采购类.docx
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采购类
关于合格采购人员应该掌握的基础知识
1、了解公司采购岗位的分类：
采购岗位主要分：
品牌团队、专项采购两个业务方向
品牌团队：
品牌经理、品牌工程师
专项采购：
专项采购经理、专项采购工程师
品牌人员：
品牌人员只能直接向生产商采购（没有签约的也算）
专购人员：
专购人员只能向中间商采购
2、了解采购岗位相关名词的含义：
1.面价：
商品面谈时的价格、市面上的价值
2.供货价：
采购员将产品卖给商务或销售的价格（即采购员的内部售价）
3.考核价：
各环节的销售成本
4.入库考核价：
采购入库成本
5.调拨价：
公司内部通过库存进行销售的售价，一般情况下在商务环节使用得较多
6.出库价：
业务员销售给客户的价格
8.货期：
采购和商务、销售达到购买协议后，到货物分配到商务、销售名下的时间
9.毛利：
售价-成本
10.毛利率：
售价-成本/售价
11.岗位毛利：
近84天5个点内毛利/3
12.返点：
供应商根据采购指标量达标情况，提供给公司一定的奖金
3、了解采购岗位的职责、规范及风险
职责：
1、品牌团队：
和对应的账户负责人签定好对应账户和产品线的采购指标，制定本人采购计划并负责实施
2、及时、准确的回复商务、销售的询价，帮助商务、销售解决各项采购问题，服务好自己的“客户”
3、负责与供应商签订采购合同并督促合同的如期履行，下达订单，跟踪进度及交货情况
4、确保货期和货物质量，尽量满足销售和商务人员的购货需求
5、对采购业务进行汇总、分析，需要时向管理层提供采购报告
6、新供应商开拓，向潜在供应商询问产品类型、质量、价格、交货期等相关信息
7、采购人员要承担起除商务人员备货产品以外的备货任务
8、负责自己渠道的采购对帐（入库、到票、付款）
规范：
1、所有采购岗位都必须专职化，必须在以下规定范围内认真履行好岗位职责，不得从事其他岗位的事务，不得以任何方式进行与出库有关的操作
2、所有采购人员不能在任何场合批评他品牌及其供应商必须对公司及品牌有高度的忠诚，有绝对的信任，这样才能最大限度地获得供应商的支持
3、采购人员必须负责相应品牌的器件库信息维护（系列、型号、面价等）
4、若发现采购员与供应商协商好，只给该采购人员好的价格，不能给我司其他采购员好的价格，一经查实，需要受到相应处罚
5、品牌和专购人员可做5个全国性品牌（其中最多只能做施耐德、ABB、OMRON、西门子四大品牌中的一个），在品牌和专购人员邮编区内的品牌不限制
6、对于品牌和专购人员有采购时，有加价率的要求，未达到要求加价率，按对应加价率补收管理费
风险：
采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险，具体说来，如采购预测不准导致产品难以满足客户要求、供应商群体产能下降导致供应不及时、货物不符合订单要求、采购人员工作失误或和供应商之间存在不诚实甚至违法行为这些情况都会影响采购预期目标的实现
※采购外因型风险：
1意外风险：
一些意料之外的不可抗拒的事件造成的风险
2价格风险：
采购产品物资时产生价格超出预算等的风险
3采购质量风险：
采购产品时存在质量差，假冒产品等风险
4拖货期风险：
由于供应商物流发货慢，拖了货期，造成损失
5技术进步风险：
由于技术进步快速，采购到的产品已不能适应最新的技术需求造成产品滞销等风险
6合同欺诈风险：
供应商存在欺诈违法的行为造成采购损失
※采购内因型风险：
1计划风险：
采购计划不合理造成采购量过多或不足的风险
2合同风险：
