工程档案管理制度.docx
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工程档案管理制度
档案管理制度
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1.目的
使公司档案管理制度化、规范化，维护公司档案的统一性和完整性，确保公司档案正确分类、妥善保管、保密、方便利用。
2.适用范围
本制度适用于深圳总公司在各项生产、经营、管理活动中形成的全部档案的管理。
直属及控股子公司须按照本管理制度并结合本企业具体情况，制订本企业流程文件管理制度，并报深圳总公司办公室备案。
3.术语和定义
3.1.文件是指公司经营、发展和建设等各项活动中产生的正在办理的各类文书。
3.2.资料是指公司经营、发展和建设等各项活动中产生、收集、购买的对公司各项工作有一定参考价值的各种载体形式的材料。
如楼书、期刊、地图等。
3.3.档案是指过去和现在公司经营发展和建设等各项活动中直接形成的对公司、国家和社会有保存价值的文字、图表（含设计图纸、相关表格等）、声像、光盘等各种载体形式的历史记录。
4.职责
4.1.公司各部门：
负责项目调研、开发等各项工作过程中形成的文件资料的收集、审核、归档、利用。
4.2.办公室
4.2.1.负责公司所有文件资料的归档、收集、分类、装订、组卷、编号、编目、录入电脑，并对异地公司的档案管理进行指导和培训；
4.2.2.定期对保存的档案审查鉴定，编制《档案销毁登记表》，销毁保管期限已满且无保存价值档案；
4.3.分管领导：
负责公司档案工作的监督指导。
4.4.总经理
4.4.1.公司总经理负责审批《档案销毁登记表》和《意外损毁文件报告表》。
5.工作程序
5.1.文件资料的移交
5.1.1.公司各部门形成的文件资料（包括收文、对内对外发文、部门编写的内部文件等）办理完毕后，送交办公室文秘，由其负责收集归档。
其中机要文件、行政、人事、财务类文件送档案室存档；一般性开发、工程、营销类文件送档案室存档。
5.1.2.文件资料的移交方式
5.1.2.1.即时移交：
无须后续办理的文件，审批结束后三个工作日内移交。
5.1.2.2.定期移交：
办公室每个月底开展一次档案收集工作，由文秘人员将档案收集文件清单发至每个人的邮箱。
收到邮件后，各部门应于每月10日前将上月办理完毕的文件集中整理，移交办公室文秘人员。
5.1.2.3.竣工移交：
分项工程及主体工程竣工验收后，按7.7《档案分类、归档范围和保管期限表》的时间规定将相关文件资料移交档案室。
5.1.3.各部门需按附件7的归档范围将档案分类后，按时将文件资料归档。
配有资料员的部门移交时需将文件装订整理，并录入档案系统后，再实物移交。
所有文件移交归档时需一并移交电子文件。
原则上移交文件资料均需为原件（异地会签的传真件除外），防止重复存档。
部分文件多个部门均有原件的，由持有审批件的主办部门归档，其它由各部门自行保存。
5.1.4.公司委托外单位进行的项目规划设计、项目策划、营销策划、市场调研、方案设计、初步设计、施工图设计等相关工作时，被委托方除提供书面文件外，还须提供相应的电子文件（光盘），由责任部门即时向档案室移交，然后再办理借用手续。
5.1.5.主办部门在办理支付委托的设计、策划、市场调研等方面的款项时，根据双方约定的资料数量，经档案室签字（在付款审批单或发票上）确认后，主办部门方可办理付款审批或报销手续。
5.2.分类和立卷
档案室对收集到的文件资料进行分类组卷，录入电脑，编制《卷内文件目录》。
5.3.档案的保管
5.3.1.整理完毕的档案入库保管，按一定的顺序进行排列，同时做好档案的防火、防潮、防虫、防霉等工作。
5.3.2.保守秘密,不得擅自向外提供、复制、泄露、拷贝有关的档案数据、材料及密码；其电脑不得随便借与他人使用，以保证数据安全。
5.3.3.由各部门自行保管的文件档案，应按档案管理规定的保管要求执行。
5.4.鉴定和销毁
5.4.1.不定期对保存的档案进行甄别和鉴定，选出多余的文件、失去保存价值及保管期限已满的档案，填写《档案销毁登记表》，经部门经理审核、公司领导批准后，予以销毁。
销毁清册应永久保存。
5.5.档案的利用
5.5.1.因讨论、审核而需发给公司领导和相关部门的图纸文件,由主办部门统一借出并发给参加讨论与审核的人员,讨论和审核完成后,由主办部门及时收回并送交档案室；若需继续借阅则由借阅人自行借阅。
5.5.2.在项目策划和开发期间，项目设计、策划、调研等资料的借阅期限为一个月；工程结束后，此部分档案资料的借阅期限为5个工作日。
登记后的项目设计、策划、调研等资料，档案室至少要保存一份原件存档，该原件原则上不予外借。
5.5.3.公司员工查阅一般性的档案资料，到档案室查阅不得带出；借阅或复制一般性的档案，需填写《档案借阅/复印审批单》，经部门经理签字后方可办理借阅或复制手续。
档案只有一份原件的，不得借出，只能借复印件。
