办公室行政管理篇.docx

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办公室行政管理篇

第一章公文处理4

一、公文处理办法4

（一）流程4

1．发文流程：

4

2．收文流程：

6

（二）办法7

1总则7

2公文种类7

3公文格式8

4行文规则8

5发文办理9

6收文办理11

7公文归档、销毁12

8公文管理12

9附则12

二、内部工作单处理办法19

（一）流程19

（二）办法20

附表：

工作交办通知单21

附表：

工作催办通知单22

附表：

工作联系通知单23

附表：

工作落实反馈单24

附表：

工作请示单25

附表：

工作报告单26

第二章印信管理27

一、印章管理办法27

（一）流程27

（二）办法27

附表：

用印申请单29

二、介绍信管理制度30

（一）流程30

（二）办法31

第三章事务管理32

一、通讯管理办法32

附表：

对讲机借用台帐33

附表：

中继线测试记录表33

附表：

话务值班记录表34

话务员规范用语34

二、公务用车管理办法35

（一）流程35

（二）办法38

三、接待工作管理制度39

（一）流程39

（二）办法40

四、电话记录制度43

（一）流程43

（二）办法44

五、传真收发制度46

六、复印管理制度48

七、大事记编辑制度49

八、救护车驾驶员值班制度50

第四章档案管理51

（一）流程51

（二）办法53

第五章信访管理59

一、信访管理办法59

（一）流程59

（二）办法59

第六章办公室专业系统管理62

一、办公室专业系统管理办法62

1．目的62

2．办公室系统岗位范围62

3．系统人员的进出62

4.系统人员的管理62

5.附则63

附件：

办公室系统项目服务协议64

第一章公文处理

一、公文处理办法

（一）流程

1．发文流程：

2．收文流程：

（二）办法

1总则

1.1为使天津电力建设公司（以下简称公司）实施项目管理过程中的公文处理工作规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

1.2本办法所称公文是公司在实施项目管理过程中所形成的具有实施效力和规范体式的公务文书。

1.3公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

1.4公文处理中应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

1.5公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和企业秘密的安全。

1.6各级项目部的综合部是公文处理的管理部门，负责本项目部公文处理工作。

2公文种类

项目部常用的公文的种类主要有：

2.1请示：

适用于向公司请求指示、批准。

2.2报告：

适用于向公司汇报工作、反映情况，提出意见或者建议，答复公司的询问。

2.3决定：

适用于对重大事项或重大行动作出安排，奖惩有关部门或人员。

2.4通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。

2.5通知：

适用于转发公司和与不相隶属单位的公文，发布规章制度、布置工作，任免项目部各部门负责人。

2.6函：

适用于与项目部无隶属关系单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

2.7会议纪要：

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

3公文格式

3.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、印章、成文日期、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

3.1．1涉及国家和企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。

3.1.2：

紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.1.3发文单位标识应当使用项目部全称或规范化简称。

3.1.4发文字号应当包括项目部代字、年份、发文序号组成。

3.1.5公文应当在首页注明签发人姓名。

3.1.6公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由项目部名称、文件事由、文种三部分组成。

使用有文头的公文，标题中可省略项目部名称。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

3.1.7主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

3.1.8公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

3.1.9公文除“会议纪要”外，应加盖印章。

3.1.10成文日期一般以负责人签发日期为准。

3.1.11公文应当标注主题词。

上行文应当在《国家电力公司公文主题词表》（附件3）范围内选词标注。

3.1.12抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

3．2公文中各组成部分的标识规则，详见（附件1：

天津电力建设公司公文格式）。

3．3公文用纸采用国际标准A4型（297*210MM），左侧装订。

4行文规则

4.1行文应确有必要，注重效用。

4.2行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。

一般情况下不得越级行文，应逐级上报、逐级下达。

紧急事项或需要各级周知办理的可越级行文，并应同时抄送被越过的单位。

4.3项目部依据职权可以相互行文和向公司及相关业务部门行文，项目部可以函的形式同建设、监理等单位商洽工作、询问和答复问题。

项目部的内设机构不得对外正式行文。

4.4项目部与项目部、项目部与同级党组织、项目部与同级工会可以联合行文。

4.5属于公司职能部门职权范围内的具体问题，应当直接报送职能部门处理。

4.6项目部内设部门之间对有关问题未经协商一致，不得以项目部名义行文。

如擅自行文，项目部应当责令纠正或撤消。

4.7“请示”应当一文一事。

向公司部门请示工作，不得主送公司两个部门。

需要同时送其他部门的，应当用抄送形式。

“报告”中，不得夹带请示事项。

4.8除公司或职能部门负责人直接交办的事项外，不得以项目部的名义向公司或职能部门负责人报送“请示”和“报告“。

4.9会议通知原则以电话或传真通知，确需文字通知的，由部门发通知。

4.10转发公文中如无补充内容，不必抄报原发文单位；如有补充，必要时只抄报补充部分。

转发多单位转来的公文，如各单位没有补充内容，应只转发原始发文单位的公文。

4.11项目部领导在各种会议上讲话，一般不单独发文，主要精神和要求可写入会议纪要。

5发文办理

5.1发文办理指以项目部名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、校对、缮印、用印、登记、分发等程序。