与供应商签订合同不慎造成损失
3验收风险：
采购回来的产品由于没有认真验收，存在质量差、假冒产品、与订单不符等风险
4资金风险：
由于采购员缺乏对资金控制的计划性和预见性造成的风险
※风险的防范：
1.做好每次的采购计划，把握好我司销售或商务对该产品的需求情况，适量采购
2.慎重选择供应商，重视供应商渠道的筛选和评级，杜绝采购假货
3.严格审查订货数据，避免订货数据错误造成的损失
4.完善风险控制体系，充分运用公司供应链管理优化供应和需求
5.提高自身防范能力，积累经验，学会预测风险，尽可能杜绝采购风险的发生
6.加强过程跟踪和控制，发现问题及时采取措施处理，以减低采购风险
※需要明确的是，采购风险是无法绝对避免的，在风险发生后，控制采购风险所带来的相关成本就变得相当重要
4、掌握F3采购下单流程操作：
※供应商备案申请：
条件：
1、与应商签订供货协议
2、该供应商必需提供税务证、营业执照、开票资料等相关信息
3、该供应商不在公司的黑名单中
流程：
步骤：
1、单击打开【供应商备案申请】单据。
2、首先点击[新增]增加单据，填写基本区信息：
下拉或直接填写[供应商名称]字段，其它根据需求填写
附加说明：
（1）填写供应商名称时，如公司已有人备案过该供应商，则直调出相关信息没有相关信息则直接填写供应商名称即可。
（2）需要修改供应商备案信息，请单击打开【供应商修改申请】等单据，如何进行单据修改单击[我要修改供应商]。
3、填写[详细信息区]与其它：
直接根据供应商信息与自身需求填写完成即可;
附加说明：
（1）填写供应商备案时中[财务信息]时，请注意[信用额度]、[付款方式]的选择填写。
（2）相关证书字段必需要把供应商提供的税务证、营业执照、开票资料上传到附件。
4、信息填写就绪后，点击[保存]按钮保存数据，再点击[流转]按钮，将数据流转给相关人员审核
5、全部流程审核结束后，则该供应商备案成功。
※供货信息发布：
条件：
1、发布供货信息该供应商必需在公司有备案，如没有请先进行【供应商备案申请】。
如何操作请查看：
【我要备案供应商】。
2、发布的产品数据必需要系统有相关数据，如没有则需根据需求进行新增，审批完成后再重新操作【供货信息发布】。
如何新增请点击：
【我要快速新增型号】、【我要新增产品型号】。
3、个人净资产不能低于1000元。
4、发布权限：
业务方向为“品牌经理”、“品牌工程师”、“专项采购经理”、“专项采购工程师”的员工才能发布供货信息。
5、该产品型号的标准系列负责人才能发布。
流程：
步骤：
1、点击打开【供货信息发布】单据
2、单击[新增]按钮新增供货信息发布单据后，填写需要发布的供货信息，可直接在产品信息栏的[型号]下拉选择（如型号较多的在[新增]后直接选择[调单]调出）需发布的产品数据并按单据需求填写必填项的供货信息，如：
下单帐号、发布类型、折扣、价格、货期、到货仓库、可供数量等
附加说明
（1）发布的供应货信息需要修改，请点击打开【供货信息发布修改】。
如何操作单据请点击[我要操作供货信息发布修改]。
3、单据输入完成后单击[保存]成功后，单击把需发布的供货信息转给相关审核人员审批
4、相关审批人员审批完成后，说明该供货信息发布成功。
链接项目：
※求购信息发布（参考商务部分）、求购报价单
求购报价单：
条件：
业务员先做一个求购信息发布单然后我们去做求购报价单.
流程：
链接事项：
货价，货期均满足的情况下流转
注：
如果不是在特殊情况下尽量不要叫业务员去操作求购信息报价单.如果要是有人价格比我们低.提前被别的采购员报价.不管从某一方面来说已经谈成的的单子被人做了.对我们自己也是一种损失.
