接待规划方案.docx
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接待规划方案
**会务活动款待方案
为做好**款待工作，保证其圆满顺利举行，依照会务筹备组工作安排建议及分工职责，特拟定本工作方案。
第一部分基本情况
一、会议大要、日程
（一）活动主题
（二）活动地址
酒店
（三）活动日期
6月29日--7月1日详细安排以下：
6月29日陆续入住签到；
6月30日
7月1日
二、领导、嘉宾及参会代表情况
（一）评委及嘉宾名单
负责人：
表一国际竞赛评委及其随行人员名单
序
评委
评委
随行人员
号
姓名
简介
情况
1
2
3
4
表二论坛峰会嘉宾及其随行人员名单
序
评委
评委
随行人员
号
姓名
简介
情况
1
助理1人
2
3
助理1人
4
5
助理1人
（二）公司领导及政府领导名单
负责人：
1.公司领导名单
公司参会领导及其顺行人员，预计3人。
2.政府领导名单
（1）
①市级单位参会领导
②区级参会领导
③专家学者
④主办单位领导
（2嘉宾名单
①市级单位参会部门
②区级单位
Ⅰ参会领导
Ⅱ参会部门
③专家学者
④主办单位领导
（三）参赛团队人员名单
表三参赛单位及人员名单
序号
单位
人员
人数
1
3人
2
人
3
人
4
人
5
人
目标人数:
21人（以本质入住为准）
第二部分筹备工作
一、工作任务
自领导、嘉宾确定参加活动起，至活动结束后领导、嘉宾离
开止，主动热情，认真周密、安全务实，对重要贵宾实行全天候、
全方向、全过程服务，成立起开放外向的***公司优异形象。
二、款待原则
（一）全面成立细节决定成败的理念，本着安全、热情、周密、节俭、认真、精益求精的原则，做好领导、嘉宾款待工作。
对相关工作认真进行分解、量化，周密部署、认真安排，做到有礼有节，安全酣畅，亲如一家，保证全面达成各项款待服务工作任务。
（二）让参会领导和嘉宾时辰感觉到我们的服务就在身边，
让领导满意、让嘉宾满意，经过国际竞赛和论坛峰会，进一步与南充市、区两级政府领导，在****项目上达成共识。
三、工作分组
（一）款待组：
总负责人：
1.住宿款待组：
组长：
组员：
工作职责：
①明确房间分派表：
房间号、房间数量、对应人员；
②负责检查客房设施设施可否圆满；
③负责在酒店做好迎接嘉宾服务；
④负责为嘉宾按分派表发散房卡，嘉宾需亲自引领到房间门
口（会供应嘉宾名单）；
⑤会议结束后，负责检查房间可否有丢掉物品；
⑥协助办理退房服务。
2.饮食组：
组长：
组员
工作职责：
①明确用餐人员数量、用餐地址；②负责检查酒店菜品数量可否达标、食品可否新鲜，保障用
餐安全问题；
③负责清点餐券数量，并发散餐券；
④负责用餐时的用餐序次保护，及时解决用餐人员需求；
⑤用餐结束后，负责检查餐厅可否有丢掉物品；
3.交通调换组：
组长：
组员：
工作职责：
①明确开车人员和对应车辆；
②明确接送时间和对应地址，提前规划和熟悉道路；
③负责嘉宾的机场接送服务；
④负责会议期间嘉宾的用车服务；
⑤保证行车安全，保证会议期间的交通款待服务。
4.机票预定组组长：
组员：
工作职责：
①明确嘉宾与评委往返行程；
②预定嘉宾与评委往返行程机票；
（二）会务组
总负责人：
1.信息收集组组长：
组员：
工作职责：
①负责收集****专家评委与峰会论坛嘉宾行程安排和需求；
②负责收集****与峰会论坛市、区两级政府嘉宾行程安排和
需求。
③负责收集招采部汇总的信息
④负责收集营销部汇总的信息
⑤负责收集设计部汇总的信息
2.会议报到组：
组长：
组员：
工作职责：
①设置签各处，负责参会人员签到；②提示或引导参会人员正确进入会场，由会场控制组安排入
座；