5.2发文由主办部门拟稿。

公文草稿一律用A4打印，拟稿人负责填写发文笺后（详见附件3），将公文草稿附后送部门负责人核签。

5.2.1.草拟公文应当做到：

5.2.1.1符合国家的法律、法规和其他有关规定。

5.2.1.2情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

5.2.1.3公文的文种应当根据行文目的、职权范围和与主送单位的行文关系确定。

主送、抄送单位名称要准确，要使用全称、规范化简称、统称。

5.2.1.4文内使用非规范化简称，一般应当先用全称并注明简称。

附件过多不能随文发送时，须在文中注明“附件另寄”字样。

5.2.1.5人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应写具体的年、月、日。

5.2.1.6公文正文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”;附件的结构层次序数按贯标要求标注。

5.2.1.7必须使用国家法定计量单位。

5.2.1.8公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

5.3会签、核稿、签发：

5.3.1以项目部名义拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门可列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请项目部协调或裁定。

5.3.2项目部发文由主办部门负责人核签后，交综合部秘书（或综合管理员）核稿，并由秘书呈送项目部负责人签发。

5.3.3核稿的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

5.3.4以项目部名义制发的上行文，由项目经理或者执行经理签发；平行文或下行文由项目部分管经理签发，分管经理也可授权其他负责人签发，但公文“签发人”必须标注委托人的姓名。

签发修改和签批公文，应用钢笔或毛笔。

不得在文稿装订线外书写。

已经签发的文稿，原则上不予改动，必须改动时，须重新请原签发人审定。

5.4编号、校对、复核、印制：

5.4.1项目部发文由综合部文书或综合管理员负责编号并填写发文登记表（见附件4）。

5.4.2项目部发文均由主办部门负责打印和校对。

打印的公文要整洁、清晰、符合公文格式要求。

校对要认真负责，保证质量。

5.4.3主办部门校对后的公文，送综合部文书或综合管理员复核。

重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

5．4．4复核无误的公文，由拟稿人送综合部复印室印刷。

印制人员按照登记的份数进行印制并负责装订。

装订一律在左侧并订两个书订，书订位置距左侧边缘10MM、上下边缘60MM。

装订后及时通知拟稿人取走。

5.5用印、封发：

5.5.1项目部发文由综合部文书根据发文笺注明的份数加盖印章并负责登记、封发。

5.5.2印章应加盖清楚、端正。

6收文办理

收文办理包括拆封、签收、登记、审核、分办、批办、传递、承办、催办等程序。

6.1拆封、登记：

6.1.1项目部收到的所有信件、报纸均由综合部文书或综合管理员负责登记、分发。

6.1.2署名项目部和综合部的信件，由综合部文书拆封、登记（收文登记表和收文笺详见附件6和附件7）。

6.1.3署名项目部领导个人的信件，送请领导个人亲拆。

6.1.4署名各部门的信件，由部门拆封登记。

6.1.5项目部领导和各部门负责人收到的主送项目部的公文，应及时送综合部文书办理登记手续。

6.1.6参加会议带回的公文，应送综合部文书办理登记手续。

6.2.分办、批办：

6.2.1项目部收文由综合部部长根据文件内容提出分办意见。

一般业务公文按部门分工直送有关部门阅办；内容重要或涉及部门分工不明确的公文，按项目部领导分工送项目部分管经理阅批。

紧急公文，应当提出办理时限。

6.2.2审批公文时，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意或阅知。

6.2.3各部门收到综合部部长分办和项目部领导批办的公文，都要先经部门领导阅批，再交承办人办理。

6.2.4各部门承办的公文应及时办理，做到件件有结果。

特急公文随到随办，不得延误；急件应在限期内办完，一般公文原则在7天内办完。

6.3传递：

项目部领导批示各部门阅办的公文，由综合部文书负责传递。

6.4催办：

6.4.1项目部重要公文和有一定时限的公文，由综合部文书负责催办，并按要求日期将办理情况签注在收文笺上。

6.4.2各部门负责人应经常检查本部门的公文承办情况，对长期拖延未办者，应督促办理并列为岗位年度考核内容。

7公文归档、销毁

7.1公文办完后，应根据文书档案立卷、归档的有关规定及时整理立卷，项目部收发的公文由综合部文书按要求向公司档案室移交，部门办理的公文向公司对口职能部门移交。

个人不得保存应当归档的公文。

7.2办理完毕无归档价值的公文，经综合部部长审批后，可以销毁。

7．3销毁秘密公文应当送造纸厂由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中销毁绝密公文应进行登记。

