20511采购过程控制程序.docx
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20511采购过程控制程序
采购过程控制程序
1.目的和适用范围
为了对工程项目所需设备材料的采购过程和产品质量、交货进度等实施有效的管控，确保采购的设备材料满足合同（顾客）和相关法律法规的要求，特制定本程序。
本程序适用于工程总承包、工程承包和成套设备供货项目的设备及材料采购活动。
2.职责
2.1采购经理职责
a）负责编制项目《采购管理计划》并在项目经理批准后组织实施；
b）负责确定项目采购部/组人员组成及其任务分工；
c）负责推荐合格的制造商，并按主合同规定提交相关资料报国外业主确认；
d）负责组织完成采购货物的招标准备及招标工作；
e）负责组织并参加与中标供货商的合同谈判及签约；
f）负责组织开展产品监造，制定《产品监造管理办法》，确定《监造产品清单》、签订《产品监造协议》，审批巡检监造产品的《产品监造大纲》；
g）负责审核本项目的《货物包装运输规定》；
h）负责组织货物催交、商检、储运集港、相关证书申领、报关运输、转运港通关、目的港清关、现场清点交接等工作，并协调处理上述过程中出现的问题；
i）负责组织相关供货商做好伴随性服务工作，包括技术咨询、文件资料提供、元器件更换、不合格品的返修或换货、工地现场技术服务等；
j）负责组织编制并按规定时间提交《采购动态》/《采购月报》；
k）负责在工程移交前组织整理设备/材料的文件资料并按规定向业主办理移交；
l）负责在工程移交前组织清理备品备件、专用工具并按规定向业主办理移交；
m）负责组织采购部/组人员配合公司有关部门办理本项目出口退税；
n）负责组织项目采购文件及管控记录的保管、汇总、鉴别、整理和归档；
p）负责编写项目《采购完工总结报告》。
2.2项目经理职责
a）负责审批项目《采购管理计划》；
b）负责履行《招标工作管理办法（试行）》中规定的有关职责；
c）负责采购合同的签约；
d）负责审批《产品监造管理办法》和驻厂监造产品的《产品监造大纲》；
e）负责审批本项目的《货物包装运输规定》；
f）负责审批本项目采用分包方式的“打包”采购货物清单；
g）负责审批本项目设备材料的退货、换货、返修。
2.3业务部门总经理职责
a）负责履行《招标工作管理办法（试行）》中规定的有关职责；
b）负责审批三类采购合同。
2.4经营管理部职责
a）负责办理原产地证和进出口许可证申领及贸易单证的商业认证；
b）负责协助项目部办理进出口贸易出入境检验检疫、报关等手续；
c）负责履行《招标工作管理办法（试行）》中规定的有关职责。
2.5分管业务部门的副总裁职责
a）负责履行《招标工作管理办法（试行）》中规定的有关职责；
b）负责审批二类采购合同。
2.6总裁职责
a）负责履行《招标工作管理办法（试行）》中规定的有关职责；
b）负责审批一类采购合同。
3.工作程序和相关要求
3.1采购过程的策划
3.1.1编制项目《采购管理计划》
a）工程总承包和设备成套供货项目所需采购的产品往往品种广、数量大、周期
长，而且采购环节多，为了对采购过程和产品质量、交付进度及采购总成本进行有效管控，采购经理应在采买工作启动前就开始组织采购部/组人员对采购过程管控进行策划，并最终形成《采购管理计划》。
对于成套设备供货项目可不单独编制《采购管理计划》，其设备材料采购过程管控的策划可在制订《项目管理计划》时一并完成。
b）《采购管理计划》编制/修订的主要依据：
①项目主合同及其附件；
②《项目管理计划》，包括《项目总体进度控制计划》；
③《设计文件交付计划》和《设备安装进度计划》；
④《供方的选择及其评价控制程序》和《招标工作管理办法（试行）》；
⑤《建设项目所在国货源及市场价格情况的调查报告》；
⑥建设项目所在国相关贸易政策，包括进口管制政策和税收政策；
⑦工程进度协调会议作出的与货物采购有关的决定。
c）《采购管理计划》的主要内容：
①项目采购部/组工作任务范围；
明确项目采购部/组工作任务范围及与项目部其他部/组的工作接口关系。
②项目采购部/组负责采购的货物范围；
