会计档案管理办法.docx
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会计档案管理办法
编号：
2004-4.2生效时间：
2004.7.2
页数：
14批准人：
4.2会计档案管理办法
1总则
1.1为加强集团会计档案的管理，促进集团整体会计基础工作管理水平的不断提高，实现会计档案管理工作规范化、制度化、统一化，确保集团会计资料的安全完整、妥善保管、查阅方便、存放有序，特制订本办法。
1.2本办法依据国家《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》并结合集团的实际情况制订。
1.3本办法适用于集团总部和所属企业。
2释义
2.1会计档案是会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计资料以及财务管理过程中相关资料的总称，它是记录和反映经济业务的重要资料和证据。
2.2会计档案种类和内容
（1）会计凭证类：
原始凭证，记帐凭证，汇总记帐凭证，其他会计凭证。
（2）会计帐簿类：
总帐，明细帐，日记帐，辅助帐簿，其他会计帐簿。
（3）财务报告类：
月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，税务报表、查帐报告、验资报告，评估报告及其他财务报告。
（4）其他类：
银行存款余额调节表、银行对帐单、票据，存储财务资料的光盘、磁盘、磁带，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等其他应保存的会计核算与管理资料，以及合同、章程、董事会纪要等与经营管理和投资者权益有关的其他重要文件资料。
2.2.2按照保管期限分类
会计档案分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。
各种会计档案保管期限从年度终了后的第一天算起。
分为集团总部保管和所属企业保管二类。
分为秘密、机密、绝密三类。
（1）秘密涵指在一定时期内所有财务资料。
（2）机密指涉及的内容在一定时期内不能为众多人所知，如果泄露将给企业的生产经营造成一定影响和损失的财务资料。
（3）绝密指涉及的内容在一定的时期内只能为相关的少数人所知，如果泄露将给企业生产经营造成严重影响和损失的财务资料。
3日常管理
3.1集团所属企业的财务部门具体负责本企业会计档案的整理、保管、归档的日常管理工作。
各企业财务部门负责人为会计档案管理的第一负责人，并应指派兼职人员管理会计档案。
出纳人员不得兼管会计档案。
3.2各企业财务人员必须于次月将应归档的会计凭证移交会计档案管理人员统一管理；于次年一季度将其他会计档案资料移交会计档案管理人员统一管理。
3.3负责档案管理的财务人员根据档案管理的要求负责日常会计档案的整理、登记造册、保管工作，督促各会计人员将所形成的会计资料移交管理人员集中保管。
3.4移交的会计档案资料应符合会计资料整理要求。
4建档标准
4.1会计凭证
“三针引线法”装订，实行三眼一线打结，凭证封皮采用牛皮纸统一印制。
4.1.4会计凭证归档应做到平整美观，封面项目填写齐全，字迹工整，由经办人签字，加盖骑缝章（财务专用章）。
4.2会计帐簿
4.2.1会计年度终了时，在帐簿装订前，根据总帐核对明细帐是否齐全，核对所启用帐户的帐页数是否齐全、序号排列是否连续。
活页帐簿保留已用过的帐页，编写序号，去除空白页，撤掉帐夹，用牛皮纸做封面、封底，装订成册。
多栏式、三栏式、数量金额式活页帐不允许混装，应按照同类业务、同类帐页分类装订。
4.3会计报表
4.4其他会计资料
除上述会计凭证、账簿、报表外，企业的税务资料、审计报告、验资报告、评估报告及合并、注销、清算报告等资料应按资料的种类，单独建档保存。
5会计档案的归档
5.1集团总部及所属企业的会计档案，由各自分别保管。
5.2会计档案按集团档案分类规则进行分类，会计凭证为01、会计帐簿为02、财务报告为03、其他会计资料为04。
5.3会计凭证按形成时间的先后顺序立卷归档，并以年度相区分，卷号从001-999号。
5.4会计帐簿按总帐、银行存款日记帐、现金日记帐、明细分类帐（银行对帐单随银行日记帐一起保管）顺序立卷归档，卷号从001-999号。
5.5会计报表按永久、25年、15年、10年、5年、3年等保管期限分类立卷归档，卷号从001-999号。
5.6电子文件的归档
6会计档案保管
6.1保管要求
6.1.1集团总部及所属企业应设会计档案室，没有条件设立会计档案室的单位，应设会计档案专柜，并指定兼职人员负责保管。
每年会计年度终了，会计凭证、会计账簿、会计报表暂由财务部门保管一年，期满后移交档案部门保管。
年度终了时填制的会计档案目录送档案部门一份备查。
其他会计档案，由财会部门自行保管。
2年要进行一次抽样机读检验。
抽样率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施。