8公文管理

8．1公文由综合部文书或综合管理员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

8．2公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

8．3项目部撤消时，需要归档的公文整理后按有关规定移交公司档案室。

8．4工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文进行移交、清退。

9附则

9.1本办法解释权属公司经理办公室。

9.2本办法自2001年1月日起实施。

附表1、天津电力建设公司公文格式

天津电力建设公司公文格式标淮（修订版）

1用纸：

国际标准A4型（210mmx297mm），纵向使用，双面印刷。

2页边距：

上、下、左、右边距各25毫米，页眉距边界15毫米，页脚距边界17．5毫米。

3文头：

文件头占A4纸的四分之一，下设一条横线（长160mm），横线中不设五角星。

文头用字由两部分组成：

单位名称十文件，单位名称要用全称。

文头要求在A4纸居中位置，横线距左、右边各25毫米。

文件头一律印红，字型选用加深小初宋体。

公司各部处室文件文头为“天津电力建设公司部门文件”。

各项目部文件文头为“天津电力建设公司项目部文件”，字型选用加深1号宋体。

公司直属各单位文件文头由直属各单位全称十文件组成，其中“天津电力建设公司”选用加深2号宋体并在直属各单位名称前分两行排列，直属各单位名称选用加深宋体字，按照横排一行的要求，选用合适字号。

4文号：

公文编号由发文单位（部门）代字、发文年号和该年发文顺序号组成，位于文件头正下方、横线之上。

排列顺序是发文单位（部门）代字，其次是发文年号，再次是顺序号。

发文年号及顺序号使用阿拉伯数字，年号用方括号并写全称，单位（部门）代字一般不超过7个字，字型选用3号仿宋体。

5密级：

位置在文件头横线上左侧，字型选用3号黑体。

等级为绝密、机密、秘密，排列顿序为密级、五角星、保密期限.

6缓急时限：

紧急公文可视缓急程度标明特急、急件，位置在文件头横线上，密级下行排列，字型选用3号黑体。

7签发：

文件必须签发人，位置在文件头横线上方右侧，字型选用3号仿宋体。

8公文主体：

标题2号宋体，正文3号仿宋体。

公文版面设24行，每行28个字，标题距横线下方空2行开始且居中排列，公文主送单位距标题下方空1行顶格开始，正文在主送单位下行空两格开始,正文中要明确发文目的、依据和使用范围以及归档要求。

9带有附件的文件在正文后另起行空2格打印附件名称，字型选用3号仿宋体。

10日期一律用汉字打印。

且写全称，位置在公文最后一页下方偏右。

11主题词、抄报、抄送、主办部门和会签部门、审核人和起草人、印发单位及时间，位置在日期下方顶格打印且用横线隔开，占文件版面最后几行，主题词选用3号黑体，其它选用3号仿宋体。

12页码：

页码在页脚中居中标注，采用“共×页，第×页”的方式，选用5号仿宋体。

如有附件，附件页码与正文连续标注。

13正文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

14附件结构层次序数，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”,第四层为“1.1.1.1”。

附件2、国家电力公司主题词表（略）

附件3：

天津电力建设公司项目部发文笺

签发：

年月日

密

级

缓急程度

主办部门

负责人：

拟稿人：

月日

发文号

津电建准电[]号

会签部门

主题词

标题

主送单位

抄报

抄送

给副本单位

送：

发：

附件名称

及文号

核稿

月日

缮印

份数

正文份

附件份

校对

附件4：

天津电力建设公司项目部发文登记表

日

期

顺序号

发

文

号

主送单位

抄送单位

内容摘要

件数

签收

卷号

正文

附件

附件5：

天津电力建设公司项目部收文笺

天津电力建设公司项目部收文笺

发文单位：

收文时间：

类别：

收文编号：

文件名称：

领导批示：

分办意见：

收回日期：

经办人签字：

附件6：

天津电力建设公司项目部收文登记表

天津电力建设公司项目部收文登记表

日

期

顺序号

来文

单位

来文文号

内容摘要

件数

承办人

收回日期

卷

号

正文

附件

二、内部工作单处理办法

（一）流程

（二）办法

1为保证项目管理各项工作及时、高效地得到贯彻落实，并使之规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

