全宗卷整理方法及示例教材.docx
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全宗卷整理方法及示例教材
【档案目标管理指导文本第三批：
档案编研资料（3-1）】
全宗卷整理方法及示例
云浮市档案局监督指导科
2007年9月
何谓全宗（fonds）？
一个机关、组织或个人在社会活动中形成的档案的有机整体（一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体）。
苏联对全宗的新解释为“彼此具有历史联系和逻辑联系的交由国家保管的文件综合体”。
这一综合体包括机关（企业、团体、个人）档案全宗、联合全宗、档案汇集、科技文件综合体等。
全宗，法文fonds，最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则而应用的，在1841年4月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。
fonds一词，原为“基金”、“贮量”、“库藏”等意，用于档案学有时附加限定词，如俄文архивныйфонд（档案全宗）。
中国曾有“档案群”和音译“芬特”等用法，1955年后全国统一改为“全宗”。
在汉语中,“宗”本为祖庙、族系以及类别、批量的意思，因而惯称相关事件的一组文书，以至泛称档案，均谓卷宗。
“全宗”的字面意义，就是全部卷宗。
全宗构成条件和立档单位 在通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个工厂、一个学校所形成的档案应该组成一个全宗；机关内部的组织机构如业务处、科、室所形成的档案则作为相应全宗的组成部分。
形成全宗的机关单位称为“全宗构成者”，在中国又称为“立档单位”。
确定档案全宗划分的界限，即研究拥有档案的机构能否成为一个立档单位，通常被称为全宗构成者的条件，或立档单位的条件。
立档单位的主要标志是它们在工作上、组织上和财务上是否具有一定的独立性。
一般具备下列条件的机构就是立档单位，它所形成的档案即构成全宗：
①可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；②是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；③设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
上述三个方面往往互相依存，也有时并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。
立档单位确定之后，对整理完毕的每个档案全宗，均标明立档单位的名称，如“××省教育厅全宗”，并编予一个全宗号。
补充：
1.整个宗族。
2.机关﹑企业﹑事业单位或人民公社在工作或生产活动中形成的全部档案。
何谓全宗卷？
定义
全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
内容
包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、档案管理新技术应用等方面的材料。
简言
全宗卷就是档案之档案。
换言之，就是管理档案形成的档案。
全宗卷排列顺序
件号
全宗卷名称
备注
1
全宗指南
档案利用
2
大事记
档案利用
3
组织沿革
档案利用
4
档案管理制度汇编
档案整理
5
档案移交、接收文据
档案收集
6
历年立卷说明、归档说明
档案整理
7
档案机构文件（成立档案室、档案工作领导小组、鉴定小组的通知）、销毁请示、批复、分析报告等
档案鉴定
8
档案销毁清册（如有，归入全宗卷）
档案鉴定
9
温湿度记录簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）
档案保管
10
库藏档案状况检查记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）
档案保管
11
档案库房防虫药物投放更换记录（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）
档案保管
12
档案管理台帐（含档案数量、设备设施、档案人员情况、档案人员名册、档案图书资料利用情况的统计表等）、年报表、或上报有关报表
档案统计
13
档案利用效果登记簿（已记录满的才归全宗卷，未记录满的暂不归入全宗卷）
档案利用
14
档案利用实例
档案利用
15
基础数字汇编
档案利用
16
档案软件系统使用指南等、档案软件系统升级记录等
档案管理
新技术应用
注：
以上顺序为一般常规顺序，以后若有新材料增加，其件号可接续已编件号的全宗卷最后一件的件号续编件号。
中华人民共和国行业标准
全宗卷规范DA/T12－1994
（1995年6月12日国家档案局批准1995年10月1日实施）
1主题内容与适用范围
1.1全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
1.2本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。
1.3本规范适用于各级各类档案馆和各机关、团体、企事业单位档案机构（以下统称档案室）。
2引用标准
DA/T1-92档案工作基本术语
GB9705-88文书档案案卷格式
3全宗卷编制原则
3.1档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗卷。
3.2全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。
3.3全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
4全宗卷的主要内容
4.1档案收集：
档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
4.2档案整理：
整理工作方案、分类方案（注：
即档案管理制度汇编）、案卷目录说明（注：
即立卷说明、归档说明）、整理工作小结等。
4.3档案鉴定：
鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
4.4档案保管：
档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等（注：
包括库藏档案状况检查记录、档案库房防虫药物投放更换记录、档案库房温湿度记录本）。
4.5档案统计：
档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表（注：
即档案管理统计台帐）等。
4.6档案利用：
全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例（注：
即档案利用实例、组织沿革、大事记、基础数字汇编）等。
4.7档案管理新技术的应用：
缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料（注：
即档案管理软件使用说明书等）。
5全宗卷的整理
5.1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归人预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
5.2整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
5.3卷内文件材料按问题—时间进行系统排列，排列顺序为：
全宗指南（全宗介绍）、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。
5.4卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。
其封面、封底尺寸长×宽为260mm×185mm（注：
也可以用297mm×210mm即A4型规格），封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者（见图1）。
5.5卷盒外形尺寸长×宽为310mm×220mm，其高度可根据需要分别设置30mm、40mm的规格（见图2）。
卷盒面、脊印“全宗卷”三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期（图3）。
6全宗卷的管理
6.1档案馆形成的全宗卷集中保管，按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。
全宗卷内文件材料过多时，可分装数盒，形成若干分卷，并在全宗号后加短横和分卷序号，如：
50－1、50－2。
卷内文件材料封面的全宗号也应与之相一致。
6.2馆藏全宗采取分若干个部类（如按政权性质等）管理的，可按部类分别排序，编制全宗卷目录，相对集中保管。
6.3档案室和馆藏全宗极少的档案馆，其形成的全宗卷，可置于每个全宗排列的卷首。
6.4全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。
附加说明：
本标准由全国档案工作标准化技术委员会提出。
本标准起草单位：
湖北省档案馆。
本标准起草人：
孙振涛葛成芬冯玉江吕炎生
（注：
文中括注并加下划线部分为云浮市档案局添加。
）
全宗卷案卷目录（示例）
全宗卷案卷目录
全宗号：
4
件号
题名
时间
责任者
页
数
卷内
页次
备
注
档案室编
档案馆编
1
《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》
（1994—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
28
2
《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》
（1994—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
86
3
《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》
（1994—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
43
4
《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
128
5
中国人民政治协商会议云浮市委员会文书档案
立卷说明（1994—2004）、归档说明（2005—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
61
6
中国人民政治协商会议云浮市委员会成立档案机构有关文件
