物资采购管理办法最终版.docx

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物资采购管理办法最终版

第一篇物资采购管理办法

为降低物资采购成本，集团各单位、各部门所需各类物资实行统一采购制度。

集团主管副总裁为集团物资采购的管理者，开发物资部为集团物资采购的业务管理部门，开发物资部和各子公司的采购部经理均为第一责任人。

集团现存在的其它物资采购部门，必须接受开发物资部的业务管理和监督，并逐步创造条件实行业务合并。

为明确集团统一采购的业务范围和流程，特制定本办法。

1目的和意义：

本办法适用于东方企业集团下属所有子公司及各部门。

2集团物资采购的范围及分工：

2.1、建筑安装工程；

2.2、各种设备设施、工程材料等；

2.3、各类办公用品；

2.4、广告及印刷品类物资；

2.5、各类物业、园林用品及物资；

2.6、其它物资。

除紧急物资由物业直接采购外，上述均由集团开发物资部负责指定供货商，但实施过程是：

集团的物资采购由开发物资部完成，子公司的物资采购由其采购部完成。

3采购的方式分类及流程

按照物资需求，采购方式分为招标采购和非招标采购，非招标采购又分为常规采购和紧急采购。

工程类物资分为甲供材料和认质认价以及甲指乙定。

集团、办公用品的采购由开发物资部负责；子公司的办公用品下订单给年度指定的供货商，并完成收货、验货、付款以及退换货等流程，同时接受开发物资部定期的价格摸底和市调；物业、园林用品和广告及印刷品类物资的采购参照办公用品的采购流程。

3.1、招标采购：

主要涉及工程类物资。

凡单价在5万元以上的大型设备和10万元以上的成套设备、大宗工程类甲供材料的采购均采用招标的方式进行，详见集团《招标管理制度》。

集团使用部门和子公司有招标需求时必须提前报集团开发物资部办理。

3.2、常规采购：

涉及办公用品、各类物业、园林用品、广告及印刷品类物资等。

3.2.1此项采购由需求部门按月填报《物资采购需求计划》，由使用部门或子公司对采购申请单进行编号，并经各级领导和总裁、董事长签字同意后，按批准计划实行供货。

3.2.2常规采购的物资均由集团开发物资部组织子公司的采购部门每年对供货商进行评估和选定，指定一家至三家年度供货商进行供货。

子公司有相关采购需求时，必须下定单到指定供货商并单独对

供货商结算。

3.2.3采购员根据批准后的采购计划，先核对采购内容，结合工程进度和其他有关资料后，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，对于非合格供货商必须进行三家以上比价，结合物资的质量、付款方式、售后等内容洽谈填写《物资采购比价单》后，上报开发物资部经理审核，经主管副总裁审批签字后，方可实施。

对于合格供货商或年度指定供货商，可直接下单进行采购。

要求在《物资采购比价单》上附加声明，内容如下：

本人声明与此供货商无任何利益关系，并请集团领导监督。

3.2.4开发物资部将每月至少一次组织相关采购部门及审计监察部对现有供货商的供货价格进行市调和把关，并将编制的价格变动报告上报集团领导，特别是生鲜类产品，则要求每周提交价格变动报告。

3.2.5市调价格若低于现行供货价格，则对采购部经理处以差价的两倍的罚款，并追缴相关损失，罚金上交集团总裁基金，视情节严重程度最高可追究其刑事责任。

3.3、紧急采购

3.3.1范围及情况界定：

酒店及各部门出现的各种突发情况、业主急待解决的物业问题（突然停水、停电），必须按照特殊简化的紧急程序进行采购活动，在工作时间发生，则由使用部门填写《紧急物资采购申请》报开发物资部或子公司采购部，由采购经理上报主管领导后即可实施；在非上班时间，由需求部门电话通知开发物资部办理。

