个人总结的一些WORD使用小技巧.docx
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个人总结的一些WORD使用小技巧
Word使用技巧
、使用插入数字功能插入大写数字。
1
柒拾柒万壹仟壹佰肆拾壹
、将姓名按笔划顺序排序2
王健王云平刘兴盛何平候喜强徐冬
、快速插入日期和时间3
插入日期：
＋＋DSHIFTALT
插入时间：
＋＋TSHIFTALT
。
17:
46:
52-142019-09
、使日期和时间自动更新4
按下＋＋后日期和时间变为文本，不CTRLF9SHIFT
再更新。
下午5:
46:
5221-2006-12
10、使用带圈数字即可。
上工具栏以上数字。
点击5○
、多次使用格式刷。
其实只要双击格式刷按钮，用”6“
户可以将选定格式复制到多个位置。
再次单击格式刷或
按下键即可关闭格式刷。
“Esc”
、使用拖放方式复制网页内容。
使用最常Windows7
见的拖放功能，选中网页上的内容，按住鼠标左键不放，
拖到窗口，然后释放鼠标左键，网页的内容就被完Word
整复制了。
．
、使光标每次移动一个段落。
在编辑文档的时Word8
提供的一动，可以使用候，如果需要在段落之间移Word
个快捷键只需按住键，然后再按下方向键中的向上Ctrl
或向下键，这样就可以使光标依次向上或向下移动一个
段落。
、巧用选择性粘贴中的无格式文本。
““9”
、快速显示文字格式。
按下组合键，然后10Shift+F1
单击需要查询格式的文字。
如果不需要文字格式的显示，
可以按下键取消。
Esc
、在中用另类方法复制文本。
选定需要复制11Word
的文字，按下组合键，这时状态栏上会显示复“Shift+F2
制到何处的字样，然后将光标移动到目标处并按下回车”
键即可完成复制。
、字体随身携带。
要想即不在另一台电脑12WORD
做：
这样们可以上安装该字体，又要正确打印出该文档，我
执行工具选项命令，打开选项对话框，点击保存”→””“““
标签，选中嵌入字体，这样就可以把创建此”TrueType“
文档所用的字体与文档保存在一起，当在另一TrueType
台电脑上打开此文档时，仍可用这些字体来查看和打印
文档使用一须对该此目的，必实现如果想①：
注意文档。
．
种新的样式；②你想嵌入的字体只能是字体；TrueType
③这样的文档容量比较大，为了减小文档的体积，可同时
选中只嵌入所用字符选项；④在另一台电脑上打开该文”“
档时，不能对嵌入的字体文本进行修改，否则会使嵌入的
字体丢失。
、快速输入特定的短语。
我们在用WORD2000/XP13
些特定的短这，像专业术语、单位名称等进行文档编辑时
语，我利用的剪贴板功能，实现了特定”“WORD2000/XP
短语的一次性输入，达到快速、准确、一致之目的。
、如何将文档转换成为幻灯片。
方法就是直14Word
编辑环境里面的文档打开。
例如需要将接把另外一个
文档转换成文档时，启动，PowerPointWordPowerPoint
单击文件菜单栏，选择打开命令，在打开文件的对话”““”
框中把文件类型设置为所有文件，然后选择已经编辑好”“
的文档，单击确定即可实现不同文档格式的自动”Word“
转换。
、隐藏文字。
隐藏文字的方法：
选中要隐藏的文字，15
效格式单击字体级管理人员联络表，然后，高如→→““”
果，将隐藏复选框打上钩，然后单击确定按钮。
其它””“”
行即可，或者使执中后按照上述方法选的粗体文字只要．
用格式刷来刷一下就可以了！
隐藏文字后，怎样设置能
看得见它们呢？
方法如下：
单击工具选项视图非→→→“
打印字符，选中隐藏文字复选框，这样我们就可以看”“”
到哪些被隐藏的字符了！
、在没有安装的计算机上查看文档。
在完成16Word
命令，页另存为行文件菜单下的文档编辑后执”“”Web“
输出的网页文件自然可以拿到其它计算机上演示了，而
且对作品的效果影响不大，只是一些版式变化。
另外，也
可以用写字板来打开文件。
Word
、换页时不再频繁敲回车键。
在编辑文档时，经常17
会遇到换页的情况，大多数的用户都会敲很多次回车键
以生成新的页面，这实际上是一个非常不好的习惯，因为
当用户对前面的内容再作修改时，会直接影响到版面，所
以用户应当使用下面的方法：
当编辑到需要换页的位置时，
