采购控制程序.docx

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采购控制程序

采购控制程序

（ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018）

1、目的和范围

对采购过程和供方进行控制，确保采购物资满足规定要求，本程序适用于原材料、外协外购件的采购及供方的评价、选择和控制。

2、职责

供应部负责组织对供方进行评价、选择和控制，提供“合格供方名单”，制定和实施采购计划。

技术部负责提供外购、外协产品图样、技术要求、技术协议等标准及有关资料、参与评价。

并参与供方的评定和工艺验证。

品质部负责采购产品的验证，参与对供方的选择和评价。

总经理负责审批合格供方名单。

3、工作程序

供方的评价和选择

供应部根据产品实现的策划，对需采购的零（部）件、原材料的供应商（供方）进行联络，由供应部传真或邮寄或亲自送供方评审表给供方，要求实事求是填写，返回后由供应部召集技术部、品质部评审，评审可进行样品测试、质量体系考察、对一些资料的审查（包括质量体系认证证书、产品检测报告、产品认证证书等），由供应部经理最后确定。

供方评定的准则

a）生产和技术能力；

b）产品质量水平及稳定性；

c）价格合理性；

d）交付及时性；

e）服务和支持能力；

f）自我改善能力；

g）供方的顾客满意度；

h）供方的财务状况和履约能力；

i）后勤能力，包括场地和资源；

j）供方的QMS。

供方评定方式。

a）实地考察；

b）第三方证明；

c）业绩考察；

d）首批样品鉴定；

e）小批量试用；

f）招投标；

g）供方承诺，历史考察；

h）第二方审核。

评定依据

a）采购文件要求

b）本公司质量体系文件

c）样品验证报告

d）标准、社会要求

合格供方认定条件

新的A类产品的供方应采用实地考察或样品评定，考察得分在80分以上者为合格供方，实地考察标准按ISO9001：

2008准执行。

第三方证明，通过选定质量管理体系认证或产品合格认证者为合格供方：

即供方如已获得产品安全认证或ISO9001：

2008准认证，可视为合格供方。

采用历史考察或业绩考察，应取最近至少3批供货记录，产品一次交验合格率98%以上，交付准确率95%以上时可视为合格供方。

采用首批样品或小批量试用时，供应部与供方联络，请其提供产品（样品），品质部对提供的样品进行必要的参数测试或验证，必要时，可以由制造部试用。

验证结果填制“工作联系单”报供应部；若本公司无能力检验，可委托有能力的单位（或机构）进行检验。

供应部根据含验证结果的“工作联系单”确定是否进行现场调查。

若进行现场调查由供应部组织品质部、技术部、行政部对供方进行现场调查并出具报告。

若不需组织实地考查的供方，由供应部根据验证结果，将符合规定要求的确定为合格供方。

第二方审核没有严重不合格项、一般不合格项8个以下者为合格供方。

供方的评定步骤及要求

供方评定时机

a）选择新的供方时；

b）原供方提供新产品时或停供产品半年以上时；

c）合格供方目录发生变更时；

d）总经理或管理者代表明确要求对供方评定时；

e）对原有供方重新认定时。

供方评定内容

根据供应部所需材料，应优先考虑符合下列条件的供方。

a）通过质量管理体系认证或产品合格认证的供方；

b）产品质量优质、价格合理的企业；

c）具有信誉及加工能力，路途较近的供方。

评定内容：

a）产品技术性能指标（质量特性）是否能够达到相应标准，就主要生产、检测设备状况进行分析、评定；

b）生产能力是否满足本公司配套要求，应企业规模、信誉、员工状况及供方自我改善能力进行分析、评定；

c）是否能持续提供可接受的合格产品，就质量管理状况，QMS能力进行评定、分析与评定；

d）服务能力是否满足本公司要求，交货及时性及对售后服务状况进行分析、评定；

e）价格水平是否满足本公司配套要求，是否适宜、合理。

供应部组织有关人员（品质部、技术部、制造部）按照确定的方式进行评定，填写“供方评定记录表”，报总经理审批。

新的供方必须采用样品鉴定或小批量试用。

对合格供方年度评价，可以根据供方供货业绩进行确认。

编制合格供方一览表

供应部根据“供应商（供方）评审表”编制“合格供方一览表”，经总经理批准，按《文件控制程序》进行发放至有关部门。

一览表中对同种规格产品的合格供方，一般为两家以上，增加不限。

积极引入竞争机制，提高应变、抗风险能力。

合格供方一览表分发范围为：

总经理、管代、技术部、品质部、供应部和行政部。

列入一览表的合格供方，应根据评定结果分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三级，在采购顺序及比例方面。

Ⅰ级最优先，Ⅱ级次之，Ⅲ级备用。

对供方进行连续的质量控制

为确保供方能长期、稳定地提供合格产品，供应部应建立供方档案，逐批记录，内容包括：

a）所有对该供方的评定资料及记录，以及有关的证明文件（认证证书、鉴定报告等）。

b）对该供方供货质量的记录，统计资料；

c）其它顾客对其产品质量以及质量保证能力的评价等。

对列入“合格供方一览表”的供方，供应部应对其供应情况进行控制，填写“供方供货情况记录表”和“供方业绩统计表”，根据其供货业绩，进行连续控制，组织有关部门进行复评。

