项目档案管理制度.docx
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项目档案管理制度
第一条
第二条
第三条
第四条
第五条
第六条
第一条
项目档案管理制度
第一章总则
编制依据：
为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根
据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。
定义：
本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用
保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和,是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
目的：
在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互
关联、衔接有序的工作。
遵循原则：
应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。
”
的原则。
保密原则：
档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公
司利益不受损害。
归口部门：
工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理
部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。
第二章工程档案收集、分类、整理
工程档案收集管理依据：
《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础
设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。
项目档案分类整理及编号管理：
工程中心工程助理负责按照公司作业指
文件类别
编号方案
备注
公司规范、制度
WG-2008-D3O-1
公司层面
统一存放，按修订时间按流
水号排列。
WG-G52009-01
项目层面
工程款支付审批表
IBC•-ZF-（）-01
（）单位名称或专业名称缩写
第二条
引要求整理、编号。
附表
施工图纸
IBCr-TZ-JZS01
JZS结构施工图
IBC••-TZ-（）S-01为施工
图
IBCI-TZ-C）J-01为竣工图
经过图审图纸为存档图纸。
JGS建筑施工图
JPSS合排水施工图
DQS电气施工图
NTS暖通施工图
ZNS智能化施工图
YXS有限电视施工图
SZS市政施工图
LHS绿化施工图
MQS幕墙施工图
设计变更、图纸会审纪
要
IBC••-SJ-JG-01
JG结构
联系单变更不允许跳号，如不同意变更情况下，施工单位上报的联系单我公司至少存档1份，编号照编。
IBC••-SJ-JZ01
建筑
工程变更
IBC•-BG-TJ-GS-01
卫土建
IBC••-BG-SS-GS-01
SS水施
合冋
IBC••-SG-2009-01
SJ为设计类
招标、投标文件跟合同一起存放，编制卷内目录，合同一般签定6份以上，我公司基本保证存档3份
SG为施工类
ZX为咨询类
LX为零星类
工作联系函
IBC•-（F）H-（）-01
（F/S）收、发文
（）单位或专业缩写
通知
IBC•-（F）TZ-（）-01
（F/S）收、发文
（）单位或专业缩写
监理整改通知及回复
IBCr-ZG-2009-01
把总包和分包分开即可，可
也根据单位细分
工程例会纪要
IBC•-LHJ-2009-01
项目层面
监理例会
工程周报
IBC•-ZB-2009-01
项目层面
工程月报
IBC•-YB-2009-01
项目层面
工地安全生产专题会
议纪要
IBC••-ALHJ-2009-01
项目层面
施工计划
IBC•-JH-2009-01
项目层面
施工单位上报
上报汇报材料
IBC•-HB-2009-01
公司层面
上报集团
安全生产月报
IBC•-AQY-2009-01
公司层面
上报集团
主管部门下发公文
WG-2008-D30-1.-1
D30为保存期限30年
1为件号
会议纪要
****（纪）[2009]1号
编号由公司综合部统一编
号
各类专家会议的专家论证
资料附会议纪要后
申请报告
****[2009]1号
编号由公司综合部统一编
号
工程申请
政府部门来文、批复
可参照《建筑安装工程
竣工档案移交书》目录存放
统一由公司前期部归档，移
交工程一份复件
申请报告与批复文件一起
存放
开、俊工报告
IBC•-K/JG-2009-01
结构验收记录
IBCI-JGYS2009-01
隐蔽工程验收记录
IBCI-YBYS-2009-01
工程/材料、工作成果
验收单
IBCI-YS-（）-01
（）单位名称或专业名称缩写
文件归档可跟工程款支付
审批表
施工组织设计、专项施
工方案
IBCI--FA-JK01
JK基坑围护
IBCI-FA-MB-02
MB模板施工
规划、细则
IBCI-XZ-（）-01
（）根据实际收到的文件缩
写编
分户质量档案
IBCI-FHYS-1
1为栋号，按栋存放
各类检测报告
IBCI-JC-CL-1
CL材料检测
各类报告
勘察报告、方案报告等
其他施工资料
可参照《建筑安装工程竣工档案移交书》目录存放
第三条
第四条
第五条
档案交接管理：
任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故
离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单,
部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。
交接人员如未按规章制度办
理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的,
发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、
归档，并做好部门资料备查交接工作。
移交归档管理：
分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档
文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟
7天内完成移交），并
天扣分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位
2个月内移交公司综
在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。
未做收发文登记
第六条归档文件的要求:
办理完毕的正式文件、审批文件及文件草拟修改稿，审批流程完整有效，无漏签、越
级现象；文件内容正确有效，无明显低级错误。
如在盖章备案时出现错误，发现1处，经办人扣1分，该部门审核人扣2分;
文件书写和载体材料应耐久保存;
必须是具有保存利用价值;
必须经过系统整理，完整地反映了历史活动的全过程，保持文件之间的有机联系;
第三章特种档案收集、分类、整理
第一条管理依据：
根据《**档案管理作业指引》一十一、特种载体档案归档范围与保管期限表拍摄、收集管理。
一级类目
二级类目
归档范围
保管期限
特种载体当案
TZ照片档案
TY声像档案
1、项目开工、竣工典礼照片或摄像，开盘，综合验收后拍摄的小区整体面貌照片、摄像。
永久
2、参观考察照片（考察对象的实物拍摄）
10年
3、工程进度、重大节点（中间结构、开工、竣工、规划灰线、
±验收）完工摄像拍摄，完成工程量的成果验证照片（包括未完成前后的对比照片）；
30年
附表
第一条
第二条
第四章项目档案竣工移交管理
公司工程中心负责监督、指导勘察、设计、施工、监理单位以及各分包单位完成各自管理范围内档案文件的收集整理。
项目竣工验收时，由公司工程中心经理负责组织项目工程中心相关人员对归档的工程档案进行鉴定、审核，公司档案管理员配合进行预验收，通过后形成多套项目竣工工程档案，并提请地方档案管理部门进行档案专项验收，配合进行竣工备案。
档案专项验收通过后，竣工档案需在三个月内移交城建档案馆，工程中心助理督促
施工单位按《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》编制移交清单，移交公司综合部工程竣工档案2套（其中一套移交城建档案馆），并编制建设、施工、监理、设计、勘察等单位负责人名单。
第页共
单位工程名称:
页
序
号
文件名称（主要内容）
联系单编号
张数
对应图号
备注
施工技术负责人:
总监:
监理单位：
（章）
施工单位：
（章）
编制日期:
附表2
文件移交清单
序号
移交时间
文件名称
份
数
原/复件
移交部门/人
接收部门/人
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
工程名称:
编号：
2009-
20
附表3
收/发文签收单
序号
签收内容
类别
份数
原/复件
签收人
签收日期
备注
号:
建筑安装工程竣工档案移交二
规划许可证号:
施工许可证号:
工程项目名称:
单位工程名称:
移交单位：
（盖章）移交人:
移交日期:
接收人:
接收日期:
注：
填写前，请详细查看《建筑安装（市政基础设施）工程竣工档案移交书》填写说明。
归档编号
归档文件
原件
（张数）
复印件
（张数）
备注
工程准备阶段文件
一、立项文件
*1
项目建议书及审批意见、前期工作通知书
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