OA办公自动化核心理念.docx
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OA办公自动化核心理念
OA，办公自动化，OA是OfficeAutomation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,目的是提高效率。
OA也是OfficeAction（
-
审定通知程序，审定通知行为）的缩写，是国家知识产权的审查意见书的英文翻译。
一、OA概念
1、OA基本概念
weaver
代表性的OA系统体系架构图
[1]
OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。
因此我们日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴，如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理……等等，那么这些都是日常办公工作的处理范围。
但是我们发现OA承载过多，那到底办公自动化应该包含那些内容：
广义讲，对于提高我们日常工作效率的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都是可以成为OA系统。
狭义上讲，OA系统是处理公司内部的事务性工作，辅助管理，提高办公效率和管理手段的系统。
2、协同OA定义
协同办公（OA）软件就是采用Internet/Intranet技术，以“工作流”为引擎、以“知识文档”为容器、以“信息门户”为窗口，使企事业单位内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。
在基础OA的应用上，可供企事业机构自行灵活定义符合自身需求的管理工作流程、知识目录架构、信息门户框架，以更便捷、更简单、更灵活、更开放的满足日常OA办公需求。
3、协同管理定义
在协同OA的应用基础之上，以增强型的工作流为引擎、融合知识管理套件、并加入更广泛的日常业务工作管理包括客户资源的管理等，最主要的三个方面就是要实现信息的协同、业务的协同和资源的协同，企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素，协同管理将这些资源整合在统一的平台上。
总结而言，协同管理的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。
二、OA与落地式咨询
用好OA软件的两种标准
现实中关于什么是用好了OA软件，有两种标准。
其一是实施验收成功标准，指的是厂商在客户那成功完成了软件项目的实施验收，收到了项目尾款。
各个软件厂商市场宣传时所说的“客户数量”就是以此为标准的。
其二是客户真正将软件推广及深化应用成功，该类客户往往都是软件厂商的标杆客户。
这两种标准差异很大，所以造成了各个厂商的客户数很多，但标杆客户很少。
软件项目的四个阶段
OA管理分四个阶段：
OA选型、OA实施、OA推广、OA深化应用。
之所以出现两种标准的巨大差异，原因在于厂商和客户都只重视和关注了软件管理的前两个阶段，而忽略了后两个阶段。
前两个阶段（软件选型、软件实施）是软件厂商能协助或者提供的服务；后两个阶段（软件推广、软件深化应用）不属于软件生产范畴，而属于管理咨询范畴，是软件厂商并不擅长的，也不应该是软件厂商的责任，而是落地式咨询的内容。
软件推广案例
案例背景：
落地堂某杭州集团企业客户，软件项目得到总裁高度重视，但项目初期推广依然艰难，两千多员工上线量却不足一百，每天的平均上线时间不足2小时。
集团会议讨论，准备高压强制推行，却遇到极大阻力，效果不佳。
落地式咨询策略：
经过与落地堂的深入交流，集团总裁决定采用落地堂的建议，暂时收回强压政策，并于某周二早上，总裁亲自在软件上发表一则公告：
凡见此公告者，均可于今日下班前，到财务部领取2000元奖金。
由于上线率太低，当日真正领到奖金的只有5人。
不过，第二天，有关这则公告的事情却迅速在整个集团传开，而且软件上线率一下子得到飞跃性增长。
落地堂点评：
软件推广过程中，单纯的强压策略最多只能起到短期表面效应，却很容易让人们产生抵触心理。
从长远的角度看，软件推广需要的是培养人们对软件的好感，并引导人们产生上线的习惯，所以，适当的策划一些激励性质的事件是一种行之有效的手段。
三、OA由来和发展历程
基本界定OA系统以后，我们再回顾一下OA系统在我国的发展脉络。
（下文如果非特指，办公自动化即指狭义的OA系统）。
1、中国的OA系统起源于政府的公文和档案管理。
由于计划经济体制的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之外，还有大量的行政指令和指示。
企业在进行许多决策的时候，也经常需要向主管的政府部门请示汇报。
另外，当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨，并且存在着比较严格的对应关系，即企业领导和政府官员行政级别挂钩，因此在企业应用红头文件就比较自然。
