我司资料管理办法Word模板.docx

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我司资料管理办法

第一章总则

第一条为加强我司资料管理工作，有效地保护和利用我司资料，更好地为我司发展服务，根据《中华人民共和国资料法》、《中华人民共和国资料法实施办法》、《企业资料管理规定》及《企业文件材料归档范围和资料保管期限规定》等法律、法规的有关规定，并结合我司实际，制定本办法。

第二条我司资料是指我司在从事各项职能活动中形成的、与我司活动有关的、且具有保存价值的各种文字材料、电子资料、图表、声像等不同载体和形式的历史记录。

第三条我司资料工作的基本任务是贯彻执行党和国家关于资料工作的法律、法规和各项方针、政策，严格遵守国家保密规定，坚持集中统一管理的原则，加强对我司资料各个环节的管理，确保我司资料的真实、完整、可用、安全。

第四条我司全体员工都有收集、整理、保护、归档、对我司资料保密的义务。

第五条本办法适用于我司资料工作。

第二章管理体制及工作职责

第六条我司资料管理部门为我司的资料管理部门门，资料管理部门指派专人或兼职人员负责收集、整理、立卷、归档、保管和提供利用资料等工作，并设立专门的资料室。

第七条除行政材料、文书等资料交由资料管理部门统一管理外，其他资料包括我司财务、安全、工程等资料由相应部门室指定专人按照资料管理要求代为管理。

第八条我司资料管理人员应保持相对稳定。

第九条我司资料管理人员应履行以下主要职责：

（一）贯彻执行党和国家有关资料工作的方针、政策、法律、法规，建立健全我司资料工作的各项管理制度，并对执行情况进行监督、检查；

（二）负责对我司各职能部门门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导；

（三）负责管理我司的资料，确保我司资料的保管安全，并积极提供资料为我司各项业务工作服务；

（四）对我司各部门门的资料工作进行监督、检查和业务指导；

（五）其他应履行的职责。

第三章资料的管理

第一节资料的现代化管理

第十条我司资料室要应用电子计算机等现代化管理手段和方法，逐步实现资料管理现代化。

资料现代化管理以应用电子计算机管理为主。

第十一条我司资料管理现代化应纳入办公自动化系统同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

第十二条我司资料室要编制两种以上的检索工具，采用现代化管理手段为资料利用提供咨询服务，及时、准确提供资料信息。

第二节资料的形成和积累

第十三条我司各职能部门门在工作中形成的文件材料、电子文档及声像资料，应由各职能部门门按其职责范围，设专人负责积累、整理、移交。

第十四条我司资料必须按照归档要求，在规定的期限内，移交给我司资料管理部门门。

第十五条我司各部门门应建立电子文件归档库，在年度归档时统一转入我司资料管理库；同时，我司各部门门应随时做好电子文件的备份工作。

第三节资料的归档

第十六条凡是直接记述和反映我司的生产、经营和管理等，具有现实的和长远查考价值的文件材料、电子文档、声像资料，均须归档保存。

第十七条下列文件资料、电子文档、声像资料等属于我司资料的归档范围：

（一）我司执行、办理等外来文件材料，主要包括：

1.其他单位颁发的贯彻执行的法规性文件；

2.其他单位召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料；

3.有关机关和上级主管单位对我司请示、报告的批复、批示；

4.有关机关和上级主管单位领导视察、检查我司工作时的重要文件、重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像、照片等；

