广州万科地产成本管理部内业管理操作指引.doc

广州万科地产成本管理部内业管理操作指引.doc

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广州万科地产成本管理部内业管理操作指引

编制

日期

审核

日期

批准

日期

流程要素

流程目标：

流程时间要求

流程监控点数目

流程主要责任岗位

成本管理部秘书

流程涉及职位数目

修订记录

日期

修订状态

修改内容

修改人

审核人

批准人

1.目的

规范各类文件的审批流程，保证文件传递的及时准确，及文件存档的完整、规范，提高工作效率。

2.适用范围

成本管理部。

3.职责

成本管理部负责本指引的制订、修改、指导、解释与检查落实；

4.方法和过程控制

4.1.图纸管理

4.1.1.得到出图通知后，当天到设计部领取图纸（一式两份）并知会前期成本人员；

4.1.2.当天电话通知咨询公司取图，并打印好图纸签收表，要求咨询公司人员确认、签收；（签收表格参见附件9）

4.1.3.当天在存档图纸的扉页上盖上部门、日期专用章，并做好图纸目录，最后将图纸分项目放入指定图纸柜。

（图纸目录表格参见附件10）

4.2.合同管理

4.2.1.审批

4.2.1.1.将合同文本提交前期成本人员复核并由招标负责人审批；

4.2.1.2.审批通过后，点击““合同拟稿审批表”右下方的“单据号”输入该页面的“流水号”表格中，点击“查询”按钮，再在状态栏中点击“签收”，最后点击“执行”按钮，待“等待审批”字样变为“成本签收”字样，即表示操作成功。

网上合同自动进入下一部门审批；

4.2.1.3.在“合同交接签收本”中做好合同交接记录，将合同返回给经办部门秘书或经办人并要求其签名确认。

4.2.2.录入

当网上审批和纸质审批都完成以后，须将合同信息录入成本软件。

其方法是，点击“进入“后台管理”首页，点击首页→财务部→合同管理→成本导出，选择合同所属项目，点击“筛选”，选中需要导出的合同，选择该合同对应的成本帐套、及项目期数，点击“导出”即可。

注意：

为确保导出合同信息的准确性，必须在成本软件中核对相关信息并立即对错误信息进行修改。

4.3.签证结算书审批、存档

4.3.1.将签证结算书提交前期成本人员复核；

4.3.2.做好签证台帐登记，将原件分项目、分月份（按照项目成本人员审核时间）存档；（签证台帐见附件）

4.3.3.审批完毕后5个工作日内通知施工单位和咨询公司领取副本；在“签证领取本”中做好签证交接记录（分别分发给施工方及咨询公司）。

4.4.工程（预）结算

4.4.1.审批

4.4.1.1.接收的当天将预（结）算书的“完成情况、结算造价”录入“部门月度工作计划—预结算”表格中，在计划外的需要重新登记相关信息；

4.4.1.2.当天进入“工程预（结）算书审批进度表”登记接收日期及传递到下一步人员审批日期（按照审批权限分别提交相关人员），以便保证能随时查看审批进度，避免遗失和跟踪不及时；（见附件）

4.4.1.3.审批完成后，在“竣工结算造价协议清单”页的右下方贴上标签（正副本2处），并交给成本部负责人签署；

4.4.1.4.待成本部负责人签署完毕后，到总秘处借用公章加盖在竣工结算造价协议清单的甲方落款处。

各项目的对应公章如下：

序号

项目名称

对应公章

1

万科城花园

鹏利国际置业（广州）有限公司

2

四季花城

佛山市万科房地产有限公司

3

深蓝花园

广州市万科星房地产有限公司

4

城市花园

广州市万科置业有限公司

5

蓝山花园

广州市万科房地产有限公司

6

金色家园

7

天景家园

8

荔景家园

4.4.1.5.在“成本部文件签发记录登记表”中做好文件签发记录登记，在2个工作日内将盖完公章的工程预（结）算书的副本返回给项目秘书，由项目秘书转交给施工单位。

（《成本部文件签发记录登记表》见附件3）

4.4.2.录入

4.4.2.1.审批完成后进行结算录入，其方法是，点击“进入“后台管理”首页，点击首页→财务部→合同管理→结算造价，输入合同编号，点击“查询数据”，在新的页面中点击“编辑”，再对该页面的“成本帐套”（如果该合同不录入系统默认的帐套中，才需要点击红色字体的“未设置”进行修改）、“结算名称”、“结算编号”、“结算造价”、“质保金”进行修改、填写，再选中“导入成本软件”及“修改”按钮，待系统提示操作成功后即可。

注意：

为确保导出结算信息的准确性，必须在成本软件中核对相关信息并立

即对错误信息进行修改。

4.4.2.2.保证已发生成本和动态成本的准确性。

当月的24日至下一月的4日之间（如果有调整以适应集团最新的要求为准）必须停止结算录入，以确保当月成本信息月报数据的稳定性和准确性。

4.4.3.存档

完成结算录入后，及时做好结算台帐，方便日后查找。

当天内将“结算编号”贴在工程预（结）算书的右上方【结算编号固定格式为“公司-项目-期数-结算流水号”，例如“FS-SJ-01Q-结算0001”。

结算编号要打印成固定标识（见附件4）】，然后将结算书存入档案盒、贴上目录、放入档案柜。

（结算台帐见附件）

4.5.付款申请单审批

4.5.1.接收付款申请单当天内交给项目成本小组负责人审批；

4.5.2.将通过项目成本小组负责人审批的、超过50万元（含）的付款申请单交给成本部负责人审批；

4.5.3.做好财务部付款单签收记录登记，将付款申请单交到财务部。

（财务部付款单签收表见附件12）

特别说明：

部门内外任何人借阅都需遵守《成本管理部文档借阅制度》，必须填写《成本部文档借阅登记表》（见附件）方可借阅。

每月最后一个工作日要检查资料归还情况。