oa办公系统实施方案.docx

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oa办公系统实施方案

oa办公系统实施方案

自OA（办公自动化）系统推出至今，已经在世界各地得到很广泛的应用。

一个OA系统在实施之前需要制定一份切实可行的方案。

那么，这个方案该如何制定呢?

以下是的一篇范例，供大家参考，希望可以帮到大家。

一、OA系统解决方案介绍

OA系统，即办公自动化系统（OfficeAssistant简称OA），它是一个集成了企业信息发布、公文与信息管理、公文处理、知识管理、内部通讯、协同办公等办公与管理应用功能一体的协同办公系统。

OA系统解决方案则是一个动态的概念与过程，即实施OA系统的方法与流程，随着计算机技术、网络技术和信息通信技术的发展，OA系统解决方案也在不断完善。

OA系统解决方案的实施，不仅帮助企业企业搭建起了一个信息资源管理平台、决策支持平台、及时信息交互平台、信息共享平台，同时也为企业建立起了一个协同办公平台，可以实现多人、多部门在同一时间、同一事件项目上的同时协同协作与配合，全面提升企业的协同办公能力，提升企业团队的协作配合水平，从而提升企业整体的战斗力，提高工作效率，为企业实现更大的经济效益。

现在，OA系统已经成为企业管理的第三大管理软件，也是企业信息化建设过程中的第一步，是企业发展必备的应用软件。

二、OA系统解决方案的需求分析

企业办公与管理现状：

随着企业经济的发展，规模不断扩大，企业内部结构越来越复杂，业务流程越来越繁琐，导致日常管理工作越来愈繁杂，传统的人工管理的效率已经赶不上信息更新的频率，同时由于管理体制缺乏规范性，导致传统管理模式和方法，效率越来越不能满足企业的需要，这主要体现为：

业务流程、管理流程不规范，体系制度不健全，导致管理的混论;信息分散，手工统计、分析效率低，信息处理、汇报不及时，不能够为上层管理与决策提供有效的信息支撑;各部门的信息分散、共享性差，管理人员无法及时掌握部门或者企业经营状况，无法实现有效的团队协作，协同能力差等等，都成为企业办公与管理中的弊病，影响企业的整体经营效益。

OA系统解决方案的需求：

面对上述问题，实施OA系统解决方案能够为企业搭建一个信息共享平台，加速信息的传递、流转，实现信息的共享与交互，通过实施OA系统实现对企业管理结构的规范、业务管理流程的优化与简化，提升办公与管理的效率，降低成本，实现企业办公管理的无纸化。

具体说，企业对于OA系统解决方案的需求可以从以下几方面来分析：

1、高效的企业内外信息资源整合管理的需求

知识经济时代，企业内外部信息资源量越来越大，结构内容也越来越复杂，企业迫切需要一个实现高效的内外资源整合的信息平台，提升对信息资源的管理。

而OA系统正是一个能够对企业生产、市场需求、客户、销售、财务等内外部信息进行实施统计、管理的信息系统，可以有效消除企业信息孤岛现象。

2、灵活的业务流程优化整合的需求

信息科技的发展企业客户对于端对端的服务需求越来越普遍，员工的工作环境也越来越复杂，业务流程也越来越复杂、并缺乏统一的规范，所以需要一个灵活的业务流程优化整合平台，实现对日常办公、管理、业务的整合，减少不必要的环节，提升企业对客户需求的响应速度，实现管理流程的优化整合。

3、高效的协同管理工作平台的需求

企业对于搞笑的协同办公平台的需求，即是要求通过OA系统解决方案的实施，帮助企业实现对于企业经营管理中业务、生产、管理活动的随时的组织、部门之间地高效、有序可控、全程共享的沟通和事务处理，实现高效的协同办公。

4、有效的知识资产和企业文化管理需求

知识资产、企业文化成为无形资产中的重要部分，也是企业实力的重要体现。

OA系统能够对企业内外的知识资产进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，组织构建企业文化环境，提高员工的素质和技能、执行力和企业认同感。

市场上对OA系统解决方案的各种需求，体现了社会信息化的需求，同时也促进了OA系统不断完善与升级。

三、OA系统解决方案整体规划

乾元坤和OA系统解决方案对于系统管理模块的规划、设计、制定可以根据企业的管理需求进行统一定制开发，帮助企业实现全面的自动化办公，通常最基本的OA系统解决方案设计主要包括以下几部分：