5.其他单位与我司联系、协商工作的重要来往文件。

（二）我司内部门形成的文件材料，主要包括：

1.我司设立、变更、改制、分立等其他变动中的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文字材料；

2.我司党委、董事会、监事会的构成、变更、召开会议、履行职责等形成的文件材料；

3.我司资产和产权登记、评估与证明等形成的文件材料；

4.财务、会计及其管理等方面的文件材料；

5.人力资源管理、法律事务等管理方面的文件材料；

6.经营决策、企业管理方面的文件材料；

7.生产技术管理方面的文件材料；

8.产品生产、能源消耗、安全生产等方面的文件材料；

9.仪器、设备方面的文件材料；

10.基本建设、工程设计、施工、竣工、维修等方面的文件材料；

11.科研、技术引进、转让方面的材料；

12.教育培训方面的文件材料；

13.信息、情报方面的文件材料；

14.党群（工会、共青团等）组织的文件材料；

15.声像资料：

包括照片、影片、录音、录像等资料；

16.其他我司内部门形成的文件材料。

（三）我司参与的合作项目，合作单位向我司提交的文件材料，主要包括：

合作单位基本情况、合作意向等；

（四）其他具有利用和保存价值的文件材料。

第十八条我司各职能部门门应按下列时间归档：

（一）管理性文件材料一般应在办理完毕后的下一年度6月30日前归档；

（二）会计资料由财务部门门负责统一归档保存；

（三）工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目检定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档，由工程技术部门负责归档及保存；

（四）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；

（五）我司员工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档；

（六）电子文件归档实时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致；

（七）声像资料等应在工作结束后及时归档；

（八）下列文件材料应随时归档：

1.变更、修改、补充的文件材料；

2.我司内部门机构变动和职工调动、离岗时留在部门门或个人手中的文件材料；

3.我司产权变动过程中形成的文件材料；

4.其他临时活动中形成的文件材料。

第十九条我司各职能部门门应按上述归档时间将文件材料、电子文档、声像资料进行归档，需移交我司资料室管理的移交我司资料室。

因特殊情况不能按时移交的，经部门门负责人批准同意后，可延长移交期限。

第二十条归档材料应符合下列要求：

（一）整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系，并做到合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合资料保护的要求；

（二）归档的文件材料必须为原件,特殊原因为复印件时，必须标明原件出处；

（三）文件材料归档后不得擅自变更；归档后的文件材料确需变更、修改的，应由归档部门门负责人同意，经资料管理部门门负责人及分管经理批准后变更；

（四）非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；

（五）归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求；

（六）归档的文件材料一般一式两份。

重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数；

（七）两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件；

（八）电子文档的归档实行“双套制”，即具有永久、长期保存价值的电子文档，必须形成一份纸质文件归档，同时做好电子文件归档的工作，即从电脑硬盘、移动硬盘上刻录到统一载体上,转入我司资料管理库,统一归档；

（九）声像资料要与其文字说明共同归档，接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第二十一条我司各职能部门门检查本部门门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕后编制移交清单。

资料管理部门门与归档部门门核对资料与移交清单无误后,履行签字手续，移交资料。

移交清单由交接双方各留一份以备查考。

重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。

第二十二条电子文档移交前,我司各职能部门门负责电子文档管理的人员应对电子文档进行检查,如载体的质量、有无病毒、保证电子资料的完整性和有效性。

第二十三条资料管理人员接收资料时应按照国家资料管理的有关规定检查归档文件是否符合归档要求。

凡不符合要求的，资料管理人员可退回归档部门门更正，否则不予归档。

第四节资料的保管

第二十四条我司资料保管期限分永久和定期两种，定期一般为30年和10年。

根据《企业文件材料归档范围和资料保管期限规定》和《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等有关规定，我司资料室统一对我司资料分类、编号、装订、装盒、排架等。

第二十五条我司资料室必须建立、健全资料检索工具体系，编制资料归档文件目录,并按照国家《资料著录规则》（DA/T1899）的要求,进行资料文件级、案卷级条目的计算机著录，建立资料数据库，实现资料的计算机检索。

第二十六条我司资料室接收资料必须认真验收,并办理移交手续,移交入库后资料的遗失由资料室负责,存放资料必须有专用橱（柜）架。

第二十七条我司资料室禁止吸烟,严禁将易燃、易爆物品和私人物品带入资料库房,明显处要设立安全防火标示,设置安全防火设备。

非资料管理人员,未经资料管理部门门的批准不准进入资料室。

第二十八条资料室建设应具有“八防”（防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠）要求,以确保资料的完整、安全。

