物业岗位职责.docx
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物业岗位职责
第一节、物业公司组织架构
一、组织架构
第二节、物业公司各部门职责
（一）行政人事部职责
行政人事部是负责物业公司内部行政办公事务管理、人力资源建设与管理工作的部门。
其具体职责如下：
1.负责制定及监督、检查公司的各项行政、人事管理制度
2.负责规划及建设公司人力资源战略，保证公司发展所需的各类人才到位
3.负责公司各项人事、行政办公费用预算及支出控制
4.负责员工的招聘、培训、选拔任用及绩效考核工作
5.负责员工入职、离职手续的办理及劳动关系处理
6.负责后勤保障服务，包括员工宿舍管理、食堂管理等
7.负责公司各类办公用品、办公设备的采购管理
8.负责公司各类文书档案资料的建档管理
9.负责公司各类会议的组织管理
10.负责公司各类来客的接待、招待安排等
11.负责公司内部消防、安全管理
12.其他相关职责
（二）物业公司服务中心职责
服务中心是物业公司中直接与业主/住户接触，为其提供各项服务的部门，其具体职责如下：
1.制定服务中心的各项服务项目及工作流程
2.向业主/住户提供各项与物业管理相关的问询、释疑服务，并受理业主/住户的投诉，进行回访
3.受理业主/住户的报修，并协调、安排相关人员上门服务
4.办理各种证件，如“施工人员出入证”、“车辆出入证”等
5.办理业主/住户室内装修、使用会所娱乐等的手续
6.办理业主/住户的搬离手续及大件物品的放行手续
7.发布各类相关服务信息，如设施检查、停电停水、虫害消杀等
8.办理业主/住户入住手续和各种费用的托收及水电、燃气、有线电视的开户手续
9.为业主/住户提供物业的各种中介服务
10.其他相关职责
（三）财务部职责
物业公司财务部是负责公司的会计核算管理、财务核算管理及对公司经营过程实施财务监督、稽核、审计、检查、协调和指导的专职管理部门。
其具体职责如下：
1.编制与公司年、季度成本、利润、资金、费用等有关的财务指标计划
2.建立健全公司财务管理、会计核算、稽核审计等相关制度，督促各项制度的实施和执行
3.负责按规定进行成本核算，定期编制年、季、月度财务会计报表，搞好年度会计决算工作
4.负责编写财务分析及经济活动分析报告
5.负责公司发展所需资金的筹集、运用及分配管理
6.负责固定资产、专项基金和流动资金的管理
7.负责物业有偿服务费用的审核管理
8.配合市场发展部开展公司新开发物业项目的预测和风险分析
9.负责公司重大合作项目合同的评审
10.其他相关职责
（四）秩序管理部职责
秩序管理部是物业公司内负责所辖物业的安全、防火、防盗、车辆管理等工作，以保证所辖物业的设备设施及辖区内住户的生命财产安全的部门。
其具体职责如下：
1.负责制定所辖物业区域内的安全、防火、车辆管理的相关工作流程与工作规范
2.编制安全保卫、车辆管理巡查方案及各类安全事故应急预案
3.负责所辖物业范围内的安全保卫工作和监控工作
4.负责所辖物业的消防管理和巡查工作
5.负责所辖物业车辆的管理工作
6.配合相关部门做好所辖物业各类紧急事件的应急疏散及紧急救助工作
7.积极配合公安部门打击辖区内及周围发生的违法犯罪活动
8.负责对所辖物业进行治安与消防工作的宣传、指导和监督
9.其他相关职责
（五）环境管理部职责
1.负责制定所辖物业区域内的清洁卫生、环境保护工作流程与工作规范
2.对所辖物业区域的环境进行规划与统筹，编制具体的环境管理工作安排细则
3.按照清洁卫生工作流程与规范对所辖物业区域开展清洁卫生工作，消除卫生死角
4.对所辖物业区域进行绿化、养护工作
5.定期对所辖物业区域实施虫害消杀、灭菌等工作
6.配合其他部门做好交楼、入住及参观前的环境准备工作
7.及时与服务中心沟通所辖物业存在的环境保护问题，并提出改进建议
8.完成公司领导临时交办的其他工作
（六）工程管理部职责