③负责发休会议相关资料、伴手礼等；④成立会议咨询台，负责会议相关工作的咨询和信息传达⑤为信息收集组供应签到信息。
3.会场控制组：
组长：
组员：
工作职责：
①负责会议现场部署；（全员）②负责协助活动公司保持会场序次；（全员）
③负责把控整个会议进行过程；（全员）
④负责对接媒体代表；（任俊颖）
⑤负责现场仪器设施的调试和安全把控；（吴君）
⑥负责办搭理场应急事故，指定应急方案；
⑦负责对礼仪小姐进行培训和现场指挥。
4.嘉宾评委领导服务组：
组长：
组员：
工作职责：
①为在酒店住宿评委嘉宾供应平常的帮助如供应带路服务、
供应衬衣熨烫服务等
②熟悉酒店周围餐饮、咖啡吧、茶艺室，为自行用餐的嘉宾供应可供选择的地方
③协助嘉宾与酒店的对接④供应南充周边可察看的项目地址供嘉宾备选等（三）协调组：
总负责人：
1.专家评委协调组：
组长：
组员：
工作职责：
全面负责协调工作如供应酒店预定、会前行程落
实、参会期间的联系联系全面负责集体的协调工作如供应酒店预
定、会议协调等。
2.竞赛团队协调组：
组长：
组员：
工作职责：
全面负责评委团队的协调工作如供应酒店预定、会前行程落
实、参会期间的联系联系
四、工作职责
负责举办的会务服务、款待和后勤保障工作。
详细负责：
（一）负责活动期间的会务安排及款待工作。
（二）负责入住酒店签到现场的部署和组织工作。
（三）做好领导嘉宾列席和相关活动的组织联系工作。
（四）负责各种资料，宣传LOGO，现场指示牌、签到点背景设计、桌卡、相关票证，胸卡及欢迎信的制作和发放。
（五）负责收集参会嘉宾名单、行程、航班信息，做好信息收集汇总；做好贵宾的迎送、住宿、乘车、参加各种活动等详细款待事宜。
（七）组织好会议期间各旅店、餐厅、款待室和会议室、活动场所的食品安全、供电、供水、通信保障工作。
（八）对相关款待礼仪驾驶人员进行培训。
（九）为嘉宾办理机票及火车、高速客车的票务服务。
（十）配合达成其他工作任务。
五、工作要求
（一）向服务人员部署详细工作，并提出要求和标准，必定使每一位服务人员知道、理解服务目的。
（二）部署款待工作，对驾驶员进行交通安全意识及礼仪礼貌的进一步培训，行车线路的拟定和熟悉。
（三）礼仪服务人员的嘉宾款待引导、资料发散、公关工作以及后续工作等，进行分工，提出更高要求。
（四）对酒店签到工作人员进行培训，包括款待对象认识，现场引导服务，签到流程、工作时间、轮班安排、记录管理等。
六、服务亮点
（一）贴身贴心服务
1.礼仪服务
（1）规范的礼宾服务，见到与会嘉宾合时问候，形成温馨的服务氛围。
（2）全程追踪式会务服务，做到及时沟通认识嘉宾需求，并及时解决。
（3）成立会务咨询服务台，由会务组工作人员供应热情周密的咨询服务。
（4）供应生活便利服务，让入住酒店嘉宾时辰感觉到家一般的温馨。
2.车辆服务
（1）驾驶员供应热情周密的用车服务，熟练的驾驶技术，精准的路线设计，安全的乘车保障。
（2）重庆江北机场航站楼机场接机口，接机人员手持导示
牌.画面突出主题，表现热情周密的服务理念，全方面表现会议浓烈氛围。
（3）车辆行驶过程中，播放轻松欢喜的旋律，让领导、嘉宾获取放松和休息。
（二）高素质高标准
1．全体工作人员、礼仪人员一致衣饰，齐整、挺括、大方，
配合周围指示、导示系统，创建氛围，全面显现公司的优异形象。
2．一对一服务。
礼仪人员一对一为领导、嘉宾进行引领、
咨询讲解等服务。
（三）人员培训
6月25日开始对负责会务款待的服务工作人员进行分段有
针对性的专业培训，做好协调指导工作。
1.培训内容
标准礼仪规范培训：
（1）仪容仪表：
着装，妆容；
（2）形态培训：
微笑、站姿、走姿、手势、服务用语；
（3）工作内容培训：
迎宾与引领，倒水与送物。
2.会务服务内容培训
（1）包括人员介绍、筹备情况介绍、会议举办情况介绍等。