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
11
7
《档案库房温湿度记录本》（1994年12月1日—2005年12月31日）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
171
8
中国人民政治协商会议云浮市委员档案管理台帐（1994—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
5
9
《档案利用效果登记簿》（1994—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
42
10
《档案利用实例》（1994—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
12
全宗卷案卷目录（示例）
全宗卷案卷目录
全宗号：
4
件号
题名
时间
责任者
页
数
卷内
页次
备
注
档案室编
档案馆编
11
《基础数字汇编》（1994—2006）
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
76
12
DARMS文件档案资料综合管理系统使用指南
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
39
13
档案（资料）进馆登记表
2007
10
17
政协云浮市委综合档案室
1
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
1
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》
（1994—2006）
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
1
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会全宗指南》（1994—2006）
2007
-8-
30
1
/
28
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
2
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》
（1994—2006）
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
2
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会大事记》（1994—2006）
2007
-9-
1
1
/
86
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
3
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》
（1994—2006）
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
3
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会组织沿革》（1994—2006）
2007
-7-
21
1
/
43
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
4
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
4
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
《中国人民政治协商会议云浮市委员会档案管理制度汇编》（1994—2006）
2007
-8-
30
1
/
128
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
5
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
中国人民政治协商会议云浮市委员会文书档案
立卷说明（1994—2004）、归档说明（2005—2006）
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
5
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1994年度文书档案立卷说明
1995
-5-
8
1
2
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1995年度文书档案立卷说明
1996
-5-
8
5
3
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1996年度文书档案立卷说明
1997
-5-
8
9
4
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1997年度文书档案立卷说明
1998
-5-
8
14
5
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1998年度文书档案立卷说明
1999
-5-
8
19
6
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会1999年度文书档案立卷说明
2000
-5-
8
23
7
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2000年度文书档案立卷说明
2001
-5-
8
27
8
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2001年度文书档案立卷说明
2002
-5-
8
32
9
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2002年度文书档案立卷说明
2003
-5-
8
37
10
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2003年度文书档案立卷说明
2004
-5-
8
43
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
5
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
11
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2004年度文书档案立卷说明
2005
-5-
8
47
12
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2005年度文书档案归档说明
2006
-5-
8
54
13
政协云浮市委综合档案室
政协云浮市委员会2006年度文书档案归档说明
2007
-5-
8
57
/
61
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
6
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
中国人民政治协商会议云浮市委员会成立档案机构有关文件
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
6
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委办公室
关于成立综合档案室的通知
2002
-8-
30
1
2
政协云浮市委办公室
关于成立档案工作领导小组的通知
2002
-8-
30
3
3
政协云浮市委办公室
关于成立档案鉴定工作小组的通知
2002
-8-
30
5
4
政协云浮市委办公室
关于调整档案鉴定工作小组的通知
2006
-8-
30
9
/
11
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
7
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《档案库房温湿度记录本》
（1994年12月1日—2005年12月31日）
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
7
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本（1994年12月1日—1996年12月31日）
1997
-12-
31
1
2
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本（1997年1月1日—1999年12月31日）
1999
-12-
31
43
3
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本（2000年1月1日—2002年12月31日）
2002
-12-
31
85
4
政协云浮市委综合档案室
档案库房温湿度记录本（2003年1月1日—2005年12月31日）
2005
-12-
31
127
/
171
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
8
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
中国人民政治协商会议云浮市委员档案管理台帐
（1994—2006）
时间：
2007年10月17日
责任者：
中国人民政治协商会议云浮市委员会综合档案室
全宗卷卷内文件目录（示例）
全宗号
件号
4
档案室编
8
档案馆编
全宗卷卷内文件目录
顺
序
号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
1
政协云浮市委综合档案室
综合档案室存档案数量统计台帐（1994-2006）
2007
-8-
30
1
2
政协云浮市委综合档案室
档案室设备设施统计台帐（1994-2006）
2007
-8-
30
2
3
政协云浮市委综合档案室
档案人员情况统计台帐（1994-2006）
2007
-8-
30
3
4
政协云浮市委综合档案室
档案人员名册（1994-2006）
2007
-8-
30
4
5
政协云浮市委综合档案室
档案室档案、图书资料利用情况统计台帐（1994-2006）
2007
-8-
30
5
/
5
全宗卷封面（示例）
全宗号
件号
4
9
全宗名称
中国人民政治协商会议云浮市委员会
全宗卷
文件题名
《档案利用效果登记簿》（1994—2006）
升级会员 