行政中心OA使用推行计划资料.docx

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行政中心OA使用推行计划资料

行政中心OA使用推行计划

第一模块个人事务

1.消息管理：

用于阅读、查看微讯，事务提醒，离线文件管理，通讯群组管理（包括公共与临时两个类别）；

2.日程安排：

用于每日或周期性事务提醒，制定工作计划，有序安排每日工作内容，提醒待办事务；

3.工作日志：

用于记录每日工作内容，工作执行情况，提醒次日工作计划；

该功能涉及到以下几点注意：

1）新建日志共享范围：

共享范围为本部门所有成员，有特殊要求可通过手动添加共享范围；

2）上传的文档：

日志中上传的文档文件或图片文件，仅在日志中显示，且在选择需上传的文档后点击“上传附件”按钮，确保文档能在日志中正常显示。

若要上传为永久可查文件可选择上传到个人文件柜保存；

3）日志的保存与发布：

日志内容为自动记录，书写间隙无需手动保存，可直接退出。

退出后再进入可选择编辑选项继续进行添加；

4.个人文件柜：

分为个人和共享两个文件柜，用于上传个人文件或公共传阅文件；

5.控制面板：

功能等同于设置，用于OA系统基本设置。

其中最常用功能为个人信息设置、账号安全设置。

综述，该模块推行计划：

针对该模块地使用，无需进行特殊要求与额外培训，该功能为基础功能，另有很多属于登录提醒模式，因此无需进行特殊计划。

第二模块工作流

整体用于查询工作进度、流程。

能迅速查询到关于立项工作、签报工作、日常申领工作、日常报销、合同付款等工作进度。

省去了查找纸质档案的麻烦，也践行了无纸化办公的期望。

综述，该模块推行计划：

该模块属于针对个人办公制定模块，可根据个人工作需求进行自主开发使用。

第三模块行政办公

A.办公用品模块使用说明

1、需要的技术支持

（1）使用该模块的目的

使用OA办公用品申请模块，是为了更有效、更环保的进行日常申领工作。

OA系统会自动按照申领部门、申领人员进行划分，采取逐级审批的模式，全程无纸化操作，也无需等待签字，只要有网络就可以进行批复。

（2）需要实现的目标

1.需要是一个数据集成平台；

2.需要操作流程的简单易行度；

3.需要信息流转时效性的保证；

4.需要管理级别划分的严谨度；

（3）该模块需要体现出的特点

1.数据的准确性：

每次进行操作后库存数据的准确性需要保证；

2.品类的明确性：

按照现有库存分类划分物品，如：

基本办公类，宣传品类，合同类，耗材类，劳保类等；

3.审批的逐级性：

按照“申请人—部门领导—主管副总—库存管理员”的次序进行逐级审批；

4.申请的公开性：

管理层领导可查阅各中心、各部门、各员工的申请记录，以便统计成本和个人损耗比较。

但需控制员工之间的查询权限；

5.模块的安全性：

需通过技术保证该模块使用数据的安全性，保证不会发生申领记录无故清空或因网络故障后记录无法找回的现象；

2、需要的数据支持

1.现有库存的准确数据：

需要现有库存准确清单，包括：

品类、名称、型号、数量、单价、品牌等可能涉及到的相关数据；

2.现有库存的损益情况：

根据现有库存损益情况酌情处理上传数据；

3.现有库存的明确品类：

需将现有库存按照明确的品类划分，分别进行登记；

4.现有库存品种警戒值：

需对每个申领物品设置最低、最高警戒值，以提醒库管人员即时暂停或增加购买；

3、网络的操作情况

1.上传操作界面：

上传界面可正常使用，且进行过批量上传和单品上传测试，均实现正常可操作；

2.申请操作界面：

单品种申请与批量申请均能正常操作执行；

3.申领环节操作界面：

就目前系统设置，在不选择任何领导层审批进行申请的情况下，由管理员直接进行批复操作，但每一次的操作结果均为驳回；

4.申领查询操作界面：

在之前进行的测试中，虽能看到被驳回的申请记录，但单独进行申领记录查询时则显示无数据；

综述，该模块推行计划：

若要正常使用该功能模块，需先进行前期准备与管理人员安排。

前期准备包括“盘库”、“整理成表”、“录入”三个步骤，在这三个步骤完成后，只要确定了最终审核人员就可以投入正常使用。

预计准备周期为一周。

B.车辆申请与安排模块使用说明

1、需要的技术支持

（1）使用该模块的目的

使用OA车辆申请与安排模块，是为了更有效、更环保的进行日常用车工作。

OA系统会自动按照申领部门、申领人员进行划分，采取逐级审批的模式，全程无纸化操作，也无需等待签字，只要有网络就可以进行批复。

（2）需要实现的目标

1.需要是一个数据集成平台；

2.需要操作流程的简单易行度；

3.需要信息流转时效性的保证；

4.需要管理级别划分的严谨度；

（3）该模块需要体现出的特点

1.数据的准确性：

每次进行操作后车辆使用情况的准确性需要保证；

2.车况的明确性：

根据系统内部对车况的划分，进行分类登记，明确每辆车的实际车况与实际使用情况。