5.5.4.公司员工查借阅或复制重要档案，填写《档案借阅、复印审批单》，经本部门经理、办公室主任、分管领导批准，方可办理借阅或复制手续；特殊情况需要公司总经理签字后方可办理借阅或复制手续。
5.5.5.非本公司人员借本公司档案时，需持所在单位的介绍信和本人有效证件，填写《档案借阅、复印审批单》，经办公室主任和公司领导批准，方可借阅或复制。
5.5.6.借阅期限不超过5个工作日，到期未归还者档案室及时催还，对确实无法按时归还的档案，档案室要求借阅者办理续借手续。
对存在丢失，无法追回、补制风险的档案，档案室在借出档案前必须留存复制本。
5.6.竣工档案移交
5.6.1.项目部在工程竣工之后，把所有工程竣工档案向公司档案室和物业公司移交，把本部门形成的需归档的有关工程的文件资料（如设计变更、现场签证、地盘通知等详见附件7）整理完毕后向档案室移交。
移交档案时填写《档案移交书》和《工程竣工档案质量保证书》。
5.7.档案管理意外事件的处理
5.7.1.档案失盗、保管或借阅人丢失档案时，责任人应立即设法追回所失档案。
5.7.2保管或借阅人损毁档案或因潮、霉、鼠咬等造成档案损毁时，责任人应立即对损毁的档案进行修补、复原。
在进行档案补救的同时，行政人事部应组织对意外事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
5.7.2档案室对发生的意外事件处理结果登记《意外损毁文件报告表》，报公司领导审批并按批示执行。
5.8.本制度中未明确规定审批权限的工作，须报总经理审批后方可下发执行。
6.支持性文件
6.1.《公文处理管理制度》
6.2.《公文处理工作指导规定》
7.相关记录
7.1.《卷内文件目录》
7.2.《档案销毁登记表》
7.3.《意外损毁文件报告表》
7.4.《档案借阅、复印审批单》
7.5.《档案移交书》
7.6.《工程竣工档案质量保证书》
7.7.《档案分类、归档范围和保管期限表》
卷内文件目录
编号：
HW-P3-ZB-
序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
XXXXXXXXXXXXXX公司
档案销毁登记表
序
号
文件名称
文件编号
原期限
销毁原因
销毁时间
销文人
监销人
合计：
删除份文件。
档案管理部门负责人：
批准人：
意外损毁文件报告表
基本情况
借阅部门
借阅人姓名
借阅人职务
发生时间
发生地点
损毁程度
是否密件
损毁文件名称、内容及简要经过：
发现情况
发现时间
发现地点
发现人姓名
发现人职务
简要经过：
查处情况
档案员:
日期:
处理意见
审批意见
办公室负责人:
日期:
分管领导:
日期:
备注
XXXXXXXX公司
档案借阅、复印审批单
年月日
借阅部门
借阅人
档案名称
用途
部门领导签字
办公室领导签字
分管领导签字
公司总经理签字
档案室意见
归还情况说明
备注
档案（资料）移交书
名称：
兹向移交档案资料共计卷，其中文字材料类卷，
计页；图纸卷，计张；照（底）片张；
录像（音）带盒；磁盘片。
移交部门（或单位）接收部门（或单位）
移交人（签名）：
接收人（签名）
移交时间：
年月日接收时间：
年月日
监督人（签名）：
日期：
年月日
工程竣工档案质量保证书
项目名称
移交时间
年月日
分项工程名称
施工单位名称
移交档案数量
文字材料（卷）
竣工图纸（卷/张）
电子文件（张）
案
卷
质
量
案卷质量标准
综评意见
（1）档案是否按工程竣工档案移交目录的内容编制。
（2）竣工图是否与最终所用施工图版本一致。
（3）电子版竣工图是否与竣工图纸一致。
（4）竣工图纸盖章、签字是否完备。
（5）竣工图是否按城建档案馆《竣工图编制规定》编制。
（6）文字材料是否齐全完整、装钉整齐。
其它需要说明的：
主管工程师签字：
移交人签字：
部门经理签字：
档案分类、归档范围、保管期限、移交时间
一级类目
二级类目
序号
三级类目
责任
部门
保管期限
是否移交
移交时间
备注
行政管理（01）
行政综合（01）
1
公司年度工作计划、总结
办公室
永久
移交
即时移交档案室
2
公司季度工作计划
办公室
短期
移交
即时移交档案室
3
公司每月工作计划
办公室
不移交
4
公司专题会议材料
办公室
长期
移交
即时移交档案室
5
办公会议纪要、记录
办公室
长期
移交
即时移交档案室
6
向上级的请示和上级的批复（重要的）
办公室
永久
移交
即时移交档案室
7
向上级的请示和上级的批复（一般的）
办公室
短期
移交
即时移交档案室
8
公司制定的规章制度、章程
办公室
永久
移交
即时移交档案室
9
股东及董事会决议
办公室
永久
移交
即时移交档案室
10
公司一般性的工作通知
办公室
短期
移交
即时移交档案室
11
上级针对本公司发的重要文件
办公室
永久
移交
即时移交档案室
12
上级普发性的要贯彻执行的通知、规章制度
办公室
短期
移交
即时移交档案室
13
对下级重要请示、报告的批复
办公室
长期
移交
即时移交档案室
14
对下级一般的请示、报告的批复
办公室
短期
移交
即时移交档案室
15
机构设置、撤并、公司更名请示报告批复