●项目按采购地点可划分为：
中国境内采购，第三国采购，建设项目所在国当地市场采购[对于国外项目，一般建筑类物资（如砖、瓦、沙、石、水泥、商品混凝土、油漆等），消耗品（如透平油、氧气、乙炔等），消防器材，某些运输工具，零星物资以及进口管制物资等一般均需在建设项目所在国当地市场采购]；
●项目按采购主体可划分为：
业主采购提供（如试运行期间所需的燃料、油料、化学药品等消耗品），施工分包方采购提供（如安装辅助材料等），采购分包方“打包”采购提供（如实验室仪器设备等），公司项目部（包括项目采购部/组和项目现场经理部的采购组）采购提供；
●货物采购是我公司的强项，通常由我司人员组成的项目采购部/组自行承担。
但当项目采购部/组对工程项目某一系统（如智能化控制系统）设备不熟悉，或对设备质量、交货进度及系统内部接口控制能力较弱时或项目采购部/组人力不够，采购的仪器设备较琐碎而总价值又较小时（如实验室仪器设备），也可采用“打包”采购方式将该系统设备或该部分仪器设备分包给具有相应资质和能力、经验的单位采购提供。
但采用分包方式的“打包”采购货物清单应在《采购管理计划》中单独列明并经项目经理审批。
●项目部内部采购范围的划分通常是：
项目所在国当地市场货物的采购由项目现场经理部的采购组承担并用当地货币支付；项目采购部/组负责中国境内和第三国货物的采购。
●哪些设备材料需从国外进口或转口（即采购第三国货物）要根据主合同是否已有约定、设计分包方提供的《设备材料清册》和《设备材料技术规格书》所述规格、性能要求及项目采购部/组掌握的国内外设备材料资源信息来判定。
●本项目各采购主体负责采购的货物范围划分及项目采购部/组实际负责采购的货物范围，应在《采购管理计划》中明确并得到项目经理的确认。
●在项目执行过程中根据实际情况变化的需要，经协商并得到项目经理的认可，允许对采购货物范围作适当调整。
③项目采购部/组人员组成及任务分工；
项目采购部/组现阶段人员组成及任务分工要明确（包括一人多岗），随着工作进展人员组成及任务分工可能会有适当调整或任务分工更加清晰，但应有记录，以便检查。
④项目采购部/组编制的《采购进度计划》；
●采购进度安排原则：
▲主机设备先安排订货；
▲设计、制造周期长的设备先安排订货；
▲市场供应紧俏的设备材料先安排订货；
▲市场价格波动大的设备材料要选择有利时机抓紧安排订货；
▲与工程设计关系紧密的设备，在订货合同中应有制造企业先期提交性能参数、外形尺寸、安装图等资料的约定并明确提供日期；
▲根据分批装船海运的要求安排相关设备材料订货。
●《采购进度计划》主要依据《项目总体进度控制计划》要求和《设备安装进度计划》所述工程现场设备安装先后顺序及到货时间要求并综合考虑产品设计、制造周期和储运、清关周期以及分批装船海运的要求来制订。
●《采购进度计划》的格式见附录A。
⑤采购合同类别划分及付款审批规定
采购合同类别划分按公司《供方评价与选择控制程序》和《招标工作管理办法（试行）》的规定执行；付款审批按《项目部内部付款审批程序》及公司《项目管控平台分包采购合同付款审批流程》的有关规定执行。
⑥货物供方的选择与确定
●国外项目一般采用邀请招标的方式确定货物供方；
●国家法律、法规规定必须进行公开招标的项目，应采用公开招标的方式确定货物供方；
●具体按公司程序文件《供方评价与选择控制程序》和作业文件《招标工作管理办法（试行）》的有关规定执行。
●本项目货物供方具体采用哪种方式确定，应在《采购管理计划》中作出规定。
⑦采购工作与其它相关工作（设计、施工、安装、调试、性能测试）的衔接与协调
由于设备材料采购环节与设计、施工、安装、调试、性能测试、竣工验收、后续服务等环节均有关系，采购部/组与项目部的其他组之间也有许多工作衔接，需要经常相互沟通协调，因此，在《采购管理计划》中应制定详细的采购工作协调程序，包括需要协调的工作内容、方式、时机和职责分工。
⑧货物催交工作安排
●根据设备和材料的重要性、制造进度和工程的紧急程度不同，可分别采取驻厂催交、会议催交和函电催交方式催交货物，促使供方或相关方自我监督进度，做好发货准备，确保按合同履行交货义务。
