进出口管理系统规章制度二.docx
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进出口管理系统规章制度二
进出口管理系统规章制度
（二）
（第二部分）
须经确认的样品、印刷品?
1.如境内订单上载有样品、印刷盒、纸套、标纸、标头经境外客户确认通过后，立即以公司印妥之表格，寄交工厂及有关外务员，留底一份交装押签收，并在原境内订单装运联上登记后再交回营业助理留存，如有电话通知工厂，应补寄正式通知以便安排出货。
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2.客户正式确认通过的样品，应通知有关外务员或科长，明确规格以便验货。
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□验货?
1.如非专案订单因订购数量小或外务员忙碌，或因地区偏远无法前往承制厂商验货或因承制厂商质量差，外务人员不能决定可出货时，外务人员来电或来函通知营业助理应即请示主管经理如何处理。
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2.营业助理因解决重要问题须前往工厂时，应填出差申请表返回公司后凭出差报告表，向总务科请领差旅费。
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3.所有订单的验货联均由管理中心直接寄交外务员，以便协助催货，如助理需到仓库验货，自行找装运联或留底联。
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□申请境外（内）佣金赔偿?
1.营业助理填妥申请书，送呈主管经理、总经理签名核准送交押汇科长，如赔偿须扣工厂者于其表上注明并另填写扣款单一份交会计，一份交稽核，一份交采购科长，一份留底，以便工厂清款时扣除，如系亲交来京的客户，须备妥收据及护照影本送交会计制单（申请书为四联，其中一份留底）。
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2.支付境外佣金时必须：
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（1）与境外公司订有佣金可在任何地点支付的契约影印本交会计。
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（2）每支付前由对方公司来信指定由某人携带该公司开立的收据来京支领。
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3.押汇科长收到境外汇款支出申请单，送交有关会计签收一份，另一份交稽核。
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□对样品处理?
1.出货样品：
营业助理必须取得，并切实负责验货无误后予以自行保管或予补样。
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2.收到工厂新样品，呈阅主管经理后，应附厂商住址、电话及负责人姓名及价格资料即送采购部有关科长编资料。
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3.承办助理收到新样品，应从速送采购部，如获订单，可得奖金。
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4.有秘密样品（专利或只能卖给专门客户）不可随便陈列样品室。
其订单及样品函的科长栏应改填经理名。
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5.如需向资料中心借出样品时，应填写”样品外借申请单”连同彩色照片呈总经理核准后方可借出。
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6.如有不可陈列的印刷盒，由承办助理于出货sample上注明”不可陈列”字样，先交管理中心销案后，再由管理中心送交承办助理保管。
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□注销境内订单?
1.营业助理向装押助理签收”营业部订单货款支付核准单”须详细核对单价、数量及扣款事项并作付款记录后交管理中心核对，无误后签名呈阅经理，并将原境内订单留底上予以注销。
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2.凡有退关税或退货税的工厂在未结关前清款一律保留50%（包括送仓库货）。
如工厂急需货款，也应先开来保证票。
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□接到o/c与境内订单?
装押助理收到由营业助理转来的o/c与境内订单时，应核对o/c与境内订单上包装、数量是否完全相符，如发生错误或有疑问时，应立即与营业助理协调或请示主管经理如何处理。
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□签收l/c影本?
1.押汇科长收到l/c后，即影印一份送交营业经理签收，再转交营业助理核阅并在存档之o/c上登记l/c号码，s/d、v/d以及金额后，交装押助理。
（validityofdelivery）?
