档案管理制度.docx

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档案管理制度

公司文件收发、归档管理制度

1总则

1.1为规范文件收发、资料归档等工作，保证公司运行效率，特制定本制度。

1.2公司各部门均须设立文件管理员，文件管理员负责文件资料传递、归档管理工作，各部门一切文件资料必须交文件管理员管理，各部门主管领导为该项工作第一责任人。

1.3文件、资料、合同等在公司各部门间传递，必须履行交接手续。

出现问题，由不按规定履行手续者承担责任。

1.4本制度适用于公司各部门。

2文件收发传递

2.1发文处理程序

2.1.1发文处理是指文件拟稿到发出和归档的整个过程。

发文处理程序包括：

拟搞、审核、签发、编号、打印、校对、用印、登记、投送、归档。

2.1.2文件的草拟由行政主管及各部门负责人指定的人员负责。

2.1.3文稿的审核由决定起草人负责，审核内容包括：

2.1.3.1必要性确定是否需要行文，以何名义行文。

2.1.3.2真实性审查材料是否真实、准确，观点是否正确。

2.1.3.3合法性审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与公司内已经公布、仍在执行的规定有无矛盾。

2.1.3.4规范性审查拟定文件文种、标题、主送单位、抄送单位、主题词等是否符合规定；审核文字是否条理清楚、合乎逻辑；遣词造句、标点符号、数字及计量单位、人名、地点、专用术语是否准确、规范。

2.1.4文件的签发由部门负责人或行政主管负责，公司文件终审由总经理签字批准，部门文件由部门负责人签字批准。

草拟的文稿一经终审即成定稿。

2.1.5文稿清样打印完毕，由拟稿人进行校对后正式打印成文。

制成的文件如需加盖印章的，应在落款处加盖印章。

2.1.6发文部门对准备发出的文件进行统一记载，以便对文件进行清点、统计、控制、查找和回收。

发文登记由发文部门负责并制作《发文登记表》。

登记项目包括：

按发文顺序详细登记发文的登记日期、签发人、文件编号、文件标题、份数、签收人、归档等事项。

2.1.7文件投送由发文部门负责。

发文工作人员应对照原稿对文稿的报头、文号、报送及发放范围及份数进行逐项检查后，按发放范围发送。

2.1.8文件发送完毕后，应及时对文件进行整理、归档。

2.2收文处理程序

2.2.1收文处理是指对收进的文件进行办理和保管的整个过程。

收文处理程序包括签收、登记、审批、传阅、承办、办复、归档等环节。

公司的收文工作由办公室负责。

2.2.2部门收到各种文件，应对所收文件履行检查、清点手续，对附有附件的文件，要按附件目录认真核对，如不相符或漏装，应及时提出，经检验确定无误后予以签收。

收件人员在收到文件后，确认无误，应与递送人履行签收手续，签收手续中应注明签收的具体时间。

2.2.3公司职工以公司名义取得的相关文件，应按本办法规定履行登记手续。

2.2.4外来文件的拆封：

外来文件只写明收文单位名称，即以“唐山文丰”、“河北文丰”为收件人的，由文件管理员负责拆封；凡收到的文件指明收件人为公司职工或部门的，文件管理员签收后，应原封转送文件指定部门，由收件人或部门负责人自行拆封。

拆封后发现是公司业务文件的，应及时通知部门文件管理员登记、存档。

2.2.5收文部门应当对收到的文件进行登记，建立《收文登记表》，登记内容包括：

顺序号、收到日期、来文单位、来文字号、密级、份数、文件标题、处理情况。

2.2.6《收文登记表》登记项目应逐格填写，不得随意取舍，防止出现漏登、重登和跳号现象。

登记标题要完整，不能简化。

如来文无标题，可根据文件内容简明确切地摘要其内容。

2.2.7收文登记工作完成后，收文人员应在所收文件上加附《文件处理单》，《文件处理单》上应写明来文单位、来文字号、份数、文件标题、收文日期、收文编号、批办意见、承办情况等。

