利用Ecel进行固定资产核算的方案.docx
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利用Ecel进行固定资产核算的方案
利用Excel进行固定资产核算的方案
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利用Excel进行固定资产核算的方案
固定资产的核算是重要的会计业务之一，业务发生较少，记账量不大，而计算比较繁琐。
使用Excel以表代账，可以摆脱繁琐的手工计算，提高准确性，方便、高效。
从技术上看，利用Excel进行固定资产核算并不复杂，但也有其特点、难点。
本文提出的方案中，第一个月建账必须建立一个Excel文件（工作簿），进行必要的设置，以后每个月主要工作是拷贝建立新文件、输入新数据等，大大减轻工作量。
为更好的说明核算方案，本文附有简单案例。
该案例文件在Excel2002中调试通过。
一、固定资产的编码
在建立电子表之前，应对所有固定资产进行编号。
资产数量少的企业没有编码固然可以，但建立编码，可以方便查询和日常管理。
编码应当注意：
1.划分类别时，尽量不考虑可变属性要素，而主要依据不变属性要素，如物理技术性质分类。
可以在数据库（清单）中设专门字段反映可变属性，如存放地点、使用部门、用途等要素。
如果将可变属性列入编码，则每次改变地点、使用部门、用途就必须改变资产编号，难以跟踪，容易发生混乱，造成不必要的麻烦。
2.尽量简单。
常见的是由类别、添置年月、流水号三个部分构成，总共需要9－12位左右。
类别、添置年月、流水号三个部分用分隔符号隔开，方便识别。
其中，类别可细分为大类、中类、小类，占3－5位。
添置年月占4位基本可以满足需要。
流水号（顺序号）则视公司规模大小而定，一般3位即可。
每部分不足位数的，用“0”补足。
甚至也可以象大型ERP软件那样，直接用流水号作为编码，在Excel数据库（数据清单）中，设立类别、添置年月字段。
但一般财务软件功能难以适应这种做法。
3.每件资产都要有唯一的专用编码，即使是同一批次、同一时间购入、存放在同一地点也不能整批使用同一编码。
因为购入时以上因素虽然一致，但今后每一件的用途、存放地点、寿命都可能有变化。
分别编码，才能分别跟踪每件资产。
4.如果是集团性企业，固定资产编码规则应该统一，保证不重码，今后使用专门的管理信息系统如ERP软件时，可以减少编码工作。
5.减少的固定资产使用过的号码不得重复利用，以方便档案信息管理。
6.为方便识别，应将号码签贴在每台资产上。
如果体积允许，每件资产应贴两份号码签，分别在显眼位置和不显眼位置，以防时间长以后遗失或磨损难以识别。
较小型的设备、工具则使用牢固的号码签，贴一份即可。
由于资产购进时间涉及保修期、更新决策等重要事项，如果号码中没有包含购进日期信息，最好能在标签上注明购进年月。
7.资产较多的单位，号码签如果能由编号和条码共同组成，则盘点时可以使用读码器采录数据，更方便、快捷。
8.编码尽量统一采用数字，不要混入字母、汉字等，以便在利用计算机输入数据时，不必在文字与数字键盘之间切换，提高速度。
二、核算表格设置及操作
一）总体方案
固定资产核算的主要业务包括：
增加、减少、折旧等。
日常核算、管理需要建立一套明细账（卡片），增加、减少、折旧都在这套账上进行。
利用Excel处理，需要分别设立“固定资产”、“固定资产减少”及“报表”三个主要表格。
其中，“固定资产”相当于固定资产明细账（卡片），记录需要计提折旧和已提足折旧的在用固定资产。
“固定资产减少”表相当于投资转出、报废、对外捐赠、无偿调出等减少资产的档案记录，相当于把这部分资产的明细账（卡片）另行抽出装订备案。
“报表”用于分类汇总、分配资产折旧费用，汇总资产的原值、累计折旧等数据，制作固定资产报表。
二）“固定资产”表
1、表格设置
如图1，设“固定资产”表，包括以下字段：
列号
字段名
内容说明
A
行次
记录的行次
B
编号
固定资产编码
C
入账日期
入账日期
D
入账凭证号
入账的凭证号
