人力资源部SOP标准操作手册.docx
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人力资源部SOP标准操作手册
人力资源部标准操作程序一览表
序号任务号任务的题目页码
1.TY-EO-SOP-01代表酒店参加有关会议
2.TY-EO-SOP-02酒店公章使用程序
序号任务号任务的题目页码
3.TY-EO-SOP-03酒店行政文件的处理
4.TY-EO-SOP-04以酒店名义向外发文
5.TY-EO-SOP-05全店办公设备的调配
6.TY-EO-SOP-06电话通知的处理
7.TY-EO-SOP-07安排酒店管理人员会议
8.TY-EO-SOP-08分发内部报纸
9.TY-EO-SOP-09办理社会团体来店参观程序
10.TY-EO-SOP-10接待参观
11.TY-EO-SOP-11制定酒店工作计划
12.TY-EO-SOP-12年度总结工作
13.TY-EO-SOP-13行政例会程序
14.TY-EO-SOP-14公文制作程序
15.TY-EO-SOP-15文件资料的归档处理程序
16.TY-EO-SOP-16文件的查询、借阅程序
序号任务号任务的题目页码
17.TY-EO-SOP-17电话接听记录的处理程序
18.TY-EO-SOP-18会客、访客的程序
19.TY-EO-SOP-19车辆油料填加和审批程序
20.TY-EO-SOP-20车辆使用程序
21.任务号任务的题目
22.TY-HR-SOP-01员工招聘程序页码
序号TY-HR-SOP-02员工入职办理程序
1TY-HR-SOP-03员工转正考核程序
2TY-HR-SOP-04员工晋升调动办理程序
3TY-HR-SOP-05员工离职办理程序
4TY-HR-SOP-06优秀员工评选程序
5TY-HR-SOP-07员工投诉及建议处理程序
6TY-HR-SOP-08人事档案建立及保管程序
7TY-HR-SOP-09员工社保申报程序
8TY-HR-SOP-10员工考勤审核程序
9TY-HR-SOP-11员工制服、工鞋及工号牌发放程序
10TY-HR-SOP-12员工工资核算程序
11TY-HR-SOP-13新员工培训程序
12TY-HR-SOP-14在职员工培训程序
13TY-HR-SOP-15假期工录用及工资结算程序
14TY-HR-SOP-16员工活动组织程序
15TY-HR-SOP-17员工宿舍入住程序
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-1任务的题目:
代表酒店参加有关会议
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、接受指示
(1)接受酒店领导委托;
(2)问清会议主题、时间、地点和对参
会者的要求;
(3)依据酒店领导和会议要求,做必要
的准备;
(4)按会议主题要求,选派相应人选;
个人不得私自代表酒店参会。
2、参加会议
(1)准时参加会议;
(2)准确、全面地做好会议记录;
(3)未经酒店领导授权,不得私自代表
酒店就重大问题表态。
3、汇报
(1)会议结束后,及时向酒店领导约定
汇报时间及形式;
(2)重点汇报会议要求酒店来落实的工
作项目及要求;
(3)对会议布置的工作,不得在汇报时
私自取舍。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-2任务的题目:
酒店使用公章程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、申请批准
(1)使用公章由总经理负责审批。
2、登记
(1)经办人申请用章或批准后,到行政
办公室办理登记;
(2)登记时写明经办人、联系单位、事
由等
3、用章
(1)将公章盖在指定位置或发出单位名
称与日期处,保证印章字迹清晰。
(2)禁止在空白的文件上加盖公章。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-3任务的题目:
酒店行政文件的处理
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、登记收文
(1)行政办公室助理接到文件后,要于
当日在收文本上登记,写明来文原
编号、收文日期、文件份数、内容
提要、来文机关及书文编号等;
(2)在每份文件的右上角空白处写明编
号;
2、发文处理
(1)翻阅每份文件,检查是否有店领导
批示;
(2)有批示的按批示办理
(3)无批示的文件直接撕毁作废;
(4)总公司邮件已审批的发文应打印存
放在收文文档处。
3、传阅
(1)人事专员将文件送至各部门签阅
(2)遇有总公司保密文件时,要将文件
交给店领导手中,并做传阅记录。
(3)当天下班之前必须下发。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-4任务的题目:
以酒店名义向外发文
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、拟文
(1)发文部门自行拟稿;
2、打印
(1)校对文字;
(2)邮件或打印送至领导签批;
3、发出
(1)将签批完的文件发放至抄送部门并
要求收件部门签字;
(2)原稿、批件及一份正式文稿交行政
办公室存档。
酒店的对外经济合同必须由总经理财务总监、相关部门责任人汇签后
加盖酒店公章,正本由计财部存档。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-05任务的题目:
办公设备的调配
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、提出申请
(1)因扩大业务需增加调配办公设备的
部门,需书面申请,说明原因;
(2)因现用办公设备损坏或丢失需补充