※预约调拨处理单：
条件：
1、业务员向采购员预约（即操作预约调拨单）了相应数据后，采购员方可操作【预约调拨处理单】。
流程：
步骤：
1、点击打开【预约调拨处理单】单据，点击[调单]按钮，调出需要处理的预约数据
2、选择填写[供应商名称]、[供应商类型]、[下单账户]等字段
3、在明细中填写仓库、货期、最终付款单价、预付款比例
4、信息填写就绪后，单击[保存]按钮保存数据，再单击[流转]按钮流转至相关人员审批
5、全部流程审批结束，则预约调拨处理单操作成功
链接项目：
1、客户授信单和员工借款单
※客户授信单：
条件：
1、客户有权授信
2、需满足员工有授信额度，即当前员工账上可用资金需大于授信额度
流程：
步骤：
1、点击【授信单】功能
2、点击[新增]，会在授信单编辑栏产生编号，如NEW-110125-9999
3、点击[调单]后，出现客户授信单选单对话框，在单据来源处选择“客户授信额度”或“供应商授信额度”,在客户/供应商编号点击自己要的授信的客户/供应商后，在对话框出现相关信息，则双击它，然后点击[确定]即可
4、是否考核分两种情况，一、为供应商授信或客户为直销客户，则是否考核可不填，二、若为分销客户授信，考核选择“是”则流转结束后7天内会算入有效净资产考核，七天后若还未还信则不再算入有效净资产，选择“否”则结束后则不会计入有效净资产的考核在授信明细填写承诺还信日期、授信金额和说明
5、若是否考核选择“否”，无需审批授信额度需足够，无补亏款借款，且为成熟员工，若不满足需逐级审批，直到其上级满足为止，无需审批，授信额度=个人账上资金-个人冻结资金-员工总借款+员工返利借款注：
成熟员工为两年以上员工且近一年有经营活动
6、填写完新增的表格后，确认无误后单击[保存]，然后单击[流转]，转给相关审核人员审批。
如果单击完[保存]发现信息有误需要修改，请单击[修改]，修改完后确认无误后单击[保存]，然后单击[流转]。
修改完后发现修改的还是错误的，可以单击[取消]，会把修改的内容全部
还原为未修改前的内容，然后继续修改，直至确认无误后单击[保存]，然后单击[流转]。
如果想删除这个新增的表格，可以单击[删除]。
再重复之前的操作。
※员工借款单：
条件：
1、负债率在0—0.7之间的员工才能向公司借款（即负债率超标则不能进行借款）
2、向员工借款时，借款金额必须小于借出员工的账上可用资金
3、无预付款的供应商才能借款
流程：
步骤：
1、单击打开【员工借款单】单据。
2、点击[调单]按钮，在弹出的选单框的单据来源选择员工返利支出，点击查询，选择调出需要的数据。
注：
若是负债率超标需借款的，在调单单据来源选择负债率超标借款申请，选择调出数据。
3、在[借款对象]字段选择员工[借出员工]选择自己的直属上级或经理选择[利率类型]根据自身还款能力选择[还款模式]：
到期还款、分期还款和有钱就还---当选择非分期还款时，[强制还款日期]必填且大于或等于当天时间当选择分期还款时，[强制还款日期]可不填，需填写[分期天数]，分期还款最多1000期。
注：
若是供应商或客户借款，在[借款对象]字段选择供应商或客户，按相同模式操作。
4、信息填写就绪且正确，点击[保存]按钮保存数据，再点击[流转]按钮，流转给相关人员审批。
5、审批流程结束，则员工借款成功。
2、注意事项：
1、选择供应商时必须注意所对应的供应商类型是否正确，这将影响到该订单最终的返点情况
2、注意采购公司选择，确认是以哪个公司名义向供应商下单。
该字段将决定此订单的合单人
3、注意预付款比例的填写，该字段用来冻结付款金额，为请款做好准备。
需要请多少预付款就填写多少比例
4、预约调拨处理单流转时显示总订货量超出，是因为已经有满足量了，不需要处理那么多
※采购订单：
条件：
1、合单人方可操作。
2、采购员有做【预约调拨处理单】有了相应数据后，采购员方可操作【采购订单】
流程：
步骤：
1、点击打开【采购订单】单据，点击[调单]按钮，调出采购明细数据
2、选择填写[EDI特价单]、[EDI正常单]字段
3、填写[本次预付总额]、[预计付款时间]、[预计入库时间]等字段
4、若有相关采购合同或单据可上传附件
5、信息填写就绪后，单击[保存]按钮保存数据，再单击[流转]按钮流转至相关人员审批
6、全部流程审批结束，则采购订单操作成功
链接项目：
注意事项：
如果流转之后出现错误.需操作采购退货单.