E
名称
固定资产名称
F
规格型号
品牌、规格、型号等说明
G
物理类别
按物理技术性质的大类（如计算机及通讯设备、交通运输设备、机器设备、家具及办公设备、房屋建筑物）
H
用途
生产经营用、非生产经营用
I
原值
按会计制度入账的金额
J
残值率
预计残值率
K
预计使用年限
预计经济使用寿命
L
已提折旧月份
计算已计提折旧的月份，以判断是否应当继续计提
M
每月折旧
每月的平均折旧额
N
本月折旧
当月计提的折旧额
O
累计折旧
累计计提的折旧额
P
净值
原值扣除累计折旧后的余额
Q
使用部门
使用部门
R
存放地点
存放地点
S
折旧科目
计提折旧的费用归属科目
T
状态
在用、出租等
U
备注
补充说明资产的有关事项
图1：
固定资产
图2：
固定资产减少
表中首列为“行次”，其作用是，由于经常需要进行排序等操作，打乱原数据排列顺序，按“行次”排序就可以恢复原有顺序。
建立数据表后，就可以把账簿数据录入表中。
其中，月折旧、本月折旧、净值等字段可以计算得到，不必录入。
值得注意的是，累计折旧是历史数据，必须按账簿数据录入。
如果发现以前计提折旧有错误，最好在录入前编制凭证调整准确。
注意，由于需要用到Excel的数据库（数据清单）功能，除表头、明细数据之外，表中不要录入其他无关的内容。
为免程序在判断数据范围时出错，Excel的数据库（数据清单）功能要求：
1）每列都要有列头（字段名、标题）；
2）每一列中包含有相同类型信息；
3）数据清单中不能有任意一行或一列空白（即中断）；
4）在数据清单范围外相临的行列（包括上下各一行、左右各一列）不能有数据；
2、折旧计算公式
固定资产的折旧计算包括每月折旧、本月折旧、累计折旧、净值等。
在判断是否需要计提折旧时，还要用到已计提折旧的月数。
1）每月折旧
Excel提供了直线法、双倍递减余额法、年数总和法等各种折旧方法的函数。
本文以最常用的直线法为例，不必使用专门的函数。
每月折旧＝原值×（1－残值率）÷预计使用年限÷12
例中，每月折旧在M列，公式为：
=（I2*（1-J2）/K2）/12
2）已提折旧月份
判断一项资产是否已经提足折旧，本月是否应当计提，可以根据累计折旧、净值或已提折旧月份。
这里介绍根据已提折旧月份判断的方法，通过比较已提折旧月份是否小于预计使用寿命期，来判断是否应当继续提取折旧。
从计算方法上看，已提折旧月份等于两个日期（最近折旧月份与入账日期）的间隔月份。
Excel没有直接提供计算两个日期之间相隔多少月份的函数。
由于每个月天数不固定，如果直接利用两个日期之间的间隔天数计算，比如“＝（折旧日期－入账日期）÷30”，结果是不准确的。
许多书刊介绍了如下变通公式：
＝TRUNC（（折旧日期－入账日期）÷（365÷12））－1
其中，TRUNC的含义是去除小数点后面的数字。
其实不需要考虑间隔天数，以下公式同样可以计算已提折旧月份。
=（YEAR（折旧日期）－YEAR（入账日期））×12+MONTH（折旧日期）－MONTH（入账日期）－1
其含义是：
先不考虑月份，把折旧日与入账日的年份差乘以12，相当于两个对年对月日期的月份差。
再根据实际月份调整，比如，折旧日期为5月，入账为2月，则应加上（5－2＝3）。
反之，折旧日期为2月，入账为5月，则应加上（2－5＝－3）。
计算结果为连同折旧计算月份在内的月份差，还应扣除1个月，才是以前计提了多少个月。
例如，设备入账日期1999年2月8日，计提折旧日期2003年4月30日，则：
已提折旧月份＝（YEAR（2003年4月30日）－YEAR（1999年2月8日））×12+（MONTH（2003年5月30日）－MONTH（1999年2月8日））－1=（2003－1999）×12+（5－2）－1＝50
如果是当月购入的固定资产，则已提折旧月份计算结果为－1。
可以据此来判断是否当月增加的资产。
例中，已提折旧月份在L列，公式为：
=（YEAR（折旧汇总!
$B$1）-YEAR（固定资产!
E2））*12+MONTH（折旧汇总!
$B$1）-MONTH（固定资产!