办公室
永久
移交
即时移交档案室
16
启用印章的请示报告、批复
办公室
永久
移交
即时移交档案室
17
主要领导的职务任免决定、通知
办公室
永久
移交
即时移交档案室
18
部门负责人或下属公司主要领导人聘任通知
办公室
永久
移交
即时移交档案室
19
介绍信、法人证明书、委托书存根
办公室
长期
移交
即时移交档案室
20
公司设立、变更、转让登记文件
办公室
永久
移交
即时移交档案室
21
股权转让协议书
办公室
永久
移交
即时移交档案室
22
年度年检报告
办公室
永久
移交
即时移交档案室
23
经营管理目标责任书
办公室
永久
移交
即时移交档案室
24
工程总成本目标管理责任书
办公室
永久
移交
即时移交档案室
25
工程质量/进度目标管理责任书
办公室
永久
移交
即时移交档案室
26
项目销售管理目标责任书
办公室
永久
移交
即时移交档案室
27
与工程建设、房产经营无关的合同
各部门
永久
移交
即时移交档案室
28
各类登记本、册
各部门
短期
移交
即时移交档案室
29
其它（有保存价值的文件）
各部门
长期
移交
即时移交档案室
30
发文编号登记记录
办公室
——
不移交
31
会议安排表
办公室
——
不移交
32
企业文化活动工作计划
办公室
——
不移交
33
专题文化活动方案、合同及相关资料
办公室
——
不移交
34
专题仪式活动方案、合同及相关资料
办公室
——
不移交
35
公司版报文稿
办公室
——
不移交
36
公司各部门年度主要工作任务安排
办公室
长期
移交
即时移交档案室
37
重要来信
办公室
短期
移交
即时移交档案室
38
合理化建议
办公室
——
不移交
39
ISO9000相关资料（工作计划、培训计划）
办公室
——
不移交
40
督办工作通知单
办公室
——
不移交
41
车辆使用责任书
办公室
——
不移交
42
车辆调拨单
办公室
——
不移交
43
车辆处理审批表
办公室
——
不移交
44
车辆移交审批表
办公室
——
不移交
45
停车费优惠核准表
办公室
——
不移交
46
车辆档案
办公室
——
不移交
47
信息化建设规划
办公室
——
不移交
48
宽频网申请单
办公室
——
不移交
49
网站建设方案
办公室
——
不移交
50
软件培训教材
办公室
——
不移交
51
来访登记本
办公室
——
不移交
52
复印登记本
办公室
——
不移交
53
商标注册及相关资料
办公室
永久
移交
即时移交档案室
54
CI手册
办公室
永久
移交
即时移交档案室
55
安装电话申请单
办公室
——
不移交
56
办公电器使用说明书
办公室
长期
移交
即时移交档案室
审计
评估（02）
1
验资报告（税务结论书）
财务部
永久
移交
即时移交档案室
2
年度审计报告
财务部
永久
移交
即时移交档案室
3
房地产价值评估结果报告
财务部
永久
移交
即时移交档案室
4
年度财务报告及利润分配方案
财务部
永久
移交
即时移交档案室
5
贷款及保证合同
财务部
永久
移交
即时移交档案室
行政
后勤（03）
1
固定资产登记及移交、划拨凭证
办公室
长期
移交
即时移交档案室
2
物业租赁、车辆管理的相关文件资料
办公室
长期
移交
即时移交档案室
3
办公用品的保管、发放凭证
办公室
短期
移交
即时移交档案室
基本建设（02）
工程
综合（01）
1
项目经济性分析报告及项目经济性分析报告审批表
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
2
项目可行行性研究报告及项目可行性研究报告审批表
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
3
工程项目立项审批表及批复文件
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
4
建设用地规划许可证
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
5
土地使用权出让合同
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
6
固定资产投资项目计划表
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
7
前期工作项目计划立项批文
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
8
新建项目计划立项批文、续建立项批文
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
9
方案设计、初步设计、施工图设计审查意见书（规划与国土资源局）
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
10
建设工程消防设计审核意见书