●下列情况应采取驻厂催交：
▲制约工程进度的核心关键设备（可结合驻厂监造进行）；
▲有可能发生延迟到货并将极大地影响工程进度的货物；
▲市场上该货源发生短缺，短期内不可能缓解，有可能被无原由挤占或推迟交货的货物；
▲运输工具已订妥，有可能影响关键的大宗货物起运或影响船期的货物。
●采购货物具体采用哪种催交形式，应在《采购管理计划》中作出安排。
⑨产品监造工作安排
●根据产品对工程项目的影响程度，确定对其控制的程度。
需要时，采购经理应组织有关人员（包括委托第三方或聘用公司内外部其他的专业技术人员或派遣项目采购部的专业工程师）到供方现场对产品（包括重要零部件、外协件等）制造过程的质量、进度、检验、包装等进行监督检查，即实施产品监造。
●产品监造是加强产品质量监督检查的重要举措，项目采购部/组需制定《产品监造
管理办法》并与设备制造商签订《产品监造协议》。
根据业主要求和产品对工程项目的影响程度，确定《监造产品清单》并可采取产品制造全过程驻厂监造、产品关键工序驻厂监造、不定期赴厂巡检等不同的监造方式，但应在《采购管理计划》中作出安排。
●哪些产品总包方/顾客需见证其生产过程质量监控点，应在该产品采购合同/监造协议中明确并规定供方提前通知的时间，在《采购管理计划》中也应作出安排。
⑩产品出厂检验工作安排
●哪些产品总包方/顾客需见证其出厂检验，应在该产品采购合同/监造协议中明确并规定供方提前通知的时间，在《采购管理计划》中应作出安排。
●某些出口设备的商检需在供方现场利用供方的场地和检测设备、仪器进行，项目采购部/组应预先与供方联系、商定，以便商检与采购产品出厂检验和试验一并进行。
⑾不合格品处置的规定
●出厂检验（含出厂时的包装检验）时发现的不合格品，按不予放行处置，项目采购部/组人员应立即报告采购经理/项目经理并采取相应紧急措施；
●工程现场清点交接时或设备安装调试中发现的不合格品，按《不合格品控制程序》有关规定评审处置。
⑿退货、换货、返修事件处理的原则和要求
●先批后处理的原则：
凡不影响工程进度也未涉及公司经济损失的退货、换货，通常经采购经理批准即可处理，但须通报项目经理（尽可能事先通过电话沟通，无法事先沟通时，也可通过“采购月报”事后通报）；
凡可能影响工程进度或涉及经济损失的退货、换货及所有返修事件，必须经项目经理批准后才可处理，必要时还应征得业主和监理单位的同意。
●明确对退货、换货、返修处理记录的内容要求及保存要求。
d）项目《采购管理计划》是采购过程管控策划的结果，也是采购经理对采购全过程实施管控的依据，因此，要抓紧策划编制，最迟应与《项目管理计划》同步编制完成。
通常在启动采购行为时，可能还无法获得全部的、完整的订货依据，因此《采购管理计划》在项目实施过程中，将进一步细化完善并根据变化情况加以修改和补充。
3.1.2项目《采购管理计划》审批
项目《采购管理计划》经项目经理审批后组织实施，采购经理应向采购部/组全体人员宣讲、部署并提出要求。
3.2项目《采购管理计划》的实施
3.2.1采买
项目采购部/组的采买活动应根据批准的《采购管理计划》和《供方评价与选择控制程序》及《招标工作管理办法（试行）》等文件的规定进行。
项目采购部/组应在适当时机将《扩大的合格供货商清单》和由中标签约制造企业提供的《相关设备材料制造标准（中/英文对照）》及《产品质量监控计划》等报国外业主确认。
采买合同文件的商务部分可参照法律事务部范本《国内项目设备采购合同（试行）》和《国外项目设备采购合同（试行）》并结合项目实际情况进行编制；采买合同文件的技术部分（技术协议）应按设计分包方提供的《设备材料清册》及《设备材料技术规格书》等资料进行编制。
3.2.2产品监造
确定产品实施监造后，由承担监造任务的监造工程师/监造负责人针对每个监造产品编制《产品监造大纲》，其主要内容包括监造任务和监造方式及其承担的人员、监造依据的标准、质量监控点（见证项）和见证方式【文件监控（R点）、现场监控（W点）、停止待检点（H点）】及其实施方案、进度检查方法、监造月报及监造报告等。