※采购退货单：
条件：
1、采购订单的制单人方可操作
2、要退货的产品必须未付款方可直接操作采购退货
3、如：
要退货的产品已付款，必须先操作【采购退款单】或【供应商抵款单】
步骤：
1、点击打开【采购退货】单据，点击[调单]按钮，调出需要退货的数据
2、选择[退款类型]为未付款根据实际状况选择[退货类型]
3、上传对应审批的附件
4、填写退货数量及退货价（退货价应该填写供货商同意给予退货的实际价格）
5、信息填写就绪后，点击[保存]，后再点击[流转]按钮，将数据流转到相关审核人员审批
6、相关流程审批完成后，则表示该产品退货成功
※采购预入库：
条件：
1、必需有操作【采购订单】，方可操作【采购预入库】单据
流程：
步骤：
1、点击打开【采购预入库】单据，点击[调单]按钮，调出即时库存数据
2、选择[入库仓库]字段
3、在入库明细中填写[预入库数量]、[装箱单号]、[发货时间]字段
4、信息填写就绪后，单击[保存]按钮保存数据，再单击[流转]按钮流转至相关人员审批
5、全部流程审批结束，则采购预入库操作成功。
※预约手工分配：
条件：
1、产品必需到达公司仓库
流程：
1、点击打开【预约手工分配】单据，点击[调单]按钮，查询选择对应仓库、型号，调出数据
2、填写[分配数量]，选取[预约员工]
3、信息填写就绪后，单击[保存]按钮保存数据，再单击[流转]按钮流转至相关人员审批
4、全部流程审批结束，则预约手工分配成功
注意事项：
1、如果该产品不是很紧急，可不用手工操作，则系统当天晚上会自动分配。
2、手动分配的单据号是以PE开头的，晚上系统自动分配的单据号是TDAA开头的
链接项目：
※直发单：
条件：
直发单要在我们操作完采购流程手工分配分给业务员以后
步骤：
1、点击打开【直发单】
2、点击[新增]，会在客户编号栏里产生一个编号，如NEW-101208-9999
3、点击[调单]后，出现直发单选单对话框，把客户、仓库、型号等相应内容填写完整，点击查询就可调出单子。
详细的数据将会在出库明细呈现，最后在表格里把详细的内容填入，并把基本信息、直发说明等填写完整。
基本信息区（出货客户、收货人、运送方式、出库类型、最终用户、收款帐号、联系地址、出库仓库等）
4、填写完新增的表格后，确认无误后单击[保存]，然后单击[流转]，转给相关审核人员审批5、相关审批人员审批完成后，说明该直发申请单操作成功
※发票核销：
条件：
1、供应商已开票且我司财务已将发票进行录入
2、该发票未被他人核销
3、该发票必需有相关票号，如没请使用【无票号发票核销】单据
流程：
步骤：
1、点击打开【发票核销】单据，进入操作
2、点击[调单]按钮，弹出发票核销选单的操作界面，输入正确的8位数发票号查询，选择对应进货单号、型号，调出数据
3、在采购订单各型号明细中输入核销数量=采购数量
4、点击[保存]按钮保存数据，再点击[流转]按钮，此数据不需要审批
5、全部流程结束，则发票核销成功
链接事项：
注意事项：
1、核销总金额≤发票可核销金额。
2、当供应商因小数点原因而少开给我们发票时，可以通过发票核销中“费用填补差额”，用自己的费用去补充。
3、在核销发票时，若供应商将一个订单分开开出几份发票，则所填写的数量可以填写为小数点。
4、如发票已过期，核销人必须核销金额*税率的费用填补，且核销后在取消填补金额将在再返还，请慎重查看发票信息。
※仓库货物出库异常情况处理：
状态
采购退货
订单数据做采购退货，订单员需先操作借货单，把货发至供应商处检测，若供应商检测完，货没问题，供应商也同意退货，订单员再操作还货单，再操作采购退货。
未付款
只要对应的品牌经理同意，就可以做采购退货，以后有出现任何问题，一切责任都由对应的品牌经理承担。
已付款
做采购退货之前，所对应的数据必须为0付款，若已有付款部分，应按供货商给予的退款方式操作，需操作以下步骤才可以退货：