此时的OA系统的特点：
以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统，其实办公就是办文。
2、随着企业的介入，OA软件也有一定的发展，加入了很多企业的特性，例如，OA现在强调的知识管理，强调了业务流程的整合，但是，效果并不是很理想。
主要功能的收发文、档案管理、物品管理、文档管理、车辆管理、后勤管理、简单的人事管理等。
尽管解决了企业中存在的层级结构，传统的办文程序，从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节，存在流程复杂，流转时间长，导致办公效率低，决策缓慢等问题。
但是由于在机构和流程上很难作很大的改动，因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术，不仅将办文内容电子化，而且实现整个办文过程电子化，从根本上改变了传统的工作模式。
在此种情况下，OA作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上，并利用了计算机技术的一些先进特点，却没有增加任何先进的管理理念和方法。
另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限，仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗？
如果我们仔细观察市面上的OA产品，所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。
这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。
这也是我们的客户对OA不满意的焦点所在。
办公自动化的发展经历了五个阶段：
从PC机加上个人办公软件实现的文字处理是第一个阶段，这个阶段大概在20世纪80年代到90年代初，大家主要是实现文字处理，就是单机的办公自动化；第二个阶段是局域网的出现，局域网和关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在90年代；第三个阶段，即在21世纪初期，这个阶段的特点是以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化。
第四个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是OA系统作为整个组织内部信息化的入口，相对于外部门户（互联网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。
第五个阶段，也就是移动化阶段。
随着3G移动网络的发展，OA进入了移动化阶段。
移动OA使得办公人员可以在任何时间任何地方使用OA，同时也引入了基于GPS的考勤、现场信息采集、移动审批等等移动功能，把OA应用推向了新的额高度。
1、第一代OA
以email、个人office办公软件处理为核心，个人来处理日常工作，在组织内缺乏很好的沟通渠道。
2、第二代OA
主要是以传统的收发文管理，档案管理为主。
加入了很多的辅助功能如，BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。
这些功能相对独立，这样的功能也可以用内部网站的形式实现。
这些功能对于企业没有实际的大的帮助。
而开发和销售这种产品的企业很多，也有一定的客户群。
这类产品价格比较低，尤其是这类产品开发成本比较低，对软件公司的要求也不高。
但是这类对企业没有起到实际的使用价值。
3、第三代OA
第二代的OA产品在功能上加强了，加入了很多功能。
例如加入了文档管理、人事的管理、资产的管理，特别是在流程方面逐步得到了加强。
他的功能还是相对对立，尤其是与企业的业务还是没有挂接上来，也是停留在将工作电子化的程度。
面对这样的功能，我们会问：
这样的办公自动化到底解决了什么问题？
企业用了办公自动化到底解决了什么问题。
实际上，这是两个相关的问题，解决方法的获得必须要有更高的高度，更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。
同时我们也不能忽略技术的影响。
因此我们需要第三代的OA系统。
4、第四代OA
当我们的目光移开办公自动化系统，我们就会发现，在企业除了办公自动化系统之外，还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。
由于大量的信息孤岛式的建设，他们之间很少能够紧密协调起来。
就前端来说，我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统，并且发现数据常常不一致，我可以比较肯定地说，目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。
他们往往具有多个供应商提供的多个系统，但很少集成。
