机电系规范与操作说明.docx
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机电系规范与操作说明
机电系Word文档规范与操作说明
前言
为了便于教学时学生提交作业文档的规范化，也便于学生进行规范的文章编辑练习，特编写此说明。
本系学生在校过程中的所有文档应基于此规范提交，如：
课程设计、毕业设计，实验报告，课程学习汇报，科技制作说明，实习报告……。
该文基于Word2003编辑而成，所述操作可能与其它Word版本略有出入。
但操作结果应符合此规范要求。
建议：
格式编辑可在文章完成之后进行统一设置。
本文按照此文档规范与操作说明写成，也可作为编辑范文，供使用参考。
目录
1文档基本要求1
2文章名称（或篇名）格式1
3目录格式与生成1
3.1目录制作1
3.1.1目录标题生成1
3.1.2目录自动生成1
3.2目录修改3
4标题格式与生成3
5插图格式与生成4
6表格格式与生成6
7公式格式与生成6
8页码格式与生成8
9页眉格式与生成9
9文档格式编辑建议9
1文档基本要求
所有文字文档都必须用Word办公软件编辑。
所有标题与正文段落首行都必须空两格。
所有公式都必须使用公式编辑器编辑。
所有正文必须字体为宋体；字号为小四；行距1.5。
正文段落首行空两格，其余行必须顶格。
2文章名称（或篇名）格式
文章名称一般应在文档的第一行，2号字，居中，加粗。
副标题应小一号字，居中，不加粗。
假若文章有单独封面的要求，则文章名称不应再在内页出现。
封面则按相关规定处理。
3目录格式与生成
目录为单独页，目录一般为三级目录（本节说明为三级目录格式示例）。
3.1目录制作
3.1.1目录标题生成
当文章存在目录时，“目录”二字居中；二号；宋体；加粗。
“目录”二字间应加两个空格。
3.1.2目录自动生成
目录条目从标题中自动转出（标题的设置，参考“4标题格式与生成”），不要用手工写入。
其操作如下：
一、目录制作时选择菜单“插入\引用\索引和目录”。
目录制作选择菜单如图3.1所示。
图3.1目录制作选择菜单
二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。
通常“目录”选项卡上显示三级目录。
若没有特殊的需要，一般不要在此改动格式。
选择“目录”选项卡后如图3.2所示。
图3.2选择“目录”选项卡
三、点击“确定”生成目录。
然后再修改成所需格式，目录的条目格式应遵从正文格式。
3.2目录修改
当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时，应刷新目录域。
具体操作如下：
一、选中目录域，右击鼠标，在快捷菜单中选“更新域”。
弹出的“更新目录”对话框如图3.3所示。
图3.3“更新目录”对话框
二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目录”。
若只因为正文的修改只变动了页码，可以选择“只更新页码”。
4标题格式与生成
一般文章设三级标题，标题序号与文字间应有一空格（如：
“4标题格式与生成”）。
标题的格式一般不用手工设置，直接调用Word中的现成标题格式，如本文中“4标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。
标题的设置操作如表4.1所示。
表4.1标题的设置操作表
级
标题序号形式
设置操作
一级标题
1（或“第1章”）
在工具栏的样式下拉框中选择“标题1”，如图4.1所示。
居中。
二级标题
1.1
在工具栏的样式下拉框中选择“标题2”。
空两格。
三级标题
1.1.1
在工具栏的样式下拉框中选择“标题3”。
空两格
级
标题序号形式
设置操作
其余次级标题次序
一、
（一）
（1）
1）
……
格式同“正文”。
空两格。
标题序号形式为建议形式，也可简略。
但不得用1、2……，以免造成标题序号混乱。
图4.1一级标题设置操作
标题应与正文同在一页，不能孤立成为页面的最后一行。
出现这种情况时应加空行，应将标题移入下一页。
5插图格式与生成
Word文档中可插入各种格式的图片。
一般建议为*.jpg或*.bmp图片。
这些可在“画图”工具中修改成合适大小后粘贴到Word文档中。
在Word文档中进行缩放时，图形不能变形、模糊。
对于工程图形，建议用AutoCAD绘制图形，为便于修改，一般图形建议保存为2004版本的*.dwg图形。
粘贴到Word文档中时要注意图线的表达，不能全是细线。
插图位置一般应“居中”，设置为“上下型”（位置如插图4.1所示）。
具体操作是右击插图，在快捷菜单中选择“设置图片格式”，快捷菜单如图5.1所示。
在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡，水平对齐方式选择“居中”。
“版式”选项卡如图5.2所示。
点击“高级”按钮。
在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选项卡，选择“上下型”，“确定”退出。
