工程勘察设计行业信息管理系统总体解决方案技术白皮书5.docx
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工程勘察设计行业信息管理系统总体解决方案技术白皮书5
海德办公自动化系统技术白皮书
海德工程勘察设计行业信息化解决方案技术材料之五
上海中交海德交通科技股份有限公司
目录
1.概述3
2.海德办公自动化解决什么问题？
3
海德为企业提供：
4
2.1统一的内部通讯平台4
2.2高效的协同工作平台4
2.3丰富的知识管理平台5
2.4共享的信息发布平台5
2.5分布办公与移动办公的统一平台5
2.6涵盖日常行政事务管理的平台6
3.海德办公自动化系统的特点7
3.1方便易用7
3.2功能强大7
3.3易于扩展维护10
3.4安全设定便捷灵活10
4.系统功能介绍11
4.1个人办公系统11
4.2公文处理系统11
4.3办公事务处理系统12
4.4资源管理系统13
4.5综合信息系统14
4.6系统设置15
5.海德办公自动化系统的行业特色15
1.概述
海德办公自动化系统是在总结了大量行政和企事业单位日常办公，业务流程，工作监控，以及领导辅助决策需求的基础上，以现代管理理论为指导，抽象出通用模型，基于领先的群件平台自助开发的软件产品，是集计算机软件、硬件、网络、通讯、多媒体于一体的基于信息动态交换、协调各部门各人的活动，以达到单位整体目标的办公自动化应用软件。
海德办公自动化系统的目标是为企事业单位实现信息化搭建平台，提高协同工作的效率，使企业的各项工作均处在有效的管理和监控之下，为各级领导的决策提供有效的支持。
海德办公自动化系统以先进的技术优势，立足于用户真正的需要。
海德OA基于知识管理（KM）理论，完全采用WEB化设计，实现B/S结构；在整体结构上采用了XML数据接口，所有的模块设计擦用独立的数据库，保证了模块的结构化。
采用强大稳定的工作流引擎采用库、核分离的模式，使软件的二次开发性能大大提高，保证了电子工作流完整地在现企业工作流程。
海德OA以“知识管理”理念为指导，全面实现了由传统的面向职能管理方式向面向流程的管理方式转变，将业务的审核与决策定位于业务流程执行，缩短了信息沟通的渠道和时间，从而提高对客户和市场的反应速度。
海德OA全面支持集团是数据存储方式和分布式的数据存储方式；支持异地办公、短信息、手机短信等无线应用模式。
海德OA提供了强大的兼容性：
作为一个强大的集成平台，保证第三方应用的平滑迁入和IBM产品的无缝集成，使用同一安全管理机制；提供标准的XML接口，与任何支持XML标准的应用系统进行无缝链接。
海德OA支持PCSERVER、IBMAIX、AS4000等平台，大大节省了库户的实施费用和效率。
2.海德办公自动化解决什么问题？
海德办公自动化系统以“沟通、协调、控制”为核心思想，将现代化办公思想和先进的科学技术手段结合在一起，为企业搭建信息交流、传递的快捷途径，为用户搭建沟通、协作的平台，以达到提高工作效率、提高管理水平、增强交流与协作的目的。
海德为企业提供：
2.1统一的内部通讯平台
海德办公系统中通过电子邮件、在线短信及手机短信构建统一的内部通讯平台，不仅使组织内部成员能够快捷流畅的进行通讯和交流，而且可以和INTERNET进行互通互联，手机短信平台更是将信息的交流扩展到无线领域。
●建立功能强大的电子邮件系统
●建立实时交流沟通系统
●建立手机短信系统
●建立网络视频会议系统
●建立电子协同系统
2.2高效的协同工作平台
传统的公文流转、业务流程流转、工作审批等都可以在网上完成。
强大的流程自定义功能可以保证流转过程的完全一致，系统的表单自定义给用户提供了各种纸质文件格式的电子化工具。
轻轻点击鼠标，签收、填写意见后即可完成工作的办理；全方位的提醒功能（通过邮件、在线短信、手机短信提醒）提醒用户重要工作不被遗忘；流转监控、催办工作等功能能切实提高工作效率，增强工作责任感。
