请单、设备维修保养申请单、采购申请单、请假单、加班调休单等保管工作。

领导安排的其他工作

车队队长岗位说明书

岗位名称

车队队长

所属部门

办公室

岗位编号

WM－xz－04

直接上级

办公室主任

发布日期

2012年4月

直接下级人数

3人

直接下级

大客司机一名、小车司机两名

晋升方向

主管助理

轮岗方向

主要工作权限

任职资格

Ø有参与公司车队管理制度制定的权力

Ø有对本部门各项工作程序修改的建议权

Ø有权向办公室反映公司存在的问题

Ø有权向有关部门负责人反映部门存在的问

题

Ø有主持召开本职能范围内专题会议的权力

Ø经授权可组织开展与本岗位相关的专题活动，被调查部门有责任如实提供相关信息、资料

经验

与

素质

✧五年以上车辆管理工作经验

✧具备一定的车辆维修知识和经验

✧忠诚敬业、责任心、团队精神、创新、服务意识

知识与技能

✧熟悉公司与国家相关车辆政策法规

✧对公司发展战略规划有较深刻的认识

✧熟练掌握交通法知识

✧具有较强的车辆事故分析判断、语言表达的能力

教育与培训

✧车辆工程管理等相关专业大专以上学历

✧接受过企业管理、车辆维修、驾驶等方面的培训

工作条件

工作联系

工作场所

公共场所

内部沟通

各部门主管、各部门员工

环境状况

消耗体能一般无明显的节假日

危险性

交通、公共场所应注意安全，基本无职业病危险

外部沟通

政府职能主管部门、车辆管理部门

主要考核项目

Ø车辆管理规定是否合理

Ø车辆保养维修是否及时

Ø车辆保险是否及时

Ø车队成员是否团结互助

Ø车辆是否清洁

Ø本部门工作衔接沟通

Ø执行力

负责/参与主要工作流程

Ø车辆成本核算流程

Ø车队成员考核流程

Ø培训与开发管理流程

Ø车辆管理流程

Ø本部门各项流程

岗位工作目标

✧负责参与公司车辆合理派遣及公司车辆全年无事故，保证公司各项工作顺利开展。

主要工作职责

业务管理

1、及时提醒办公室对车辆进行保养、保险及维修

2、合理安排车队成员工作

3、针对公司领导用车，根据具体情况综合考虑派车

4、及时出车保证公司各部门各项工作的顺利开展

5、安排司机对车辆进行清洁，保证车辆内外清洁干净、无异味

6、及时查车辆违章，对违章及时处理

7、完成领导安排的其他事项

其他管理

完成主管上级交办的其他工作。

保安队长岗位职责

岗位名称

保安队长

所属部门

办公室

岗位编号

WM－xz－05

直接上级

办公室主任

发布日期

2012年4月

直接下级人数

7人

直接下级

内保3人、外保4人

晋升方向

主管助理

轮岗方向

车队队长

主要工作权限

任职资格

Ø有参与公司办公室保安管理制度制定的权力

Ø有对本部门各项工作程序修改的建议权

Ø有权向办公室反映公司存在的问题

Ø有权向有关部门负责人反映部门存在的问

题

Ø有主持召开本职能范围内专题会议的权力

Ø经授权可组织开展与本岗位相关的专题活动，被调查部门有责任如实提供相关信息、资料

经验

与

素质

✧两年以上安全管理工作经验

✧具备一定的安保管理知识和经验

✧忠诚敬业、责任心、团队精神、创新、服务意识、执行力强

知识与技能

✧熟悉公司与国家相关安保政策法规

✧对公司发展战略规划有较深刻的认识

✧熟练掌握刑事、安全保卫知识

✧具备较强的谈判能力、组织协调能力

✧具有较强的分析判断、语言表达的能力

教育与培训

✧安全管理等相关专业大专以上学历

✧接受过企业管理、安全保卫等方面的培训

工作条件

工作联系

工作场所

办公室、公共场所

内部沟通

各部门主管、公司员工

环境状况

消耗体能一般无明显的节假日

危险性

基本无危险，公共场所应注意安全，基本无职业病危险

外部沟通

政府职能主管部门、业外往来单位

主要考核项目

Ø公司物品安全

Ø熟知相关各项法律法规

Ø员工管理

Ø本部门工作衔接沟通

Ø执行力

负责/参与主要工作流程

Ø车辆出入厂区流程

Ø外来人员进出管理流程

Ø安全档案管理流程

Ø本部门各项流程

Ø人员交接班记录

岗位工作目标

✧负责厂区安全

✧公司及外来车辆出入登记管理；外来人员出入厂区管理

主要工作职责

业务管理

6、保证公司的物品安全

7、保证厂区内车辆行驶安全及车辆按规定摆放整齐

3、3、外来人员及车辆在进入公司登记及管理检查

4、协调内外保安员积极工作，相互团结

5、对公司废品出售进行监督

6、对公司车辆加油、维修进行监督