的部门,也需书面申请,说明原因;
(3)将说明原因交到人事部审批;
2、调配
(1)人事部办公室接到审批后,根据批
示进行内部调配;
(2)如内部无法调配,通知申请部门办
理采购手续;
(3)新购进的办公设备到货后,需人事
部做好登记;
(4)替换下来的设备仍可维修使用的填
写维修单,不能修复的办理报损手
续。
(5)财务部需办理固定资产调拨手续。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-SOP-EO–06任务的题目:
电话通知的处理
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、做电话记录
(1)按照标准接听电话;
(2)将电话内容如实记录在电话记录单
/本上;
(3)保证记录内容完整、准确、字迹清
晰。
2、汇报传达
(1)及时向店领导汇报电话通知内容;
(2)及时向有关部门传达店领导指示精
神;
(3)记录所汇报、传达的人、日期及时
间等。
3、督查督促和检查有关部门落实情况,以免延
误。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-07任务的题目:
安排酒店管理人员会议
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、确认在会议前两天向主管店领导确认会期、
时间、会议内容及其它要求;
2、订会议室通知餐饮部及销售部开会日期、时间、
人数及其它要求,预订会议室。
3、通知
(1)通过电子邮件(紧急情况下电话)通
知所有与会者,并讲明要求;
(2)做通知记录,将因故不能到会者上
报店领导。
(现阶段根据酒店具体情况而定)
4、会前检查
(1)在会前半个小时到会场检查设备、
设施是否符合要求,发现问题要及
时与IT部联系,立即纠正;
(2)如遇特殊情况不能如期开会时,要
及时向主管店领导汇报,以决定是
否改期。
5、参加会议
(1)提前到会场;
(2)做会议出勤记录,并于会前向会议
主持人通报出勤情况;
(3)认真做会议记录,内容完整且准确
无误。
6、会后工作
(1)会议有重要会议时,会后要组织向
缺席人员传达;
(2)人力资源部必要时收集一些相关的
会议反馈,写出书面材料供店领导
参考。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-08任务的题目:
分发内部报纸
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、取报
(1)酒店报纸均由总公司发到本酒店仓
库。
(2)行政办文秘每季度按规定时间前往
领取。
2、分报
(1)每个部门一份报
(2)每间房一份报
3、送报
(1)由各部门到人事部领取报纸
(2)客房部领取每一间房报纸,并于当
日送到空房间处。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-09任务的题目:
办理社会团体来店参观程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、登记
(1)填写参观登记表,写明参观单位、
参观的目的、参观日期、人数、
参观区域及特殊要求及酒店方申
请人等;
(2)如对方所提参观日期与本店经营
活动发生冲突,要向对方说明情
况,建议对方改变日期。
2、报批将登记表交店领导审批。
3、通知
(1)接到审批表后,电话通知对方,
确认实际参观日期、人数等;
(2)业务事由需要参观酒店的,由业
务对口部门自行安排。
(此程序通常是针对外部各种社会团
体)
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-10任务的题目:
接待参观
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1、参观前准备1、接待部门必须持有店领导签字的参观
登记表,任何个人或部门不得私自接
待参观,以免影响酒店正常经营和秩
序;
2、如有特殊参观要求的,要提前做好准
备,并通知所参观部门;
3、外宾及记者的参观由酒店销售经理负
责,国内宾客的参观由行政办公室统
一办理手续并安排有关部门接待。
4、准备贵宾胸卡,抵店后每人发一枚。
2、陪同参观1、接待人员要在指定时间、约定地点等
候,将审批表交给当班警卫;
2、当见到参观客人时,接待人员要主动
上前打招呼,说“欢迎来酒店参观,
指导”,并向来宾做自我介绍;
3、根据参观者的要求热情介绍酒店设施
和服务项目,当客人提出问题超出应
介绍的范围或接待员不清楚时,要慎
重回答;
4、参观范围一般是对外的营业场所、外
室环境及酒店公共服务设施,在餐厅
营业时间谢绝参观,游泳池、健身房、
美容室、电脑机房、电话机房等区域
不宜参观;
5、如要求参观客房要到前台办理领取钥
匙手续,登记房间号及使用时间;
6、遇有贵宾参观或上级单位安排的参
观,店领导要到场接待。
3、欢送1、当参观结束时,要征求对方对我店的
印象及需改进的意见;
2、接待人员要向客人说“再见,欢迎下
次再来我们酒店参观、指导”;
3、接待人员要到酒店大门外目送其离
去;
4、办理退钥匙及其它收尾事宜。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-11任务的题目:
制定酒店工作计划
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1组织召开酒店办公
召开部门经理以上人员参加的酒店办公会让各部门理解酒店总体目
会议,布置部门工作议。
要求各部门在酒店总体目标和战略框标与战略并制定相应工作
计划制定任务架下制定本部门的年度工作计划计划
2收集、汇总;制定出1、将各部门根据酒店总体工作目标和战略
