office办公文档的修复.docx

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office办公文档的修复

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一、Word文档的修复

1．利用应用程序自身的修复功能进行修复

【任务4.4】小明在编辑文档的过程中，突然断电或死机了，请你帮他想想办法，如何将未保存的文档损失减到最小。

方法一：

使用自动恢复功能修复Word文档。

分析：

在编辑Word文档时，如果断电或死机造成未保存文档，则在下一次启动Word时，所有在发生故障时处于打开状态的文档会自动显示出来。

所以通过下面的操作方法，我们可以帮小明将未保存文档的损失减到最小。

其步骤如下：

（1）重新启动Word。

（2）指向“文档恢复”窗格中要恢复的文件→单击该文件右侧的下拉按钮，会出现如图4-3所示的对话框。

（3）单击“另存为”命令，会出现“另存为”对话框。

（4）在“文件名”框中，选择原文件名或重新输入新文件名。

（5）单击【保存】按钮，如果选择的是原文件名，则会出现是否替换的信息，根据需要选择即可。

图4-3Word的自动恢复窗口

方法二：

手动打开恢复文件修复Word文档。

分析：

如果在重新启动Word后，自动恢复文件没有自动打开，则可以用手动的方式打开恢复文件。

在windows2000或windowsXP中，恢复文件保存在C:

\DocumentsandSettings\段莉文\ApplicationData\Microsoft\Word文件夹中，每个自动恢复文件都以“‘自动恢复’保存XX.asd”命名，在未出故障前，其扩展名为.asd，如图1-4所示；出故障后，其扩展名为.wbk，如图4-5所示。

图4-4未出故障前的自动恢复文件

其步骤如下：

（1）单击工具栏中的“打开”按钮，会出现“打开”对话框。

（2）定位到包含恢复文件的文件夹→选中需要的自动恢复文件（.wbk）→单击【打开】按钮。

图4-5出故障后的自动恢复文件

（3）在“文件名”框中，选择原文件名或重新输入新文件名。

（4）

单击【保存】按钮，如果选择的是原文件名，则会出现是否替换的信息，根据需要选择即可。

方法三：

通过修复临时文件名来修复。

分析：

Word文档在编辑时会在当前目录下产生一个临时文件（该文件是隐含属性），如图4-6所示，如发生停电等紧急情况导致文档没有正常保存，可通过将最近一个临时文件改名来恢复。

方法四：

设置“自动保存的时间间隔”。

分析：

Word提供了自动保存功能。

该功能可帮助用户每隔一段时间对文档进行保存，利用该功能设置一个合理的时间间隔，可以帮助小明在以后的编辑中再遇到断电或死机的情况时，将未保存的内容损失减小。

其步骤如下：

（1）

在Word中，单击“工具”→“选项”命令，会出现如图4-7所示的对话框。

图4-7设置“自动保存时间间隔”

（2）在对话框中，单击“保存”选项卡，勾选“自动保存时间间隔”复选框，并设置时间间隔为“4”分钟。

（3）单击【确定】按钮。

%提示：

Word的自动保存功能只能保存上一次时间间隔点之前的文档内容，对于本次时间间隔内的文档内容是没有保存的，所以，用户要设置一个合理的时间间隔，如果间隔时间过长，则未保存的内容可能越多；如果间隔时间过短，则对于大文档来说，频繁的保存会降低文档的编辑效率。

