ERP分销管理系统解决方案.docx
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ERP分销管理系统解决方案
ERP分销管理系统解决方案
关于“某”2
一、概述2
A.1、何为ERP？
2
B.2、为什么要使用ERP？
2
C.3、选择适合本企业的ERP分销管理软件2
D.4、某ERP分销管理系统特点2
E.5、适用对象2
二、产品结构2
F.1、网络结构图2
G.2、ERP分销管理产结构图2
A.
（1）产品结构分析2
B.
（2）典型运用流程2
三、实施服务和实施方法2
H.1、计划实施2
I.2
J.2、系统培训2
K.3、业务模拟测试2
L.4、运行后评估2
M.5、系统转换运行2
N.6、运行维护2
A.四、在线传讯和版本信息2
O.2、应用效益2
业务方面2
办公信息交流方面2
关于“某”
某软件发展有限责任公司为长期、专业地致力于企业管理信息化建设的、国家认定的软件企业、高新技术企业，为享有盛誉的《管家婆》中小企业管理软件开发商。
公司的中期发展方向，一是以《管家婆》品牌为基础，继续发展面对小规模企业的、通用化管理软件；二是全面发展面对中等规模企业的财务、业务、办公等信息化管理系统的电子商务解决方案，并形成自有的ERP、SCM、CRM、OA基础平台产品。
1994年初，凭借一流的市场意识，我们比国内大形势（党的15大）提前3年认准了中国中小企业的潜力，并将主力转向软件，1996年初，推出《管家婆》进销存财务一体化管理软件。
该软件充分考虑到中国国情下的中小企业规模小，管理不健全等特点，方便实用的“傻瓜式”操作恰到好处地解决了中小企业财务管理中的许多现实问题。
5年来，与《管家婆》软件竞争的产品中，90%已经在市场上销声匿迹，但《管家婆》软件凭借独特的产品定位和创新的营销手法，在变化与竞争空前激烈的软件市场上，深入民心，呈长盛不衰的向上势头。
目前，我们已经形成遍布全国所有省区的1000多个分销零售网点，拥有十万多用户。
可以说，《管家婆》软件不仅是中国中小企业管理软件的创始者和领航者，也是中小企业管理软件的代名词，并籍此获得业内人士、尤其是客户广泛的认可。
1999年，互联网泡沫的破灭使电子商务回归到与传统企业应用为基础，随着国内互联网基础设施的不断完善，基于互联网的应用逐渐趋于成熟，为了满足国内企业电子商务的强烈需求，某软件发展有限公司在结合自身成功实施（物流管理、OA管理、CRM管理），和对中小企业管理需求在大批"管家婆"客户的调研，推出积聚管理智慧和思想的"某-企业信息化管理解决方案"：
供应链（SCM）、在线分销（DRP），客户关系管理（CRM）、办公自动化（OA），并在一批客户中实施成功。
领先一步并非难事，步步领先绝非偶然！
准确的产品定位给我们初期发展一个相对较好的起点，但我们确信，我公司所拥有的不断创新和自我改善的能力，以及由此而逐渐打造出的企业“结构化优势”，才是我们真正的核心竞争力。
7年来，正是若干集理智与激情于一体的大胆的创新和求变，引导着我们从小到大、从弱到强，不断超越每一个曾经走在我们前面的对手，并在此快速而稳健的过程中，为我们下一轮的冲刺，奠定了良好的团队、体制、管理、研发、市场等基础。
一、概述
A.1、何为ERP？
ERP，即企业资源计划,它是由MRPⅡ（制造资源计划）发展而来的,90年代初,美国GartnerGroup公司用一系列功能标准来界定ERP,其定义如下:
☆超越了MRPⅡ的范围和集成功能；
☆支持混合方式的制造环境；
☆支持动态的监控能力,提高业务绩效；
☆支持开放的客户机/服务器计算环境。