也有少数企业采用ERP套件，集成了其中的一部分，全部集成的企业凤毛麟角，也可能正在产生之中。
5、第五代OA
随着3G移动网络的部署，办公已经进入了移动时代。
手机办公或者叫移动办公，是利用无线网络实现办公的技术。
它将原有办公系统上的OA功能迁移到手机。
移动办公系统具有传统办公系统无法比拟的优越性。
移动办公系统使业务软摆脱时间和场所局限，随时进行随地与公司业务平台沟通，有效提高管理效率，推动企业效益增长。
手机不过也涵盖了手机移动执法和手机移动商务。
1、集成，这是第一点需求。
从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑，WEB界面最容易接受。
另外从集成方面来讲，必须采用人人支持的web标准如HTML，JavaScript，Activex，IIOP，DHTML，XML,JAVA等才能在一个界面下容纳，否则的话，技术难度就会导致集成不可能实现。
2、完全基于web，这是第二点需求。
对于流程，熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。
那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。
对于如何优化该流程，如果我们宥于原有的思维模式和知识领域，我们无法获得更多。
必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。
（办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起）
3、流程优化的，这是第三点需求。
进入知识经济时代，我们人人都是知识工作者，要求办公自动化系统必须具有知识内涵，或者说是基于知识。
提供知识管理所需的最基本的IT工具，知识存储库和知识交流场所，更高级的意义上提供，基于知识的岗位要求和评估体系。
4、基于知识的，这是第四点需求。
总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的，完全采用Web技术的，流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。
6、协同管理
针对"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛"，协同管理最主要的三个方面就是要实现信息的协同，业务的协同和资源的协同。
协同管理理念主要体现为三大基本思想，即"信息网状思想"、"业务关联思想"和"随需而应思想"。
"信息网状思想"：
企业中的各种信息都是存在着联系的，例如费用报销，这笔费用是什么时间花的，为哪个项目花的等等这些都是与报销单相关的信息。
如果这些关联的信息被封存在不同的数据库或应用平台中，审批者就只能得到简单电子化的报销单而无从获得更多的信息以支持决策。
协同管理则提供了更好的解决方案，它将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张"信息网"，每个信息节点之间依靠某种，或某几种业务逻辑关系进行关联，访问者就可以完全突破信息孤岛的困扰从而轻松自如的穿梭在这张信息网中并获取自己关心的信息。
在协同管理平台中，审批者可以从这张报销单开始，迅速了解各种关联信息，包括费用花费的时间、地点、金额，并进而了解这笔费用花费后的项目进展情况，总体预算情况等等。
管理的一个重要方面就是对真实的、全局信息的了解，而协同管理无疑提供了这样的可能性。
"业务关联思想"：
一个形象的比喻，现代化企业就象一台不停运转着的精密机器，企业的各个业务环节就象是机器上的各个部件，任何一个部件出了问题就会对整台机器的运转造成影响。
从表面上来看，企业的业务被分为各个业务环节并归属于某个部门或某个人员负责，事实上这些业务环节之间有着千丝万缕的关系，更为重要的是他们都必须为企业的共同目标而运作。
例如一个客户会，会涉及到客户名单（销售部业务）、市场宣传资料和方案（市场部业务）、相关物资领用或采购（行政部业务）、发票和费用（财务部业务）等。
关注某个或某些业务环节的传统软件由于无法对其它的业务环节进行统筹管理，因而企业就不得不在多个应用软件之间切换以保证同步运作。
而协同管理平台则可以对这些业务环节进行充分的整合并纳入统一平台进行管理，任何一个业务环节的动作都可以轻松"启动"其它关联业务的运作，并对相关信息进行及时更新，从而实现业务与业务之间的平滑链接。
"随需而应思想"：
企业的各种资源，包括人、财、物、信息和流程组成了企业运作的基本要素。
协同管理将这些资源整合在统一的平台上，并通过网状信息和关联业务的协同环境将它们紧密的联系在一起。
然而要进一步实现对这些资源的协调和优化，很重要的一点就是这些资源能够随着企业的某个目标或者某项事务而被灵活的组织起来并进行协作，为这个目标或事务"各司其能"并发挥最大的价值，换言之，也即各种资源能够随企业的需要而及时的响应并突破各种障碍实现一致性协作。
例如人与人之间的协作，在企业的每个角落里每天都在发生着。
在协同管理平台中，人与人之间的屏障被打破，并可被随时调动起来组成跨部门、跨企业、跨地域的"虚拟团队"。
