新行政部工作说明书.docx
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新行政部工作说明书
华北区行政部各岗位工作说明书
目录：
1、行政部高级经理
2、区域行政经理
3、营运支持经理
4、营运支持主管
5、营运支持专员
6、行政事务主管
7、行政事务专员
8、技术支持主管
9、技术支持专员
10、秘书组主管
11、秘书
12、前台
13、司机
14、物业主管
15、库房管理
16、证照专员
17、物料采购专员
工作说明书
岗位:
行政部高级经理
部门：
华北区行政部
直属上级：
华北区总经理
直属下级：
区域行政经理、营运支持经理
岗位目标：
1.参与华北区战略的制订，以及重大事项的决策；
2.在物料供应以及小型维修方面，保障门店正常运营及成本的降低；
3.做好公司日常管理，保障公司正常运作及运作成本的降低。
主要工作内容：
财务：
1.参与公司年度计划与预算，负责制定本部门年度计划和预算，并监督和控制计划和预算的执行；
2.对损益表的相关列项负责。
业务：
1.负责华北区行政部整体工作；
2.负责北京行政部与各部门工作协调；
3.指导和监督北京行政部、天津行政部日常各项工作；
4.保持华北不同区域的管理思路统一。
人事管理：
•
1.创造适宜的工作环境和向上的工作氛围；
2.向直属下级解释工作内容和工作要求，并提供业务和职业发展指导；
3.对直属下级进行评估和考核；
4.根据相关人事标准和流程，建议直属下级的雇佣、调配；
5.根据相关人事标准和流程，决定雇佣、调配或辞退行政部内部员工。
部门内外沟通/协调：
•
根据相关流程，进行部门内外的协调
任职资格：
（1）品格：
为人诚信、正直，有责任感，坚持原则；对公司忠诚、热爱华润万家的事业，信仰公司的文化；待人热情，有感召力；能够承受压力，坚忍不拔，持续稳定；有创造力，思维活跃，做事沉稳，但决定后行动坚决。
（2）知识：
Ø学历：
本科或以上学历
Ø专业：
相关专业
Ø职称：
无
Ø行业或专业工作年限：
5年以上大型企业行政管理经验
Ø其他知识：
熟悉零售企业行政管理知识
（3）能力：
Ø工作技能：
熟悉零售细节，有很强的执行能力，高效、及时地执行公司决策；熟悉零售企业的特点，有很好的沟通表达能力，擅于和各种不同教育背景的同事沟通，有很好的团队带领能力。
Ø其他能力：
较强的组织管理能力
工作说明书
岗位:
区域行政经理
部门：
华北区行政部
直属上级：
华北区行政部高级经理
直属下级：
技术支持主管、物业主管、
秘书组主管、证照专员、
行政事务主管
岗位目标：
领导、激励和指导天津行政部提供卓越的增值服务，支持业务运作。
主要工作内容：
财务：
1．参与华北区行政部年度计划与预算，负责制定天津行政部的年度计划和预算，并监督和控制计划和预算的执行；
2．对损益表的相关列项负责。
业务：
1．负责天津行政部整体工作；
2．负责天津行政部与各部门工作协调；
3．负责天津行政部日常各项工作。
人事管理：
•
1．创造适宜的工作环境和向上的工作氛围；
2．向直属下级解释工作内容和工作要求，并提供业务和职业发展指导；
3．对直属下级进行评估和考核；
4．根据相关人事标准和流程，建议直属下级的雇佣、调配；
5．根据相关人事标准和流程，决定雇佣、调配或辞退行政部内部员工。
部门内外沟通/协调：
根据相关流程，进行部门内外的协调
任职资格：
（1）品格：
诚实、正直，有强烈的事业心和良好的敬业精神
（2）知识：
Ø学历：
本科或以上学历
Ø专业：
相关专业
Ø职称：
无
Ø行业或专业工作年限：
3年以上
Ø其他知识：
熟悉零售企业行政管理知识
（3）能力：
Ø工作技能：
熟练掌握零售企业行政管理工作
Ø其他能力：
较强的组织管理能力
工作说明书
岗位:
营运支持经理
部门：
华北区行政部
直属上级：
华北区行政部高级经理
直属下级：
营运支持主管、证照专员
岗位目标：
领导、激励和指导营运支持成员完成华北区行政部营运支持事务，协调并处理门店各类事务
主要工作内容：
财务：
控制本部门预算的实施
业务：
1．维修物料采购，负责各门店提出的维修项目进行寻价、提出评估报告
2．监督维修工作流程的实施
3．检查各门店报修项目维修实效，作好随时跟进工作
4．负责门店的降租工作，完成降租计划
5．处理写字楼日常紧急维修项目。
6．负责年度营运支持物料供应商、长期维修或维保供应商的年度评估（市调、回访），并完成评估报告。
7．完成高级经理交办的其它任务
8．负责对各门店物业公司之间的协调沟通工作
人事管理：
•
1．负责营运支持全面工作、人员管理
2．作好部门内部团队协调输理工作
部门内外沟通/协调：
•