2内部工作单的种类和适用范围

2．1工作交办通知单，适用于项目部领导对有关部门布置工作。

2．2工作联系通知单，适用于项目部部门之间、项目部与参与本项目施工的公司所属单位之间联系、商洽工作。

2．3工作催办通知单，适用于经过调查发现，承办部门（单位）存在对会议议定和工作交办事项执行不力、落实缓慢情况，在规定完成期限前进行催办，督促其落实到位。

2．4工作落实反馈单，适用于承办部门（单位）按时将工作落实情况和因故未完原因反馈给项目部领导或有关部门。

2．5工作请示单，适用于有关部门向项目部领导或项目部向公司请求指示、批准。

2．6工作报告单，适用于有关部门向项目部领导或项目部向公司汇报工作，反映情况，答复询问。

3、《内部工作单》的处理

3．1《内部工作单》应一式两份（格式详见附表），一份送承办部门（单位），一份留存备查。

3．2《内部工作单》应由项目部领导签字或部门（单位）负责人签发，其中，工作请示、报告单由部门正职签发。

号码自行编排。

项目部领导确定的交办和催办事项由综合部负责办理；有关部门（单位）也要明确专人负责。

3．3经理办公会、工作计划会确定的重点工作由综合部负责催办；各专业工作会议议定事项的催办工作由主办部门负责。

3．4承办部门（单位）接到《内部工作单》后，要认真、按时办理，对不属于职权范围或特殊原因不能按时完成的事项，要在1天内向发单领导或部门反馈，否则视为能够按期完成。

3．5《内部工作单》办理完毕后，应根据公司有关规定，及时整理、归档。

不具备归档和存查价值的《内部工作单》，经过鉴别并经部门（单位）负责人批准，可以销毁。

4．本办法适用于公司各项目部。

4．1本办法自印发之日起执行。

附表：

工作交办通知单

编号：

交办领导（部门）

交办时间

承办部门（单位）

通知时间

事项名称

要求完

成时间

承办部门（单位）接单人签字

事

项

内

容

附表：

工作催办通知单

编号：

事项来源

交办时间

事项名称

要求完

成时间

催办部门（单位）

催办时间

承办部门（单位）接单人签字

事

项

内

容

具

体

要

求

附表：

工作联系通知单

编号：

.

发单部门（单位）

领导签字

协办部门（单位）

通知时间

事项名称

要求完

成时间

协办部门（单位）接单人签字

事

项

内

容

附表：

工作落实反馈单

编号：

2

事项来源

交办时间

事项名称

实际完

成时间

反馈部门（单位）负责人签字

事

项

内

容

办

理

情

况

附表：

工作请示单

编号：

签发人：

呈送领导（部门）

呈送时间

呈报部门（单位）

呈报人

呈报事项

事

项

内

容

批

示

签字：

年月日

附表：

工作报告单

编号：

签发人：

呈送领导（部门）

呈送时间

呈报部门（单位）

呈报人

呈报事项

事

项

内

容

批

示

签字：

年月日

第二章印信管理

一、印章管理办法

（一）流程

（二）办法

为保证印章的绝对安全和正确使用，分清职责，提高办事效率，避免和减少因印章管理不当造成的损失，特制定本办法。

1.印章的刻制

1.1公司经理办公室根据机构成立的文件刻制印章

2.印章的管理

2.1项目部印章由综合部文书保管。

2.1.1保管印章要牢固加锁，用完印章要随手锁好，不要敞开保管柜或任意放置在办公桌上。

用章要在办公室内，不得携出办公室。

2.1.2凡文件、报表、证书、材料等需加盖项目部印章的，全部由综合部文书负责办理。

2.2项目部印章的使用实行“统一管理，分级负责”的批准原则。

并实行授权委托制度、用印审批制度和用印备案制度。

2.3使用印章都要记录在案（以下简称《审批表》），并实行先办手续，后用印章的原则。

2.3.1项目部各部门使用项目部印章时，经办人首先到综合部领取《审批表》，由部门领导审核签字后，报主管领导审批签字，经办人持已签发的《审批表》到综合部，由文书根据《审批表》确定的印章种类和枚数进行加盖印章，审批表由办公室留存。

2.3.2在需加盖印章的文件、报表、证书、材料上已有审批人签字的，经办人在《审批表》上注明即可，勿需再行审批。

2.3.3审批人因公出差不在项目部，由文书与审批人电话联系，经审批人同意，可先行加盖印章并在《审批表》上注明请示用印的枚数及请示时间，待审批人回项目部，由经办人负责补办批准手续并送文书留存。

3．印章的停用与销毁

3.1项目部机构撤销后,综合部部长将印章交公司经理办公室，经理办公室负责统一销毁。

附表：