比如说一个项目的进行，随着项目的建立，各个部门的有关人员都可被加入到项目团队中，甚至可包括企业外聘的专家、相关客户、合作伙伴等。
为统一目标而设的"虚拟团队"成员可以共享项目信息、被分配各自的任务、接受项目经理的监督、相互之间就某个问题进行探讨、参加网上的项目会议等。
当然在这样的例子中，"虚拟团队"不光包含了人，还包含了财、物等资源，例如会议室、项目资料等。
而在协同管理平台中，这些资源可以突破各种障碍而被迅速找到并集合到一起，并实现它们之间通畅的沟通、协调，从而保证目标的达成。
总结而言，协同管理的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。
7、云OA
（无实施）统一部署开通即用
云主机强大的运算存储能力是推出“云OA”这款产品的潜在动力。
发挥云主机优势来为客户提供更优质、更经济的服务是厂商的主要目标。
为了使目标变为现实，采用“自动化预先部署技术”使产品安装这项固定而枯燥的工作在后台自动发生，带给你免安装、开通即用的便利。
什么是“自动化预先部署技术”呢？
它是后台运维控制系统的一部分，会根据当前云服务器的使用情况及“云OA”产品库存数量来决定是否批量部署新的产品。
在系统资源占用与实际销售情况中找到平衡点，达到资源利用最大化，从而为云服务带来更高的性价比，并且是降低运维成本的主要手段之一。
（无成本）统一提供必要软硬件支撑
传统的办公软件都需要用户单独采购服务器来运行，即使一部分客户由于规模小而安装在局域网内的高端PC上运行，也不例外的要为数据库系统的采购、安装、操作系统等相关软硬件部署、维护等方面投入不少的资金及人力。
云主机强大的运算存储能力是普通服务器及高端PC无法比拟的。
同时由厂商统一提供了微软正版操作系统、MS
SqlServer2005数据库系统、杀毒软件等软件支撑，系统更安全，服务有保障。
这样从硬件、软件两方面都为客户解决了后顾之忧。
体现出“软件即服务”的高端境界。
（更安全）统一部署于IDC
众所周知，互联网数据中心（InternetData
Center）简称IDC，是电信部门利用已有的互联网通信线路、带宽资源，建立标准化的电信专业级机房环境，为企业、政府提供全方位信息化服务。
云主机的所有硬件服务器都在IDC机房内，24小时都有专业人员保障服务器的正常运行，稳定性、安全性高于企事业单位的自建机房。
IDC有专业的数据保障机制，优质的网络带宽资源。
使数据更安全，网络更稳定。
（更系统）统一提供运维服务
“云OA”这款产品给客户带来的另外一个实实在在的好处就是提供了统一的运维服务。
用户只管使用产品、设置功能。
其它的运维工作厂商来做。
像更新系统补丁安全漏洞、服务器查毒杀毒、数据备份等日常运维工作不再困扰客户。
四、协同OA未来发展趋势
从目前企业公司、事业单位、政府机构对管理信息化的角度来看，无非会集中在三大方面，即协同OA类、ERP类、BI类，通过这三大类的信息化推广，可全面部署内部管理信息化的支持体系。
随着信息化的全面推进，三大类的信息化，会你中有我、我中有你的趋势，但对于各阶层的使用者来看，可集中通过协同OA单一入口，灵活处理协同OA中工作内容、也可以及时处理ERP数据、以及对内部数据的数据报表分析。
对三者之间的关系，也会相互穿插关联关系：
协同OA类：
纯粹、基础的协同OA应用，关注规范过程管理的控制，提升管理效率；在ERP本身数据管理基础之上，能获取OA中审批后数据进行业务处理；能获取OA数据来源作为分析渠道之一。
ERP类：
在OA应用之上，能获取ERP中的业务数据通过多维审批；重点关注业务数据逻辑处理；能获取ERP底层数据来源作深化分析。
BI类：
在OA应用（含本身部分报表）之上，能获取BI形成的报表数据展现出来；在ERP应用（含本身部分报表）之上，能把BI分析后数据获取过来并反向影响业务数据操作；强有力的后台多维数据抓取、报表制作、分析。
所以，基于整体管理信息化的发展来看，对于协同OA未来的应用价值，会越来越至关重要，这也是目前市面上很多IT厂商会逐步切入来分担这块蛋糕的原因：
1、协同OA产品服务方式
（1）.ASP:
（2）.Saas:
（3）.Mobile:
（4）.Sms:
2、协同OA产品架构模式
（1）.SOA（Service-OrientedArchitecture）应用:
（2）.Webservices/套件化:
1、协同OA产品服务方式
（1）.ASP:
ASP即ApplicationServiceProvider（应用服务提供商），ASP模式就是集中为企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运行平台，负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务，使得企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员，只需前期支付一次性的项目实施费和定期的ASP服务费，即可通过互联网享用信息系统。