目的是为了帮助企业实现知识化流程管理，实现协同办公，提高流程的效率与质量。
●建立一个可以控制的电子化工作流
●建立全员协作的电子化工作环境
●杜绝审批过程中的无用消耗，实现高效流程
●流程自定义、表单自定义支持实现流程优化
●实现本单位无纸化办公，提高工作的监控、管理和辅助决策能力
2.3丰富的知识管理平台
海德OA是以知识管理理念为基础，主要解决企业基本信息管理的业务系统。
OA系统体现了以人为本，切实解决企业实际的信息管理需求的设计思想。
海德OA应用的理念是以知识管理链环来实现的，包括：
收集、整理、发布、再利用以及新知识的循环。
海德OA电子文件库代替物理文件柜，用权限设置代替钥匙，使文件和知识实现有效的管理和共享利用，实现各类文件和知识的有序存储，并按权限进行共享和利用。
●建立一个安全的知识收集、共享、重利用平台建立企业知识收集平台
●建立企业知识的显性化平台
●建立企业知识的有序积累平台
2.4共享的信息发布平台
电子公告、在线新闻、电子论坛、电子刊物、留言板等构筑起海德办公系统快捷的信息发布平台。
通知、新闻、意见、建议、留言等等可以快捷的在网上发布并随时进行查询回复等操作。
●建立企业统一的信息发布平台
●建立企业有序的知识共享平台
●建立企业灵活的内部沟通平台
●强大的搜索引擎
2.5分布办公与移动办公的统一平台
海德办公系统真正实现了办公不受空间和地域的限制，总部成员可以和分部成员在同一平台上办公，感觉不到相隔的距离；出差在外也可以及时连接到办公平台上处理事务，真正实现了分布办公与移动办公。
●实现办公无地域化
●实现分支机构与总部办公协作实时化
●实现协作单位的业务协作远程化
2.6涵盖日常行政事务管理的平台
海德OA提供收文管理，发文管理，车辆管理，名片管理，物品管理，时刻表，会议管理，名片库，领导活动，资源管理等一系列辅助办公模块。
帮助企业实现业务电子化，业务流程化。
海德OA网络架构
3.海德办公自动化系统的特点
3.1方便易用
3.1.1采用B/S结构，界面简洁，导航合理，首页可以定制。
图图图
3.1.2和应用系统融为一体的新邮件，待办定时提醒检测等功能。
保证工作技术处理，提高协作效率。
图图图
3.1.3系统具有痕迹保留功能，具有手写批注功能。
3.2功能强大
3.2.1海德OA具有强大的工作流系统
（1）海德OA采用矢量图形化流程定义工具，支持单流程、多流程、自由流程并存模式
系统采用图形化的工作流定制，能够直观地描绘出用户的业务流程达到“所见即所得”的目的。
图形化的流程定制端是实现负责业务逻辑流程的基础，采用“拖拉”的方式使得定制流程更为简单，用户无须掌握高深的技术，只需了解本单位的业务流程就可以轻松的定制出复杂的业务流程。
采用全面图形的流程控制，为系统设计、管理、应用提供了一个直观的、全面的、系统的流程界面，大大减少了工作流程的系统分析、设计时间。
（2）提供快速修改立即生效
当用户对流程进行修改并确认保存后，所有正在使用该流程进行流转的公文以及将要使用该流程进行审批的文件都将立即使用新的流程进行文件的审批流转。
（3）提供节点属性选择设定
节点（通常我们可以将节点理解为流程中的状态）提供多种属性的设置。
（4）人员角色的选择
流程中的每个节点都有列表显示：
角色
功能
办理人员
指在该节点有可能有权办理文件的人员列表，对于具体文件流程将由用户根据人员列表进行选择。
读者
指在该节点有可能有权阅读文件的人员列表，对于具体文件流程将由用户根据人员列表进行选择。
委托办理人
指当办理人员不在时可以选择的临时办理人员列表，对于具体文件流程将由用户根据人员列表进行选择。
执行人数的选择
