文件编制.docx
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文件编制
文件编制
（本页各行文本的样式为：
XH_独立行）
二〇一四年九月
目录（本行文本的样式为：
XH_独立行）
1第一章示范（1级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-1级）1
1.1第一节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）1
1.1.1第一小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）1
1.1.2第二小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）1
1.2第二节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）1
1.2.1第一小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）1
1.2.2第二小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）1
2第二章格式库（1级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-1级）1
2.1第一节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）1
2.1.1第一小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）1
2.1.2第二小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）2
2.2第二节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）2
3格式规范指南4
3.1通用规范4
3.1.1宏观布局及框架结构4
3.1.2行文文法细节5
3.1.3插图及表格6
3.2信号所格式规范化建议7
3.2.1纸质文件中的各页7
3.2.2电子文件中的各对象7
3.3Word的几点经验9
3.3.1模板9
3.3.2目录10
3.3.3样式10
3.3.4快捷键10
3.3.5其他11
1第一章示范（1级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-1级）
1.1第一节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）
1.1.1第一小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
1.1.2第二小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
1.2第二节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）
1.2.1第一小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
1.2.2第二小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2第二章格式库（1级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-1级）
2.1第一节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1第一小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1标题（4级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-4级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1标题（5级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-5级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.1标题（6级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-6级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.1.1标题（7级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-7级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.1.1.1标题（8级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-8级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.1.1.1.1标题（9级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-9级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.1.1.1.2标题（9级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-9级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.1.1.2标题（8级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-8级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.1.2标题（7级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-7级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.1.2标题（6级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-6级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.1.2标题（5级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-5级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.1.2标题（4级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-4级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.1.2第二小节（3级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-3级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