工程管理部是物业公司负责辖区内房屋的管理、维修以及机电设备的检查保养等项工作的部门，其具体职责如下：
1.负责制定辖区内公共设施、建筑物和设备系统的管理规定
2.根据公司需要，配合市场发展部完成物业投标部分工程管理内容的编制工作
3.根据公司安排，配合完成公司的物业项目工程管理部分内容的接管验收和资料核实工作
4.全面负责所有设备、设施系统（供电、空调、给排水等）的管理、运行、维修和保养工作
5.负责审批业主/住户的装修方案，监督装修方案的实施及各项报修服务
6.负责辖区内的工程改造、设备更新方案及预算的编制并送有关部门评审
7.负责维修、施工外包合同的起草、管理、技术审核、质量监督及验收
8.负责辖区内设备、设施系统紧急情况的处理
9.其他情况的处理
10.其他相关职责
第三节、岗位职责
一、行政人事专员岗位职责
1.制定人力资源管理制度及人力资源工作计划
2.依据公司各部门需求和人力资源工作计划组织安排招聘活动，择优录用人员
3.负责组织编制职位说明书，并根据实际需要进行修改
4.负责员工的考勤、考核、晋升、调任、奖惩和辞退等工作
5.建立、完善公司的绩效考核管理体系及相关管理制度，组织指导开展各部门考核工作
6.建立完善公司的薪酬福利体系及相关管理制度，为员工办理各项社保手续
7.按时、准确核定工资、奖金及补贴，编制月、季、年报表并做好对比分析，提出建设性意见供领导决策时参考
8.负责劳动合同的草拟与签订，负责相关人事档案归档
9.完成上级领导交办的其他工作
二、行政管理制度
（一）行政办公管理制度
制度
名称
行政办公管理制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为树立良好的公司形象，规范行政办公工作，维护良好的工作环境，保障公司各项业务的正常运转，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于所有在我公司工作的正式员工、兼职人员及临时工。
第3条归口管理
行政人事部是行政办公管理工作的归口管理部门，负责公司行政工作的各相关事项。
第2章办公管理
第4条员工应遵守公司的规章制度，自觉维护办公环境的清洁、安静。
第5条办公室应保持整洁，无杂物，工作台上摆放的办公用品应整齐有序。
第6条保持办公室肃静，工作时间不得高声喧哗。
第7条工作时间不离岗、串岗，不聚众聊天，不打瞌睡，不在办公室内吃零食。
第8条上班时间，严禁办理私人事情，因公外出应向本部门负责人请假。
第9条接待来访，应起身相迎，做到态度和蔼，彬彬有礼；来客告辞，起身相送；在回答来客询问时，不得泄露公司管理制度及有关公司机密事项。
第10条下班或因事离开办公室，应人走灯熄，关好门窗、电源等。
第11条爱护公物，节约使用办公用品。
第12条讲究文明礼貌，注重仪表仪容，按规定着装；接待来访客人，应热情主动。
第3章会议管理
第13条各种会议由召集者负责组织安排，并对出席对象提前发出通知。
第14条会议召开之前应确定议题、参会对象，准备好有关的会议资料、文件。
第15条会议出席者应安排好工作，准时到会，并带笔记本及相关会议资料，如因故无法参加会议，须提前向会议组织者请假。
第16条会议坚持效率原则，各发言者应事先做好准备，发言应简明扼要，以使会议起到应有的效果。
第17条公司的固定性会议为公司经理办公会议、项目区域办公会议、部门例会及班组例会。
1.公司经理办公会议原则上每月召开一次，参会对象为公司总经理、各项目区域常务经理、经理助理及相关人员。
2.项目区域办公会议于每月10日召开，参会对象为常务经理、经理助理、项目区域职能主管、管理处主任。
3.部门例会于每旬第一个星期五召开，参会对象为部门所有人员。
4.各班组每月至少组织一次例会，进行业务培训、学习（具体时间由部门确定）。
第18条如遇特殊情况，会议组织者须另行通知；上一级别会议与本级别会议在时间上有冲突时，以上一级别会议为主，本级别会议作相应时间调整。