复评的方式和频次取决于供方的供货质量状况，能力变化等因素。

一般情况每年进行一次；评价结果作为调整供方的依据。

当供方的产品不能满足质量要求时，供应部以“工作联系单”通知其限期改进。

对不重视质量、交货不及时等，A类产品经2次、B类产品经3次交涉无明显改进的供方，供应部提请取消其合格供方的资格，报请总经理批准后，从“合格供方一览表”中清除。

当产品质量不稳定时，由供应部会同相关部门，对供方现场进行质量验证，验证结果以书面形式报总经理，作为“合格供方一览表”变更的依据。

合格供方一览表变更控制

合格供方一览表”应保持相对稳定，变更需经总经理批准，不得随意变更。

变更信息应及时通知相关部门。

供应部应每年进行一次供方市场调查，以选择更优秀的合格供方充实目录。

合格供方变更条件

a）当供方连续两批退货时；

b）供方产品价格上涨，难以承受时；

c）交付期经常延迟，不能保证正常生产时。

首批样品的质量控制

a）第一次供货或因产品设计制造工艺有较大改变时，供方应提供首批样品，检验合格率必须达到100%。

具体按照《检验和试验控制程序》执行，检验或试用符合规定要求后，如是新供方，应按本程序进行合格供方评定。

b）因生产、技术、顾客要求等原因急需在新的供方进行一次性采购时，应申请经总经理批准后执行，不是一次性采购时，应按本程序进行合格供方评定。

供方调查、评定、考核所产生的记录由供应部负责保存，并按《质量记录控制程序》执行。

采购依据

供应部根据商务部的“生产任务书”和制造部的“生产计划”单以及库存情况编制“采购计划单”，依据“采购计划单”编制原材料、外协件、外购件、包装物及辅助材料等“外购、外协采购合同”。

对采购情况依据“采购计划单”进行跟踪。

技术部提供的采购产品技术文件。

技术部根据采购物资对本公司产品性能、质量影响程度和加工难易进行分类，编制产品质量特性重要度分级表。

A类：

对产品性能，质量有直接影响且加工难度高的产品；

B类：

对产品性能，质量有一定影响且加工难度一般的产品；

C类：

除A、B类以外的原材料、零部件及包装物等。

采购技术文件内容：

a）采购产品的名称、型号、规格、数量以及所配最终产品的名称、型号、规格。

b）采购产品的规范、图样、加工要求、检验规程，和其它有关技术资料的名称或其它有效标识及适用版本，以及作为交货依据和验收条件的检验文件的名称和适用版本。

c）验证方式和验证的安排。

d）在有质量管理要求时，应写明适用的质量管理模式标准的版本和编号。

采购文件的编制、审核、批准、更改，按《文件控制程序》执行，发布前由总经理批准。

必要时，采购文件（包括规范图样等）版号、编号可填入采购合同中，也可将采购文件作为受控文件发放给合格供方，或在签订的技术协议中附加上采购文件作为采购的依据。

采购控制

从供方采购物资前，应由技术部与关键件合格供方签订“技术质量协议书”，对供方质量管理提出要求，如供方的采购、过程、检验和试验、计量器具、不合格品等方面提出要求。

供应部按产品质量特性重要度分类表和“合格供方一览表”中的供方进行采购。

A类产品须与合格供方签订“委托加工合同”，经总经理批准后实施。

B类产品，外协件用“工作联系单”委托加工，外购件、包装物应以传真“外协、外购合同”的方式通知合格供方。

C类产品，采购人员可凭使用部门的“工作联系单”（经供应部负责人审核，必要时总经理或其授权人审批后）直接在市场上采购。

采购产品的验证。

所有采购进公司的产品，由仓库保管员负责清点数量并开“送检单”，交品质部相应检验员进行检验,检验员按照《检验和试验控制程序》进行进货检验或验证。

当采购产品需要在供方货源处进行验证时，应在采购文件中规定验证安排和产品放行方式。

并根据采购产品技术文件和协议条款要求或采购文件中的规定进行验证，安排决定产品放行方式。

品质部负责建立并保持供方有关质量方面的记录。

验证不合格的采购产品，按《不合格品控制程序》执行。

顾客对供方产品的验证

当合同规定时，顾客或其代表有权在供方处对采购产品进行验证，以明确是否符合规定的要求。

供应部应与供方作出安排，保证验证的实施。

顾客或其代表的验证，不能作为本公司对供方质量控制的有效证据，不能免除本公司提供合格产品的责任。

采购控制程序所涉及的质量记录按《质量记录控制程序》执行。

4支持性文件

《文件控制程序》

《检验和试验控制程序》

《不合格品控制程序》

《质量记录控制程序》

5相关记录

“外购、外协采购合同”

“委托加工技术协议书”

“供应商（供方）评审表”

“供方供货情况统计表”

“合格供方一览表”

“采购计划单”

“供方业绩统计表”

“供方评定记录表”

“采购申请单”

“供方业绩评定表”

供应商（供方）控制工作流程

活动名称记录或证据

采购控制流程

活动名称记录或证据