“高级版式”对话框如图5.3所示。
注意图形的大小与位置应适当，不得进入页边。
图5.1快捷菜单图5.2“版式”选项卡
图5.3“高级版式”对话框
插图编号一般按每章的顺序编号。
如第5章的插图依次编为：
图5.1、图5.2……。
对于较短文章，插图可全文统一编号，如图1、图2……。
插图编号与插图名应写在插图的下方，必须与插图在同一页。
文字居中，5号字，插图编号与图名之间应留一空格。
假若插图中有标号说明时，标号说明应放置于插图与插图名称之间，标号说明为5号字，居中（标号说明多于一行写不下时可断开，不要有折行，）。
带有标号说明的图例如图5.3所示。
1方形2圆形3椭圆形
图5.3带有标号说明的图例
一般插图结构要三者呼应：
①正文中写明图示，如“带有标号说明的图例如图5.3所示”：
②靠近正文处插入图片；③插图下方居中放置插图编号与插图名，如“图5.3带有标号说明的图例”。
若插图在文字中间（如：
、
），插图版式应选择“嵌入型”。
6表格格式与生成
Word文档中有各种表格模板供调用，若便于统计计算也可插入Excel表格。
表格放置应居中。
表格宽度应适当，不得进入页边。
表格编号一般按每章的顺序编号。
如第4章的表格依次编为：
表4.1、表4.2……。
对于较短文章，表格可全文统一编号，如表1、表2……。
表格编号与表格名应写在表格的左上方，5号字，表格编号与表格之间应留一空格。
表格插入结构要三者呼应：
①正文中写明，如“标题的设置操作如表4.1所示”：
②靠近正文处插入表格；③表格上方放置表格编号与表格名，如“表4.1标题的设置操作表”。
表格的标题行应居中，加粗。
表格内字号一般为5号。
表格内文字格式编排时不要行距太大。
表格跨页时各页均应有标题行（参考表4.1标题的设置操作表）。
7公式格式与生成
公式编辑使用Office软件中自带的工具“Microsoft公式3.0”。
调用时选择
菜单“插入\对象”，菜单选择如图7.1所示。
图7.1菜单选择
在打开的对话框中选择“Microsoft公式3.0”。
公式编辑器调用如图7.2所示。
图7.2公式编辑器调用
调用的公式编辑器的编辑界面如图7.3所示。
图7.3公式编辑器的编辑界面
编辑后的公式以插图形式插入在文档中，格式一般设置为“嵌入型”。
字号与正文应一致，不要随意拖动图框变化大小，防止产生畸变。
当公式为单独行居中放置时，公式行的最右端应有公式编号，如图7.4所示。
（1）
图7.4公式居中与公式编号示例
8页码格式与生成
页码一般在页面的右下角，页码插入时选择菜单“插入\页码”，弹出“页码”对话框，“页码”对话框如图8.1所示。
一般不要进行设定，直接“确定”便可。
若首页不显示页码，也可去除“首页显示页码”。
若正反打印，页码对齐方式可选“居中”。
图8.1“页码”对话框
问题是当我们文章很长又要求有封面，有目录时（如毕业设计、课程设计、课程总结汇报等），往往最好页码从正文开始，这时应在目录后分节。
选择菜单“插入\分隔符”。
分节符对话框如图8.2所示。
在弹出的对话框中的分节符类型中选择“下一页”，“确定”退出。
图8.2分节符对话框图8.3页码格式设置
若看不到分节符号，可按下常用工具栏上的按钮“
”。
这时在分好的页中再设置页码，按页码对话框（图8.1）中“格式”按钮，在页码格式对话框中的页码编排项写入“起始页码”为“1”。
页码格式设置如图8.3所示。
9页眉格式与生成
文章一般不需要设置页眉，若确需设置，则操作时选择菜单“视图\页眉和页角”，写入内容。
字号小五，一般“右对齐”。
若要求首页不作页眉，选择菜单“文件\页面设置”，在弹出的对话框中选择“版式”选项卡，勾选“首页不同”复选框。
版式设置如图8.2所示。
图8.2版式设置
9文档格式编辑建议
前面各节讨论了文档的编辑处理方法，实际进行编辑操作时建议按以下顺序进行：
一、写文章。
用5号字、单倍行距写文章，将所要表述的内容进行完整表述，同时插图、表格作为文章内容都顺序插入完成（图表应在文章编写时就设置好格式），文章修改无误。
这样做的主要理由是当完全根据文档格式编排要求写文章时，一页中显示的文字内容可能较少，修改时翻页多，文章内容显示不集中，可能影响内容表达的思路。
故在内容完成后进行格式处理，有利于前期集中精力于文章内容表达。
二、修改正文格式。
将除图表外的所有文字修改成正文格式。
三、修改标题。
将三级标题全部用规定样式处理。
四、做目录。
同时修改目录条目至所需格式。
然后仔细核对标题是否正确，有无遗漏。
五、逐页检查文章的格式编辑。
检查是否有编辑遗漏的段落或文字，特别是图表位置是否移动，图表名称是否与图同在一页，表格是否分页显示等。
六、若认为全部修改完成，则重新刷新目录。
完成全部文档编辑工作。
七、页码与页眉可随时处理，不一定要到最后。
若有封面，页码与页眉不要出现在封面上，封面也不要编入页码。
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