1．因门店经营发生的与业主间、物业公司及相关单位的协调工作
2．日常对外的沟通联络工作
3．协助综标超事业部按预算实施维修费用
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严谨、认真、诚信为本、实事求是，善于发现问题、并随时解决问题
（2）知识：
Ø学历：
专科或以上学历
Ø专业：
管理、经济学
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
有3年或以上的行政或相关部门的工作经历，并对营运工作具有整体、全面零售业营运知识
熟悉掌握有关的公司各项规章制度，了解公司的财会、行政等规章制度
Ø其他知识：
熟悉有关的法律、法规和工作流程
（3）能力：
Ø工作技能：
具有综合分析、处理问题的能力
具有处理突发事件的能力
Ø其他能力：
有创新精神
有较强的对外协调能力
工作说明书
岗位:
营运支持主管
部门：
华北区行政部
直属上级：
营运支持经理
直属下级：
营运支持专员
岗位目标：
领导、激励和指导北京行政部营运支持组完成北京行政部任务，创造和谐的工作氛围。
主要工作内容：
财务：
参与北京行政部年度计划与预算，负责制定营运支持组及门店维修项目的年度计划与预算，并监督和控制计划和预算的执行
业务：
负责营运支持组人员管理、工作协调与控制，完成营运支持工作。
1．向上级领导汇报本组工作并及时传达工作精神，作好日常沟通及协作。
2．完成内修和改造项目审核、分配、跟进、协调和检查验收。
3．完成外修和改造项目审核、上报、跟进、协调和检查验收。
4．完成维修工作的统计和分析。
5．与业主沟通，跟进和检查验收业主对物业设施的维护和维修。
6．与事业部和门店相关人员沟通，准备设备预防性维修计划。
7．完成特种设备（电、扶梯）年检，续签双裕、望二、宏源、万柳电梯维保合同，执行合同。
8．负责维修物料统一采买与合同谈判。
9．负责制冷设备（风冻柜/空调）/卷帘门/灯箱/音响监控设备/电子称/夜间防盗设备/防盗磁门/电、扶梯/电子存包柜长期维修或维保供应商的洽谈、筛选，合同谈判与签定。
10．负责对所买物品及合同供应商的成本控制与质量控制。
11．负责年度营运支持物料供应商、长期维修或维保供应商的年度评估（市调、回访），并完成评估报告。
12．处理写字楼日常紧急维修项目。
13．完成领导交给的其他工作。
人事管理：
•
1．负责营运支持组的全面工作及人事管理
2．作好部门内部的团队建设及工作协调工作
部门内外沟通/协调：
•
1．营运支持内部及行政部整体沟通协调工作
2．营运支持组与公司各部门之间工作的协调沟通工作
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任
（2）知识：
Ø学历：
专科或以上学历
Ø专业：
工程、建筑学或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
5年以上相关维修工作经验，熟悉门店维修流程，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能并具备相应的管理能力。
Ø其他知识：
（3）能力：
Ø工作技能：
具备综合分析问题、处理问题的能力
具备处理突发事件的能力
具备相应的管理能力
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
营运支持专员
部门：
华北区行政部
直属上级：
营运支持主管
直属下级：
无
岗位目标：
协助北京行政部营运支持主管完成技术支持组工作。
主要工作内容：
财务：
参与营运支持组及门店维修项目的年度计划与预算，并负责所辖门店维修项目的计划和预算的执行
业务：
1．负责标超、综超门店、写字楼、配送中心抢修、维修项目。
2．根据维修工作流程，按维修项目分类的紧急程度合理安排报修项目。
3．维修中临时所需物料的采购、安装。
4．负责对所买物品成本控制与质量控制。
5．对所辖区域门店长期维修或维保供应商工作的现场指引与监督管理工作。
6．对所辖区域门店的设备设施定期检查、维护、排除隐患。
7．对所辖区域门店设备设施使用及用电安全进行定期及不定期检查，对门店相关人员进行培训与指导，排除安全隐患，保证所辖门店安全无故障、无火灾隐患。
8．根据营运支持主管工作安排，协助所辖区域外的临时抢修。
9．完成领导交给的其他工作。
人事管理：
•
作好部门内部的团队建设及工作协调工作
部门内外沟通/协调：
•
1．好营运支持内部及行政部整体沟通协调工作
2．营运支持组与公司各部门之间工作的协调沟通工作