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
11
建设工程人防设计审查意见书
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
12
建设项目环境影响批复
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
13
建设工程消防设计审核意见书
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
14
建设项目人防工程核准单
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
15
其他有关部门审查批准文件（如供电局等）
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
16
红线界点及测量控制点测设报告
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
17
工程地质勘察报告
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
18
市政管线情况查询成果图
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
19
建筑工程基础提前开工许可证
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
20
建筑工程开工许可证
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
21
施工图消防审查意见书
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
22
建设工程规划许可证
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
23
施工临时用房审批批文
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
24
路口报批批文
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
25
绿化、道路的占用、改造报批批文
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
26
预售查丈报告
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
27
投资许可证
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
28
房地产预售许可证
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
29
竣工查丈报告
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
30
规划验收许可证
投资发展部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
31
建筑工程消防验收意见书
项目部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
32
建设工程环保验收合格证
项目部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
33
电梯（扶梯）验收结果通知单
项目部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
34
民防工程竣工验收证书
项目部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
35
燃气工程验收证书
项目部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
36
建筑工程项目竣工验收备案收文回执
项目部
永久
移交
即时移交档案室
*原件进馆
37
城建档案移书
项目部
永久
移交
即时移交档案室
38
公司报批报建等形成的文件（附批件后）
公司各部门
永久
移交
即时移交档案室
39
其它应归档的文件
公司各部门
移交
即时
设计
管理（02）
1
评审会议纪要
设计研究部
长期
移交
即时移交档案室
2
《概念设计任务书》及概念设计成果
设计研究部
长期
移交
即时移交档案室
3
详规设计图
设计研究部
永久
移交
即时移交档案室
4
设计投标单位考察报告
设计研究部
长期
移交
项目竣工验收后三个月内移交
5
设计招标邀请函及其确认函
设计研究部
长期
移交
项目竣工验收后三个月内移交
6
设计投标单位名单
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