《收文登记表》、《文件处理单》及收文备注上的收文日期和文号要保证一致。

公司文件由公司领导批复办理意见，部门文件由部门负责人批复办理意见。

2.3文件传阅、承办处理

2.3.1公司领导或部门负责人根据来文提出批办意见。

批办意见要填写在《文件处理单》的“批办意见”栏内，并签署姓名和时间。

根据批办意见在一定范围内传阅的文件，由文件管理员负责将文件依次送呈传阅。

传阅文件时文件管理员应做到以下几点：

2.3.1.1掌握传阅范围。

不能随意扩大和缩小，注意保密。

2.3.1.2控制文件运行。

随时掌握去向，避免漏传、误传、延误、失密。

2.3.1.3文件应由文件管理员负责直接送至应阅人员处,传阅人员不得自行传阅，以防漏密。

2.3.1.4阅件人在阅读完毕后，应在《文件处理单》上签署姓名、传阅日期，必要时可填写阅览后意见并交还给文件管理员。

2.3.2需承办的文件，应根据公司领导或部门负责人的批办意见及时移送承办人员进行相关处理。

承办事项完结后，承办人员将承办情况和结果及时呈报批办人员。

并在《文件处理单》的“处理结果”栏内填写办复的结果、办复的形式及办复人的姓名、办复时间等。

2.3.3对于不需要进行相应处理，可由公司职工阅知的文件，如内部资料、刊物，参阅材料、工作简报、信息等，文件管理员做好归档、保管、借阅工作。

需要在公司中传达的文件，由公司领导或部门负责人确定并传达。

2.4.整理、归档

文件传阅、办理、传达完毕后，文件管理员应及时将文件及《文件处理单》收回，并按公司规定整理、归档。

各部门需要对各种文件资料进行严格把关，对其责任范围内形成的文件、合同、技术资料等做好保存管理和组卷归档工作，并按要求严格执行保密制度。

各部门应明确规定文件管理员，文件管理员负责本部门的文件资料传递工作以及文件资料的收集、建档、保管、借阅和利用等工作，其他人员必须第一时间将手头文件、资料等交本部门文件管理员管理，任何文件资料不得滞留一天以上，需使用文件资料时办理借用手续。

文件管理员有权利催收各种资料，相关人员不得无故拖延或拒绝上交资料。

3归档文件内容

3.1公司各类会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文由综合办公室负责记录、收集、归档，尤其对用印文件办公室必须留档备案。

综合办公室负责公司文件的建档管理，保存公司各种行政往来文件。

3.2设备处资料室负责公司工程、设备等技术资料的建档管理。

凡外来、外购回公司的图纸、设备资料、图书，各部门应第一时间由本部门文件管理员交到设备处资料室，并办理存档手续，如数归档，如有需要再办理领取、借阅手续。

（具体执行参照设备处《图纸、资料管理制度》）

3.3财务处负责公司各类财务档案的建档管理，以及在财务处用印的文件、合同的建档管理（合同管理执行参照《合同管理规定》）

3.4企管处负责公司各类规章制度的建档管理。

3.5其他各部门负责本部门的文件、资料、合同的归档管理。

各部门于每年1月31日之前将上一年度本部门档案整理造册并移交到设备处资料室统一保存。

4罚 则

4.1公司各部门凡违反公司制度，无故延期或不交应归档文件、合同、材料的，经催交仍拖延不交的，除责令其文件负责人和部门领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以通报批评。

4.2各部门遗失文件资料的，应立即报告。

因遗失文件资料，造成损失的，视情节轻重进行处理。

4.3各部门及工作人员形成的文件材料原件都要归档，若有重要文件不及时归档移交，相关部门或工作人员负全部责任，并根据情节轻重进行处罚。

附表：

1.收文登记单

2.发文登记单

3.文件处理单

附表1登记内容包括：

顺序号、收到日期、来文单位、来文字号、密级、份数、文件标题、处理情况。

收文登记单

来文

编号

收文编号

来文单位与部门

收文时间

来文内容

分往部门

签收人

附表2按发文顺序详细登记发文的登记日期、签发人、文件编号、文件标题、份数、签收人、归档等事项。

发文登记单

时间

序号

发文部门

文号

发文内容

份数

发放单位

签收

收回作废文件记载

备注

《文件处理单》上应写明来文单位、来文字号、份数、文件标题、收文日期、收文编号、批办意见、承办情况等。

《收文登记表》、《文件处理单》及收文备注上的收文日期和文号要保证一致。

公司文件由公司领导批复办理意见，部门文件由部门负责人批复办理意见

来文单位、来文字号、份数、文件标题、收文日期、收文编号、批办意见、承办情况

附表3

河北文丰文件处理单

收文时间

收文

单位

收文号

来文号

份数

急缓程度

文件

标题

分发处

理意见

领

导

批

示

传

阅

签

名

姓名

时间

姓名

时间

姓名

时间

办理

结果

文件编写:

审核:

批准: