大型学术会议策划方案.docx

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大型学术会议策划方案

　　篇一：

大型年会、学术会议筹备注意事项

　　大型年会、学术会议筹备注意事项

　　一、会议准备

（一）会议室地点

（二）背板制作：

名称、规格、颜色

　　（三）外部条幅：

形式、数量

　　（四）主席台设置：

按领导参会名单安排

　　（五）会议台桌牌：

桌牌形式、规格、人名

　　（六）会议台摆桌：

人数：

麦克数量、鲜花

　　（七）会议室座次安排：

印制全体参会人员座位图，确保对号入座，并装入文件袋。

　　（八）会议室用水

　　（九）礼仪人员（如发奖等）数量、任务

　　（十）贵宾席

　　（十一）会议报告用多媒体：

是否使用

　　（十二）到会领导接送：

通知时间地点、安排用车

　　（十三）负责人

　　二、活动日程

（一）早餐时间

（二）上午会议时间、内容、主讲人、主持人

　　（三）中餐时间

　　（四）下午会议时间、内容、主讲人、主持人

　　（五）晚餐时间

　　（六）餐后活动安排

　　（七）休息时间

　　（八）返程票定购、发放

　　（九）各环节用车及具体安排

　　（十）参观活动的分组及活动时间、内容

　　（十一）离会时间

　　（十二）周边环境：

交通介绍，宾馆位置及联系电话

　　三、材料准备

（一）材料准备：

收集、印刷、分装

（二）主要文件

　　（三）参阅文件

　　（四）领导讲话、致辞

　　（五）活动安排

　　（六）证件：

参会人员佩带《代表证》，工作人员佩带《工作证》，记者佩带《记者证》，并装入文件袋

　　（七）领导、新闻媒体材料（完整性）

　　（八）零星材料处理方式

　　（九）负责人

　　四、专家安排

（一）专家（专家人数、随行人员及安排）

（二）迎接

　　（三）住宿

　　（四）报告顺序（多名时）

　　（五）支付讲课费、交通费

　　（六）交通安排（包括机票订购）

　　（七）活动安排（非报告期间）

　　（八）小会交流安排

　　（九）专家就餐安排

　　（十）送行

　　五、代表安排

（一）会议规模

（二）会议通知（起草、打印、签字、盖章、邮寄等）

　　（三）通知要素：

时间、地点、内容、人员、要求、路线、回执

　　（四）报到：

报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等

　　（五）纪念品发放

　　（六）住宿安排

　　（七）返程事宜

　　（八）临时通知用品

　　（九）交通安排

　　六、活动安排

（一）音响准备：

专业人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。

（二）提出会议纪律要求

　　（三）进行会议内容：

　　1．开幕式与领导致辞

　　2．专家报告

　　3．研讨活动

　　4．现场展示

　　5．会议总结

　　（四）会议各环节主持人

　　七、参观展示

（一）分会场数量

（二）日期、内容

　　（三）参观人员的编组

　　（四）往返交通方式及发车时间

　　（五）讲解人员：

随车讲解员、参观点讲解员

　　（六）单位工作介绍

　　（七）单位引导人员

　　（八）单位提供的材料、纪念品及发放

　　（九）总协调人和各点负责人

　　八、宣传报道

（一）新闻媒体（接送；相关资料的提供；细节采访地点、人员安排）

（二）单位媒体

　　（三）主办单位录音录像资料存档

　　（四）会议简报的撰写与发放

　　（五）负责人

　　九、用餐安排

（一）用餐人数

（二）用餐编组（地区式、课题式、自定式）

　　（三）专家用餐

　　（四）备用数量（人员增减）

　　（五）专家餐后休息处

　　十、宾馆业务

（一）接待能力符合会议要求

（二）会议相关设施

　　（三）食宿收费标准

　　（四）就餐方式：

自助、桌餐

　　（五）菜单模式与基本标准

　　（六）会议室标准

　　（七）付费结帐事宜：

　　（八）结算方式

　　1．餐：

按餐卷、按桌

　　2．宿：

按实际、按预定

　　（九）安全责任条款

　　（十）食品卫生责任条款

　　（十一）其他问题责任

　　（十二）热水供应

　　（十三）娱乐活动

　　（十四）人员接送

　　（十五）其他特殊要求

　　（十六）会议期间是否允许外营业

　　（十七）出现超员情况的应对方式

　　（十八）宾馆门前悬挂祝贺、欢迎条幅

　　（十九）专家、重要领导特殊住宿要求（小型交流，写作，休息条件等）十一、经费预算

（一）餐费

（二）宿费

　　（三）资料费

　　（四）会场布置费

　　（五）交通费

　　（六）活动费

　　（七）专家费用（食宿费、交通费、讲课费、活动费）

　　（八）会务补助费

　　（九）通讯费

　　（十）不可预见费

　　（十一）管理人员

　　（十二）房间内水果、洗漱用品标准

　　（十三）印制入住卡（放置床头柜上），注明姓名、性别、职务

　　篇二：

会议策划书（大型·较全）

　　珠海旭日公司在上海地区主要客户联系会议策划书

　　目录

　　1、会议的名称

　　2、会议的议程

　　3、会议日程安排表

　　4、会场安排

　　5、确定与会者

　　6、会议通知

　　7、会议设备的操作与维护

　　8、会间组织与服务阶段

　　9、会场清理

　　1、会议名称：

珠海旭日公司在上海地区主要客户联系会议

　　2、会议的议程：

　　一．由刘总经理作公司8年度上海地区工作总结报告。

二．由公司市场部王作本部门工作总结报告。

三．由上海地区优秀客户代表发言。

　　珠海旭日公司秘书组二八年十一月一日

　　3、会议的日程安排表：

　　4、会场安排：

　　一、场地：

上海酒店二、座位排次：

　　三、席签：

准备浅红色纸，黑色签字笔若干，请实到人员签上姓名和单位名称。

　　四、灯光音响：

灯光的亮度要适宜，台上光线要比台下亮一些；话筒7个，音响

　　和话筒要逐一调试。

（电工要做好应急准备，音响和话筒要请专人负责）

　　五、空调及通风设备：

开会前调好调好室内温度。

保证室内温度适宜，空气清新。

　　六、桌上摆放物品：

所有会议桌上摆好茶水，矿泉水。

另外，主席桌上摆好鲜花、

　　记录用笔、笔记本、座位卡、姓名牌和会议资料。

（会务人员务必检查会议资料是否齐全，印刷、页码及装订质量）

　　七、指示牌：

在必要地方设置洗手间、安全出口指示牌。

　　5、确定与会者：

　　与会者名单

　　1、公司总部总经理、市场部经理及随行人员；2、上海地区客户

　　共计50人。

　　6、会议的通知：

　　珠海旭日软件公司在上海地区主要客户联系会议

　　通知

　　珠海旭日软件公司（以下简称"公司"）拟于8年11月12日召开公司8年度上海地区客户联系工作总结大会，现就有关事项通知如下：

（一）会议时间：

8年11月12日，会期1天；

（二）会议地点：

上海酒店；（三）会议议题：

　　1．由刘总经理作公司8年度上海地区工作总结报告。

　　2．由公司市场部王作本部门工作总结报告。

　　3．由上海地区优秀客户代表发言

　　（四）出席会议的对象：

　　1、公司总部总经理、市场部经理及随行人员；2、上海地区客户

　　（五）会议登记事项：

　　1、出席会议的人员须持本公司特发的有效入场凭证；

　　篇三：

大型会议策划方案

　　大型会议策划方案

　　第1篇：

大型会议策划方案

　　预算

　　会议及展览的预算不是一个概念。

通常而言，会议预算包括以下几个方面：

　　1、交通费用

　　交通费用可以细分为：

（1）、出发地至会务地的交通费用--包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通

（2）、会议期间交通费用--主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。

　　（3）、欢送交通及返程交通--包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。

　　2、会议室/厅费用

　　具体可细分为：

（1）、会议场地租金--通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内--比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

（2）、会议设施租赁费用--此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。

值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求（通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比），否则可能影响会议的进行。

另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。

　　（3）、会场布置费用--如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。

如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。

　　（4）、其他支持费用--这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。

　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。

　　3、住宿费用

　　住宿的费用应该非常好理解--值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。

对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。

找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关--譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联、水果提供等服务是否开放有关。

会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

　　4、餐饮费用

　　会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。

（1）、早餐

　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可（但考虑到会议

　　就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15％，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算--而改为按预定人数收取费用）

（2）、中餐及午餐

　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算--自助餐形式，按桌预算--围桌式形式。

如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。

　　（3）、酒水及服务费

　　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。

在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。

　　（4）、会场茶歇

　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。

承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。

通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种--西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。

　　（5）、联谊酒会/舞会

　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。

但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认：

　　6、视听设备

　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。

如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：

　　●设备本身的租赁费用，通常按天计算

　　●设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理

　　●音源--主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理c、演员及节目

　　通常可以选定节目后按场次计算--预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。

在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关--专场或包场除外。

　　d、其他--点心、水果及调制色酒

　　5、杂费

　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。

杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

　　那么，展览的预算与会议预算相比有什么不同呢？

　　展览预算与会议预算有相同的地方，也有不同的地方--

　　相同的地方：

住宿费、餐饮费、商务考察费用（如果有考察计划的话）。

　　不同的地方：

展览场地租赁、展览布置、展品运输与仓储、小型新闻发布会或者酒会。

展览场地租赁：

如果展览在固定的展览场地进行，那么展览场地的租赁预算通常按展位计算。

国际标准展位面积通常为33,隔断高度在2.3至2.5之间。

标配设施有射灯、椅子、资料桌、电源。

展馆业主通常有下列设备可供租赁：

展布支架、视听设备、多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。

　　如果是在其他公共场所举办展览（譬如市政广场或者体育场所等），那么场地租赁的预算就很难预测了--通常面议，按日计算，价格与场地人流集中度及展览时间（是否重要假日等）有关。

　　■邀请

　　不管什么样的会议或者展览，主办者当然希望适宜的对象（客户）参加。

作为主办者，邀请的方式非常重要。

通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。

信息发布--从媒体上分有印刷品（包括邀请信函、组织文件、会议通知）、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。

通常信息发布包括主题、时间、地点（暂定或者候选）、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议（展）企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。

　　回执--对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。

回执收到后，通常需要统计（在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息--明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等）、确认回执有效（通常以会务费用是否交纳为标志），接下来需要做的就是分配--主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。

回执可以有多种形式--传真、信函、电子邮件、路回执或者电话均可。

回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。

　　确认通知--如果会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。

同时发出的应该还有会展的确切地点、时间、议程、签到程序及会展注意事项等。

■签到与入住安排

　　如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。

但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。

　　通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。

大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的--回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封（内装客房钥匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相对明显的路径指示、会议（展览）须知、会议（展览）详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。

如果可能，尽量使用计算机作签到。

一般情况下，签到服务人员应该不少于6人--工作时间应该根据会展参与人员抵达时间合理分配。

如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。

　　■餐饮安排

　　一般而言，展览不统一安排餐饮（特邀嘉宾或者重要客户除外），会议通常统一安排餐饮。

餐饮安排通常有两种形式--自助餐或者围桌餐。

类别有中式、西式及清真系列。

统一安排餐饮的会议，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制（很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求），可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。

围桌式餐饮安排比较复杂--特别是大型会议的时候。

围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：

开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。

需要提醒的是，会议前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。

如果就餐者无法按时集合就餐，可采取那桌够人数那桌开席的做法，以保证就餐者的权益。

　　■交际/酒会

　　交际/酒会一般需要细心策划。

酒会的目的是加强公共关系及客户感情联谊，所以氛围

　　十分重要。

　　交际/酒会通常在一个环境相对封闭且有特色的地方举行。

涉及的环节有：

乐队（或者音响、音源）、节目及演员、节目单、酒水、水果、点心、烧烤食品、道具、烧烤用具、司仪、交通工具、天气预报、第二方案、电器技师、保安人员、临时舞伴、助兴烟火、厨师、服务人员等。

　　重点：

场地、节目、司仪、安全保障、服务程序。

　　由于酒会的规模及目的不同，没有完整的标准酒会模式，只能借鉴一些已经举办过的酒会实例。

　　■新闻发布会

　　新闻发布会议形式包括记者招待会、新闻发布会、酒会等。

一般来说，酒会更自由、随意一些，非正式一些，气氛也相对轻松一些，它可以单独召开，也可以附属于其它形式，比如，有的在招待会后举行酒会或茶会。

记者招待会一般是专题性的，以"答记者问"为主要特色。

另外，新闻发布会由公关负责人执行即可，而记者招待会一般有更高层次官员出席。

在这些形式中，最为常见的是新闻发布会。

　　新闻发布会要素：

　　●目的

　　●信息发布的目标受众

　　●拟邀请对象

　　●发布会规模

　　新闻发布会涉及到的事情大同小异，一般来说，包括这几大部分：

　　1、活动策划与主题确定

　　2、节目策划与议程安排

　　3、资料准备

　　4、与会人员邀请、沟通与确定

　　5、时间、场地落实与场景布置

　　6、产品展示、演示与信息发布

　　7、现场气氛控制

　　一、清楚发布会所要达成的目标，发布会的类型，以确定其规格、方向和基本风格。

大体上，新闻发布会可以分为如下几个类别，而且风格也基本沿用下述套路：

　　1、政治性--严肃感

　　2、高科技产品类--正规中带有活泼

　　3、农业类别--亲切、环保

　　4、文化类别--文化感、历史感

　　5、一般工业品--科技感、品质感

　　6、娱乐类--活泼，前卫

　　7、时尚产品--经典中带有时代气息

　　8、工艺品类--经典、古拙

　　9、其他类别--相应的风格

　　二、成立筹委会，组织相关的人员，确定组织、人员保障。

　　一个发布会牵涉到方方面面，各项工作相互链接，相互联系，彼此交叉，必须统筹安排，多管齐下，同时进行，仅凭一己之力，殊难完成。

　　建立组织的原则：

一是"专业原则"，专业的人做专业的事，知人善任。

比如，经销商的沟通，市场销售部门是对口部门。

其中，专家、官员沟通一般要公关负责人、企业高层出面，不另设组。

新闻界的沟通与资料的准备都是公关部门人员的专业特长，故新闻界

　　的沟通也不另设组；二是"平衡原则"，因事设组，每个组的工作量相对平衡；三是"分工原则"，分工应该明确，职责分明，以防止互相推委的现象，另外，隶属分工和横向协作都要明确；四是"扁平原则"，一般在大型的活动中有多层次的"金字塔"结构，但在中型的活动中，不宜层级大多，以保证灵活机动，人员不要太多，精干、高效为要；五是"制度原则"，尽管是临时性组织，但一旦加入组织机构，人员就应受规章制度的约束。

发布会通常牵涉到各个部门，一般来说，公司或组织得高层及分管副总会在筹委会中担任一定的职务。

公司高层，甚至于最高领导人会有些讲话和表态。

在整个活动中，相关部门人员的工作可能在时间上会与其日常工作相冲突，赢得各个部门的理解和支持很重要。

　　筹办新闻发布会，牵扯的精力和时间比较多，条件许可的话，应该请专业公司代理。

　　三、确定时间、流程与目标管理，并做好反馈、调整。

　　时间的控制，一般以时间进度表（倒计时）的方式来表现。

注意在安排的时间上要合理,同时要留有余地，一般来说,前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。

　　整个活动是一个系统工程，流程管理是指在活动中各项工作内容之间的相互衔接、协调和配合关系及其有机组合的过程管理。

比如在活动中，主题内容、意义确定才能确定议程、规格，规模、规格确定才能确定人数，人数确定才能落实场地，场地落实才能现场布置等等。

流程管理使总协调人对于整个活动的各个部分有着清晰的认识，便于找出工作的关键点、重点、难点，一般以程序框图表现。

　　四、活动策划、确定活动主题。

　　活动策划主要包括如下内容：

　　1、会议议程策划安排大多数发布会整个过程就是讲话，念稿件，例行演示。

实际上，尽管发布会是一个正式的会议，但可以做得更活跃一些，尤其是会议的开幕。

　　在会议议程安排时，注意紧凑、连贯，从实践来看，一般控制在一到两个小时为宜。

特别是发言的时间，演讲稿件字数应该控制在把问题讲清楚的长度，不宜太长，也不宜太短，实践中，15分钟到20分钟之间比较合适。

　　2、主题策划发布会的主题，可以有多种取法，常见的是在主题中直接出现"发布会"字样，也有的有一个大的主题，下面为正题，也有两者的结合。

　　另外，按照国家新闻出版有关部门的规定，凡是主题中有"新闻"字样的发布会，须经国家新闻出版部门的审批。

一般来说，实践中，很多企业略去"新闻"字样，采用其它称法。

确定参会人员是一项很重要的工作，也是一个变化较多的因素，而它的变化将影响到整个发布会的规格与规模，进而影响发布会的各个因素。

比如，重要人物的出席和缺席可能影响规格，或者方便起见，会议地点或会议的一部分内容改为机场、贵宾室进行，或者时间调整等。

因此，这是总协调工作控制的"关键点"，宜重点来抓。

　　参会人员的选择上，服务发布内容需要的原则，选择相关性强的人员参加。

一般来说，官员都选择讲话较有份量的人物，而专家则是在该领域有建树或名气大的人。

　　新闻记者则是发布会的重头，一般来说，先造一份拟邀请的名单，提前一周时间发出邀请函，然后电话落实。

时间较突然的新闻事件可以采用电话和传真的方式。

落实好后做好分类的统计工作。

　　五、拟定活动策划案和具体操作方案。

　　活动策划案是指导整个活动的战略、战术文本，供策划活动用。

一般来说，会议核心成员才提供。

　　具体操作方案则是用于企业内部或者协助代理公关公司，指导整个活动的具体操作，一般比较详细，具体到每一个人每一步，甚至具体到胸卡的内容，时间上具体到分钟。

一

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