ERP最初是一种基于企业内部供应链的管理思想,它在MRPⅡ的基础上扩展了管理范围。
其基本思想是把企业的业务流程看作是一个紧密联接的供应链,并将企业内部划分成几个相互协同作业的支持子系统,如财务、市场营销、生产制造、服务维护、工程技术等,可对企业内部供应链上的所有环节如订单、采购、库存、计划、生产制造、质量控制、运输、销售、服务与维护、财务、成本控制、经营风险与投资、决策支持等有效地进行管理,从管理范围和深度上为企业提供了更丰富的功能和工具。
B.2、为什么要使用ERP？
随着企业销售规模的扩大、业务的飞速发展，部分企业建立起覆盖全国乃至全世界的由销售分公司、地区总经销商、各级代理商或专卖店构成的多级分销网络。
企业竞争，市场为先，企业分销网络已成为企业重要资源及核心竞争要素之一。
随着数字化时代的到来，企业面临来自各个环节的竞争，企业的反应速度是决胜的关键因素，作为企业的经营者如何合理地计划、管理、协调和控制分销资源已成为企业面临的一个无法回避的棘手问题。
由于企业分销系统分布广泛，地域跨度大，且日益庞大，在企业日常运作中，必须很好地解决以下管理问题，才能更好地利用分销系统决胜于市场：
☆如何及时了解企业各分支机构的销售情况和库存量？
☆如何及时发现企业内部存在的积压和断货情况并及时协调？
☆如何及时了解企业各个品种规格产品在各地区销售走势和比重情况，为企业制定下一步的销售策略和销售计划提供及时准确的依据？
☆如何及时了解各级代理商、经销商的应收账款？
☆进一步加快了企业的响应速度，有助于提高客户的满意度与忠诚度。
☆如何加强系统内各单位费用控制，以进一步降低系统运行成本？
☆如何进一步发掘企业潜力，扩大企业市场份额？
☆如何快速收集竞争对手情况？
此时，为解决上述问题，企业中的有识之士，必然会引入ERP的概念。
因为ERP不仅面向供需链,体现精益生产、敏捷制造、同步工程的精神,而且结合全面质量管理（TQM）以保证质量和客户满意度；结合准时制生产（JIT）以消除一切无效劳动与浪费、降低库存和缩短交货期；它还要结合约束理论（TOC,TheoryofConstraint,是优化生产技术OPT的发展）来定义供需链上的瓶颈环节、消除制约因素来扩大企业生产的有效产出。
利用ERP管理思想,首先需要在整个企业中建立一个环环相扣的管理模式,使各个分支机构能在一个整体的ERP管理下实现协作经营和协调运作。
把这些企业的分散计划纳入整个供应链的计划中,实现资源和信息共享。
例如,在管理模式统一的ERP计划下,上下游机构、部门可最大限度地减少库存,使所有上游机构、部门的产品能够准确、及时地到达下游机构、部门,这样既加快了各分支机构的商品流通速度,又减少了各企业的库存量和资金占用,还可及时地获得最终消费市场的需求信息,从而使整个管理模式能紧跟市场的变化。
如此一来，不但解决了上述问题，还大大增强了该管理模式在大市场环境中的整体优势,同时也使每个机构、部门均可实现以最小的个别成本和转换成本获得较大的成本优势。
在21世纪,企业间的竞争将会演变为这种管理模式之间的竞争。
C.3、选择适合本企业的ERP分销管理软件
当前，市场上存在的企业管理类软件大体分为几类：
1、国外ERP
ERP绝对是一个好东西，毋庸置疑，这是经过了国外成功的验证的。
但是，企业或国度的差异，容易造成“水土不服”，并且达不到其本身应该达到的效果，好比国外的奔驰汽车，在国内公路上根本跑不出应该跑出的效果一样。
同时，价格昂贵、实施周期长。
2、国内ERP
国内的ERP软件，基本上没有各方面都比较成熟的软件系统，国内ERP软件的成熟需要一定的时间。
3、购销存商务软件
该类软件是基于“后台管帐”思想设计的，只是对前台的购销存数据进行后台录入，达到管清楚帐的目的。