第二十九条资料室应做好电子资料、底片、录音录像带等特殊载体资料的保管工作。

第五节资料的保密安全及利用

第三十条我司资料是企业的核心机密和宝贵财富,资料管理人员和借阅人员必须严格遵守国家保密法及我司各项保密制度,认真做好保密工作。

第三十一条保密资料的管理和利用,密级的变更、解密和调整,必须按照国家及我司有关保密的规定办理。

第三十二条因工作需要,我司各部门门均可到我司资料室查阅资料,查阅人员要如实说明查档的目的和内容,并严格遵守我司资料管理的有关规定。

我司员工查阅资料,须经资料管理部门门负责人及分管经理审批;原则上外单位人员不能查阅我司资料。

因特殊情况,外单位确需查阅我司资料的,查阅人须持其单位介绍信和有关公函,经资料归档部门门负责人及分管领导（经理）同意,由资料管理部门门负责人及分管经理审核,总经理批准后才能查阅;必要时必须由董事长批准。

第三十三条查阅人员要自觉的爱护资料,不准在资料上划圈、涂改、更不准拆卷,如需摘抄、拍照、复制所查资料内容,需经资料管理人员同意,其中涉密内容需抄录、复制,且只许在资料室内进行,利用者对其机密内容要负责保密。

第三十四条原则上对孤本资料,为确保资料安全,只允许在资料室内阅览,不得借阅。

第三十五条我司各机构（党委、董事会、监事会等）会议材料,未经相关机构主管领导批准,不得查阅和借阅。

第三十六条财务、统计资料,只准我司财务、统计人员查阅,其他人要查阅,需经财务部门门负责人及分管经理批准;人力资源资料只准人力资源管理部门门人员查阅,其他人员要查阅,需经人力资源管理部门门负责人及分管经理批准。

第三十七条查阅人需借出资料时,必须由资料管理部门门负责人及分管经理审核,经总经理批准同意后,办理借阅登记手续，限期归还;必要时必须经董事长批准。

资料借阅原则上每人一次限借2册,借阅期限一般不得超过30个工作日;若继续利用,应当办理续借手续。

第三十八条资料材料借出使用期间,不许转借他人,不许带入公共场所,也不许将资料内容泄露给无关人员。

第三十九条对已到借阅期限的，资料管理人员应及时督促资料借阅人员归还资料。

第六节资料的销毁

第四十条资料管理部门门按照国家资料管理有关规定,并结合我司实际情况,对我司资料进行销毁。

第四十一条经鉴定保管期满的资料材料可以按照以下程序销毁：

（一）每年度6月份前,我司资料管理部门门负责对资料进行全面的清查。

对于符合销毁条件的资料材料,编制资料销毁清册，列明销毁资料的名称、卷号、册数、起止年度和资料编算期、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）由资料管理部门门提出销毁意见,送交资料归档部门门对拟销毁案卷的清册进行初审；

（三）经资料归档部门门负责人及分管领导签字同意后,资料管理部门门将销毁清册连同销毁意见送资料管理部门门负责人确认；

（四）资料管理部门门负责销毁资料。

第四十二条资料管理人员在销毁资料前,应当按照资料销毁清册所列内容清点核对所要销毁的资料材料。

第四十三条销毁资料时要有两人以上监销,销毁后在资料销毁清册上签名盖章,并将销毁情况告知资料归档部门门。

销毁清册永久保存,以备查档。

第四十四条未履行以上程序,任何人不得以任何借口擅自销毁资料材料。

第四章责任

第四十五条我司员工有下列行为之一的,视情节轻重,给予调岗、降薪直至解除劳动合同等处罚;给我司造成损失的责令赔偿；涉嫌犯罪的，依法追究其刑事责任。

（一）损毁、丢失资料的;

（二）擅自提供、抄录、公布、销毁资料的;

（三）涂改、伪造资料的;

（四）擅自从资料中抽取、撤换、添加资料的；

（五）擅自出卖、转让、赠送资料的;

（六）将职务活动中形成的应归档的文件材料占为己有,不归档的或不按规定期限向资料部门门移交的；

（七）明知所保存的资料面临危险而不采取措施,造成资料损失的；

（八）对资料造成损害的其他情形。

第五章附则

第四十六条本办法由我司资料管理部门负责解释。

第四十七条本办法自我司总经理办公会议审议通过后执行。