1、供应商退款的，可在未确认到款中查找是否有供应商到款，若有安排与财务联系，处理采购退款操作；
2、供应商以后续订货对抵付款的，可在采购订单--供应商抵款模块操作，调出对应单据操作抵款数据。
未分配
退货后除订单员应承担的处罚外，没有其他损失。
已分配
库存在业务员名下退货，退货后产生的购退损失暂时由业务员支出，业务员可向要求退货人划回相应的费用。
退货除以上处罚外，还必须承担供货价与进价之间差价的税和管理费。
状态
异仓出库
签收前
坏货，不可维修：
调入仓库应做调拨收货处理，同时将此货调回发货仓库，发货仓库应在次日将此货物收回并转为仓库负责人（原为"所在部门经理"）的库存，同时做费用出库。
坏货：
调入仓库做调拨收货处理，备注好相应的具体情况，将数据、货物调回发货仓库，发货仓库操作维修换货，损失由发货仓库承担。
错货：
收货仓库反馈给发货仓库，将数据空入，备注好相应的具体情况，超过7天未处理，则强制费用出库，损失由订单员承担。
待确认
少货：
反馈给发货仓库，将数据空入，备注好相应的具体情况，超过7天未处理，则强制费用出库，损失由仓库承担。
待确认
签收后
坏货、不可维修：
数据调回发货仓库，发货仓库应在次日将此货物收回并转为仓库负责人（原为"所在部门经理"）的库存，同时做费用出库。
在发货仓库将货物调回后的24小时内收货仓库必须将其应承担损失的20%通过D类费用调整给发货部门。
发货仓库承担坏货损失时，需提供相应的费用出库单号或维修单号给收货仓库，否则损失由发货仓库承担100%。
坏货：
数据调回发货仓库，在发货仓库将货物调回后的24小时内收货仓库必须将其应承担损失的20%通过D类费用调整给发货部门。
发货仓库承担坏货损失时，需提供相应的维修单号给收货仓库，否则损失由发货仓库承担100%。
错货：
若发货仓库核实无发错货，同时提供相应证明，则损失由收货仓库自行承担，操作盘盈盘亏。
否则发货仓库给予换货。
待确认
少货：
若发货仓库核实无少发货，同时提供相应证明，则损失由收货仓库自行承担，操作费用出库。
否则发货仓库补发货。
若仓库无法补发，则数据调回发货仓库，操作费用出库。
状态
销售出库
签收前
坏货、不可维修：
仓库费用出库，再向业务员划回其该承担的损失部分。
与货运公司的赔偿问题由发货仓库解决。
对于从货运公司争取回来的赔偿金额，仓库80%，业务员20%。
坏货：
仓库凭借维修单号，向业务员划回其该承担的损失部分。
与货运公司的赔偿问题由发货仓库解决。
对于从货运公司争取回来的赔偿金额，仓库80%，业务员20%。
少货：
仓库补发货。
否则按照反馈时效承担损失，仓库操作费用出库单，然后凭借单据向业务员划回其应该承担的损失部分。
与货运公司的赔偿问题由发货仓库解决。
对于从货运公司争取回来的赔偿金额，仓库80%，业务员20%。
错货：
若仓库核实无发错货，同时提供相应证明，则损失由业务员承担。
否则发货仓库给予换货，供应商将错货退回。
若无货物补发，则按照反馈时效承担损失，仓库操作费用出库单，然后凭借单据向业务员划回其应该承担的损失部分
签收后
坏货、不可维修：
仓库费用出库，再向业务员划回其该承担的损失部分。
坏货：
仓库凭借维修单号，向业务员划回其该承担的损失部分。
少货：
仓库补发货。
否则按照反馈时效承担损失，仓库操作费用出库单，然后凭借单据向业务员划回其应该承担的损失部分。
错货：
若仓库核实无发错货，同时提供相应证明，则损失由业务员承担。
否则发货仓库给予换货，供应商将错货退回。
若无货物补发，则按照反馈时效承担损失，仓库操作费用出库单，然后凭借单据向业务员划回其应该承担的损失部分
※采购人员还需要了解“各项资金指标的计算”以及“资金利息的计算方法”想要详细了解可以查阅《219140005资金占用计息的规则》
※关于销售“开支比例”以及“管理费”等的计算方式可以在唐博上查阅。
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