2.2第二节（2级标题）（本行文本的样式为：
XH_标题-2级）
普通正文。
（本行文本的样式为：
XH_正文）
普通标题（本行文本的样式为：
XH_标题-普通）
普通正文。
无次序的列项如下：
（本行文本的样式为：
XH_正文）
•无次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-无序）
•无次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-无序）
普通正文。
有次序的列项如下：
（本行文本的样式为：
XH_正文）
1）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
2）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
3）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
4）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
5）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
6）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
7）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
8）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
9）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
10）有次序的列项内容。
（本行文本的样式为：
XH_列项-有序）
（上一行以及本行文本的样式为：
XH_插图）
图2.2-1ZG2-42/0.5型整流器接线图（本行文本的样式为：
XH_插图-名称）
（上一行以及本行文本的样式为：
XH_插图）
图2.2-2CRH动车组（本行文本的样式为：
XH_插图-名称）
表2.2举例表格（本行文本的样式为：
XH_表格-名称）
序号
标题二
标题三
本表标题行的样式为：
XH_表格-标题行
1
表格内容
表格内容
本表以下各行的样式为：
XH_表格-普通行
2
表格内容
表格内容
表格内容
3
……
……
……
以下内容仅供参考。
基于本模板（Normal.dot）创建文档时可首先删除第3章，仅采用前两章的框架。
3格式规范指南
3.1通用规范
参考文献：
①《标准化工作导则第1部分：
标准的结构和编写》（GB/T1.1—2009），②《工程建设标准编写规定》（建标[2008]182号），③其他正规出版物。
3.1.1宏观布局及框架结构
文件框架
长文档宜分设封面页、目录页、正文页等，根据需要增设相关页（如扉页、签字页等）。
较简单的文档可以只有正文页。
页眉页脚
正文页宜设置页眉、页脚（页码），以列出文档的基本信息。
其他页不宜设。
文件结构
需按章、节、小节等行文时，宜采用“1、1.1、1.1.1…”的框架结构。
特别长的文档宜将“章”设置为另起一页。
各级标题的字体、缩进量、段落间距等格式不应出现反向梯次。
在语文学上，凡以简单词组作概括性描述的为“标题”，凡以“句、段”叙述的为“正文”。
并列层次
文档中的章、节、小节等某一层次中有两个或以上时方可分项，比如：
第2章中如果没有2.2节就不应设2.1节，以此类推。
悬置段
相邻层次的标题（如第2章标题和第2.1节标题）之间的“段”称为悬置段。
如可能引起混淆时不宜设置悬置段。
页尾孤行
独立出现在页的末尾的“成段单行”称为页尾孤行。
以下成段的单行不宜成为页尾孤行：
标题行、插图、表格名称、表格的标题行等。
列项
多条并列的内容称为列项。
列项应由后缀冒号的文字引出。
各项应前缀列项符号。
不必明确顺序或不需识别时宜使用破折号或圆点（本模板推荐后者）；如需明确顺序或需要识别时宜使用右半圆括号的阿拉伯数字，如1）、2）…。
3.1.2行文文法细节
字符及字体
采用半角型字符，但表示并列关系的斜杠可以使用全角型（如“和／或，AC／DC”）。
正文字体大小适中（不宜超过小四）。
西文字体全篇统一（宜采用TimesNewRoman）。
中文宜使用宋体；黑体有强调作用，一般用于重要的标题行、表格名称等。
标点及符号
中文内容应采用中文标点。
仅左引号、左括号、左书名号和省略号可出现在行的开始。
插图名称、表格名称、公式、表格标题行中不宜使用标点。
表格中最末一句不宜使用句号。
范围符号应采用“~”，不采用“—”或“-”。
代号
字母代号应区分大小写（尤其是表示量纲的单位时），区分上标、下标。
以阿拉伯数字和字母表示“数和量”时应补空格（如250km/h），但表示平面角的度、分、秒例外（如45˚11'22"）。
表示公式的字母代号应采用斜体。
正文段落
行间距疏密适中且全文统一，段的首行缩进2字符。
名词简称
词语如需使用简称，宜在全文第一次出现该词语时以“后随圆括号”方式给出简称，以后则应使用该简称，如：
“……列车运行控制系统（以下简称列控系统）……”。
标准及公文名称
先以书名号列出标题、再以圆括号列出代号，如：
•《标准化工作导则第1部分：
标准的结构和编写》（GB/T1.1—2009）
•《机车信号信息定义及分配》（TB/T3060—2002）
•《关于北京南站延续进路问题的批复》（铁运函[2011]247号）
数学公式
公式中的参数以斜体表示，重要的公式应按其所在的章节编号，如：
Lmin=vmax·t确认+20（3.1.2）
上述规范举例如下表：