【任务4.5】小明在双击一个Word文档时，系统总是报错不能打开文档，如图1-8所示，请你帮他解决这个问题。

4-8文档不能打开示例

方法一：

使用“打开并修复”命令修复Word文档。

分析：

Word文档不能打开时，有可能是Word文档出错了，所以，我们可以改变打开的方式，并使用Word自带的修复功有进行修复。

其步骤如下：

（1）启动Word程序，单击工具栏上的【打开】按钮，会出现“打开”对话框。

（2）在对话框中，选中要修复的Word文档→单击【打开】按钮右侧的三角箭头，会出现如图4-9所示的对话框。

（3）单击“打开并修复”命令，此时，Word会对错误进行修复，若修复成功会提示用户保存修复结果。

图4-9使用“打开并修复”命令修复文档

方法二：

使用“从任意文件中恢复文本”功能修复Word文档。

分析：

如果使用“打开并修复”的方法不能恢复文档，那么可以使用“从任意文件中恢复文本”功能来最大限度地恢复该文档中的文本内容。

其步骤如下：

（1）启动Word程序，单击“工具”菜单中的“选项”命令→单击“常规”选项卡，会出现如图4-10所示的对话框→勾选“打开时确认转换”复选框→单击【确定】按钮。

图4-10设置“打开时确认转换”选项

（2）单击工具栏上的“打开”按钮，会出现“打开”对话框。

（3）选定要恢复的文档→单击“文件类型”下拉列表框中的“从任意文件中恢复文本”选项，如图4-11所示→单击【打开】按钮。

图4-11选择“从任意文件中恢复文本”选项

（4）

此时系统会出现如图4-12所示的对话框，在“文件类型”中选择需要的文件类型→单击【确定】按钮。

方法三：

禁止自动宏的运行来修复。

分析：

有些Word文档在打开时会自动运行宏代码，如果宏中有错误的话，文档就不能被打开，所以，要打开这类文档必须禁止宏的运行。

其步骤如下：

（1）选中损坏的文档。

（2）按住Shift键的同时双击该文档。

（3）打开该文档后，再另存一份即可。

方法四：

创建新的Normal模板。

分析：

Word默认信息存储在Normal.dot模板文件中，如果该模板文件损坏可能会引起文档无法打开等问题，所以，可以通过新建一个Normal.dot模板文件来解决该问题。

其步骤如下：

（1）关闭Word程序。

（2）通过Windows中的“搜索”功能找到所有的Normal.dot文件，删除它们。

（3）重新启动Word程序，由于找不到共用模板，Word程序就会自动创建一个新的Normal.dotm模板文件，损坏的Word文档也就可以正常打开。

【任务4.6】小明在双击一个Word文档时总是启动“记事本”程序并出现乱码，如图4-13所示，请你帮他解决这个问题。

分析：

点击Word文档后打开了错误的应用程序是因为Word文档关联的应用程序出错了，可以重新设置Word文档的关联程序。

其步骤如下：

（1）右击任意一个Word文档→指向“打开方式”→单击“选择程序”命令，会出现如图4-2所示的对话框。

（2）在对话框中选择“MicrosoftOfficeWord”程序→勾选“始终使用选择的程序打开这种文件”选项前的复选框。

（3）单击【确定】按钮。

%提示：

要修复被损坏的Word文档，除了以上的方法以外，还可以采用以下两种方法：

1．文档格式法：

打开受损的Word文档，将其保存为另一种格式（如：

.rtf、.txt等），然后再转换回Word格式（.doc）。

2．重设格式法：

打开受损的Word文档，将最后一个段落标记之外的所有内容复制到一个新文档中保存即可。

2．使用专门的修复软件进行修复

AdvancedWordRepair（AWR）是一个功能强大的Word文档修复工具，它使用先进的技术扫描被破坏的Word文档，能最大可能地修复其中的数据，将损失减到最小。

【任务4.7】小明在对电脑进行杀毒后发现，原来受感染的Word文档打不开了，请你帮他修复这些文件。

分析：

大部分文件损坏打不开的原因都与这些情况有关，或者是进行了杀毒，或者是安装了某个软件，或者是运行了某个程序，或者是遭遇黑客攻击等，所以，可以使用功能强大的AdvancedWordRepair修复工具进行修复。

其步骤如下：

（1）启动“AdvancedWordRepair”程序→在“选择待修复的Word文件”框中，单击

按钮，选择损坏的Word文档→在“输出已经修复的文件为”框中，选择修复后要保存的位置（默认时与受损文档保存在相同位置，且自动在文件名后加上”_fixed”）→单击【开始修复】按钮即开始修复，如图4-14所示。