在执行人数处可以选择单人选择、多人选择（这里是指办理人员是选择单人还是选择多人进行办理），如果选择多人则还需要选择单人完成、多人完成（这里是指在选中的多办理人中仅需一个人完成就算节点完成还是需要所有选中的办理人都处理完成才算完成）。
图图图
（5）提供流程分支，子流程等
（6）系统提供自由流程模式
自由流程模式：
允许用户自定义下各节点的办理人员和办理权限。
（7）流程中的权限控制严格
工作流平台提供了严格的权限控制机制，能够控制到每个用户的读写权限。
（8）支持流程跟踪
流程的跟踪为工作流提供监督和记录机制，能够忠实地再现流程的办理情况，支持的流程跟踪模式，可方便查询当前文件所处的状态。
3.2.2海德OA支持手写笔具有原文批注功能和电子印章功能
原文批注功能特别适用于公文处理系统。
支持任意型号的手写笔，能够啊那人查看批示的内容，能够设定批注的颜色，笔的粗细，具有橡皮擦功能，能够进行放大缩小，打印等实用的功能。
下图为手写批注图示：
图图图
海德OA采用电子数字签名和加密算法，保证了电子图章的唯一性。
是无纸化办公和网络公文传输中重要的组成部分。
可广泛应用于要求高安全性和确认身份的办公自动化系统中。
图图图
3.2.3海德OA支持多种组件，能够方便快速的与系统进行挂接
海德即时通讯组件：
即时通讯结合了办公自动化系统的特点和当今流行的即时通信软件的优点，实现了在线感知，即时通信，文件传输，在线会议，短信通知等多种功能。
图图图
图图
3.2.4海德OA提供了开放的数据接口，方便和别的系统进行数据交换
系统采用XML技术，遵循标准的XML格式，能够把办公自动化系统中的所有文档输出为标准的XML文档，同时也能够把外部应用程序传送过来的标准XML文档引入到系统中。
利用XML标准的应用程序做到无缝连接和集成，也能够实现不同办公自动化系统之间的数据交换。
3.3易于扩展维护
应用系统具备完善的组织机构设置功能，可以按照部门、群组、角色进行设置可以满足绝大部分组织设定。
图图图
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3.4安全设定便捷灵活
●简单的群组授权，可以赋予不同用户不同权限。
支持群组，部门或是角色以及个人策略。
●用户可以进行个性化的界面自定义。
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4.系统功能介绍
4.1个人办公系统：
日程安排、待办事宜、电子邮件
个人办公是电子协作的基础，按照单位的组织结构实现日程透明安排、上级领导可以查询下级的日程，也可以给下级安排待办事宜，电子邮件是电子协作的基础。
日程安排功能模块中包括多级权限设定、自动提醒、自动写入和冲突检测等功能。
根据日程库的系统设置文档，系统将自动设定所有人员创建日程时的默认读者、确定是否允许创建或修改以前的日程、是否允许时间冲突等；用户在这个基础上，可以授权其他人对自己的日程进行读写操作。
用户还可以在日程执行前。
设定闹钟的定时提醒。
某些需要审批的日程一旦通过审批，系统将自动将其写入日程库。
系统还具有时间冲突检测功能，一旦存在冲突，则会立即提示用户进行相应的处理。
待办事宜是整个办公自动化系统的重要组成部分，除了实现上级领导安排待办事宜外，流程类功能如：
收文系统、发文系统、会议管理等系统产生的用户信息传递都由“待办事宜”来完成，知识管理、信息发布类都将信息发送到用户的待办事宜中。
待办事宜是办公自动化系统面向领导和具体工作人员的一个窗口，系统正常运行后，上报领导的公文、请示、信息都集中在领导的待办事宜系统中，领导的事项集中在办理人员的待办事宜中；领导只需查看、处理待办事宜系统中的文件，领导批示、审批、审阅的工作都可以完成，极大地方便了领导办公。
同时工作人员需要经常查看待办事宜，办理领导交办的事项，以免本人的待办事宜延误。
系统还提供授权功能，即用户不在岗时，待办事宜将自动转发给指定的人员进行办理。