驻厂监造产品的《产品监造大纲》经采购经理审核、项目经理审批后执行；巡检监造产品的《产品监造大纲》经采购经理审批后执行。
产品监造人员应按《产品监造协议》和批准的《产品监造大纲》实施监造并编写监造日记，编制《监造月报》/《监造季报》，定期报送采购经理；每个监造产品监造工作结束时，应编写《监造工作总结报告》提交采购经理。
《监造产品清单》、《产品监造协议》、《产品监造大纲》、《监造月报》/《监造季报》、《监造工作总结报告》由采购经理集中保存至项目通过竣工验收，之后按《工程项目档案管理制度》有关规定执行。
3.2.3货物催交
货物催交活动的主要工作内容：
●项目采购部/组应建立催交台帐，并制定规范的催交文书；
●对设计、制造周期长的货物，项目采购部/组应要求货物供方提供《产品生产制造进度计划》予以审查确认，并关注、询问或现场核查该计划的实际执行情况；
●项目采购部/组应核对供货厂商是否履行了先期提交资料的承诺（如果有）；对需经设计分包方确认后方可交付使用的图纸、资料，还应核对设计分包方确认后是否已按时返还供货厂商；
●选择适当时机发出督促交货函电或召开采购联络会议，提醒并检查供方作好交货前的各项准备工作；
●驻厂催交时，应对设计、备料、外协、制造、检验、备运等情况进行现场核查，发现问题应及时与货物供方协商解决并报告采购经理。
3.2.4出厂检验（含包装检验）
根据合同规定，项目采购部/组应组织有关人员（必要时包括业主/业主专业工程师）见证产品出厂前的检验和试验并检查产品的包装质量。
包装的好坏直接反映在运输过程中货物的受损程度，包装质量差的货物，运输中可能已被损坏，既造成经济损失又耽误工期。
因此，项目采购部/组人员应根据采购合同约定的交货条件，监督、检查设备材料交运前的包装质量及包装材料是否符合本项目《货物包装运输规定》的要求，并作好记录。
如不符合，应及时协调处理。
3.2.5检验检疫、原产地证和进出口许可证申领及贸易单证的商业认证
项目采购部/组人员应与经营管理部密切配合，提前办理进出口贸易出入境检验检疫、原产地证和进出口许可证申领及贸易单证商业认证等工作。
做到所需证件齐全、正确是确保出境货物顺利通过起运港报关和目的港清关的首要条件。
检验检疫、原产地证和进出口许可证申领及贸易单证的商业认证等按中电经字[2009]117号文《关于进出口贸易出入境检验检疫、原产地证和进出口许可证申领及报关工作管理规定》执行。
3.2.6储运、集港
储运、集港包括国内储运、国际海运、建设项目所在国内陆运输、运输保险、特殊货物运输及仓储堆放场地等安排和集港货物清点、检查等工作，也包括国际海运分包方和建设项目所在国陆路运输分包方及运输保险公司的选定，还包括建设项目所在国目的港起吊能力调查和建设项目所在国目的港至工程施工现场间运输线路的实地踏勘及其存在问题的解决等。
采购经理应指定项目采购部/组专人负责抓紧与储运分包方依据相关法规和行业规定并结合本项目货物特点及运输方式共同编制本项目的《货物包装运输规定》，经采购经理审核、项目经理审批后统一执行。
设备材料运到指定地点后，项目采购部/组接收人员应对照采购合同进行逐项清点，注意包装及货物状态的完好性，必要时可采用拍照、录像等手段记录接收过程和局部细节。
必须要有发货人、承运人、我方和/或顾客共同签字确认的、清晰记载货物交付内容的接货记录，接货过程中发现的所有不符合合同约定和可能引起进一步责任追究的情况均应记录在案。
3.2.7起运港报关
项目采购部/组应按照货物的具体品名、规格、性能准确无误地确定该货物的编码及相应的海关监管条件，并根据监管条件确定事先需要办理哪些通关文件及单证。
同时应按《中华人民共和国海关进出口货物报关单填制规范》的要求认真填制报关单，特别是货物的编码、价格、数量及计量单位必须与货物的实际情况完全相符。
项目采购部/组在自身报关力量不足的情况下，应选择具备经营资质、报关工作经验丰富、诚信好的大报关公司（行）承担出口货物起运港的报关任务，避免因某些小报关行违规操作而影响公司在海关的信誉，确保出口货物顺利通关，不致影响施工工期。
3.2.8目的港清关