第19条凡会议所作的决议、决定及重要事项必须形成会议纪要，经行政人事部整理后以文件形式印发并贯彻执行。
第4章公文管理
第20条各级政府、上级部门下发和其他单位抄送的公文，统一由行政人事部行政专员收管，并负责签收、分类、登记和分发、传阅。
第21条以公司名义发出的各种文件须编号、登记，统一对外发送。
第22条公文处理程序
1.行政专员将公文登记、分类，交行政人事部经理审阅并提出拟办意见。
2.行政专员根据拟办意见，送有关部门相关人员阅办。
3.领导批办的公文，按批示意见交有关部门负责办理。
4.如承办过程中有疑问或问题，应及时请示、报告。
5.办理完毕后，相关部门应填写承办结果，连同原文件退回行政人事部存档。
第23条对送阅文件要抓紧时间阅读，各部门人员不得无故拖延或扣押，文件传阅后，阅文人须签名并写上时间，
第24条文件一律由专人传送，一般不得横向传阅。
第5章印章使用管理
第25条公司印章由公司总经理指定专人保管，法定代表人印章、财务专用章由财务部专人分开保管。
印章未经公司总经理批准，不得随意交与他人保管、使用。
第26条部门印章由部门负责人保管或指定专人保管。
第27条印章使用审批规定如下。
1涉及人员调动（任免）、以公司名义签署的合同协议、财务收支及对外发文、发函等方面用章，由公司总经理批准。
2有关业务管理工作用章，由项目区域常务经理批准。
3使用法定代表人印章，由公司总经理批准。
4使用部门印章、有关业务管理工作用章，由部门负责人批准。
第28条未经领导批准，公司人员不得私自用章，不准携带公章外出，不准盖出空白信笺。
第29条对不符合用章规定的事项，印章保管人员有权拒绝盖章；对违反用章规定或弄虚作假，造成重大影响或经济损失的，要追究保管人、当事人的责任。
第30条刻制印章，须经公司总经理批准。
作废的印章应及时封存。
第6章传真机、复印机、计算机管理
第31条为确保办公设备的正常运行和使用，公司指定专人保管、使用，非操作人员，未经许可不得私自使用。
第32条为节约纸张和能源，公司严格控制复印和传真数量，非必要不予复印和传真。
第33条公司一般不承接外单位及私人委托的打印、复印、传真业务，特殊情况须经领导同意。
第34条计算机内存资料注意保密，凡涉及机要文件资料须加密码保存，未经批准，任何人不得提取（阅）电脑内存信息、数据资料。
第35条凡内部常用业务资料、数据，必须进行备份处理，以免丢失。
第36条严格控制计算机外部软件流入管理，严禁安装和使用游戏软件（盘），以防电脑感染病毒。
第37条工作结束后，应做好办公设备的日常保养和清洁工作，并及时处理废弃稿件，切断电源。
第7章保密工作规定
第38条凡符合下列条款之一者，均属于公司机要文件，不得泄露。
1.关于重要决策或计划。
2.关于人事问题。
3.关于会议重要的讨论事项。
4.关于业主或租户的档案资料。
5.契约、协定或根据协商而决定的事项。
6.特别指定的事项。
第39条机要文件按保密等级可分为以下三级。
1.秘密，不能向相关人员以外者公开。
2.机密，不能向外公开。
3.绝密，不能向特别指名的最小范围内的工作人员以及承办人员以外者公开。
第40条机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的负责人负责。
第41条机要文件由其制发部门制成正、副本两份，一份由制发部门分类保管，另一份由所管部门的负责人保管。
第42条机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发至有关部门时，必须有收件人签字。
第43条机要文件来往传递（包括传真），应指定专人传接或采取亲启信函方式进行。
第44条机要文件须经制发部门负责人同意后方可复制。
机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在发文簿上记载复制件的去向。