此外，该系统还与办公助手功能结合在一起，具有自动提醒功能，用户可以实施地从即时通中得知待办信息。
4.2公文处理系统：
收文系统、发文系统、档案管理、流程定义
收文系统实现公文上报、登记、拟办、中转、转发、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档、相关单位查询公文等。
在系统中特别注重数字化数据的一次性录入，减少重复劳动，提高办公效率。
发文系统主要完成发文所涉及的一系列操作：
处室拟稿、领导审签、文字初审、文字复审、领导签发、文书印发等。
系统对发文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签。
签发意见，并且还提供强大的痕迹保留功能。
档案管理是指对从各个子系统中归档过来的文档进行管理，查询以及借阅的权限控制。
档案管理具有高度的保密性，管理员可以设置每一类文档的安全策略。
同时系统还拥有完善的借阅制度，没有查看权限但有借阅权限的用户在申请借阅文档时，系统会根据用户选择自动生成借阅申请，管理员有权同意或拒绝借阅，超过借阅期限，借阅文档会被自动回收。
系统还能够定期自动或手动对某个人的借阅次数、借阅档案数量，某一类或某一个档案文件的被借阅次数、被借阅频率等进行统计。
公文系统具有灵活的流程设置，用户可根据情况自行定制，实现了一个流程应用于多个业务功能，和一个业务功能可以采用多个流程。
系统采用了完善的流程跟踪和控制。
系统对收文的整个流程进行跟踪，详细记录公文的当前状态、办理的过程和拟办、批示意见以及办理结果。
4.3办公事务处理系统：
工作简报、请示报告、会议管理、接待管理、领导活动安排
工作简报实现了起草并发布不同类型的工作简报。
每一种不同类型的简报可选择不同的标志和题头；指定发布范围，您可从地址簿中选择信息的发布范围，只有您选定的人才有查看权限；信息的浏览，您可以随时浏览部门工作简报上已发布的信息，未发布的信息只有录入人自己能看到。
简报指定读者哭针对简报做出批示（批复）。
请示报告是各部门经由办公室（或别的职能部门）想单位领导请示、报告工作的途径。
请示报告系统的主要目的是利用计算机网络辅助办公室对各部门的请示报告进行登记、提交、信息反馈、查询、统计等工作；实现各部门请示报告的生成、部门意见的签署、办公室拟办意见的签署和领导批示等全过程的网上作业，实现流程的实时控制，保证请示报告单的安全、快速运转。
会议管理完成会议所涉及的一系列操作：
会议起草、审批、安排、纪要等。
会议管理系统主要管理内部的各种会议，包括多议程、多时段的会议。
可以进行会议登记、下发会议通知、生成会议纪要等。
系统对常规会议和临时会议提供计划、准备、记录、查询的功能；在会议召开前进行会议准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件的方式发出会议通知等；会议召开期间管理会议日程表；会议结束后要对出席情况、议题讨论结果、会议决议内容作记录并整理会议纪要。
接待登记管理是用来管理来访人员的人数、目的等情况。
接待管理员进行接待登记，选择定制好的流程转领导审核，审核通过的接待登记由办理人员办理后进行归档。
领导活动安排主要完成领导活动安排的录入、发布，可以在活动安排管理中根据各部门或领导的安排建立企业一天的日程安排，同时可将信息共享给指定的部门或个人（参与者），并发送邮件提醒。
活动安排用户可以对文档编辑和删除。
共享给的用户只能查看不能编辑和删除。
4.4资源管理系统：
办公用品、图书期刊、车辆管理、固定资产管理、人事管理
办公用品管理是对企业的办公用品进行管理。
主要功能包括物品入库登记、领用登记、缴物登记、物资价拨（库存期间损坏等情况）、部门之间的调拨以及库存、领用查询等，要求生成财产分类明细账。
物品库存查询可按物品名称、物品分类和购置日期进行多条件组合查询。