图4-14开始修复受损文档

（2）在修复时，AWR先读取文档中的“文本”数据，然后再读取文档中的图片，并且将图片放在文本后面。

当修复完成后，会出现如图4-15所示的对话框，单击【确定】按钮即可。

图4-15修复完成

（3）打开修复后的文件，可以看到原来文档的“格式”已经丢失，如图4-16所示。

图4-16修复后的文档示例

（4）在修复后的文档中，图片是以文件名的方式插入在文档的最后，如图4-17所示。

图4-17在修复后的文档中图片的位置和方式

（5）双击其中一个文件，即可在某个图片编辑软件中（本机使用的是ACDSee程序）打开该图片，如图4-18所示。

图4-18原文档中的图片

（6）在该编辑器中，将图片另存为文件，然后再插入到修复后的文档中并进行重新排版即可。

%提示：

AdvancedWordRepair还可同时修复若干个损坏的文档，其修复方法与单个文件的修复类似，可自行练习。

二、Excel文档的修复

1．利用Excel自身的修复功能进行修复

【任务4.8】小明有一个非常重要的Excel文档受损了，但还能打开，请帮他修复这个文档。

方法一：

利用格式转换修复Excel文档。

分析：

由于小明受损的Excel文档还能打开，所以将工作簿转换为SYLK格式可以筛选出文档的损坏部分，然后再保存数据尝试修复。

其步骤如下：

（1）打开需要修复的工作簿。

（2）单击“文件”→“另存为”命令，会出现“另存为”对话框。

（3）在对话框的“保存类型”下拉列表框中选择“SYLK（符号连接）（*.slk）”选项，如图4-19所示。

图4-19选择“SYLK（符号连接）（*.slk）”选项

（4）单击【保存】按钮。

（5）关闭当前的文件，打开刚保存的SYLK版本的文件即可。

方法二：

使用“打开并修复”命令修复Excel文档。

分析：

Excel程序自带的“打开并修复”功能可以对受损的Excel文档进行修复。

其步骤如下：

（1）启动Excel程序，单击工具栏上的【打开】按钮，会出现“打开”对话框。

（2）在对话框中，选中要修复的Excel文档→单击【打开】按钮右侧的三角箭头→单击“打开并修复”命令即可。

方法三：

利用Word程序修复Excel文档。

其步骤如下：

（1）启动word程序，单击工具栏上的【打开】按钮，会出现“打开”对话框。

（2）在对话框的“文件类型”中选择“所有文件”→选定要修复的Excel文件（*.xls）。

（3）单击【打开】按钮，如果Excel文件只有一个工作表，会自动以表格的形式装入word文档中；如果Excel文件是由多个工作表组成，每次只能打开一个工作表。

（4）在Word中，将损坏的部分数据删除。

（5）选中表格，单击“表格”→“表格转文字”命令，会出现“表格转文字”对话框→选用“，”分隔符或其他分隔符→单击【确定】按钮。

（6）单击“文件”→“另存为”命令，将文档另保存为一个文本文件（.txt）。

（7）在Excel中直接打开该文本文件，另存为其他名字的Excel文件即可。

2．使用专门的修复软件进行修复

AdvancedExcelRepair（AER）是一款功能强大的Excel文件修复工具，它可以扫描Excel文件并尽可能修复其中的数据，减少数据的损失。

本节以AdvancedExcelRepair1.4汉化版为例，介绍它的使用。

其步骤如下：

（1）启动“AdvancedExcelRepair”程序→在“选择待修复的Excel文件”框中，单击

按钮，选择损坏的Excel文档→在“输出已经修复的文件为”框中，选择修复后要保存的位置（默认时与受损文件保存在相同位置，且自动在文件名后加上”_fixed”）→单击【开始修复】按钮即开始修复，如图4-19所示。

图4-19开始修复受损文件

（2）在修复时，在“修复进程日志”中会显示修复的进程及修复信息，完成后会弹出如图1-20所示的对话框，单击【确定】按钮即可。

图4-20修复完成

三、Office文档通用修复方法

Office文档除了用上述的方法修复以外，还可以使用另一款修复Office文档的通用软件EasyRecovery。

EasyRecovery是最常用的、功能非常强大的硬盘数据恢复工具，EasyRecovery可以恢复大于8.4GB的硬盘，它不会向原始驱动器写入任何数据，主要是在内存中重建文件分区表使数据能够安全地传输到其他驱动器中。

其主要功能是：

Ø数据恢复。

可以恢复硬盘中丢失的引导记录、BIOS参数数据块、分区表、FAT表、引导区，还可以恢复多种不同类型的文件和文件夹。

Ø文件修复。

可以修复Office文档、压缩文档、图片文件、应用程序、网页文件、开发文档、数据备份文档

Ø磁盘诊断。

下面以修复Excel文件为例，介绍该软件修复文件的过程。

【任务4.9】小明有一个非常重要的Excel文档受损了，但还能打开，请帮他修复这个文档。

其步骤如下：

（1）启动EasyRecovery程序，会出现如图4-21所示的主界面。

图4-21EasyRecovery的主界面

（2）单击左侧的“文件修复”选项，进入如图1-22所示的文档修复界面。

图4-22文档修复界面

（3）在右窗格中，单击“Excel修复”选项，会出现如图4-23所示的对话框。

图4-23选择要修复的文件和要保存的位置

（4）在对话框中，单击【浏览文件】按钮，在出现的“打开”对话框中选择需要修复的Excel文件→单击【浏览文件夹】按钮，选择要保存修复好的文件的文件夹。

（5）单击【下一步】按钮，程序开始修复文件，恢复完成后会出现如图1-24所示的对话框。

图4-24Exce文件修复完成

（6）单击【确定】按钮，会出现如图4-25所示的对话框。

（7）单击【完成】按钮，会返回图4-22所示的界面。

图4-25修复报告

%提示：

使用EasyRecovery工具修复Word文档、Access文件、PowerPoint文件、ZIP文件与上述方法类似，可自行练习。