在国际经济交往中，为了维护本国经济利益和主权尊严，各国政府都对国外进入本国的货物通过海关实行严格的监督管理，依法决定到港货物是否可以入关。
以往出口的货物曾发生因文件滞后、货证不符、箱破捆散、标记不全等引发不能及时清关，并进而造成物资丢失或损坏、承担巨额滞港费用、影响施工工期等损失。
因此，为确保目的港顺利清关，必须严密组织，统一指挥，加强协调；规范文件制作，提高文件质量；改善包装工艺，提高包装质量；在货物到港清关前，项目采购部/组或项目现场经理部的采购组接收人员应对货物的包装、标记、通关需提交的文件、证件等进行认真检查。
3.2.9工程现场清点交接
当采购产品到达合同项目建设地点后，由采购经理或项目采购部/组人员、产品供方、顾客和/或施工分包方接收人员共同对到货产品进行开箱检验，并记录检验和验证结果。
具体工作包括：
●对箱件数量进行核对（检查有无缺少），对到货产品品名、型号、规格符合性进行验证（检查有无不符），并对到货产品包装完好性（检查有无破损）及货物状态完好性【产品外观是否完好，产品结构有无变形，表面漆层是否有脱落、划痕，产品内部所装器件是否有变形、脱落、破碎现象，对箱内部件、备品备件、专用工具是否符合装箱清单的数量以及箱内随机文件是否齐全（装箱单、产品合格证、安装指导使用说明书、维护手册、图纸、技术资料等）】进行检查；
●办理到货产品（包括设备、材料、备品备件、专用工具等）管理权的移交；
●办理随机随货资料（安装指导使用说明书、产品合格证等）管理权的移交；
●详细交待到货产品现场保管、存放条件要求及其注意事项；
●如发现缺件、破损等，应做好记录并由相关方人员签字确认，必要时可采用拍照、录像等手段记录破损细节，同时由相关方人员共同商定缺件、破损等问题的解决办法。
●详细交待包装物的妥然处理要求，防止对环境造成污染。
3.2.10缺陷和不合格品的处置
交接验收时发现产品有明显的缺陷或被判定为不合格品时，项目部应按《不合格品控制程序》要求，将其隔离、标识，并进行评审、处置。
当货物供方提出让步使用要求时，项目部应组织相关各方专业技术人员进行评审，提出评审意见，经项目经理/采购经理、顾客和监理单位一致同意签字确认后，方可接受，并予以标识和记录。
3.2.11编制《采购动态》/《采购月报》
采购经理应指定专人编制《采购动态》/《采购月报》，定期报项目经理和部门总经理，需要时经项目经理批准后报业主。
3.2.12配合办理出口退税
项目采购部/组人员要与货物供方紧密合作，抓紧做好包括制单等工作，配合公司计划财务部及时办理出口退税。
3.3采购变更
项目采购部/组所采购的设备和/或材料在交货前发生数量、品级、规格、参数等变更事项或撤销合同时，采购经理应按《供方评价与选择控制程序》有关规定履行采购合同变更审批手续。
4.相关文件和管理记录
4.1相关文件包括《供方的选择及其评价控制程序》、《招标工作管理办法（试行）》、《不合格品控制程序》、《关于进出口贸易出入境检验检疫、原产地证和进出口许可证申领及报关工作管理规定》、《项目管理计划模板》、《工程项目档案管理制度》。
4.2管理记录包括《采购管理计划》、货物招投标文件及评标活动记录、本项目《货物包装运输规定》、运输与交付记录、《监造产品清单》、《产品监造管理办法》、《产品监造协议》、《产品监造大纲》、《监造月报》/《监造季报》、《监造工作总结报告》、与货物供方往来函电、赴供方现场检查记录、商检及报关记录、目的港核查接货记录、工程施工现场清点交接记录、不合格品评审处置记录、退货换货返修的处理记录等，由项目采购经理集中保存至项目通过竣工验收，之后按《工程项目档案管理制度》有关规定执行。
5.附加说明
本程序文件由公司管理体系领导小组和文件编写贯标工作小组共同提出；
本程序文件由经营管理部起草并负责解释；
本程序文件发布实施时间2011年07月01日。
附录A
采购进度计划
CG-01共页第页
序
号
采购产品名称
型号
规格
数量
签订产品
采购合同
计划时间
产品具备发运条件的时间/产品出厂交付时间
年月
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