某软件公司开发的“管家婆”系列是该类产品的杰出代表。
4、财务软件
指大家通常的专业财务软件，如用友、金蝶、管家婆标准版等。
适用财务部门使用。
如果您现在的需求是管好企业的分销业务，那么财务软件已经不能满足物流管理和销售控制的需要。
但，是否放弃原有财务系统？
或者是实施传统C/S购销存软件？
又或是上ERP？
您的选择很明显：
第一：
必须基于广域网；
第二：
必须能够处理采购、简明的生产成本管理、业务前端录入、分支机构实际库存、往来单位应收应付款、定单状态等；
第三：
对原有财务系统提供接口，保护原有投资；
第四：
软件操作简单；
第五：
软件实施周期不能太长；
第六：
软件的升级和维护方便；
第七：
软件具有很好的向上兼容性；
D.4、某ERP分销管理系统特点
“某ERP分销管理系统”吸取了SCM、ERP、CRM的精神，集成了企业的物流、分销和办公系统等子系统。
该系统根据目前大多数企业现状出发，在物流处理方面比较完善，业务流程控制能够很清晰地反映供应链上的实际情况，强大的网络权限控制，让所有与企业相关的分支机构、经销商、客户广泛地参与进来，真正实现“分布应用、集中处理”。
企业在时间、空间上的管理障碍已不复存在，异地的分公司、办事处和分销商，好比就在一间大的办公室、一栋大楼里面从事商业活动，从传统的各地数据“各自为政”到基于互联网应用的“统一指挥”，成为现实！
正因为具有以下技术特点，使“某ERP分销管理系统”在同行业中脱颖而出：
☆IP精灵技术
解决了互联网上必须使用固定IP的问题。
运用该技术，企业的服务器可以放在公司内部，只要该服务器通过ADSL、宽带等方式接入Internet即可。
不用托管和租赁，企业外部用户通过IE浏览器直接输入IP精灵账号，就可以访问企业内部的服务器。
从而节省了租赁和托管服务器的费用，使低成本的网上应用成为可能，大大降低了实现基于互联网应用的门槛。
☆离线管理系统
特别适用于网络条件不好或者上网费用较高的地方，网上网下同时工作。
离线管理系统较C/S结构程序而言，还大大降低了操作难度。
交换数据时，只需要和互联网连通，系统相互“自动”根据预先设定好的服务器地址，提取所需要交换的数据，而不需要传统方式的数据导入导出（比如交换磁盘、电子邮件、点对点拨号等），这样既保证了网上数据的实时性和一致性，同时大大降低了操作的难度，企业实现远程数据实时、动态的门槛也大大降低。
☆强大网络权限管理功能
管辖范围：
可以设置一个职员的仓库管辖范围、商品管辖范围、客户管辖范围、供货商管辖范围、职员管辖范围、银行账户管辖范围、费用管辖范围、收入管辖范围等。
把公司总部、分支机构、供货商、代理商、客户看成一个“广义的大公司”，通过丰富、但严格的权限分配，确保各部门、片区等，只能处理自己管辖范围内的业务，而不能处理自己管辖范围之外的业务。
菜单操作权限：
可以根据职员的职责不同，分配对菜单不同的操作权限。
比如，南京办事处的销售员，可以给他分配一个权限，让他只能销售“南京仓库的某一类商品，给南京客户”，而不能销售其他地方的商品，也不能进行库存等其他业务的操作。
☆良好扩展性
与“某－OA/KM（办公及知识管理系统）”、“某－CRMExplorer（客户关系管理系统）”高度集成；并且提供与用友、金蝶、新中大、管家婆等财务系统接口。
☆系统具备穿透查询功能
具有汇总表->明细表->原始单据的穿透连查功能；
具有流水账->单据，单据<->单据，凭证->单据的穿透连查功能；
具有总公司-分支机构-分销商-代理商-二级代理商……客户穿透查询。
☆对序列号的强大管理