按住键后再按下回车键，插入一个分页符，这样就“Ctrl”
完成了换页的工作。
、修改标尺。
打开，窗口默认Word200018Word2000
位呢？
是厘单，这一数字表示什么、为标尺、6……3842
米？
是英寸？
都不是；原来它是以字符为单位，在宋体五
号字的格式下，每行约可输入个中文字符。
不过这样38
的设置，用起来很不方便，尤其在制表、作图时，很不直
观，有必要修改成以厘米为单位标尺。
从工具菜单中，打
开选项对话框，选取常规卡片，其中有一度量单位“”“”
选择条，注意：
不要被巳填好的厘米蒙骗而无所作为，
其实在它的下面有一个打レ的使用字符单位的选择项，”“
现在把这个小方框中的レ去掉，加以确定。
回到Word2000
界面一看，原来标尺上的、、，变成了以厘米为6……3824
单位的、、数字了。
213……14
、巧用键调整表格。
用户在调整表格高度与19Alt
宽度时，通常都是使用鼠标来进行拖动，但是这种方法不
够精确；也可以在表格属性里设置，这种方法可以保证精
确，但是不够直观，能否将二者结合起来呢？
在调整宽度
或高度的时候，用户可以按住键不放然后使用鼠标进Alt
行拖动调整，这样就会在标尺处显示表格的长或宽的数值
大小，既精确又直观。
另外，中的其它调整如分栏的Word
栏宽调整、首行缩进等都可以用此方法进行。
、增加、删除和显示全部菜单命令。
单击工具菜”“20
中首单选项选项卡，清除菜单击自定单中的义，然后“““””
先显示最近使用过的命令复选框，然后选择关闭就可以”
了。
．
、在屏幕提示中显示快捷键。
执行视图菜单上”21“
选框中出的对话义单上的自定命令，在弹工具栏子菜””““
择选项选项卡，选中显示关于工具栏的屏幕提示复选”““”
框和在屏幕提示中显示快捷键复选框。
”“
通过屏幕提示我学到了以下一些快捷键：
新建空白文
档：
＋打开空白文档＋保存＋SOCTRLNCTRLCTRL
打印＋拼写和语法检查剪切＋复XCTRLF7CTRLP
制＋粘贴＋调整字体＋查DCTRLVCTRLCCTRL
插入超＋＋全选撤消找＋CTRLCTRLACTRLZF
字＋＋变换级链接＋变换字体SHIFTCTRLKCTRLF
＋斜＋＋加粗＋倾号SHIFTPCTRLCTRLIBCTRL
对对齐（左）＋居中下划线＋两端对齐JUCTRLCTRL
对齐＋分散对齐齐＋右CTRLERCTRL
减少增大字号＋＋＋＋＞CTRLCTRLSHIFTSHIFTJ
态入或退出修订状进字号＋＋＜CTRLSHIFT
格式＋＋＋字数统计＋SHIFTRCTRLSHIFTCTRLE
＋＋贴＋＋刷只粘格式时VCTRLCTRLSHIFTCSHIFT
键。
快捷、22Word
位置到文档中的上一次跳转编辑.Shift+F5:
换间在打开的文档之切.F6:
-Ctrl
组合键：
使字符变为粗体Ctrl+B
组合键：
使字符变为斜体Ctrl+I
组合键：
为字符添加下划线Ctrl+U
：
重复上一次的操作操作F4
里的定位编辑：
F5
命令为上的另存：
选择文件菜单F12
预览：
打印合键组Ctrl+F2
窗口闭组合键：
关Ctrl+F4
键关于字体及字号的快捷
字体变合键：
改组Ctrl+Shift+F
字号键：
改变组合Ctrl+Shift+P
：
增大字号组合键Ctrl+Shift+>
：
减小字号合键组Ctrl+Shift+<
：
复制格式合键组Ctrl+Shift+C
格式贴组合键：
粘Ctrl+Shift+V
倍行距键：
单合组Ctrl+1
：
双倍行距键组合Ctrl+2
倍行距键：
合组1.5Ctrl+5
：
段落居中键组合Ctrl+E
对齐：
两端键合组Ctrl+J
组合键：
左对齐Ctrl+L
组合键：
右对齐Ctrl+R
组合键：
分页符Ctrl+Enter
右箭头：
右侧的一个字符Shift+
左箭头：
左侧的一个字符Shift+
右箭头：
单词结尾Ctrl+Shift+
左箭头：
单词开始Ctrl+Shift+
组合键：
行尾Shift+End
组合键：
行首Shift+Home
下箭头：
下一行Shift+
上箭头：
上一行Shift+
下箭头：
段尾Ctrl+Shift+
上箭头：
段首Ctrl+Shift+
组合键：
下一屏Shift+PageDown
组合键：
上一屏Shift+PageUp
组合键：