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任
（2）知识：
Ø学历：
中等专科或以上学历
Ø专业：
工程设备、电工或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
3年以上维修及相关工作经验，熟悉门店维修流程，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能并具备相应的管理能力。
Ø其他知识：
（3）能力：
Ø工作技能：
具备综合分析问题、处理问题的能力
具备处理突发事件的能力
具备相应的管理能力
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
行政事务主管
部门：
华北区行政部
直属上级：
区域行政经理/华北区行政部高级经理
直属下级：
行政事务专员、物料采购专员、库管、司机
岗位目标：
领导、激励和指导华北区行政部行政事务组完成华北区行政部任务，创造和谐的工作氛围。
主要工作内容：
财务：
控制本部门预算的实施，确保预算任务的完成。
业务：
1．控制行政事务预算的实施，确保预算任务的完成。
2．负责行政事务整体工作的管理、协调与安排。
3．负责保安、保洁、消杀、纸皮回收、购物袋、印刷品等行政供应商的合同谈判及跟进合同执行情况、相关工作协调。
4．负责物料采购工作的谈判、跟进及相关工作协调。
5．负责行政事务组的全面工作及人事管理。
6．做好行政事务组内部的团队建设及工作协调工作。
7．做好行政事务组内部及行政部整体沟通协调工作。
8．行政事务组与公司各部门之间工作的协调沟通工作。
9．做好公司写字楼的车辆管理及调配工作。
10．跟进处理公司写字楼的日常管理及安全工作。
11．协助秘书组完成公司的会议组织、开业庆典、及来访接待工作。
人事管理：
•
1．负责行政事务组的全面工作及人事管理
2．作好部门内部的团队建设及工作协调工作
部门内外沟通/协调：
•
1．作好行政事务组内部及行政部整体沟通协调工作
2．行政事务组与公司各部门之间工作的协调沟通工作
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任
（2）知识：
Ø学历：
本科或以上学历
Ø专业：
管理、行政学或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
具备一定的工作经验，熟悉行政部工作，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能并具备相应的管理能力。
Ø其他知识：
了解有关的营运知识
（3）能力：
Ø工作技能：
1、具备综合分析问题、处理问题的能力
2、具备处理突发事件的能力
3、具备相应的管理能力
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
行政事务专员
部门：
华北区行政部
直属上级：
行政事务主管
直属下级：
无
岗位目标：
协助行政主管工作，完成行政部行政事务工作，维护公司正常的行政工作秩序。
主要工作内容：
财务：
控制本部门预算的实施，确保预算任务的完成。
业务：
1.负责行政事务相关文案工作；
2.负责行政事务文件的归档及管理工作；
3.负责行政事务所有费用的报销与跟进；
4.参与行政部预算与回顾工作；（接到财务报表后进行项目核对）；
5.购物袋及生鲜物料的库存跟踪、订单制作及汇总分析；
6.对印刷品、防盗扣、工服、办公用品进行制单、订购、付款及质量跟踪；
7.各门店日常打卡钟、传真机等的维修；
8.公章、合同章、照相机的使用与管理；
9.公司公务车辆行驶里程及油耗的汇总分析、车辆钥匙管理；
10.公司外租宿舍管理；
11.其它需跟进完成的工作。
人事管理：
•
作好部门内部的团队建设及工作协调工作。
部门内外沟通/协调：
•
1．政事务组内部及行政部整体沟通协调工作；
2．行政事务组与公司各部门之间工作的协调沟通工作。
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任
（2）知识：
Ø学历：
专科或以上学历
Ø专业：
行政管理、财务或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
具备一定的工作经验，熟悉行政工作并熟练运用办公软件系统，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能。
Ø其他知识：
了解有关的营运知识
（3）能力：
Ø工作技能：
1.具备综合分析问题、处理问题的能力；
2.具备处理突发事件的能力；
3.具备相应的协调能力。
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
技术支持主管
部门：
华北区行政部
直属上级：
区域行政经理
直属下级：
技术支持专员
岗位目标：
领导、激励和指导天津行政部技术支持组完成天津行政部任务，创造和谐的工作氛围。
主要工作内容：
财务：
参与天津行政部年度计划与预算，负责制定技术支持组及门店维修项目的年度计划与预算，并监督和控制计划和预算的执行。
业务：
1．责技术支持组人员管理、工作协调与控制，保证技术支持工作及时性；
2．向上级领导汇报本组工作并及时传达工作精神，作好日常沟通及协作；
3．负责与写字楼、门店及行政库房业主方进行物业协调，保证写字楼正常办公及门店营运；
4．负责门店美陈布置项目的制作，广告公司的洽谈、筛选及工作监控；
5．负责维修物料统一采买与合同谈判；
6．负责制冷设备（风冻柜/空调）/卷帘门/灯箱/消防器材/监控设备/电子称/110报警设备/对讲机/防盗磁门/电、扶梯/办公设备（传真机/电话机/复印机/打卡钟）/电子存包柜长期维修或维保供应商的洽谈、筛选，合同谈判与签定；
7．负责对所买物品及合同供应商的结帐，成本控制与质量控制；
8．负责特种设备（中央空调/电、扶梯）年检工作，保证设备合格使用；
9．负责门店的设备设施使用及用电安全的定期及不定期检查，排除安全隐患；
10．负责年度技术支持物料供应商、长期维修或维保供应商的年度评估（市调、回访），并完成评估报告。
人事管理：
•
1.负责技术支持组的全面工作及人事管理；
2.作好部门内部的团队建设及工作协调工作。
部门内外沟通/协调：
•
1．作好技术支持内部及行政部整体沟通协调工作；
2．技术支持组与公司各部门之间工作的协调沟通工作。
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任。
（2）知识：
Ø学历：
专科或以上学历
Ø专业：
工程、建筑学或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
5年以上相关维修工作经验，熟悉门店维修流程，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能并具备相应的管理能力。
Ø其他知识：
（3）能力：
Ø工作技能：
1.具备综合分析问题、处理问题的能力；
2.具备处理突发事件的能力；
3.具备相应的管理能力。
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
技术支持专员
部门：
华北区行政部
直属上级：
技术支持主管
直属下级：
无
岗位目标：
协助天津行政部技术支持主管完成技术支持组工作。
主要工作内容：
财务：
参与技术支持组及门店维修项目的年度计划与预算，并负责所辖门店维修项目的计划和预算的执行。
业务：
1.负责标超、综超门店、写字楼、配送中心、宿舍的抢修、维修项目（具体项目见维修项目分类）；
2.根据维修工作流程，按维修项目分类的紧急程度合理安排报修项目；
3.维修中临时所需物料的采购、安装；
4.对所辖区域门店长期维修或维保供应商工作的现场指引与监督管理工作；
5.对所辖区域门店的设备设施定期检查、维护、排除隐患；
6.对所辖区域门店设备设施使用及用电安全进行定期及不定期检查，对门店相关人员进行培训与指导，排除安全隐患，保证所辖门店安全无故障、无火灾隐患；
7.根据技术支持主管工作安排，协助所辖区域外的临时抢修。
人事管理：
•
作好部门内部的团队建设及工作协调工作。
部门内外沟通/协调：
•
1．作好技术支持内部及行政部整体沟通协调工作；
2．技术支持组与公司各部门之间工作的协调沟通工作。
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任。
（2）知识：
Ø学历：
中等专科或以上学历
Ø专业：
工程设备、电工或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
3年以上维修及相关工作经验，熟悉门店维修流程，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能并具备相应的管理能力。
Ø其他知识：
（3）能力：
Ø工作技能：
1.具备综合分析问题、处理问题的能力；
2.具备处理突发事件的能力；
3.具备相应的管理能力。
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
秘书组主管