确立酒店系统、完整的总体
酒店总体工作计划制定的工作计划统一收集工作计划
2、对部门的工作计划进行汇总、整理,制定
出酒店的总体工作计划
3上报上述工作计划由行政办公室主任审阅后报
领导决策
总经理审批
4修订根据总经理审核意见进行修改和补充,最
完善工作计划
后定稿并印发
5存档将批准后的工作计划电子文本存入电脑,
科学建档,方便日常资料查
正本收入文件柜询
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-12任务的题目:
年度总结工作
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1收集统一收集各部门制定的部门年度工作总结便于汇总
2汇总汇总各部门工作总结,整理出整个酒店的年
对整个酒店的年度工作进
度工作总结报告行科学、系统、客观地总结
和评价
3上报上述工作总结由行政办公室经理审阅后报总
以便领导决策
经理
4修改根据总经理意见进行修改和补充,最后定稿
补充、完善
并印发
5存档将批准后的工作总结电子文本存入电脑,正
科学建档,方便日常资料查
本收入文件柜。
询
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-13任务的题目:
行政例会程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1接到会议通知1、根据总经理的安排确定时间,地点及参加
会议的人员;
2、与相关部门联系布置会场;
3、根据会议内容与会者提前准备会议资料。
4、行政办通知参加会议人员;
2开会1、行政办公室人员在会前15分种到场落实
各项准备是否到位;
2、清点到场人数,并电话通知还未到场的人
员;
3、做好会议纪录;
3整理1、会议结束后24小时之内,形成会议纪要;
2、人力资源主管审阅后报总经理签发;
3、下发各个与会人员;
4存档将文件的电子文本存于电脑中,文件正本
存于文件柜中
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-14任务的题目:
公文制作程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1起草1、根据实际工作起草文件;
2、遵照天艺集团文件格式制作公文;
2审核相关部门负责人审核文件便于情况核实和工作协调
3上报将审核的文件上报总经理,经签批后下发便于领导决策
4存档正式文稿存于电脑中,文本文件分类归档存
便于查询
于文件柜中
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-15任务的题目:
文件资料的归档处理程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1分类
避免文件的遗失
1、办理完的文件,及时交行政办归档处理。
2.归档前要先把资料进行分类,分组装入待
办卷宗、按字母顺序排列、按题目分类、或
按地区、时间等形式分类
2、文件收回后按“条款类目”分别存放,整
理立卷归档。
2归档1、须在档案夹里清楚地标明并按顺序排列。
便于查询
2、做好文件索引
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-16任务的题目:
文件的查阅、借阅程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1查阅1、由总经理签字确认后可到人事部借阅文件
保密的需要
2、保密文件不能借出,只供在行政办/档案室
阅看,不立卷的文件夹及资料可借出。
2借阅手续1、履行档案借阅登记手续,经总经理批准方
避免文件的外泄和文件丢
能借阅。
失
2、外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并
经总经理批准后方能借阅,但不能带离行
政办/档案室。
3、外单位摘抄/复印卷内档案,应经总经理
同意,对摘抄的材料要进行审核才能带
出。
3归还1、文件、资料借阅期限不得超过一个星期,
保密需要
到期必须归还,如需要再借,应办理续借
手续
2、借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,
如发现丢失或损坏,应及时报告总经理。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-17任务的题目:
电话接听记录的处理程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1接听电话1、详细准确地按照电话记录单做好电话内
避免遗忘和疏漏
容的记录,并记下通话人、工作单位和联
络方式,以便联系和反馈;
2、如是私人电话,只需记下对方姓名、电话、
以便回复;
2上报电话记录及时报送酒店领导批示,并按领
以便领导决策和反馈
导批示处理。
3来电的回复处理结
根据领导意见,将有关来电的回复处理结以便领导作进一步决策
果反馈果向店领导汇报。
4电话记录单及回复
对电话记录单以及有关回复处理结果作一以备查询
处理结果的保管定期限的保管。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-18任务的题目:
会客、访客程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1会客、访客前准备1、了解客人的身份,听取总经理对访客、会
客的具体要求。
2、与客人预先电话联系,征得客人同意,并
约定时间;
3、准备相关资料;
4、检查着装、注意仪表仪容;
2会客1、礼貌、热情接待;
及时汇报
2、做好记录;
3访客1、将拜访客户的姓名、地址、事由,以口头