7、合理安排保安员正常值班确保公司一切正常

8、监督公司车辆合理登记车辆公里数

9、做好保安人员的交接班记录表的监督工作

10、做好公司人员进厂的身份登记

111、对外来施工人员进行监督

12、完成公司领导交办的其他事项

其他管理

✧完成主管上级交办的其他工作。

第四章办公区员工行为规范

总则：

为了规范企业员工行为，体现企业文化，展现公司良好的精神风貌。

第一条、仪容仪表：

1、头发：

头发要保持干净整齐、无异味；男士不准剃光头、留长发、发型怪异；女士应将长发盘好束起。

2、指甲：

指甲应经常修剪，保持清洁、卫生。

3、胡须：

不得蓄须。

4、口腔：

保持口气清洁，工作期间尽量不吃有异味的食品。

5、化妆：

女士化妆应淡雅洁净，切忌浓妆艳抹，不宜穿高跟鞋上岗。

第二条、衣着：

1、上班时员工应统一着装，后勤人员须穿工装上衣（周末除外），保持良好的精神面貌。

2、衣着应得体，保持整洁、朴素、大方。

3、参加重要集会对服装有特殊要求者，应从其要求。

4、戴帽应合适，衣扣宜扣好，入室需脱帽及大衣。

5、不可当众光背、脱鞋袜、更衣。

工作岗位上不可以戴有色眼镜。

第三条、行为规范

1、员工必须保持环境清洁，讲究工作场所整洁优雅，维持办公桌卫生清洁及规范物品摆放；办公室、人力资源部每周对各部门进行卫生抽查。

2、员工上下班不能迟到与早退，办公室内禁止吸烟、打瞌睡、大声喧哗、打闹、吵架。

3、员工工作时间（包括加班时间）禁止从事股票活动、上网聊天、玩游戏等与工作不相关的事情与活动。

4、接待来客应在会议室或接待室，非本公司人员不得进入公司办公区。

5、员工办公时间有事外出，须向部门负责人请假。

6、接电话用规范用语：

“您好，威玛公司……”

7、人走灯灭，空调、饮水机及计算机电源下班时应全部切断

8、严禁酒后上岗一经查实，按规章制度予以处罚。

。

9、珍惜公司财产，爱护公司物品，做好本部门的物品管理及交接。

10、公司各部门进行宴请或申请车辆应提前向办公室提交书面申请及具体事务安排。

处理办法：

员工违反纪律，按情节轻重，首次发现警告，第二次根据情节情节轻重给予罚款20-50元。

员工违纪扣款用于奖励优秀员工及改善办公条件。

每个部门负责人必须努力成为优秀的领导者和培训者。

本部门员工违反纪律，部门负责人承担连带责任。

第五章食堂管理规章制度

一、食堂管理工作的基本原则

1、食堂受管办公室，全体工作人员要积极协助办公室搞好食堂管理；

2、厉行节约，减少行政经费支出；

3、推行全面质量管理，不断提高饭菜及服务质量；

4、建立食堂管理监督小组制度。

二、食堂的工作任务

负责为全体员工提供卫生、营养、经济的饭菜，做到每餐热菜热饭并做好分餐工作；负责员工加班就餐和外来人员的招待；负责食堂的卫生清洁工作。

三、物品采购

 1、食堂的采购工作应做到品种对路，质量可靠，价格合理，数量适当，购货及时，降低采购成本，买放心菜。

2、加强购入品种的核实保管工作。

食堂厨师每天要将购入的物品交由复核人员过秤、清点，并登记价格、数量、金额，再经双方签字方可报销。

对需要保管的物品要做好防火、防盗、防鼠、防虫、防霉变工作。

3、食堂采购由办公室做各类菜品市场询价，由办公室联系供应商给食堂送菜，供应商每月更换一次，做到菜品多样，价格低廉。

4、供货商供应菜品由食堂及办公室共同监督及过称，双方签字后由财务支付应付款项。

四、卫生管理

1、食堂工作人员须于开餐前完成就餐区及餐具的清洁工作：

（1）将餐桌上的剩余饭菜倒入垃圾桶内；

（2）用洁净的抹布清洁桌面，保证桌面无水迹、油污；

（3）保证厨房、就餐区地面无垃圾、无油迹；

（4）食堂工作人员将餐桌、椅凳摆放整齐；

（5）食堂内部的墙面、天花板应每周清洁，以保证墙面、天花板上无蜘蛛网；

（6）食堂的灯具、消毒柜、排风扇、灶台等每天清洁一次，以保证清洁卫生；

（7）将需要清洁的餐具、厨具分别放置；

（8）用洁净的抹布将使用过的佐、配料等物品清洁后，整齐放置在指定地点；

（9）清洗厨具、餐具、灶台，保证无油污、污渍；

（10）将清洁干净的餐具抹干、放入消毒柜内消毒；

（11）用清洁干净的拖布清洁工作间地面，保持干净、无水迹；

3、工作期间必须穿戴工作服，工作帽，手套，保证食品的卫生质量，达到卫生标准。

4、厨师长每周进行卫生检查，并将结果及时上报办公室，办公室抽查出现不合格现象时，厨师长罚款50元，值班人员罚款30元。

五、开饭时间

早饭：

7：

00——7：

45

午饭：

11：

30——12：

15

晚饭：