OA系统培训内容.docx

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OA系统培训内容

OA系统培训内容

一、登录网址、账号、昵称

登录网址：

在校园网首页的右上方，点击“办公自动化”即可。

在登录界面上可以选择使用“用户名”或者“昵称”登录。

用户名是职工的职工编号，来自人事处，不好记忆，建议大家为自己取一个昵称，尽量使用昵称登录。

取昵称方法：

在“操作桌面”上，选择“统一身份认证系统|登录设置”，在“设置昵称”界面，点击“+”，输入昵称，“提交”即可。

整个系统内昵称不能重复。

“操作桌面”的概念，布局，最新信息（红色、蓝色）

使用“操作桌面”上左边的菜单，点击菜单项前面的“+”。

二、插件、工具软件要求（相关资料下载）

（一）下载资源：

在操作桌面上打开“日常办公|共享文件维护”，点击“资料库”，下载“heerext.exe”和“jdk-1_5_0_13-windows-i586-p.exe”，安装它们。

（二）如果浏览器上方出现黄色的插件条安装提示，里面含有“heer”、“北京希尔”、“金格”字样，可以点击该提示安装条进行安装。

（三）安装插件如果不顺利，与用户本机上的软件配置特别是防火墙类软件有关，与管理员联系。

注意：

1、下载需要一定的时间

2、有时需要再次点击办理的业务，系统才出现安装界面

（四）要求安装Word2003（含）以上、AdobeReader7.0（含）以上

三、待办事宜、已办事宜

（一）待办事宜

1、必须保证“待办事宜”栏目为空，如果其中有内容，说明用户还有事情未处理。

2、“待办事宜”中的每一个文件或者事项均需要处理，即使是前一位职工发错了，也要说明理由，然后或者代替别人处理了，或者给别人打回去。

对于打回来的公文，可以在查看了意见后，转为草稿，然后再删除。

对于公文，只能成为草稿后才能删除。

3、确实无法处理的、需要删除或废弃的公文，与管理员联系，由管理员来处理。

（二）已办事务

点击希望了解的、你处理过的公文，可以查看公文是使用什么流程处理的，可以随时追踪观察公文流转到哪一环节了（在公文稿纸下方“公文流转记录”中红色标注的岗位即是），应该由谁来处理了。

四、本单位发布校内公文方法

以（“校级发文流程（部门起草）”流程为例）

流程图：

（一）如何起草公文？

任何人均可以起草公文。

选择“公文处理|发文管理|发文草稿”，点击“新增”。

首先，选择“审批流程”，填写相关信息。

第二，选择“处理岗位”，要选择具体的岗位名称。

请注意，选择的处理岗位是指下一步审核该文件的人。

下一步进行审核工作可以是起草者自己，也可以是同事，也可以是处级领导。

第三，填写稿纸。

填写“标题”（即文件标题）。

填写“附件”，如有附件，按照附件的多少填写1、2、3等附件名称（如：

1、成员名单（换行后）2、大会议程（换行后）3、论文要求），只有一个附件，则可以不填写附件编号。

填写“主送单位”，必须写清楚该文件发给哪些单位收看。

一般有“校内各单位”、“校内各学院”，或者列出具体的单位，比如“校办、人事处、国有资产管理处、设备处”等。

第四，点击“正文内容”中的“上传正文”，把事先用户使用Word写好的文件内容上传到OA系统上即可，其他栏目由秘书科处理。

第五，如有附件（应与红色稿纸中的附件编号、顺序、内容一致，使用Word事先编辑好），点击“公文附件”中的“添加文件”，逐一把附件添加进OA系统。

注意：

1、一定要提交

2、稿纸中的其他项，由党办校办处理。

3、“-”符号的前面、后面

4、拟稿人催办

（二）如何审核公文？

任何人都有权审核公文。

在“操作桌面”的“待办事宜”栏，审核者点击需要审核的公文，出现红色稿纸。

审核文件正文。

点击稿纸下方“正文内容”（“+”号），可以点击“下载WORD”下载到本机再打开观看（如果下载后的文件不是Word格式，可以人工在该文件名后加上“.doc”即成为Word文档），也可以点击“编辑Word”直接修改后关闭Word时选择保存。

审核文件附件。

点击“附件内容”（“+”号），操作与“正文内容”相似。

1、同意发出该文件，审核通过。

从“下一步操作选择”中点击“部门审批”（前面的圆点），点击该行后面的“选择处理岗位”按钮，从弹出的界面中选择一位处级干部（根据各部门的分工），点击“确定”，界面上就可见下一步由谁来代表二级单位进行审批。

再点击“提交”，肯定回答即可。

2、不同意发出该文件，审核不通过。

认为该文件由于某种或某些原因暂时不能出台，可以打回去返还给拟稿者。

在“您的意见”栏，写上你的意见，在“下一步操作选择”中，点击“不通过”（前面的圆点），点击“提交”按钮，肯定回答即可。

3、同意发出该文件，但认为还需要其他同级部门会签。

，在“下一步操作选择”中，点击“相关部门会稿”（前面的圆点），点击该行后面的“选择处理岗位”按钮，从弹出的界面中勾选参加会稿的其他部门的处级干部，点击“确定”，界面上就可见下一步由哪些人来参加会稿。

再点击“提交”，肯定回答即可。

（三）如何审批公文

只有处级以上干部才能审批公文。

在“操作桌面”的“待办事宜”栏，处级干部点击需要审核的公文，出现红色稿纸。

操作与审核公文类似。

查看文件正文，点击稿纸下方“正文内容”（“+”号），可以点击“下载WORD”下载到本机再打开观看（如果下载后的文件不是Word格式，可以人工在该文件名后加上“.doc”即成为Word文档），也可以点击“编辑Word”直接修改后关闭Word时选择保存。