或书面形式向总经理汇报;
2、安排总经理访客具体事宜。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-20任务的题目:
车辆油料填加和审批程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1检查车辆油量车辆使用人员在每次用车前要检查车辆的
油表,确认油量是否足够。
2定点加油1、如需加油时,由车辆使用人到人力资源部
领取加油卡到指定加油站加油,并索取加
油小票。
2、加油完成后须将油卡和加油小票一起交
人力资源部。
3、人力资源部保存好加油小票,做好加油记
录。
2非定点加油如属途中(长途)补充燃料,需开具发票,
凭里程和燃料实际数凭发票按程序报销。
3汇总加油单审批月末汇总加油单,需由行政办审批,报财
务部审核。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
行政办公室实行者职称:
办公室人员
任务号:
TY-EO-SOP-21任务的题目:
公司车辆使用程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
1用车申请车辆使用人在使用车辆前向人力资源部申
请,并说明用途及目的地。
2记录人力资源部在用车登记表上要记录借用
人、借用时间、用途及目的地等信息
3检查车辆使用人员在领取车辆后要仔细检查车
况,确保车辆无安全隐患,如有问题要及时
反馈。
使用
(1)车辆驾驶员在用车过程中要遵守交通
规则,确保行车安全
(2)车辆使用完后,使用人要记录好行驶
公里数,并将车辆停好在安全的地方,将车
钥匙交回人力资源部。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
人力资源部实行者职称:
人事专员
任务号:
TY-HR-SOP-01任务的题目:
员工招聘程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
费用、场地
(1)拟定招聘方案、确定岗位需要量
☆方案内容应包括招聘时间、招聘地点、招
聘人物、招聘所需的所有费用
(2)确定招聘方案、预支所需费用
(3)应聘者填写应聘表
(4)人事部进行初次面试,通过后通知部门
负责人进行复试
☆对收到的简历进行筛选、初步的面谈
(5)未通过职位或已满编的岗位对其简历
需备注清楚,放在档案袋统一存档
(6)通过的员工约定上岗日期
☆管理层员工需店长面试,通过后方才可约
定上岗
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
人力资源部实行者职称:
人事专员
任务号:
TY-HR-SOP-02任务的题目:
员工入职办理程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
入职准备
(1)通知员工准备两张一寸登记照片
(2)身份证复印机一张、
(3)健康证(入职三十天内上交)
(4)管理层员工需提前将手机卡、办公位
置、办公用品准备好
(5)相关证书:
毕业证书、技能证书
(6)如涉及到现金的岗位(出纳、采购、收
银员工),非本地户籍员工需提供本地人员所
签订的担保协议与担保人身份证复印件
入职报到
(1)到人事部办理入职手续,提交入职准备
所需物品
(2)人事部带领认识新同事、大概熟悉酒店
各部门
入职培训
(1)组织新员工培训
(2)执行新员工培训流程
(3)培训考核
入职结束
(1)员工上岗前的最后考核
(2)送至工作岗位
(3)人事部录入花名册
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
人力资源部实行者职称:
人事专员
任务号:
TY-HR-SOP-03任务的题目:
员工转正考核程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
(1)每月25日之前由部门负责人提交当月
提交人事变动表
需转正的员工的“人事变动表”
(2)每月26日人事部对提交的表进行汇总
考核
(1)一线员工由人事部组织对员工的考勤、
工作表现、岗位技能等进行测试。
(2)领班级以上的员工由人事部组织考核,
分为笔试考核与面试考核。
考核结束
(1)考核通过的员工,由人力资源部报公司
领导批准后即可转正。
(2)考核未通过的员工由用人部门决定继
续试用、调岗或劝退。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
人力资源部实行者职称:
人事专员
任务号:
TY-HR-SOP-04任务的题目:
员工晋升调动办理程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
晋升
(1)员工晋升,由员工所在部门负责人向人
资源部提交人事变更申请。
(2)人力资源部组织对晋升员工进行针对新
岗位的考核。
(3)考核通过后员工可进入晋升后的岗位试
用。
调动
(1)员工跨部门调动的,由接收部门向人力
资源部提出人事变申请。
(2)对于平级调动调出部门负责人和公司
领导签字同意后可进入新岗位试用。
(3)对于晋级调动的,人力资源部要组织相
关人员对调动员工进行针对新岗位的考核,
考核通过后,经公司领导批准可进入调入部
门试用。
晋升调动试用期
(1)新岗位的试用时间一般为1个月,最长
不超过3个月。
(2)试用期结束后,由所在部门申请员工转
正,经人力资源部考核通过后可转入正式录
用。
起草者:
批准者:
职称:
签字/日期:
职称:
签字/日期:
标准操作程序
部门:
人力资源部实行者职称:
人事专员
任务号:
TY-HR-SOP-05任务的题目:
员工离职办理程序
需要使用的工具:
效益/质量标准:
做什么怎么做为什么
提出申请(