表3.1.2文字及符号写法举例
非标写法
正确写法
说明
5m、3S、25HZ、20DB、5Km/h、
5KVA、0.785MM2、9.8m/s2
5m、3s、25Hz、20dB、5km/h、
5kVA、0.785mm2、9.8m/s2
字母应区分大小写，区分上下角标，表示“数和量”的字符之间应补空格
200~250km/h
200–250km/h
200km/h~250km/h
（200~250）km/h
数值区间两端均应有单位，且统一，
表示范围时应用“~”号，不用“–”号
10~15%
1.1~1.3×103
10%~15%
1.1×103~1.3×103
后者相当于10~0.15，不正确
后者相当于1.1~1300，不正确
220±22V或220V±10%
220V±22V或（220±22）V
“±”前后：
无量纲或量纲不一致
2×5mm或2X5mm
L×W：
2mm×5mm
L×W（mm）：
2×5
字母X不是乘法符号；各数值均应有单位，非标写法相当于“2个5mm”
2亿t
每小时km或千米/小时
两亿吨或2×108t
千米每小时或km/h
汉字数值不宜与单位符号混用
单位的符号和名称不能混用
2011年05月04日
二零一一年五月四日
2011年5月4日
二〇一一年五月四日
不作为软件格式读取时，不宜补齐0，
汉字形式的数字不宜混用大小写
每s运行距离，应<1.5倍通流量，结果以％表示
每秒运行距离，应小于1.5倍通流量，结果以百分数表示
符号代表特定概念、代号代表特定事项，叙述中不使用符号代替文字说明
3.1.3插图及表格
插图及表格的基本格式如下：
•对于插图或表格，在前文的段落中均应有呼应的内容。
•插图及表格均应有编号、名称，两者共同构成名称行。
•插图名称行位于插图下方，两者不跨页；表格名称行位于表格上方，两者不跨页。
•插图及其名称行、表格及其名称行均应水平居中。
•插图及表格的宽度不宜超过有效页面宽度。
•表格标题行与紧随其后的普通行不跨页，表格跨页时应自动重现标题行。
•表格外边框采用粗线，内部框线采用细线。
•表格内容与其框线有一定距离，表栏中无内容的单元格宜以短横线“—”补空。
•如表格中所有单位均相同，宜在表的右上方以适当陈述（如“单位为毫米”）统称。
•表格与其后续文本应有一定的距离。
插图及表格的编号方式举例如下：
•若插图／表格位于第n章标题与第n.1节标题之间的悬置段，可命名为图n／表n。
•若插图／表格位于第2.3.1节，则可命名为图2.3.1／表2.3.1。
•若同一节中有多个插图／表格，可以后缀“-1、-2、…”的方式顺序编号，比如第3.2.1节中的插图／表格，可编为“图3.2.1-1／表3.2.1-1、图3.2.1-2／表3.2.1-2、…”。
•较为简单的文件可按简单顺序编号（如“图1／表1、图2／表2…”），如果全文仅有一幅图／表，仍应给出编号“图1／表1”。
3.2信号所格式规范化建议
3.2.1纸质文件中的各页
本模板（Normal.dot）以及“模板_工程设计说明书.doc”给出了纸质文件各页的推荐样式，可按需套用。
其具体描述如下：
表3.2.1信号所格式规范化建议（纸质文件）
组成页
重要格式描述
Word实践
全部页
•纸张：
A4纵向
•双面打印时内侧加宽
•单面打印时左侧加宽
•如需改变部分内容的幅面，可插入分节符单独设置
•“对称页边距”，装订线0.5cm，页边距均为2cm
•页眉距边界2cm、页脚距边界1.5cm
封面页
•无页眉、无页脚、无页码
•各对象的格式、位置固定
•背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
•本页各对象采用的样式为“XH_独立行”
•院Logo图片为嵌入型，4cm×11cm
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
扉页
•无页眉、无页脚、无页码
•各对象的格式、位置固定
•扉页一、二宜分属同一页的正反面
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
•“设计文件分发表”的格式统一
目录页
•无页眉、无页脚、无页码
•一般给出两级目录，根据需要增加
•美观、清晰、简洁，各级别有梯次
•页数为奇时，末页背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•目录为自动生成，其中各级标题给出了推荐格式
•目录中各级别由高至低给出了推荐梯度
•应随时更新“域”，可右击选择“编辑域：
TOC”编辑之
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
工程
总图页
•有页眉、无页脚、无页码
•有“图名”，居中，美观、清晰
•背面空白
•在Word中与随后的正文内容共属一“节”
•“图名”文本行及插图给出了推荐格式
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
正文
内容页
•有页眉、有页脚（页码）
•符合出版物的格式，美观、清晰
•页数为奇时，末页背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•可根据需要增加节（如需插入横向页面时）
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
签字页
•有页眉、无页脚、无页码
•样式全所统一
•背面空白
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
•尾部插入分节符实现双面打印时背面自动空白
封底
•无页眉、无页脚、无页码
•样式全所统一
•在Word中属于独立的“节”
•采用虚表格使各对象的相对位置固定
注：
上表列出的各组成页以“工程设计说明书”为例，其他文件可能删减某些页（如工程总图页、签字页、封底、封面、目录页等）。
3.2.2电子文件中的各对象
对于Word电子文档，无论其内容多少、篇幅多长，其包含对象的种类总是有限的，常用的工程说明书、学术文章等用到的对象种类更是不多，这就提示我们可以对它们分别进行定义，在具体应用中对号入座。
Word提供了一些固定样式（如多级标题、超链接、页眉、页脚和正文等），但本模板（Normal.dot）以及“模板_工程设计说明书.doc”未使用固定样式。
作者自定义了22种样式，给出了各对象的推荐格式，可按需套用。
如下表所示：
表3.2.2-1自定义的22种“样式”
XH_标题-1级
XH_标题-6级
XH_页眉
XH_列项-无序
XH_表格-名称