众所周知，信息化包括硬件和软件两部分，对于硬件部分，大部分的中小企业都进行了IT产品采购并已建立了局域网，但软件部分的应用水平还比较低，像OA这类中高端管理应用，国内的中小企业一般都没有实施，或者实施得不完全。
据有关调查结果显示，在中国上千万家企业中，有37%的被调查企业认为所需费用过高，有24%的企业缺乏专业咨询机构的支持协助，有8%的企业认为是内部人员素质偏低、意识薄弱，有5%的企业认为是实施周期长、见效慢，而这些都是阻碍企业有效实施0A的核心要素。
据获，近期国内协同软件供应商泛微软件和中国电信面向中小企业客户联合推出基于E-OFFICE产品的商务领航泛微ASP平台。
ASP模式的OA相对于传统项目型0A，它具有进入门槛低、成本低、风险小、易实施、不需维护软硬件等的特点，很好解决了众多中小企业所面临的问题。
从现有的600多万个客户中抽样调查发现，中小企业薄弱的地方不是外部资源，也不是市场应变能力，而是管理。
泛微认为，无论是ERP、CRM、OA，还是SCM都是用来提升企业管理效率，梳理工作流程，整合信息流的。
而对于那些以商贸为主的中小企业来讲，除了必须的财务软件和进销存软件之外，首当其冲的自然是OA，中小企业从OA使用中轻易获得大公司的管理方式，一旦应用，必将大幅提升企业竞争力和效率。
提ASP平台主要考虑了客户使用和实施这一块，在自定义流及个性化设置十分完善,除了满足大多数企事业单位在内部管理过程中的共性需求外，在租赁方式上，采用月租和年租的方式也体现了灵活的特点。
另外，电信成熟的托管运营经验也将更大程度的保障客户的数据安全及无间断的在线使用。
而泛微庞大的渠道体系也将在实际推广过程中对客户更好的服务。
近来，在线型的应用软件市场在近几年异彩纷呈，ASP模式在OA领域将有大有可为。
不管最终是否象预言那样垄断市场，但对中国中小企业信息化的推进而言，无疑是一种强大的推动力。
（2）.SaaS:
SaaS是Software-as-a-service（软件即服务）的简称，它是一种通过Internet提供软件的模式，用户不用再购买软件，而改用向提供商租用基于Web的软件，来管理企业经营活动，且无需对软件进行维护，服务提供商会全权管理和维护软件，对于许多小型企业来说，SaaS是采用先进技术的最好途径，它消除了企业购买、构建和维护基础设施和应用程序的需要，近年来，SaaS的兴起已经给传统套装软件厂商带来真实的压力。
SaaS服务提供模式：
SaaS服务提供商为中小企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运作平台，并负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务，企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员，只需前期支付一次性的项目实施费和定期的软件租赁服务费，即可通过互联网享用信息系统。
服务提供商通过有效的技术措施，可以保证每家企业数据的安全性和保密性。
企业采用SaaS服务模式在效果上与企业自建信息系统基本没有区别，但节省了大量用于购买IT产品、技术和维护运行的资金，且像打开自来水龙头就能用水一样，方便地利用信息化系统，从而大幅度降低了中小企业信息化的门槛与风险。
SaaS服务的优势：
对企业来说，SaaS的优点在于：
I.从技术方面来看：
企业无需再配备IT方面的专业技术人员，同时又能得到最新的技术应用，满足企业对信息管理的需求。
II.
从投资方面来看：
企业只以相对低廉的“月费”方式投资，不用一次性投资到位，不占用过多的营运资金，从而缓解企业资金不足的压力；不用考虑成本折旧问题，并能及时获得最新硬件平台及最佳解决方案。
III.
从维护和管理方面来看：
由于企业采取租用的方式来进行物流业务管理，不需要专门的维护和管理人员，也不需要为维护和管理人员支付额外费用。
很大程度上缓解企业在人力、财力上的压力，使其能够集中资金对核心业务进行有效的运营。
（3）.Mobile:
SaaS是一个为企业提供开箱即用的行业管理软件托管平台，支持企业个性化需求，应用随身定制、随需而变。
而Mobile将软件应用服务延伸到移动商务领域，通过定制手机应用，实现电脑和手机的双终端使用。
用户只需要一部支持WAP2.0或者支持JAVA的手机就可以随时随地的访问OA。
（4）.Sms:
Mobile用来扩展用户使用OA的一种途径，可达到类似通过IE访问OA使用的一样效果。
但Sms服务，可以直接把一些相关信息转换为文本信息，利用短信功能发送到用户手机上，并通过短信的简单回复可与OA系统智能的双向沟通，达到人机互动处理的效果。
2、协同OA产品架构模式
（1）.SOA（Service-Oriented
Architecture）应用:
承元oa架构图
[2]
面向服务的体系结构（Service-Oriented
Architecture，SOA）是一种IT
体系结构风格，支持将您的业务转换为一组相互链接的服务或可重复业务任务，可在需要时通过网络访问这些服务和任务。
这个网络可以是本地网络、Internet，也可以分散于各地且采用不同的技术，可让最终用户
升级会员 