设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
磁性载体上的电子档案，每4年转存一次。
原载体同时保留时间不少于4年。
6.2会计档案保管期限
详见会计档案保管期限表（附件1）
6.3会计档案的查阅
“会计档案查阅、复印申请单”（附件2），写清查阅内容的用途、档案的名称、所属企业和档案的年度、查阅的时间（日期），经企业财务负责人批准后才能查阅。
本企业非财务人员因工作需要查阅会计档案的，应按以上内容详细填写“会计档案查阅、复印申请单”，经本企业财务负责人和总经理（或负责人，下同）批准后方能查阅；非本企业人员需要查阅会计档案的，须由查阅方提出查阅申请并提供单位介绍信后，比照本企业非财务人员查阅办法办理相关手续，在指定的地方查阅，查阅时应有本企业财务人员在场。
“会计档案查阅、复印审批单”，经本企业财务负责人和总经理批准，可提供复印件。
6.4会计档案销毁
7会计档案移交
7.1会计档案保管人员，应相对稳定。
如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。
交接双方应当按照移交清册（附件7）所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。
交接时移交人与接管人应按会计档案目录逐一点交。
如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。
交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在移交清册上签名或盖章。
7.2会计档案移交清册一式四份，经双方经办人和监交人员核对无误后，交接双方经办人及监交人各持一份，企业存档一份。
8罚则
有下列情况和行为的，按照集团有关规定对责任人员实行经济、行政处罚，情节严重者依法追究法律责任。
8.1会计档案管理不符合要求，管理混乱的。
8.2未按规定移交、保管会计资料，致使会计资料损坏、灭失的。
8.3伪造会计凭证、帐簿，隐藏、故意销毁会计资料的。
8.4借阅、复印会计资料时涂画、拆封、抽换和篡改会计资料的。
8.5泄露财务秘密，对集团造成重大损失的。
9附则
9.1本办法的修订、解释权属集团财务管理部。
8.2本办法自2004年月日起执行。
附件：
1《会计档案保管期限》
2《会计档案查阅、复印申请单》（格式）
3《会计档案销毁审批单》（格式）
4《一般会计档案保管清册》（格式）
5《永久会计档案保管清册》（格式）
6《会计档案查阅台帐》（格式）
7《会计档案移交清册》（格式）
8《会计档案销毁清册》（格式）
抄报：
集团公司总经理
抄送：
集团公司稽核审查部
集团公司人事行政部
下属各公司及各司财务部
附件1
会计档案保管期限
序号
档案名称
保管期限
备注
一
会计凭证类
1
原始凭证
15年
2
记帐凭证
15年
3
汇总凭证
15年
二
会计帐簿类
4
总帐
15年
包括日记总帐
5
明细帐
15年
6
日记帐
15年
现金和银行存款日记帐25年
7
固定资产卡片
固定资产报废清理后，保存5年
8
辅助帐簿
15年
三
财务报告类
包括各级主管部门汇总财务报告
9
月、季度财税报告
5年
包括文字分析
10
年度财务报告（决算）
永久
包括文字分析
四
其他类
11
会计移交清册
15年
12
会计档案保管清册
25年
13
会计档案销毁清册
25年
14
银行余额调节表
3年
15
银行对帐单
3年
16
增值税发票存根、抵扣联
永久
附件2：
会计档案查阅、复印申请单
申请单位
申请时间
查阅地点
经办人
查阅复印档案名称
复印份数
事由
财务负责人：
总经理（或负责人）：
备注：
附件3：
会计档案销毁审批单
档案名称
时间
所属单位
经办人
应保管期限
已保管期限
销毁事由
档案管理部门：
财务部门：
集团财务总监：
集团总经理：
集团董事长：
附件4：
一般会计档案保管清册
单位：
序号
档案名称
档案种类
所属年度、月份
册数
卷号
存放位置
归档日期
保管期限
保管人
附件5：
永久会计档案保管清册
单位：
序号
档案名称
档案种类
所属年度、月份
册数
卷号
存放位置
归档日期
保管期限
保管人
附件6：
会计档案查阅台帐
查阅单位
档案名称
所属企业
所属年度
卷号
用途
查阅人
查阅时间
归还时间
保管人
附件7：
会计档案移交清册
序号
档案名称
档案编号
卷号
起止年度/月份
起止号/页
数量/册
应保管期限
已保管期限
备注
移交单位（部门）：
移交人（签章）：
移交时间：
年月日
接收单位（部门）：
接收人（签章）：
接收时间：
年月日
监交人（签章）：
监交时间：
年月日
附件8：
会计档案销毁清册
档案名称
档案卷号
册数
起止年度
档案编号
应保管期限
已保管期限
销毁时间
档案保管部门监销人（签章）：
监销时间：
年月日
财务部门监销人（签章）：
监销时间：
年月日
集团财务管理部监销人（签章）：
监销时间：
年月日
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