物品领用登记查询可按物品名称、领用单位和领用日期进行多条件组合查询。
图书管理是为了对现有图书进行分类登记管理，主要功能包含借阅记录，手动催还，图书查询，借阅记录查询，三个月未还图书到期自动发送邮件提醒用户归还。
车辆管理模块的主要作用是将单位车辆的具体资料保存在本数据库中。
利用数据库对车辆进行各种情况的记录，查询，包括：
车辆预定、使用、协调、维修、保养、报废等。
固定资产管理包括设备申购、登记、分配等一系列的流程。
用户可以根据个人需求，网上填写请购申请，获得批准后，进行采购，管理员进行设备登记，方便其他员工查阅设备使用情况，跟踪设备预定、归还、转移、维修、报废等情况。
人事管理系统主要目的是为方便单位的人事档案管理而设计，每个员工的相关个人资料都保存在本数据库中。
利用本系统可以进行公司的人事资料的浏览，查询和分析，以便于单位内部的人力资源开发。
4.5综合信息系统：
公告栏、大事记、公用通讯录、规章制度、电子论坛、留言板、信息采集、企业名录
大事记主要完成大事记的录入、发布，管理员可以起草并发布不同类型的大事记，用户可根据情况按部门、作者、类别、时间四种不同分类查看大事记信息。
规章制度系统用来管理与本部门有关的各种法律法规和政策，信息内容由专人录入供所有人员查询，支持字符、图片等各种格式。
规章制度具有阅读跟踪功能。
公告栏实现公告牌的录入、发布、阅读跟踪，您可以起草并发布不同类型的电子公告，每一种不同类型的公告可以选择不同的标志和题头；用户可根据情况决定是否将公告送与领导批示；系统对公告牌的整个流程进行跟踪，详细记录公告的当前状态、公告牌审核的过程和领导审签、签发意见。
公告作者可以查询公告的阅读情况，哪位读者、什么日期阅读。
电论坛主要目的是为单位内部所有人员提供发表自己看法和建议，开展广泛的、不拘一格的讨论的园地。
它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为您和其他人进行信息交流提供了极大的方便。
用户可根据情况自由的增加/删除栏目。
可以起草并发布不同类型的文章，每一种不同类型的文章可选择不同的标志和题头。
留言板用于在内部留言并可答复留言，方便用户之间的信息交流。
信息采编实现接收各个部门以及下级单位上报的信息。
信息采编员能筛选信息，对选中的信息进行打分，并可汇总选中的信息，形成汇总文档。
汇总文档可以被领导审阅，审阅通过的汇总文档作为电子刊物发布。
企业名录主要完成资质企业名录的录入，管理员可以新建资质企业名录，一般用户可查看资质名录信息。
4.6系统设置
系统配置是办公系统的控制中心，实现了关键字、主题词、群组权限、人员管理、数据库管理、流程定义、数据归档、功能模块权限（ACL及角色）设置等功能，由办公系统管理员负责。
5.海德办公自动化系统的行业特色
根据建设部十五发展规划纲要，信息化建设应该高起点严要求，站在优化企业流程，提高企业生产效率的立场出发来规划和设计企业的信息化方案。
即建设一个集办公自动化，计划经营管理、设计项目管理、设计过程管理、生产技术管理、工程图档管理、辅助决策系统、现代企业文化等为一体，以现代网络技术为依托，技术先进、扩展性强，结构合理，内外沟通的信息管理系统，逐步使管理者和设计人员观念信息化、决策信息化、经营手段信息化、数据加工信息化、组织管理信息化。
最终使企业实现市场创新、技术创新、管理创新、小姨创新，从而提高企业的市场竞争力。
基于以上设计思想，海德工程图档管理系统不仅能作为独立的系统为广大工程勘察设计企业服务，也可和工程设计行业的其他系统紧密集成，作为一个整体共同组成工程设计行业信息化系统解决方案。
海德工程勘察设计行业信息管理系统功能模块图
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