提供了符合ISO9000中产品追溯要求的序列号管理功能，结合采购、销售及分销系统，对产品的售后服务进行管理，解决了电子产品生产商的售后服务及打击伪劣假冒产品的急迫需求。
让数目巨大、种类繁多的序列号在企业管理中清清楚楚、明明白白。
☆采购获利、销售返利的智能计算处理
作为促进经销商销售的方式，积分返利已经被普遍地应用。
“某－分销ERP（通讯行业版、电脑行业版）分销系统”根据企业具体情况，设计了积分返利功能处理模块。
在这里，用户可以自定义返利标准。
无论是采用数量还是采用金额，还有具体的返利金额都由用户自己定义。
无论返利执行还是获利执行，操作都轻松简单。
系统还提供与返利、获利相关的查询功能。
☆价格保护、补差的计算处理
该功能特别适用于手机行业、电脑硬件行业等企业。
该行业的部分商品在市场上跌价非常快，对这部分商品实行价格保护，是供货商对保护经销商利益所采取的一种措施。
☆促销价格管理
提供不同时期采用不同的促销价格的设定和处理，以适应经营活动产生的短时的价格变动。
☆赠送、获增查询模块
对于赠送与获赠业务提供强大的查询功能。
☆委托、受托代销铺货管理
将委托、受托代销商品的管理与采购、销售的商品分开管理。
使企业中代销商品的发货、结算、退货、调价、库存更加清楚。
☆完善基本信息
基本信息的停用、启用功能，合理处理部分商品、客户、供应商等基本信息。
☆图形菜单功能模块
提供可自由选择是否采用的图形菜单，该图形菜单直接通过图形反映菜单功能性质。
比如单据类、查询类等；同时，图形导航功能直接体现企业业务流程，让使用者轻轻松松掌握系统的应用。
☆办公自动化（OA）系统应用
某OA创造了一种全新的办公环境，使组织的每一位员工都能在同一个公司桌面环境下工作，合理统筹工作计划，安排个人事务，优化时间管理，从而真正实现电子化协同工作与知识管理。
使员工随时随地可以使用一台可上网的电脑参与公司工作，方便地实现分布式办公和移动办公。
此外，某OA包含了一种开放式的沟通文化和团队精神，如合作伙伴支持、知识共享、员工关怀等，鼓励员工积极参与公司事务，提高企业凝聚力。
☆业务流程严格控制、多重审批功能
☆支持商品双单位
☆互联网的灵活打印配置，支持单据套打
E.5、适用对象
“某ERP分销管理系统”是主要定位于中型、小型企业的电子商务全面解决方案，它侧重于对企业业务、财务等核心领域进行优化管理、全面控制，将企业前、后端的应用予以整合，基于互联网实现企业网络化实时管理，从而有效地改善企业的物流、资金流，在企业内部形成健全、畅通的信息流，为企业提供最新、最全面的管理数据，以满足企业高层人员决策分析的需求。
如果您是具有如下条件的企业，那“某ERP分销管理系统”将是你的上乘之选。
1）具有分支机构、门店等多点业务体系和以渠道分销为主的商贸、制造型企业，用以提高其分支机构、门店、分销体系的业务、财务管理，实现多点数据的远程汇总、分析和决策；
2）管理流程化、规范化的企业及以此为目标的企业：
☆企业（集团）库存管理
☆企业（集团）采购管理
☆企业（集团）分销资源管理
二、产品结构
F.1、网络结构图
所有的系统用户都通过互联网与服务器连接，所有的应用程序在服务器上运行，所有的数据也都存储在数据库的服务器中，使得客户端和业务处理端（总部、办事处、商业客户）不需要安装任何程序，只需一台可以上网的电脑便可以使用该系统，保证了系统安装时的简便、省时，免去了系统升级时必须到各个分支机构升级的麻烦，同时，随着公司扩张，系统可以无阻碍地被新发展的分支机构所应用，而无需再购买安装新的软件。
零售
异地用户
分公司
分公司
公司
总部
公司员工
公司员工
Web服务器
公司员工
数据库服务器
Internet
G.2、ERP分销管理产结构图
A.