2.l/c可能发生的问题如下：
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（1）收到l/c时须先核对总金额、数量、单价是否正确。
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（2）收到l/c当天时，如距有效日少于30天，即须向主管经理提出。
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（3）通常l/c是可分批，如不可分批，须向主管经理提出。
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（4）如本地无直接船可到达的港口，需看l/c是否可以转船，如不可以
需请示主管经理，必须特别注意出口港不能指定为天津。
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（5）核对受益人全名、地址有无错误。
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（6）核对交易条件系为fob、cif、c&f是否相符。
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（7）l/c内容有无错别字。
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（8）有无规定整批或限装货柜或特别指定船公司。
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（9）如同一客户有数张l/c时须看有无规定可予合并。
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（10）如l/c直接由境外客户寄来，而未经银行登记，须即请示主管经理是否送银行核对其签字是否符合。
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（11）如远期付款之l/c应查看利息，是否由买方负担，如否应立即请示主管经理。
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（12）如有怪异字眼或条款有违常理者，应立即请示主管经理。
优秀团干部标准
1、政治上要坚定。
具有坚定的共产主义理想和建设有中国特色社会主义信念。
忠实的执行党的路线、方针和政策，政治上与党中央保持高度一致。
在各种复杂形势面前，能始终保持坚定正确的政治立场，有为社会主义现代化建设和油田改革发展无私奉献的精神，敢于同各种错误思想和消极腐败现象作斗争。
2、工作要勤奋。
热爱团的工作，有强烈的事业心和责任感，在青年中具有较高威望。
勤于思考、既有市场经济观念、开拓创新意识，又有很强的组织原则，所在团组织全面完成了与同级党组织和上级团组织签订的工作目标。
3、学习要刻苦。
带头学习特色理论和“三个代表”重要思想，掌握法律、法规、市场经济、现代科技和企业管理等方面的知识。
有较高的理论水平和业务能力。
4、作风要扎实。
实事求是，讲求实效，每年有三分之一时间深入基层，调查研究。
经常与青年谈心，做青年的知心朋友，发扬民主，不沾染官僚习气，做到为政清廉。
5、品德要高尚。
能够正确理解和把握新时期团干部的标准与现行政策的关系，既敢闯敢试，成绩突出又保持廉洁自律、艰苦奋斗的优良传统，诚实谦虚，有自我批评精神。
（一）总则
第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。
第二条本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、报刊及邮发管理等。
（二）档案管理
第三条归档范围：
公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。
第五条档案的借阅与索取：
1.总经理、副总经理、总经理办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;
2.公司其他人员需借阅档案时，要经主管副总经理批准，并办理借阅手续;
3.借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。
第六条档案的销毁：
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
2.若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。
3.经批准销毁的公司档案。
档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。
（三）印鉴管理
第七条公司印鉴由总经理办公室主任负责保管。
第八条公司印鉴的使用一律由主管副总经理签字许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
第九条公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。
第十条公司一般不允许开具空白介绍信，证明如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经主管副总经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。
第十一条盖章后出现的意外情况由批准人负责。
（四）公文打印管理
第十二条公司公文的打印工作由总经理办公室负责。
第十三条各部室打印的公文或其他资料须经本部门负责人签字，交电脑部打印，按价计费。
第十四条公司各部、室所有打印公文、文件，必须一式三份，交总经理办公室留底存档。
（五）办公及劳保用品的管理
第十五条办公用品的购发：
1.每月月底前，各部、室负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交总经理办公室;
2.总经理办公室指定专人制定每月办公用品计划及预算;经主管副总经理审批后负责将办公用品购回，根据实际工作需要有计划的分发给各个部、室。
由部室主任签字领回;
3.除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经总经理办公室主任批准方可领用;
4.公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作;
5.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;
6.负责购发办公用品的人员要建立帐本，办好入库、出库手续。
出库一定要由领取人员签字;
7.办公室用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格按照规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。
第十六条劳保用品的购发：
劳保用品的配给，由总经理办公室根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
（六）库房管理
第十七条库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
第十八条采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，收票时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点数目，如发现实物与入库单数量、规格不符时，库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
第十九条物资入库后，应当日填写帐卡。
第二十条严格执行出入库手续，物资出库必须填写出库单，经公司办公室主任批准后方可出库。
第二十一条库房物资一般不可外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，办理外借手续。
第二十二条严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改。
第二十三条库房内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内必须配备消防设施，做到防火、防盗、防潮。
（七）报刊及邮发管理
第二十四条报刊管理人员每半年按照公司的要求作出订阅报刊计划及预算，负责办理有关订阅手续。
第二十五条报刊管理人员每日负责将报刊取回并进行处理、分类、登记，并分别送到有关部门。
有关部门处理后，一周内交回办公室由报刊管理人员统一保管、存档备查。
第二十六条任何人不得随意将报刊挪作他用，若需处理，需经总经理办公室主任批准。
（八）附则
第二十七条公司办公室负责为各部室邮发信件、邮件。
（一）私人信件，一律实行自费，贴足邮票，交办公室或自己送往邮局。
（二）所有公发信件、邮件一律不封口，由收发员登记，统一封口，负责寄发;
（三）控制各类挂号信凡因公需挂号者，须经各部室主任批准，总经理办公室登记后方可邮发。
第二十八条本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总经理办公室研究并提请总经理批复。
第二十九条本规定解释权归总经理办公室。
第三十条本规定从发布之日起生效。
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