情况介绍的目的是使礼仪服务人员熟悉举办背景、环境和条件。
峰会情况，包括名称、地址、举办日期、时间、场所平面、出入口、餐厅、洗手间、休息厅地址等。
（2）对领导、嘉宾的一对一服务。
欢迎仪式、引领、讲解、资料递送等。
（3）会议情况包括会议妄图、会议目的、目标观众、会议布局、会议流程、会议分工的整体安排等。
第三部分款待工作
一、会议报到
（一）嘉宾迎接
成立##北机场和两个接机点，依照乘坐航班不同样，抵达的航站楼时间不一致，将分别依照抵达不同样航站楼及抵达时间不同样予以合理安排款待。
1.先期信息的收集，掌握参会嘉宾人员确实信息。
2.于6月25日前对所有参会领导及嘉宾进行一对一的联系，
确认抵达人数、飞机班次、抵达时间等信息。
6月26日依照不同样抵达时间保证接机事宜正确无误。
3.依照嘉宾搭乘的飞机航班班次，起初经过盘问航班信息，确认该班飞机可否准时或延缓，做出相关方案。
4.指派2位工作人员依照嘉宾航班抵达时间在指定航站楼举牌接机。
5.工作人员分别带领嘉宾按身份及车辆使用标准乘坐不同样车辆前往对应酒店入住，随车人员沿途简单介绍南充风土人情。
6.机场提前安排考斯特等候接机，按起初掌握的航班信息进行合理安排分派，对抵达的领导嘉宾进行接送。
车上装备矿泉水、纸巾、消毒湿纸巾及雨伞。
（二）报到入住
1.提前对入住酒店房间进行检查，保证房内设施圆满可正常使用。
并在房间摆放饮品。
2.引导及服务人员为到来的嘉宾领导办理签到、入住手续，发放展会资料和胸卡与欢迎信，让嘉宾从入住就感觉到主办方接
待的认真、关怀。
3.做好嘉宾信息的记录工作，详细记录嘉宾身份信息，房间安排，返程信息。
特别针对重要领导，详细认识其生活饮食习惯，特别喜好等信息，做好相关安排。
提前准备好房卡和相关资料，
让嘉宾在最短的时间内能够拿到房卡从而获取最充分的休息。
4.大堂入口处摆放明显路径指示，签到台处摆放详细流程、相关须知、会务交通使用方式等等，以便客人正确找到酒店各地方地址并熟知会议流程。
5.欢迎信摆放在房间明显处,提示嘉宾详细行程安排，服务信息及会务组的电话。
6.结束当日的款待工作后，对嘉宾信息进行汇总，向会务组反响。
详细内容包括应到嘉宾、实到嘉宾、入住信息、未到原因、返程信息及后续进展等信息。
二、两项商务活动的住宿
（一）单位
酒店由我司一致预定，花销由参赛单位自理。
（二）工作人员
为配合活动需要，需在酒店留守4名司机、
员。
为列席两项活动的公司领导与参会的嘉宾供应
务。
因此，公司工作人员预计需要6间房。
4-6
公司工作人
24小时的服
（三）预留房间总数
预计需要12间房、公司工作人员预计需要6间房、备用房
间4间，总计45间房。
预留房间总数见表四。
表四预留房间总数
序号
项目
房间数
1
公司公司领导及其随行人员
3
2
12
3
21
4
6
5
备用房间
3
总计
45间
（四）住宿天数
依照营销部供应的参会款待安排计划。
6月29日，报到、
参赛单位报到、报到；6月30日，两项活动日程安排共计3天。
三、餐饮
（一）情况说明
报到当日因抵达时间不一，较晚抵达的嘉宾无法正常用餐。
（二）解决方案
入住晚餐时间18：
00——20：
30，可要求酒店延缓至22：
00-丰富的中西自助晚餐供所有贵宾享受。
（三）会议期间餐饮安排分两种形式
1.重要领导及嘉宾设置单独就餐区供应中式。
2.其他参会嘉宾在酒店餐厅凭餐券采纳自助餐。
3.现场准备30个菜品种类供选择。
（菜单酒店方供应）
四、交通
提前确认参会嘉宾往返的接送（机场、车站）信息及会议期间的所适用车需求，提前安排工作人员及车辆，全力做好车辆保障工作。
（一）款待用车
小车3辆、公司自由车辆3辆、租借商务车一辆。
（二）车辆调换
依照用车需求及安排要求，合理安排时间、调换车辆、设计科学合理的行走时间及线路等等。