（1）产品结构分析
1）、产品主要模块
☆销售管理
☆采购管理
☆仓储管理
☆借欠管理
☆往来管理
☆财务管理
☆辅助业务
☆单据管理
☆基本信息
☆期初建帐
☆系统管理
2）、“某—天地一网通”解决方案图
下面解决方安图结合企业实际应用，介绍了“某—天地一网通”整体解决方案图的具体体现，各个应用系统之间相互独立并相互关联，本着“整体规划、分布实施”的原则，企业可以有选择地实施各个系统。
零售管理
店面POS
任我行分销系统
服务管理
客户服务跟踪
CRMExplorer
财务管理
管家婆标准版
购、销、存管理
任我行ERP分销系统
直销管理
客户销售跟踪
CRMExplorer
分销管理
订货、物流、往来帐
任我行ERP分销系统
Email
资金预算、计划及使用审核管理
CRMExplorer资金模块
个人工作平台
日程、邮件、资料
CRMExplorer个人模块
公共工作平台
公告、论坛、资料
任我行天地一网通
序列号
3）、“某ERP分销管理系统”产品总体结构图
受托结算管理
受托代销管理
受托入库
财务管理
代销库存商品
委托结算管理
委托代销管理器
委托发货
采购付款单
应付帐款核算
采购订单
财务管理
仓储管理
零售管理
借出管理
借进管理
采购入库单
销售订单
销售出库单
销售收款单
应收帐款核算
代销管理
委托代销
受托代销
仓储管理
销售模块
采购模块
往来管理
4）购销存业务结构
5）、代销业务结构
6）辅助业务结构
获赠管理
赠送管理
获利执行
财务管理
采购入库
仓储管理
未进行终端销售的客户
返利执行
价保执行
销售出库
B.
（2）典型运用流程
XX公司在成立5年来，由于公司全体员工的不断努力，已经将经营范围扩展到到了全国22个省、市。
发展分公司15家，办事处7个，经销商43多个，零售点200多个。
每天商品流量在1万以上。
由于各分公司、办事处以及经销商与公司总部相距远，且营销独立、与总部信息传播慢，致使总部不能及时准确地了解到各分公司、办事处及经销商的销售及库存情况；而且每月底、年底各分公司、办事处及经销售商报总部数据汇总不及时、差错多；总部对各地的销售情况难以撑握，不清楚分支机构库存数量、应收帐情况；尤其对在途商品情况不能及时了解。
以上所述，都给公司的管理带来了困扰。
发展至此，公司董事会清楚认识到，现在的进销存管理已不能适应公司的高速发展。
为了加强对物流的管理和控制，提高资金使用效率，增强企业的竞争力和经济效益；同时为了满足公司管理层对分公司及经销商所辖商品物流的变动状态进行时实的掌控，结合公司的实际情况，全公司在财务系统推行《某ERP分销管理系统》，进行物流的进销存管理。
为了帮助大家使用好该软件，现将该系统的操作说明下发各分公司，请各分公司参照执行。
（注：
蓝色字体为《某ERP分销管理系统》中所要用到的单据类型；分公司商品库对应分公司代管仓库库存数，分公司维修库对应分公司售后服务部代管仓库库存数。
）
1）、分公司与经销商之间的业务往来
A、发货结算
委托代销结算单
付款
发出商品
委托代销发货单
签署意见
订单
分公司商品库
分公司财务部
经销商
分公司销售部
⑴、分公司商品库发往经销商的商品
流程：
订货单签署意见委托代销发货单
经销商分公司销售部分公司财务部分公司商品
库经销商
说明：
①、经销商向分公司销售部提出进货申请，填写订货单；
②、分公司销售部审核经销商订货单后签署意见转分公司财务部；
③、分公司财务部在核实经销商货款已收的前提下开出委托代销发货单；
④、分公司商品库见此“委托代销发货单”无条件发货；
⑤、分公司商品库在货物发出后要催收经销商的收货确认函，存档备查。
备注：
1、委托代销发货单在打印时将按总部调整的固定格式，以发货单的方式提供给分公司商品库做为发货备查的依据。