文档开始处Ctrl+Shift+Home
组合键：
文档结尾处Ctrl+Shift+End
组合键：
包含整篇文档Ctrl+A
、插入漂亮的图标。
在我的电脑或者资源管理“23“”
器中选定带有图标的文件（如标鼠单击），WinWord.exe”
右键，在弹出的菜单中执行复制命令，然后在文“”Word
档中执行粘贴命令，的图标就出现在文档中了。
Word”“
、将图片移到合适的位置。
当用户在文档中24Word
放置图片时，它会自动与一个可见的网格对齐，以确保所
有内容整齐的排列。
如果需要精确地控制图片的放置位
置，用户可以在拖动对象时按住键，以暂时忽略网格。
“Alt”
用户可以看到该图片将平滑地移动，而不是按照网格间
距移动。
如果图片不需要与文字对齐，用户可以使用这一
技巧。
为了确保该功能可用，请用户双击该图片，然后选
择版式选项卡，选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方”“
式，最后单击确定按钮即可。
”“
、去除绘图时出现的画布。
用户在中使WordXP25
用自选图形工具画图时，总会出现一个画布，有的用户”“
可能并不希望看到它，可以使用以下方法去除。
执行工“
具菜单上的选项命令，在弹出的对话框中选择常规”““””
选项卡，去除插入自选图形时自动创建画布复选框的”[“]
选择即可。
、如何对齐图形。
按下键，依次选取需要对齐Shift26
出地弹钮，在按上的形，然后按下的图绘图工具栏绘图”“
菜单中选择对齐或分布方式即选择对齐，然后再单子菜”“
可。
、如何微调图形及图像的位置。
在调整图形或图像27
满不太精确，往往无法达到标进行拖动的位置时，使用鼠
意的位置，用户可以选定该图形或图像后在按住键Ctrl
的同时用、、、的方向键来进行精确微调。
↓→←↑
、使用键更新域。
F928
、如何执行全部保存。
按住键，然后在打“Shift”“”29
开文件菜单，就会发现菜单上多了一个全部保存命令，””““
执行即可完成全部保存的操作了。
、怎样取得与真实打印完全一致显示效果。
当我们30
，很希望行某些特殊的版式排版时单据表格及进在套打
屏幕上显示的大小与打印结果完全相同，以便进行精确
的套打操作。
但能够所见即所得的显示的结果与”“Word
打印出来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么，
但由于各人所用的显示器的尺寸不同，而且相同尺寸的
显示器其可视面积也有所不同，因此显示与打印结果的
大小比例很难做到完全一致。
如果能够给添加一Word
个：
全真显示的工具按钮就好了这样即使我们不需要!
11
进行精确的套打，也可以在文稿完成后按一下这个按钮，
可以用一们置是否合适，我设出的字体大小终输看看最．
个宏命令来解决这个问题。
取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。
1.
由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同，
因此在此无法给出一个固定的数据。
请先将显示器的画
幅调整妥当，以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗
口为准。
找一张纸，用尺子量下纸张的宽度，要求精A4
确到毫米，因为标称为某种开本的纸张，其实际大小并不
一定与标称值相同。
然后，新建一个空白文档，单击视图”“
工具栏，选择页面，再单击文件菜单栏，选择页面设“””““
置，在页面设置对话框中将打印设置中的纸型设置””“”“
为与准备的纸张相同的纸型，如在此为，再将纸型”A4“
选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全一致，
确定后返回编辑界面。
现在我们就以这张纸为依据，确定
屏幕显示比例。
在工具栏的显示比例输入框中反复手工”“
调整显示比例的大小，注意系统本身只提供若干种固定
的显示比例，其实我们完全可以直接输入任意一个整数，
比如英寸显示器在设置为后，屏幕上的页面大小78%14
与真实纸张完全一致，这个就是我们下一步需要的数“78”
据。
编写一个宏命令：
单级工具菜单栏，选择宏，再”““”2.