并依照组委会供应的活动时间表、嘉宾抵达时间、人数、客人的身份及车辆使用标准进行调换安排。
五、详细流程
（一）会议流程
1.主持人致词
2.介绍评审委员会成员及参会的市里两级政府嘉宾
3.介绍参赛单位
4.宣读审评方法》
5.评审委员会督查并现场抽签确定五家看法规划设计单位报告序次
6.看法规划设计单位设计方案报告（按抽签序次逐个进行）
7.评审委员会向设计单位提问及议论
8.设计单位答疑
9.评审委员会打分、封装
10.现场评分汇总
11.宣告评审结果
（二）流程
（三）评审时间安排
2018年6月30日
（1）8:
45评审委员会及报告团队抵达专场会议室
（2）9:
00-9:
15评审委员会成员及参赛单位介绍
（3）9:
15-9:
30评审前准备工作（抽签、报告准备）
（4）9:
30-9:
50设计组一报告
（5）9:
50-10:
05评审时间
（6）10:
10-10:
30设计组二报告
（7）10:
30-10:
45评审时间
（8）10:
45-10:
55
中场休息
（9）10:
55-11:
15
设计组三报告
（10）11:
15-11:
30
评审时间
（11）12:
00-14:
30午餐及休息时间
（12）14:
30-14:
50设计组四报告
（13）14:
50-15:
05评审时间
（14）15:
10-15:
30设计组五报告
（15）15:
30-15:
45评审时间
（16）15:
45-16:
15现场评分汇总
（17）16:
15-16:
25现场成绩宣告及公证处公证
（18）16:
25-17:
50
休息品茶
（19）18:
00
晚宴
（四）参赛单位迎接
表五设计组款待工作人员名单
序号单位联系人款待人员
及联系方式及联系方式
1
2
3
4
5
表六
市里两级政府领导评委及嘉宾款待工作人员名单
联系人及联系
款待人员及联
序号
单位
方式
系方式
1
2
委书记
3
政府区长
4
府副区长
负责
5
副书记
6
政府副区长
7
表七特邀评委款待工作人员名单
联系人及联系
款待人员及联
序号
单位
方式
系方式
1
会副会长
2
3
4现任系主任、博士、教授
（五）竞赛评审现场人员安排
1.场所部署及收整：
（1）6月29日20点40分前达成场所部署；
（2）人员安排：
+营销部及其配合单位
2.设计部、人员于2018年6月30日上午7：
30抵达酒店。
3.会议主持人：
4.评分汇总人员：
5.成绩宣告人员：
6.节奏把控：
7.邀请设计组入场：
8.评分表收集：
9.评分表密封：
10.照相需求：
专业摄影录像（营销-活动公司）-全程录音
录像
11.现场记录：
12.现场序次保护：
会场应急组（活动公司
2人）
13.入座序次安排：
（六）款待操作流程
6月29日（星期五）
1、着正装在公司会集
09:
002、检查车辆卫生
~3、发下班作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套
09:
454、准备嘉宾证、参赛手册，并分装信封，注明姓名
5
09:
451、指导现场工作人员（服务员）部署路径指示、签到台
~2、在大厅等候、迎接参赛团队，并引领参赛团队在大厅集中
12：
003、清点人数，协调办理入住、领取房卡
12:
001、向参赛团队介绍参赛手册及中午用餐安排（发放自助餐券中+晚）
~2、午餐，并在餐后咨询、登记参赛单位的需求，予以满足或答复
18：
303、休息
18:
30
~晚餐
20：
30
20:
40检查现场部署可否稳定
07:
30
7:
35~
8:
20
08:
20
~
08:
45
09:
00
~
11:
30
11:
30
~
14：
30
14：
30~
16：