部门：
华北区行政部
直属上级：
区域行政经理/华北区行政部高级经理
直属下级：
秘书、营运支持文员、前台
岗位目标：
领导、激励和指导华北区行政部秘书组完成华北区行政部任务，创造和谐的工作氛围。
主要工作内容：
财务：
控制本部门预算的实施，确保预算任务的完成。
业务：
1．秘书组工作整体协调与安排，创造和谐的团队工作氛围。
2．向上级领导汇报本组工作并及时传达工作精神，作好日常沟通及协作。
3．秘书组工作规范及流程的起草、核准、执行。
4．法务工作
a）公司内部日常法律事务处理
b）制定法律工作相关流程并监督执行
c）公司合同档案管理
d）与律师事务所关于公司诉讼及非诉业务对接与联络
e）与总部法律事务部工作联络
5．公司会议、开业活动、来访接待的统筹安排工作。
6．其他日常工作。
人事管理：
•
1．负责秘书组的全面工作及人事管理。
2．作好部门内部的团队建设及工作协调工。
部门内外沟通/协调：
•
1．作好秘书组内部及行政部整体沟通协调工作。
2．秘书组与公司各部门之间工作的协调沟通工作。
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任
（2）知识：
Ø学历：
本科或以上学历
Ø专业：
中文、法律、管理、经济学或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
具备一定的工作经验，熟悉行政部工作及秘书工作，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能并具备相应的管理能力。
Ø其他知识：
了解有关的营运知识
（3）能力：
Ø工作技能：
4、具备综合分析问题、处理问题的能力
5、具备处理突发事件的能力
6、具备相应的管理能力
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
秘书
部门：
华北区行政部
直属上级：
行政部秘书主管
直属下级：
无
岗位目标：
协助秘书主管工作，完成行政部秘书工作，维护公司正常的行政工作秩序
主要工作内容：
财务：
控制本部门预算的实施，确保预算任务的完成。
业务：
1.公司内部、京津两地、行政部内部、总部及外部来文文件流转；
2.公司通讯录的时时更新；
3.公司会议室的管理，各部门的预定、协调等；
4.跟进行政部周例会等会议的记录及纪要整理工作。
包括会前资料的整理汇总，会议记录，会后的督办工作；
5.跟进行政部MBO、预算回顾会议，包括数据整理及pp的制作；
6.档案的管理；
7.商务接待工作，来访人员的接待，定机票、酒店及行程的跟进；
8.公司新闻短讯的编写、宣传海报的制作；
9.其他日常工作。
人事管理：
•
作好部门内部的团队建设及工作协调工作
部门内外沟通/协调：
•
1．作好秘书组内部及行政部整体沟通协调工作
2．秘书组与公司各部门之间工作的协调沟通工作
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任
（2）知识：
Ø学历：
专科或以上学历
Ø专业：
中文、法律、文秘、经济学或相关专业
Ø职称：
Ø行业或专业工作年限：
具备一定的工作经验，熟悉秘书工作并熟练运用办公软件系统，熟悉公司各项规章制度，掌握相关的硬件技能
Ø其他知识：
了解有关的营运知识
（3）能力：
Ø工作技能：
1、具备综合分析问题、处理问题的能力
2、具备处理突发事件的能力
3、具备相应的协调能力
Ø其他能力：
具备创新精神
工作说明书
岗位:
前台
部门：
华北区行政部
直属上级：
行政部秘书主管
直属下级：
无
岗位目标：
协助秘书主管工作，完成公司前台接待等工作，维护公司正常的行政工作秩序
主要工作内容：
财务：
控制本部门预算的实施，确保预算任务的完成。
业务：
1．维持前台卫生，并清洁总经办桌面（清洗茶杯、烟缸等）；
2．完成日常接待工作；
3．负责公司报刊杂志的订阅、分发及快递收发并登记；
4．负责每月部门员工考勤工作，并上报人事部；
5．负责联系快递，做快递月结清单并登记；
6．接转各部门电话、传真（主要是采购部订单、退单、促销推广、新品通知等，其他部门有时有）；
7．负责购物袋、生鲜物料的周需求汇总，并交行政事务文员处核发订单；
8．负责办公用品费用的分摊及明细汇总工作。
人事管理：
•
作好部门内部的团队建设及工作协调工作
部门内外沟通/协调：
•
1．行政事务组内部及行政部整体沟通协调工作；
2．行政事务组与公司各部门之间工作的协调沟通工作。
任职资格：
（1）品格：
人品正直，工作严肃认真，事实求是，善于思考、勇于承担责任
（2）知识：
Ø学历：
专
升级会员 