第45条秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事项，由制发部门负责人负责，由专人进行分发和传送。
第46条机要文件及其相关草案、其他无用资料的销毁，由所管负责人负责。
第8章档案管理
第47条档案实行集中管理与分散管理相结合，即分别由公司、部门管理或专人负责档案管理工作。
第48条公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料，由承办部门、经办人负责将用完的文件、资料及时归档。
第49条文件结案移送归档时，相关人员须检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查。
第50条文件的处理手续必须完善，如有遗漏，应立即退回承办人。
第51条档案管理人员做好收件登记、编号、运转、催办工作，对按规定程序符合立卷标准要求的文件，及时进行分类、立卷及归档。
第52条档案管理人员每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。
第53条档案管理人员保持档案室清洁，随时擦拭档案橱、架，并采取防虫措施。
第54条档案管理人员每年按规定清理一次，对已到保管期限、确定销毁的档案材料必须列册登记，经领导审批后作销毁处理。
第55条公司严格履行档案调、借阅登记、审批手续，一般仅限在档案室查阅，确因工作需要须复印或摘抄文件，须经领导批准。
第56条借阅人员不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
第57条对于归还的档案，经档案管理人员检查无误后，立即归入档卷。
第9章附则
第58条本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。
二、人事管理工作制度
制度
名称
人事管理工作制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条目的
为规范人事管理工作，优化配置人力资源，提高员工工作积极性，结合公司的实际情况，特制定本制度。
第2条适用范围
人事管理的相关工作事项，均须参照本制度办理。
第3条归口管理
行政人事部是招聘管理工作的归口管理部门，负责公司人事管理方面的相关工作事项。
第2章员工招聘与调动
第4条公司招聘主要以人品素质、专业技能、身体状况和敬业精神为标准。
第5条各职位聘用、任免权限规定如下。
1.公司各项目区域常务经理、经理助理由公司总经理聘用、任免。
2.公司项目区域各部门主管（包括助理）聘用、任免由常务经理提议，报公司总经理审批。
3.公司管理员、领班、专业技术人员的任免由部门主管提议，报常务经理审批。
4.普通员工（包括临时工）由部门主管聘用，报项目区域备案。
第6条新招聘的员工进公司，必须经过两周以上岗前培训，试用期最长为三个月。
第7条公司可根据工作需要调动员工，被调动的员工应服从安排。
第8条各项目区域之间调动员工时，应报公司总经理核准。
第9条各部门调动其管辖区域内员工时，应报项目区域常务经理核准。
第10条跨区域调迁由原项目区域开具人事调迁证明，奉调员工接到调迁通知后，应及时办理移交手续，按规定时间携人事调迁证明及个人档案前往调入项目区域报到。
如员工未办妥交接手续即擅自离职，一律作旷工处理。
第11条项目区域应按人事调迁证明及时对调入员工进行接收备案。
第12条项目区域严格按人事调迁证明进行调入员工工资造册，对无人事调迁证明的员工，不得发放工资。
第13条每月25日之前调迁的员工其月工资由调入后的项目区域造册发放，每月25日之后调迁的员工其月工资由原项目区域造册发放。
第3章培训管理
第14条员工均须接受公司的职前及在职培训，培训考核不合格，不予转正及晋升，直至补考合格为止。
第15条员工接受培训，其费用由公司报销的，培训证书须交由行政人事部代为保管。