3.3.2审批权限及流程：

酒店提交的紧急采购申请应报总经理进行审批后实施；

物业集团的突发状况应报物业集团总经理审批后实施；

其他部门发生的紧急采购应申报主管副总裁审批后实施；

采购人员首先确定现有合格供应商是否可以满足需要，无现货的情况下，可采取就近采购的原则，及时解决突发问题。

紧急采购的供应商名单及采购价格应上报集团开发物资部最后确认；物资的规格型号、采购的数量由子公司总结理和主管副总裁最后确认。

3.3.3收货及报账;

3.3.3.1所有急购回来的物资，可由财务部的库管人员验收或直拨给使用部门，并核对其来货及数量是否与《紧急物资采购申请》内容相符后，需补填《出入库单》；

3.3.3.2报账凭证除无需附《物资采购比价单》外，其它手续必须齐全。

3.3.3.3属常规采购范围的物资不允许采取紧急采购的方式。

否则，将处以采购价两倍的罚款，罚金上交集团总裁基金。

5物资验收管理规定

5.1、验收前的准备工作

5.1.1、根据物资采购计划，对于工程类物资，采购部门需至少提前三天与供货商联系好送货时间，及时通知并组织相关部门进行验收前的准备，并落实验收方案、提供安装调试、试运行及使用所必备的条件。

对于常规采购物资，采购部门需提前通知使用部门（核对合同和订单以便在货到时对物资的数量、质量和价格等进行验收）、接收部门（负责安排物资送达地点）等相关负责人。

5.1.2、采购人员负责收集整理有关资料。

即：

供货单位提供的质量证明文件、合格证、检验报告、装箱单、发货明细表等，除自身存档外，应送交使用单位留存一份。

5.1.3、采购人员负责协调相关单位，准备相应的计量器具、搬运工具及搬运设备。

5.1.4、采购人员根据物资特性、数量，由使用部门负责确定物资存放地等。

5.2、验收的内容

5.2.1、检查进场材料（设备）供货厂商的法人、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告等资料是否相符及齐全。

5.2.2、指定专人负责对进货清单与采购合同进行核对，检查进场材料（设备）的数量、色泽及材质（指材料）、外观、尺寸、规格、型号、品牌、是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求需达到的标准。

5.2.3、检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符、合同要求的配件等是否齐全正确（主要指设备）、产品保护措施是否到位。