XH_标题-2级
XH_标题-7级
XH_页脚
XH_列项-有序
XH_表格-标题行
XH_标题-3级
XH_标题-8级
XH_独立行
XH_插图
XH_表格-普通行
XH_标题-4级
XH_标题-9级
XH_正文
XH_插图-名称
XH_注解
XH_标题-5级
XH_标题-普通
该22种自定义的“样式”的主要格式描述如下表所示：
表3.2.2-2信号所格式规范化建议（电子文件）
Word对象
自定义的“样式”及其主要格式
说明
1级标题
样式为：
XH_标题-1级
•1级大纲、黑体／TimesNewRoman、三号
•居中、单倍行距、段前2行、段后1行
•与下段同页，制表位：
2字符
•一般应用于“章”
•设置了Word自动编号
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
2级标题
样式为：
XH_标题-2级
•2级大纲、黑体／TimesNewRoman、四号
•两端对齐、单倍行距、段前1.5行、段后0.5行
•与下段同页、悬挂缩进2字符，制表位：
2字符
•一般应用于“节”
•设置了Word自动编号
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
3~9级标题
样式为：
XH_标题-n级（n=3…9）
•n级大纲、黑体／TimesNewRoman、小四
•两端对齐、单倍行距、段前1行、段后0.5行
•与下段同页、悬挂缩进n字符，制表位：
n字符
•一般应用于“节”以下的“小节”
•设置了Word自动编号
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
•第3级以下标题主要格式基本相同
•第1级~第9级标题形成了梯度
普通标题
样式为：
XH_标题-普通
•宋体／TimesNewRoman、小四加粗
•两端对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0.5行
•与下段同页、左缩进1字符
•一般应用于需作总结的普通段落
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
页眉
样式为：
XH_页眉
•宋体／TimesNewRoman、八号
•居中对齐、单倍行距、段前0行、段后1行
•页眉包括：
信息虚表格、空行
•后者采用了该样式（XH_页眉）
•Logo图片为嵌入型，0.8cm×6cm
•段后1行以避免正文紧贴横线
页脚
样式为：
XH_页脚
•TimesnewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0行、段后0行
•页脚是自动生成的页码
•居中设置可兼顾单面、双面打印
独立行
样式为：
XH_独立行
•黑体／TimesNewRoman、三号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0.5行
•一般用于文件总标题等特殊行
•可基于该样式作外部修改
正文
样式为：
XH_正文
•宋体／TimesNewRoman、小四
•两端对齐、1.25倍行距、段前0行、段后0行
•首行缩进2字符
用于最普通、最广泛的文本
列项内容
样式为：
XH_列项-无序、XH_列项-有序
•宋体／TimesNewRoman、小四
•两端对齐、1.25倍行距、段前0行、段后0行
•左缩进2字符、悬挂缩进1.5字符
•制表位：
3.5字符
•各列项内容应前缀列项符号
•无序的列项推荐以“•”符号前缀
•有序的列项推荐以“数字）”前缀
•整体左缩进及悬挂缩进
插图
样式为：
XH_插图
•宋体／TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0行
•与下段同页
•插图所在“行”宜独立成段
•插图为嵌入型，其尺寸可自行定义
•“与下段同页”实现与名称行不跨页
插图名称
样式为：
XH_插图-名称
•宋体／TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后1行
•插图名称所在“行”宜独立成段
•名称中的编号与文字之间空2格
表格名称
样式为：
XH_表格-名称
•黑体／TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0.5行、段后0.5行
•与下段同页
•“与下段同页”实现与表格不跨页
•表格名称所在“行”宜独立成段
•名称中的编号与文字之间空2格
表格各行
标题行的样式为：
XH_表格-标题行
普通行的样式为：
XH_表格-普通行
•宋体／TimesNewRoman、五号
•居中对齐、单倍行距、段前0行、段后0行
•无左右缩进
普通行可基于样式作外部修改；
标题行还设置了：
•“与下段同页”可避免为“页尾孤行”
•在各页顶端以标题行形式重复出现
注解
样式为：
XH_注解
•楷体／TimesNewRoman、五号
•两端对齐、1.25倍行距、段前0行、段后0行
•首行缩进2字符
正式文件中不常用“注解”
注：
1、因表格的格式选项非常多，推荐采用本模板（Normal.dot）及“模板_工程设计说明书.doc”提供的样表；2、表格内部经常使用软回车（Shift+Enter）。
3.3Word的几点经验
3.3.1模板
Word的模板为Normal.dot（“Normal”为系统定义，扩展名中的“t”表示“Template”）。
其初始模板是一张白纸。
Normal.dot本质上也是Word文件，可以被Word打开、编辑。
每次启动Word时，系统自动以该模板作为默认样式开始一篇待命名的新文档。
推荐以本文（Normal.dot）替代Word中的初始模板。
具体操作办法为：
11）关闭所有Word程序；
12）使用Windows查找（搜索）功能，找到Normal.dot；
13）替换之。
注：
1）、本模板位于：
ftp:
//xhs/1_所室规定/文件格式通用规定/Normal.dot；
2）、Word安装时，其模板文件的典型位置举例为：
C:
\DocumentsandSettings\cgh\ApplicationData\Microsoft\Templates\Normal.dot。
此后，每次启动Word时自动显示的文档即变为本文件样式。
应用时，可首先命名保存文件再填空，或将现成的文本素材以“无格式内容填充于框架”的方法开始工作。
注：
利用“样式”和“格式刷”进行操作最为便
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