E2）-1
（注：
符号$在公式中，代表绝对引用。
当把公式移动或拷贝到其他位置时，符号$后的行或列不会跟着改变。
如果没有$，就是相对引用，当把公式移动或拷贝到其他位置时，引用的行或列将跟着改变。
）
3）本月折旧
按照“当月增加当月不提，当月减少当月照提”的规则，根据已提折旧月份判断是否应计提折旧。
条件1：
当月增加的固定资产不应提折旧。
按上述计算已提折旧月份的公式，当月增加的固定资产已提折旧月份为－1，只有它大于和等于0之后才能计提折旧。
条件2：
已提折旧月份小于预计使用年限×12，即未提足折旧，才能继续提取折旧。
则公式为：
＝IF（AND（已提折旧月份>=0，已提折旧月份<预计使用年限×12），
每月折旧，0）
意即：
如果满足上述两个条件，则本月折旧＝每月折旧，否则本月折旧＝0。
例中，本月折旧在N列，公式为：
=IF（AND（$L2>=0,$L2<$K2*12）,$M2,0）
4）累计折旧
如果没有计算误差、错误等问题，则累计折旧公式应该为：
＝（已提折旧月份+1）×月折旧
但是，由于以表代账之前是手工计提折旧，总有一些四舍五入的差异，实际累计折旧数据与以上计算结果会有差异。
因此，应当在计提完本月折旧后，复制本月折旧列的数据，利用“选择性粘贴—数值—加”命令，将本月折旧额累计到累计折旧上。
例中，累计折旧在O列，没有公式。
5）净值
计算公式比较简单：
＝固定资产原值－累计折旧
例中，净值增P列，公式为：
=I2-O2
3、操作注意事项
每列只要在第一条记录输入公式，利用下拉复制，就可以编制好所有公式。
特别需要注意的是，必须在菜单中的“工具—选项—重新计算”中，将“以显示值为准”项选中打勾选中，避免出现四舍五入误差。
折旧日期应当统一引用“报表”中的折旧日期，以方便维护。
选中该单元格，利用“插入－名称－定义”将存放折旧日期的单元格命名为“折旧日期”。
命名后，可以在公式中折旧输入“折旧日期”代替实际的日期。
三）“固定资产减少”表
1、表格设置
在用Excel对固定资产进行减少处理时，如果简单地在“固定资产”工作表上把减少的固定资产记录删除，就会造成无账可查，是不允许的。
需要新建一个“固定资产减少”表，专门用来存放减少的固定资产记录，如投资转出、出售、报废、对外捐赠、无偿调出等。
如图2，此表应包含的有用信息列（字段）如下：
列号
字段名（列头）
内容说明
A
行次
记录的行次
B
编号
固定资产编码
C
入账日期
入账日期
D
入账凭证号
入账的凭证号
E
名称
固定资产名称
F
规格型号
品牌、规格、型号等说明
G
原值
按会计制度入账的金额
H
预计使用年限
预计使用年限
I
累计折旧
累计计提的折旧额
J
净值
原值扣除累计折旧后的余额
K
减少日期
减少日期
L
减少凭证号
减少的凭证号
M
减少价格
有偿转出的价格，无偿为0
N
减少原因
注明固定资产减少的原因
2、操作过程
建立“固定资产减少”表后，在第一行输入以上字段。
日常发生固定资产减少时，将“固定资产”中的记录复制到本表。
注意粘贴时，必须使用“编辑—选择性粘贴—数值”，去除原来的公式，并输入减少的日期、凭证号、价格、原因等。
复制完成后，删除“固定资产”中的相应记录。
仍必须遵守Excel关于数据库的约定。
四）报表
日常财务管理中，往往需要一份综合报表，提供当月固定资产原值、折旧的总额，并作明细分类。
包括：
1）按技术（编码中的大类）：
房屋建筑物，机器设备，通讯及电子设备，家具及电器设备，交通运输设备等。
2）按折旧费支出科目：
制造费用，管理费用，其他业务支出等。
汇总处理的方法主要有两种。
一是利用SUMIF函数汇总；二是利用数据透视表汇总。
两种方法都比较简单，但利用SUMIF函数自动程度高一些，可以节省很多操作。
本文介绍SUMIF函数的办法。
1、表格设置
图3：
报表
1）建立“折旧汇总”工作表，建立如图3所示报表框架。
折旧日期可以输入计提折旧的月份（即折旧费所属月份）内的任意一天。
如2003-3-2。
然后利用“格式—单元格—日期”来更改显示格式为“2003年3月”。
并将该单元格命名为“折旧日期”。
其他表如“固定资产”表可以直接调用为计提折旧日期。
2）在“固定资产”工作表，对固定资产清单各列指定名称，方便计算公式引用。