15
16：
15~
16：
25
16:
25
~
17:
50
18:
00
20:
00
6月30日（星期六）
全体设计部人员着正装在酒店门口会集
检查准备工作，应急补位。
1、在大厅等候参赛团队并引领集中
2、清点人数
3、引导报告团队抵达酒店专场会议室，并举行座位安排
1、竞赛报告工作
2、引导报告组的进散场（负责）
3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）
1、向参赛团队介绍中午用餐安排（发送餐券）
2、午餐
1、竞赛报告工作
2、引导报告组的进散场（负责）
3、候场参赛团队的茶水、果盘安排（负责）
引导候场参赛团队到评审室听取现场成绩宣告
引领参赛团队至会场内指定地域就座，休息品茶
晚餐
全体款待人员小结
（七）竞赛现场准备物料
1.参会挂牌；（依照当日活动人数确定）
2.座位名牌；（评审委员会、领导嘉宾、参赛单位）
3.投影显示设施，HD高清数据线，VGA转接头，OS转HD接
头，报告激光笔（绿光12支）；（无线）耳麦（2套）；。
4.活动广告横幅、导视表记；
5.稿纸、中性笔；（20套以上）
6.抽签筒、油皮密封袋（10个）、密封纸、胶水、密封箱
（1个）
7.备用报告电脑：
（设计部）
8.款待室水果茶水平备
9.需营销设计类物料
（1）国际竞赛参赛牌；
（2）国际竞赛主持词；（设计部达成，营销配合更正）
（3）国际竞赛签到手册及背景墙；
（4）国际竞赛现场导视牌；
（5）国际竞赛手册；（设计部达成内容，营销配合设计版面）
以上所有物料及设施需要6月27日前准备、调试达成。
29号18点以前设施终检及就位
（八）用餐安排
用餐场酒店
1.午餐
人员：
领导及评委嘉宾、公司工作人员及领导、评委嘉宾随
从人员
时间：
6月30日12：
00分
地址：
自助餐厅
2.晚餐
（1）领导及评委嘉宾
时间：
6月30日18：
00分地址：
商务餐厅包间
（2）公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员时间：
6月30日18:
00
地址：
自助餐厅
六、峰会论坛详细流程
（一）会议就绪流程
8:
00：
嘉宾抵达酒店餐厅就餐（）
8:
30媒体代表、参会人员陆续进场
8:
40：
就餐达成后安排进入休息厅进行会前休息
9:
00:
嘉宾签到，依次列席
9:
30：
全员列席，会议开始
（二）峰会流程
1．9:
30—9:
35
论坛开幕，主持人进行论坛信息介绍
并播报开幕
2．9:
35
—9:
40
领以致辞
3．9:
40
—10:
40
主题演讲
4．10:
40
—11:
40
圆桌对话
5．11:
40
—11:
50
颁奖典礼
6．11:
50
—12:
00
论坛结束，依次离场
（三）开幕式款待细节
1.领导、嘉宾车辆抵达现场后，由礼仪人员一对一引导领导嘉宾入座嘉宾席。
2.为预防特别天气，提前为领导、嘉宾准备雨伞、雨衣。
3.嘉宾席供应茶水、矿泉水。
4.现场设置特地的安保人员，保证安全。
（四）午餐安排
用餐场所嘉舟丽港酒店
1.领导及评委嘉宾
时间：
7月1日12：
00分地址：
2.公司工作人员及领导、评委嘉宾随从人员
时间：
7月1日12:
00
地址：
助餐厅
七、会议期间
连续为领导、嘉宾供应用车服务、就餐安排、后勤保障、服务咨询等服务，直至服务完最后一位领导、嘉宾为止。
八、灵巧方案
若个别省、市领导和参会代表在会议结束后需返回机场，做
好以下方案。
（一）若领导、嘉宾需提前返程，款待组提前安排车辆。
（二）主会场预备2辆应急灵巧车辆，需提前进入主会场备
用。
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