由于车辆使用申请都是时段性的，需保证每辆车都有严谨的使用时段记录与监督，对于临近超时的使用中车辆能有效且迅速的向申请人提示到时提醒；

3.审批的逐级性：

按照“申请人—部门领导—主管副总—车辆管理员”的次序进行逐级审批；

4.申请的公开性：

需要全体员工对车辆使用情况均可查，方便预约使用；

5.模块的安全性：

需通过技术保证该模块使用数据的安全性，保证不会发生申领记录无故清空或因网络故障后记录无法找回的现象；

2、需要的数据支持

1.车体基本信息：

车牌号、车型、颜色；

2.车辆参数：

排量、额定乘车人数；

3.车辆基本信息：

发动机信息（车架号后6位、登记证书后7位），发动机号；

4.车辆使用信息：

车辆所有人信息，长期使用人信息，购买价格，购置税价格，购买日期，年检日期，保险信息（交强险、商业险）；

5.其他信息：

车辆油卡信息，ETC卡信息等；

3、网络的操作情况

1.上传操作界面：

上传界面可正常使用，车辆信息齐全前提下可一次性完成录入上传；

2.申请操作界面：

进行申请前可先对车辆使用情况进行查询，在申请过程中，车辆基本信息也会同时显示，申请人还可根据车辆基本信息结合使用需求对申请车型进行核对。

此外，车辆申请原则为时段性使用，需要申请人谨遵申请时间使用车辆，如出现突发状况，需及时与部门领导和车辆管理员沟通；

3.申请环节操作界面：

在查询车辆现况后，可提出申请。

在不选择任何领导层批复时，可由车辆管理员直接审批。

同一时间多部门申请用车以提交先后顺序为准；

4.申请查询操作界面：

在之前进行过的测试中，不能通过车辆申请记录进行查询，但可通过车辆使用情况查询到已经发生的申请记录；

综述，该模块推行计划：

该模块目前为可正常使用状态，但需要先录入所有车辆信息和确定审核人员。

关于车辆申请查询问题，可由技术支持方着手处理解决。

预计准备周期为一周。

C.固定资产模块使用说明

一、需要的技术支持

（一）使用该模块的目的

使用OA固定资产管理模块，是为了对所有固定资产有更好、更系统、更全面的统计管理方式。

由于固定资产分布分散、涉及部门众多、折旧年限也因品类不同都有所区别，所以人工记录难免产生纰漏。

OA系统生成的固定资产管理模式，可根据参数设置，为固定资产分类，尽可能的避免了因品类划分不清而产生折旧分歧引来的税务问题。

（二）需要实现的目标

1.需要是一个数据集成平台；

2.需要操作流程的简单易行度；

3.需要对数据分析的准确度；

4.需要管理级别划分的严谨度；

（三）该模块需要体现出的特点

1.参数的准确性：

对涉及到的每一样固定资产都有其独立的参数，且保证参数的准确性与产生变化时的精准度；

2.对固定资产定位的明确性：

针对固定资产定义，对上传的每一品类有基本的筛选功能，并按照《企业所得税法实施条例》依据上传品类名称和作用进行自动化分折旧类别；

3.信息管理的唯一性：

通过权限设置，保证固定资产信息录入员的唯一性；

4.信息的公开性：

根据公司相关规定设置可公示范围；

5.模块的安全性：

需通过技术保证该模块数据的稳定与修改权限问题；

二、需要的数据支持

1.固定资产明细：

如房产、生产机械、车辆、办公设施、电子设备等；

2.固定资产品类划分：

依据《企业所得税法实施条例》按照折旧年限进行品类划分；

3.每件固定资产现况：

使用中、报损、遗失等现状；

4.每件固定资产信息：

如名称、编号、所属部门、所属人、购入时间、启用时间、购入价格、残值、折旧年限、折旧率、折旧提足等相关数据；

5.其他信息：

在固定资产盘点中随时可能涉及到的任何数据；

三、网络的操作情况

此模块未进行过操作测试，但根据各选项来看，在批量录入前需先进性基本参数设置。

批量录入会根据参数设置和物品类别进行分类管理，即自动化分固定资产类别、折旧年限等信息。

针对折旧年限，需按照《企业所得税法实施条例》的相关规定进行划分。

整体来说分为以下几类：

1.房屋、建筑物、厂房：

20年；

2.机器、机械、生产设备：

10年；

3.与生产经营活动相关的工具、家居、器具等设施：

5年；

4.电子设备（如电脑、机柜、打印机、复印机等）：

3年；

综述，该模块推行计划：

该模块存在一定特殊性。

首先要确认固定资产定义，在正常办公情况下，由于固定资产涉及到税务问题，办公过程中所涉及的一切资产，需由财务部门界定其是否属于固定资产，按照何种固定资产进行折旧。

折旧率、折旧年限均需考虑到《企业所得税法实施条例》的相关规定，严格按照法律要求划分。

不仅每年年审时会涉及到固定资产折旧审计，若随企业发展，需申报一些政治性政策，固定资产统计也是申报过程中一项重要的财务参考数据。

除财务外，在申请示范性机构上，固定资产产值会作为一项重要考核标准，用以衡量示范性机构的主体运营者实力。

此外，由于固定资产一般价值较高、数量较庞大，其统计周期也相对较长。

而且在统计过程中，若同类资产数量过多还要对每一件进行有序编号记录，工作量庞大。

预计准备周期为1-2月。