组织机构和组织管理构架设计、系统技术构架、办公体系设计、工作流程、OA系统解决方案实施责任人确定、OA系统功能扩展等。

1、OA系统中企业结构构架设计

乾元坤和OA系统解决方案可以根据企业的内部结构，针对企业的组织结构：

部门、岗位和人员的设置，以及对各部门、各岗位职能，在OA系统中进行工作管理和权限分配的设置。

OA系统的这项功能是方便组织结构人员调动时，管理各个模块和权限，保证数据完整。

2、OA系统的技术构架的确定

OA系统的设计开发可以采用群件技术和Web技术相结合，提供B/S和C/S两种应用模式。

乾元坤和OA系统解决方案的用户可根据自身需求，选择合适的应用模式，方便分布式办公和移动办公。

3、OA系统的办公体系设计

乾元坤和OA系统解决方案可根据具体单位的情况设计工作流程和文件管理体系：

（1）按需求设定工作流程：

如自定义发文处理、收文处理等工作流程，方便各级主管及时掌控所管工作的情况。

（2）层次化文件管理模式：

如文件可按照文件库、文件夹、文件、子文件四个层次组织，也可按照需求设置文件夹级别。

（3）提供多权限管理文件库功能，如文件库的权限包括管理者、者、作者、读者四类，访问权限也可按照这四级确定。

（4）OA系统解决方案可实现文件夹格式自定义

OA系统解决方案根据具体需求，定制文件管理系统，其中文件中可存储文本、OFFICE文档、扫描文件、声音图片等任意文档。

（5）办公过程中所需的表单的定制设计

乾元坤和能够为企业提供多样化的规范化的报表、表单样板定制服务，OA系统解决方案中将根据企业业务需求，定义出各种格式的表单，以提供给OA系统各个子系统应用。

4、工作流程设计

OA系统解决方案实施后，管理员无需编程即可定义各项工作流程，处理工作事务。

乾元坤和OA系统流程定制服务包括：

流程、环节、流向定制服务。

流程：

对每个流程的名称、类别、管理者、归档方式和归档数据库管理，创建新工作的人员等。

环节：

定义流程中各个办理环节的名称、办理方式、办理人员、办理权限和提示、催办等。

其中，办理方式可选择：

式、审批式、分发式;办理人员指：

OA系统可选择具体的岗位或人员。

设定由上一环节制定，由文档某个域制定，提供办理某项事务的人员，办理权限设置（包括允许文档、提意见、查看汇总意见、跟踪后续办理过程等权限）。

流向：

OA系统可定义各个流程中的应用模式，强化工作流程管理。

其中自由流程指：

OA系统提供自由流程应用模式，由办理人根据具体情况决定下一流程。

5、OA系统解决方案实施责任人

OA系统解决方案将协同办公集中到代办工作和在办工作两个窗口，在此各项工作分类，分出轻重缓急，确定工作事务责任人。

6、OA系统功能扩展

OA系统解决方案采用开放式体系，各个功能模块可独立实现，并具有标准接口，方便系统二次开发，客户也可自行二次开发，根据企新需求的提出，实现OA系统的功能模块的扩展。

四、OA系统解决方案具体实施

（一）OA系统解决方案具体可解决以下问题

1、系统同化，各业务间无缝连接。

2、系统智能化。

3、对企业管理现状分析透彻

（二）OA系统解决方案可实现的管理功能

1、及时内部通讯

电子邮件：

使用电子邮件可与组织内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

在线短信：

可以即时感知用户是否在线，可使用在线短信功能进行实时交流和留言。

2、信息发布

电子公告：

可发布各种公共信息如公告、通知或启事等。

每个部门也可以建立自己的公告系统。

电子论坛：

为用户提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

电子刊物：

实现网上收集、和发布单位内部的刊物。

刊物将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上发布，所有用户都可以参加投稿和阅览已发布的各类刊物。

3、日常办公应用

网上审批：

网上办理单位内部的各项审批，如：

工作请示、工作报告、工作交办、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

公文处理：

实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。

收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、转办等环节进行办理。

发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

工作监控：

领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个人员每项工作的办理情况，并可进行催办。

OA系统解决方案实施范围

4、文件管理

文件管理：

文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制;并提供快捷的检索工具。

文件库设置：

可根据单位的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理。

访问权限：

提供针对文件库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全。

5、会议管理

提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括:

计划拟定、计划审批、通知和会议安排查询。

会议纪要包括：

纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

6、机构管理

组织机构：

对组织机构与人员进行设置，包括部门设置、岗位设置和人员设置，以及各部门、各岗位职能的描述等。

权限划分：

对所有人员根据部门职能、岗位职责和工作需要进行权限赋予，确定符合其职务要求的使用权限。

企业可按照实际情况完成以下设备管理：

单位机构体系、人事结构的组成、职位的建立、职位的分配。

整个机构配置管理功能模块的特点，是引进了TreeView的概念，通过方便的树型结构导航图，轻松、直观地管理单位的部门体系、人事结构以及职位建立、分配。

（1）OA系统解决方案中对企业机构配置管理流程操作设计过程如下：

1、建立单位内部的机构体系，设置相应的部门。

2、在各部门中设置行应的职位，同时对职位指定相应的操作权限;用户可以在此指定一个职位，该职位具有系统管理权限，可维护与管理日常工作。

OA系统公文交换管理图示

3、输入各部门中的相应员工信息，上传员工的照片。

4、为员工分配相应的职位。

5、指定各部门的部门主管。

通过一定设置后，已有员工可登录进入系统。

（2）OA系统解决方案中部门机构设置方案：

OA系统解决方案=通过公司体系结构设置可以设置公司的各级部门，从而形成公司的部门结构体系;

上级部门：

由系统自动带出，如果在某一节点下新增部门，那该域的内容会自动显示为该节点的名称，只有在机构节点或者部门节点上才可新增部门;

部门名称：

由用户自定义输入，表示将要增加部门的显示名称，该项输入是必须的;

部门主管：

用户点击按钮，在人员选择窗口选择系统中现有人员（在职人员）;如果选择为空，则代表该部门暂时没有设立主管，可在修改部门信息的时候再设立或更改;

部门职位设置：

每个部门都应该具有相应的职位。

在这里的职位主要是指，由用户自己设定一职位名称，然后从系统所有的功能模块中选择一个或多个模块赋予这个职位。

那么一旦拥有了这个职位就可使用该职位所包含的系统功能模块。

此版块的初始状态显示‘基本使用权限’和‘管理权限设置’，‘基本使用权限’包括每个员