单级宏命令，或者直接利用组合键打开宏”““Alt”+“F8””“
对话框，在宏名编辑框中输入一个宏名如真实显示，””““
然后单击创建命令，打开编辑器。
在代码Visual”“Basic
：
入下列代码编辑窗口输
）实显示（真PublicSub
ActiveWindow.ActivePane.View.
Zoom.Percentage=78
EndSub
（注意：
代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户
的显示器对应的真实比例数字）
创建工具栏按钮。
单击工具菜单栏，选择自定义””3.““
命令，或者利用组合键，调出工具栏自定义”“Alt+V+T+C
对话框，选择命令中的宏，右边的列表框中会显示出””““
所有已经存在的宏。
找到刚才编辑的那个真实显示的宏，”“
将它拖入主界面的工具栏中的任意位置，这时工具Word
栏中会出现一个与宏名对应的按钮，单击关闭按钮退出”“
设置。
现在，我们的就能够实现真正的所见即所得Word
了！
、会记住最近三次编辑位置，方法是按31Word
进行定位。
页码可入键行切＋进换。
单击，输SHIFTF5F5
＋定位到文档末尾。
＋定位到文HOMECTRLENDCTRL．
档开头。
、使用样式快速改变格式。
32
、使用大纲视图创建文档结构图。
33
、在文档的不同地方可以应用不同的页边距，方法34
是选择插入点之后。
”“
、在奇偶页使用不同的页眉页脚，或首页不使用页35
码，方法是调整版式标签中设置。
”“
、打印预览功能具有放大镜功能。
36
、打印预览有缩至整页功能。
37
、文件在打印预览时也可进行编辑。
38
、在打印预览中可调整边界，且不会影响到其他页39
、打印时可选择打印选择内容。
40
、在一页可打印多页内容，方法是选择每页的版“41
数。
”
、可以按纸张大小进行缩放，调整打印。
42
、在表格中可随意更改文字方向，方法是格式选”“43
择文字方向。
”“
、在中使用工作表有三种方式：
EXCEL44WORD
第一是粘贴：
静态使用不能改变任何数据。
数据但数据变（嵌入）：
可使用，可改贴第二是特殊粘．
源不会改变。
第三是粘贴链接：
能看到，但实际存储在它的来源
工作表中。
EXCEL
、双面打印时一定要选上奇偶页不同。
45
、两个文档可进行比较。
46
、保存不同时期的文件有两种方法，一种是常规方47
法，另一种是保存版本法。
方法是使用文件－版本命令。
、把多人的批注和修订合并到一个文档。
方法步骤：
48
检第一步打开你想合并到它里面去的文档，它将是用于
查的原始文档。
第二步：
单击工具中合并文档，单击选”“
择想要合并文档。
注意：
当一个文档没有打开修订功能时，
可以先使用比较功能进行比较而后合并。
使用技巧Photoshop
，片上点，首先在画出直、要使用画笔工具线图击1
然后移动鼠标到另一点上按住再次点击图片，Shift
就会使用当前的绘图工具在两点间画一条Photoshop
直线。
、任何时候按住键即可切换为移动工具，按2Ctrl
住键拖动鼠标可以复制当前层或选区内容。
Ctrl+Alt
、按住空格键可以在任何时候切换为抓手工具[H]（3
。
缩放工具的快捷键为，此外＋空CtrlTool）“Z”Hand
格键为放大工具，＋空格键为缩小工具。
Alt
、按键以及－键分别为放大和缩小图像”Ctrl+“+”4“
的视图；相对应的，按以上热键的同时按住键可Alt
以自动调整窗口以满屏显示和Ctrl+Alt+“+”（
一点十分有用！
－，这）Ctrl+Alt+“”
义候按住键即可定、用吸管工具选取颜色的时5Alt
当前背景色。
框中的取消中所有的对话、在）（6CancelPhotoshop
按钮都可以通过按住键变为复位按钮。
）（AltReset
这使你可以轻易回复到初始值而无须取消重来。
、按键可在的三种不同屏幕显示方式Photoshop7“F”
标准显示模式带菜单的全屏显示模式全屏显→（→
示模式下切换或者可以使用工具箱下端的按钮。
）（）
提示：
在全屏模式下按可以切换是否显示菜Shift+F
单。
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