5.2.4、以上进场材料（设备）的检查，检验必须做到100％，由采购部门、使用部门、管理部门、监督部门、厂商等有关人员共同参与进行。

5.2.5、有特殊质量要求的产品，按其要求进行验证。

5.2.6、检验完毕，由采购人员认真填写《物资验收报告单》，一式五联，要求所有参与验收的部门都要签字，各持一份留作备案。

5.3、验收人员的确定工程类物资由采购部门组织：

管理部门（如项目部、酒店工程部等）、使用部门（如施工单位等）、监督部门（如监理单位）等相关人员共同到场进行验收。

常规采购的物资由采购部门协调使用部门、物资接收部门等一起进行。

5.4、验收的程序

对于到货的工程物资，经验收人员确认无误后，针对其实际情况分别进行处置。

5.4.1、接收物资设备时必须同时接收和审查产品合格证、质量保证书、试验报告等相关资料，且对外观进行检查，逐项与合同要求进行核对，确认无误后由接收部门进行接收。

并最迟不超过次日将验收单据交与财务部、预算部等相关部门备案。

5.4.2、不允许接收不合格产品；对经进货检验和测量不符合有关规定并已付款的产品，要采取换货的方式，不得直接退货。

如需临时存放，可根据具体情况，由采购部门向主管领导申请，核准后对不合格产品单独存放，并标识“不合格产品”。

我方不负保管责任。

5.5.3、对紧急放行的物资，要及时进行补验，一旦发现不符合规定要求，要将不合格物资全部追回换货。

5.6、在验收过程中，各相关部门应密切配合，如在某环节造成验收不能正常进行或在验收后发现质量问题等，由相关责任人承担责任。

6采购物资付款程序—2011.12.20会议决定由财务总监完善细节

财务人员根据购货合同及相关部门验收单，报总裁、董事长批准后付款。

凡签有合同的付款必须填写《资金拔付单》并注明合同执行进度及付款进度。

其他采购填写《报账单》。

预付款可根据供货商提供的收据进行付款，其他所有付款必须提供有效的全额发票。

质保金的支付需依据管理部门（如项目部）、使用部门（如物业公司）等签署的质保期间的意见，如设备运行情况是否良好、售后服务和维保是否提供及时到位、对售后服务人员的态度是否满意、是否同意支付此项质保金等。

要求以上相关部门必须真实、准确、公正地反映情况，开发物资部凭此申请付款。

7相关规定

7.1、物资需求单位在填报《物资需求计划》时，必须说明需求

物资的品种、规格、型号、供货日期、预算金额及其它特殊要求，并按如下格式进行编号：

部门-年度-月份-序号，比如：

招商部2012年1月的第一个采购申请则编号应为：

ZSB-2012-01-01。

以编号便于部门间的沟通及与采购部的订单编号进行对应。

7.2、物资需求单位对所需物资的规格或数量进行变更时，须于变更当日通知采购部门，并请主管领导进行补签。

《物资采购需求计划》上不允许出现擅自涂改的现象。

7.3、采购部门要建立供货商评审制度，根据使用部门的反馈意见对供货商进行等级评审，建立合格供货商档案，保证常用采购物资至少3-5家可用供货商备用。

详见《供货商管理办法》。

7.4、对于现场验收不合格的物资，由采购部门填报不合格物资处理记录表，并负责协调供应商，采取退换货或索赔等措施尽快解决。

物资使用期间出现问题，由采购部门负责联系供货商尽快解决。

7.5物资验收合格后，由使用部门负责保管相关文件。

在质保期间出现的质量问题，由采购部门直接联系供货商，协商解决办法；质保期过后，由使用部门直接联系供货商。

当物资出现的问题确为质量问题时，由集团开发物资部、合约部和使用部门一起组成专案小组，负责解决由此产生的相关事宜，并追究供货商的经济责任和法律责

任；当确认为人为操作出现的问题时，则由使用部门全权负责给公司造成的一切损失。

8采购纪律规定

8.1、参与物资采购的所有人员，必须严格执行集团相关规章制度，并按集团规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。

8.2、对各部门、子公司在制定物资采购计划中，由于申报数量、规格、性能等具体参数不准确，造成少用多报、少用多领、采而不用、资金占压、采非所用等问题，视情况对直接使用部门和直接责任人按集团绩效考核相关规定予以处理。

8.3、采购物资若已经制作或到货，原则上不得变更计划；确实经论证需要变更的，其经济责任由决策者承担。

8.4、开发物资部经理，要不定期对各岗位采购人员所购物资进行认质认价抽查，并记录抽查结果，以便于集团检查；主管副总裁应不定期检查开发物资部经理的职责履行情况。

9.本办法由总裁办公会负责解释，自下发之日起开始执行。

另外工程项目认质认价物资的验收—由高晓强负责编写在认质认价的物资到货后，由项目部组织施工方或供货商和开发物资部、使用部门等相关部门到现场与封样物资进行对比，并对到货的品牌、数量、质量、规格等方面综合验收。

如质量确实存在问题，则使用部门有权拒收此批物资，由此产生的一切后果由施工方或供货商承担。

同一供货商如果在合作过程中出现两次上述情况，则被列为不合格供货商，不予进行下一年度的合作。

附表：

附表一：

物资采购需求计划

附表二：

物资采购比价单

附表三：

紧急物资采购申请

附表四：

物资验收报告单

附表

物资采购需求计划

需求部门：

编号：

日期:

需求物资名称

规格/

型号

数量

预算金额

特殊要求

到货日期

备注

填表人：

需求部门经理签字

财务部门经理签字

主管副总裁签字

开发物资部经理签字