2、在资金未进入我公司控制账户前，确需发货，必须经财务经理加签后，物流会计方可制单做为发货指令提供给分公司商品库；此类情况下，单据无财务经理签字授权视同物流会计越权操作，视情况将给予物流会计以相应的处罚。
⑵、发往经销商的商品结转销售
销售确认的原则：
①、客户资金进入分公司财务完全控制范围；
②、货物已发出。
分公司严禁在上诉两条件唯一满足时，甚至无一条件满足时结转销售。
一经发现，将给予相关责任人以相应处罚。
流程：
核款核往来委托代销结算单
资金会计往来会计物流会计备查
委托代销结算单打印后由资金、往来、物流会计会签后存档备查
说明：
①、资金会计在核实经销商付款后，据实通知物流会计。
如款项足额，则物流会计可直接开出委托代销发货单，通知库房发货，并开出委托代销结算单结转销售。
②、如经销商款项不足，则需由往来会计核对经销商是否有可供抵扣的价保、折让余额。
如可供抵扣的价保、折让余额足额，则通知物流会计开出委托代销发货单，通知库房发货，并开出委托代销结算单结转销售。
B、退货业务
经销商
委托代销退货
退货申请
入库单
销售退货单
已结算
未结算
分公司销售部
分公司财务
签署意见
分公司商品库
⑴、发往经销商的商品未收款退货
流程：
退货申请签署意见入库单
经销商分公司销售部分公司商品库分公
委托代销退货单
司财务部经销商
说明：
①、经销商向分公司销售部提出退货申请，填写退货申请；
②、分公司销售部审核经销商退货申请后签署意见；如数量较大，必须报总部销售部审批。
③、经销商凭经批准的退货申请，到分公司商品库办理退货手续；
④、分公司物流会计在收到分公司商品库的入库单前提下，如确认此批货物系未收款发出货物，则开出委托代销退货单；
⑵、发往经销商的商品已收款退货
流程：
销售退货单
前面流程同未收款退货分公司财务部经销商
说明：
①、前面流程同发往经销商的商品未收款退货；
②、分公司物流会计在收到分公司商品库的入库单前提下，如确认此批货物系已收款发出货物，则开出销售退货单；
③、销售退货单打印后，由资金、往来、物流会计会签后存档备查
④、在做销售退货单时，应注意扣除已对经销商实施的对应该种商品的奖励。
若是促销商品退货，则注意要以促销价退货。
2）、总公司与分公司之间的业务往来
退回分公司
同价调拔单
退回总司
不能退货
同价调拔单
申请退总公司
入库单
销售退货
分公司维修库
入库单
核准退货
同价调拔单①
核准发货
核准申请
申请发货
分公司商品库
总公司成品库
总公司财务部
分公司财务部
分公司销售部
⑴、总部发往分公司代管库商品
流程：
同价调拔单①同价调拔单②
总部商品库发往分公司商品分公司商品库
说明：
①、总部物流管理岗位按经审批的发货清单开出“同价调拔单”①；
②、总部商品库见此“同价调拔单”无条件发货；
③、分公司商品库验收货物以后开出“入库单”交分公司物流会计；
④、分公司物流会计见此“入库单”开出“同价调拔单”②。
注意：
对于在途物资的管理责任由货物发出方负责。
即发货方应督促收获仓库尽快验收。
若在途时间较长，则将此商品先同价调拔入分公司的在库途。
等分公司收到货后再开发往分公司的调拔单。
⑵、分公司发回总部售后成品
流程：
同价调拔单同价调拔单
分公司维修部分公司发回总部成品部总部售后中心
说明：
①、分公司物流会计按分公司售后的商品发货清单开出“同价调拔单”；
②、总部商品库验收货物以后开出“商品发货确认函”，此函同时交分公司物流会计和分公司售后；
③、总部商品物流会计见此“商品发货确认函”开出“同价调拔单”，确认进入总部商品库；
④、对不符合退货要求的退回商品（即：
严重破损、不能退货之列），总部商品库将做原渠道退回处理。
⑤、分公司售后收到总部售后退回的不符合退货要求的退回商品，开出“入库单”，交分公司物流会计；
⑥、分公司物流会计见此“入库单”开出“同价调拔单”；
⑶总部发往分公司售后商品
流程：
同价调拔单同价调拔单
总公司售后中心发往分公司商品分公司维修部
说明：
升级会员 