方法为，选定数据清单范围（包括表头、记录），然后单击菜单“插入—名称—指定”命令，在“指定名称”对话框中，选中名称创建于“首行”，按“确定”即可。
当添加了新记录后，命名范围会自动扩展包括新数据行。
2、操作过程
以第一个报表中的房屋及建筑物原值为例，其他项目汇总公式类似。
其计算公式为：
=SUMIF（物理类别,$A6,原值）
其中，物理类别、原值均是“固定资产”表中指定的名称（首行）。
合计栏简单利用“SUM”函数即可。
五）日常操作
i.每月把上月的文件复制一个，更改名称。
采用内容＋年月的方式比较容易识别，如“固定资产管理200303”。
固定资产核算文件应设置打开权限密码，以免其他人未经同意修改内容。
ii.打开新文件，在“折旧汇总”表中，更改折旧日期。
由于当月增减固定资产并不影响折旧计提，日期可以统一为每月1日。
iii.折旧费等计算项目均自动计算，但应利用“编辑－复制”、“编辑－选择性粘贴－数值－加”把当月折旧叠加到累计折旧列。
iv.在“固定资产”表中添加本月增加的固定资产记录，并拷贝相应的计算公式。
v.固定资产减少的操作：
在“固定资产减少”表中添加减少记录，并在“固定资产”表中删除相应记录。
由于当月减少的固定资产必须照提折旧，因此，打印固定资产折旧清单必须在进行固定资产减少操作之前。
vi.操作完成务必保存，并打印报表。
三、与财务软件的对比
国内的财务软件如用友、金蝶等在固定资产核算方面的功能、操作方法上大同小异。
1、核算功能上，财务软件可以轻松地实现所有固定资产核算业务，如同一台傻瓜型全自动的机器；Excel虽然也可以实现所有核算业务，要求使用者有一定的应用经验；
2、安全性、操作方便性上，财务软件比较稳定，操作简单，误操作的可能性较小。
而Excel虽然在安全性上也可以采取一定的保护措施，但还是比较脆弱，容易受到有意或无意的破坏。
3、多机同时操作方面，网络版财务软件胜过Excel。
Excel主要适用单独操作，是“个人英雄”，在联机共享同时作业方面功能较弱。
4、数据结构上，Excel的数据结构可以随意定义，而财务软件的数据结构是开发者固定的，不能更改。
在字段内的数据，可以像财务软件的每个字段数据那样，形成树状结构，同时，各字段之间也可以形成树状结构。
比如，资产存放地点可以设区域、建筑、楼层、房间号等字段，这些字段间呈树状层级结构。
也可以像财务软件那样，都放在一个地点字段内。
这意味者Excel可以管理更多的信息，或以更灵活的方式组织、管理数据信息，并提供灵活的查询、分析功能。
比如，我们可以随时查询某个楼层或建筑物的所有资产数据，而财务软件不行。
5、在数据录入、编辑、查询、分析上，Excel远胜财务软件。
Excel录入数据方便、快捷，可以单个或成批录入、修改、编辑，可以随时以任何条件组合查询。
同时，Excel本身是强大的数据分析工具。
财务软件的这些功能受限于系统设计者，录入、编辑较慢，查询、分析功能有限，进一步分析需要导出数据到Excel处理。
一般财务软件为弥补此缺陷，均提供导出数据到Excel的功能。
6、在灵活性上，Excel远胜财务软件。
只要能熟练使用Excel，在任意一台微机上都可以核算固定资产，资料携带、转移、保存方便，而安装财务软件的微机显然很少，资料携带、转移、保存不便。
7、成本上，Excel比较低廉，一套正版的Office软件也才2000元左右。
而财务软件的固定资产一个模块至少是这个价钱的两倍。
四、总结
由于篇幅限制，本文主要叙述了总体方案和部分难点及解决方案，基本可以完成固定资产核算的大部分工作，大幅度提高工作效率。
但还有许多操作细节问题没有在此探讨，比如自动编制记账凭证打印固定资产明细账（卡片），编制“固定资产增减变动表”，固定资产投资决策时计算内部收益率、编制固定资产增减变动表等。
除打印固定资产、累计折旧明细账有一定的难度外，其他问题在Excel中不难解决。
Excel一个工作表有65536行、256列，可以处理数万条数据。
而销售额在3亿元以下的中小型劳动力密集型企业（如服装厂、鞋厂等）固定资产一般不超过3000件，使用Excel管理游刃有余。
因此，对于尚未实现会计电算化的中小型企业来说，利用Excel进行固定资产核算、管理是可行的。
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