查看文件附件。

点击“附件内容”（“+”号），操作与“正文内容”相似。

1、同意发出该文件，审批通过，请秘书科审稿。

在红色稿纸的“部门审批”栏中，输入你的意见，比如“请各部门大力配合。

”，或者点击栏目中的“意见”，选择一个快速意见。

注意：

不需要签名，系统会自动把你的名字加上。

然后从“下一步操作选择”中点击“秘书科审稿”（前面的圆点），再点击“提交”，肯定回答即可。

2、不同意发出该文件，审核不通过。

认为该文件由于某种或某些原因暂时不能出台，可以打回去返还给拟稿者。

在红色稿纸的“部门审批”栏中，输入你的意见，比如“现在条件还不成熟。

”，或者点击栏目中的“意见”，选择一个快速意见。

在“下一步操作选择”中，点击“不通过”（前面的圆点），点击“提交”按钮，肯定回答即可。

（四）如何“拟稿部门定稿”

当党办校办把中间程序走完，最后需要请拟稿部门定稿。

操作与上述步骤类似。

（五）需要说明的问题

1、下一步处理岗位、下一步处理环节

2、如何追踪查看公文处理到了哪一步？

见“三

（二）”

五、收到校内公文的处理方法

流程图

当本单位信息员（办公室主任）收到校内公文后，按照领导们的分工，把该公文分送到主管领导账号，由主管领导审批。

（一）主管领导审批

主管领导在“操作桌面|待办事宜”中，点击待办事宜。

如果主管领导认为该文件自己阅读了就可以了，点击该文件后面的图标，阅读后，选择结束。

如果主管领导认为还需要交给其他人办理，或者还需要送交其他领导阅览，则选择“办文”，并勾选由哪些人阅览或办文。

（二）办文

当处级领导收到该文件，发现没有签署意见的地方时，即意味着是其他领导请你阅览的文件。

阅读后，选择结束。

注意，一定要选择结束，否则，一律视为你没有处理。

当其他职工收到该文件，要仔细阅读主管领导签署的意见，并点击该文件后面的图标，阅读后，选择结束。

注意，一定要选择结束，否则，一律视为你没有处理。

六、校外来文处理方法

流程图

（一）部门信息员（办公室主任）处理

1、部门信息员——选择请“部门领导阅示”

部门信息员收到校外来文后，一般均应根据领导分工，请分管领导阅示。

从“操作桌面|待办事宜”中点击校外来文，在打开的界面上选择“部门领导阅示”，勾选具体哪一个领导，然后一律正面回答即可。

2、部门信息员——选择“办文”

如果部门信息员知道应该由谁来办理，可以直接选择哪些人来阅读文件并办文。

这步操作根据二级单位的具体情况而定。

（二）部门领导（处级干部）处理

处级领导收到信息员转来的校外来文后，需要分清是自己阅读就可以了，还是由自己来决定哪些人阅读该文件？

如只需自己阅读，直接打开文件阅读，然后选择“返还机要秘书”。

注意：

一定要返还机要秘书，否则视为没有阅读该文件。

如还要其他人阅读或办文，选择“办文”，具体勾选哪些岗位阅读，然后一律正面回答即可。

（三）办文者（任何人）处理

办文者可能是一般职工、科级干部，也可能是办公室主任、处级干部。

办文者没有任何选择，只可以阅读领导签署的意见和该文件内容，然后根据领导意见和文件内容办事。

注意：

阅读完后，必须选择“返还机要秘书”，否则机要秘书一直收不到反馈，一律视为还没有办文。

七、如何发通知公告

（一）向全校发通知公告

1、起草者（可以是任何人）

在“操作桌面”上，选择“办公自动化系统|信息发布|我的草稿”，点击“新增”，在“发布栏目”中勾选“西南石油大学”下的“公告通知”，“确定”。

在“类型”栏，选择“对外信息”。

在“审批人”栏，勾选分管处级领导。

在“标题”栏，输入或者粘贴通知公告的标题。

把事先使用Word编辑好的通知公告内容，点击“上传已有文件”上传到OA系统。

如有附件，逐一把点击“添加附件”，把事先编辑好的附件文件上传到OA系统。

点击“送审”，送呈分管处级领导审阅。

注意：

容易误点“保存”。

2、处级领导审阅

处级领导在“待办事宜”栏点击开该通知公告后，阅读其内容，如果同意发布，直接点击“提交”，内容就被传送到校级信息员了。

注意：

不在“审批意见”栏重新写意见，即意味着该通知公告需要在校园网首页的“通知公告”栏上面向全球发布。

如果需要限制成只供校内师生阅读，请在“审批意见”栏中写明。

如果不同意发布，则在“审批意见”栏输入意见，然后在“选择下一步”栏选择“初审-不通过”，点击“提交”即可返回给拟稿者。

3、校级信息员处理（略）

（二）向某部门发通知公告

在

（一）中，把“类型”栏修改成“对内信息”，在“信息安全”栏点击“普通设置”，在“选择访问部门”栏点击“

”图标，展开各个“+”号，勾选需要收到该通知公告的部门。

点击“确定”。

其他操作与

（一）同。

八、不能登录

使用IE浏览器。

清除浏览器的cookie和临时文件。

关闭浏览器，重新打开。

找管理员修改密码。

可能本机DNS服务器的设置有问题，可以尝试把首选DNS设置成：

南充校区用户为“210.41.240.33”，新都校区用户为“172.16.245.2”。

如还不行，则只留下首选DNS，其他DNS一律删除。

找管理员咨询。

九、其他流程

（一）应用技术学院学生处分（记过及以下）流程

（二）应用技术学院学生处分（留校查看及以上）流程