第16条参加培训的员工，培训完毕后必须在公司服务1～2年（视报销金额而定），未满服务年限而辞职的员工，须缴交培训费用。
第17条新员工入职培训安排在报到后的前两天或延续至半个月，具体视工种、岗位而定。
第18条新员工入职培训课程包括以下内容。
1.公司的背景、提供的服务项目、经营范围、运作方式以及用工制度、福利待遇、工资结构、发薪日、加班工资等。
2.物业管理人员的基本要求，上岗前的仪容仪表，平时的礼貌礼节要求。
3.安全工作常识、物业管理基础知识及《员工手册》、规章制度。
第19条新员工培训方式包括讲解、观看录像、参观以及讨论、座谈等，可配合简单的考核以巩固有关知识。
第20条专业培训针对不同的训练要求开展。
第21条保安人员在入职前要进行军训、政训，由秩序管理部制订具体计划，行政人事部组织协调，外请武警部队官兵进行列队、擒拿格斗等专题培训，最后由部门所有学员讨论、交流学习心得并撰写培训小结。
第22条公司内应经常开展部门岗位培训，由行政人事部配合各业务部门做好计划安排。
第4章工资及福利
第23条公司的工资构成为基本工资、考核浮动工资、各类补贴等，每月工资按规定统一发放。
第24条工资发放依据为上月岗位考勤和工作考核情况。
第25条新进员工在培训期间只享受生活费补贴，员工试用、留用期间发给基本工资。
第26条新员工培训期间离职，不发生活补贴费。
第27条因违规违纪而被辞退、开除，发当月实际工作日的基本工资。
第28条公司按照国家规定为公司的正式员工办理保险，具体缴费基数等按国家相关规定办理。
第5章考勤与请假管理
第29条公司实行每天八小时标准工作日制度，上班时间为每天8：
30～17：
30，11：
30～12：
30为午餐时间。
实行轮班制的部门员工作息时间经行政人事部审查后实施。
第30条公司所有专职员工必须严格遵守公司考勤制度，上下班亲自打卡（午休不打卡），一天打卡两次。
任何人不得代他人或由他人代打卡，违犯此规定者，代打卡者与持卡者每次各扣罚工资100元。
第31条员工上下班必须打卡，因故不能打卡者，须在当天向上一级负责人陈述原因（出差者除外），并由部门负责人签字报行政人事部，否则以旷工论处。
第32条考勤卡损毁或丢失，影响打卡考勤的，须及时到公司行政人事部备案。
第33条迟到、早退规定
1.迟到、早退30分钟以内者，每次扣罚工资20元。
2.迟到、早退30分钟以上一小时以内者，每次扣罚工资50元。
3.迟到、早退超过一小时者必须办理请假手续，否则按旷工处理。
4.旷工一次扣发一天双倍薪金。
5.年度内无故旷工三天及以上者予以辞退。
第34条员工遇事请假必须在工作时间亲自办理，应填写请假单，请假二天以内的经部门经理批准，两天以上的由公司总经理审批，未经审批同意而自行休假者，按旷工处理。
第35条病假或非因公受伤，凭医院开具的病假条休病假。
第36条符合法定婚龄的员工可享受婚假三天，符合法定晚婚年龄的员工享受婚假10天，休婚假的员工须持“结婚证”办理休假手续，否则按事假处理。
第37条符合国家计划生育规定的女员工，正常分娩者给予产假90天，难产者增加15天，多胞胎生育者每多育一个婴儿，增加产假15天。
第38条因公受伤，可请工伤假，假期时间长短视实际情况而定。
第39条休假时限可视员工为本公司服务年限而定，具体标准如下。
1.在公司服务满两年以上未满三年者，每年有五天的带薪休假。
2.在公司服务满三年以上未满五年者，每年有八天的带薪休假。
3.在公司服务满五年以上未满八年者，每年有12天的带薪休假。
4.在公司服务满八年以上，每增加一年，再增加两天带薪休假，但以30天为限。
第6章考核与奖惩标准
第40条公司奖惩分行政、经济两类。
1.行政奖励包括表扬、记功、记大功、晋升。
2.经济奖励包括加薪、奖金、奖品、有薪假期。
3.行政处罚包括警告、记过、记大过、除名。
4.经济处罚包括降薪、罚款、扣发奖金。
第41条奖励条件
1.全年无缺勤，积极做好本职工作者。
2.遵纪守法，执行公司规章制度，思想进步，文明礼貌，团结互助，事迹突出者。
3.节约资金，节俭费用，事迹突出者。
4.积极向公司提出合理化建议，为公司采纳后具有成效者。
5.研究成果突出，对公司确有重大贡献者。
6.为社会作出贡献，并为公司赢得荣誉者。
7.具有其他特殊功绩，经部门负责人呈报上级考核通过者。
第42条惩罚条件
1.工作时间擅离工作岗位，致使工作发生错误者。
2.工作中不服从领导安排且态度恶劣者。
3.泄露公司秘密给公司造成重大损失者。
4.利用公司名义在外招摇撞骗，牟取非法利益，致使公司名誉蒙受重大损害者。
5.有其他违章违纪行为，董事会或总经理建议处罚者。
第7章离职管理
第43条员工如要求辞（离）职（包括试用期），必须提前10日向所在部门提出书面申请。
第44条聘用期满，公司将提前一个月发出是否续签的通知，如员工不愿与公司续签合同，也须提前一个月以书面形式告知公司。
第45条凡辞（离）职或被辞退员工由部门主管按规定填写“员工离（辞、退）职审批表”报上级审批，批复后三天内，员工应按规定办理离（辞、退）职手续，退还公司物品，领取当月应得工资，否则作自动离职处理。
第46条对于应作除名处理的员工，由部门主管填写“员工违规处罚单”或“员工离（辞、退）职审批表”，报上级审批，待批复后，即宣布除名。
第47条凡辞（离）职或被辞退、开除的员工，其他项目区域（部门）不得再聘用。
第8章附则
第48条本制度由公司行政人事部拟定，其解释权、修改权归公司行政人事部。
第49条本制度自发布之日起实施。
二、服务中心主管岗位职责
三、财务部各岗位职责
（一）财务岗位职责
财务部会计的主要职责是负责财务预算的编制、公司账务的处理、固定资产管理、资金管理、费用管理、核算管理和税务管理等，其具体职责如下：
1.负责财务预算的编制、呈报及执行
2.组织公司会计核算及年度审计
3.有效地管理固定资产和资金运用
4.审核公司往来账和管理费用开支
5.做好会计账目、财务报表，并妥善保管会计凭证、账簿、报表及其他档案资料
6.审核会计凭证和上报的各种会计报表及纳税申报表
7.定期检查财务计划、费用预算的执行情况，监督各部门的财务活动
8.严格执行审批制度，按规定的开支范围和标准核报一切费用
9.负责公司财务人员的业务培训和考核监督
10.定期汇总公司的经济运作情况，向经理提出合理化建议，并完成经理交办的其他工作
（二）财务会计管理制度
制度
名称
财务会计管理制度
编号
执行部门
第1章总则
第1条为规范公司财务会计工作，遵循国家会计准则，结合公司的实际情况，特制定本制度。
第2条公司对会计工作进行规范，包括对填制和审核会计凭证、登记账簿、编制会计报表、财务清查、成本核算等整个会计循环进行规范以及制定支票管理、现金管理、会计档案管理和处罚办法。
第2章会计业务范围及其程序
第3条会计业务范围
1.原始凭证的核签。
2.记账凭证的编制。
3.会计账簿的登记。
4.会计报表的编制、分析和解释。
5.内部审核。
6.会计档案的整理和保管。
7.其他依法办理的会计事务。
第4条会计业务的处理程序
1.根据合法的原始凭证，填写记账凭证。
2.根据合法的记账凭证，登记会计账簿。
3.根据会计账簿，编制会计报表。
4.格式及其所载事项具备记账凭证条件的其他原始凭证，可以代替记账凭证。
第3章会计凭证处理
第5条原始凭证分为支出凭证与收入凭证，其审核内容如下表所示。
原始凭证审核标准
原始凭证分类
审核内容
备注
支出凭证
支付款项应取得收款人的统一发票，但金额较小的可以用收据代替
原始凭证如有下列情况者，则视为无效
1．填写的数字计算错误
2．填写的数字与规定及事实经过不符
3．与法律和公司有关规定不符
对于购进物品或支付费用的原始凭证，应盖收款公司印章，并记明公司名称、地址，商品名称、规格、数量、单价、总价、交易日期
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