WORD高级使用技巧1.docx

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WORD高级使用技巧1

第一节输入中的问题　　

对于有特殊要求的文档，有时不想自动换行，而是用硬回车强行分行，这时会发现文本右侧对不齐。

一般解决办法都是在此行文字中的标点符号前加一些小字号空格，比如插入若干个8号或更小的空格，可使各行文本基本对齐。

　　运用项目符号和编号时，如果一个项目中有多个段落，可以使用换行符进行换行：

在输入时按住Shift键再打回车，这样下一行不会出现项目符号和编号；如果采用多级符号，先在“格式”菜单中设定多级符号，输入时，开始为第一级符号，按一下Tab键，可以输入下一级符号。

当然，Tab键是否具备这样的功能，还需要在“选项”中进行设置（如图1）。

图1

　　利用“+”和“-”可以插入表格。

方法为：

先输入表示表格单元格左端的正号（+），然后连续输入负号（-），直至达到所需的单元格宽度处，最后输入表示单元格右端的正号。

如果表格有多列，就在最后一个正号之后再连续输入负号、输入正号，直到完成所需的列数。

按一下回车键，一行表格就建好了；如果想增加表格的行数，就把光标移到表格最后一个单元格内，然后按Tab键就行了。

第二节　文稿打印中的问题

（1）表格打印不完整

　　打印表格文件时，有时会出现表格残缺不全，或是表格内被填充上了黑色的情况，这通常是由于打印机内存不足引起的，对于配置较低的机器，也可能是资源不足。

这时可以这样来做：

　　I.先清除打印作业，如果打印作业已传给打印机，可以先把打印机电源关掉，过一会儿再开机。

　　II.关闭WORD，然后将WORD重新启动，再打印试试。

　　III.如果问题还没解决，就重新启动计算机，然后打开此文档进行打印。

注意每次打印的页数不要太多。

　　IV.如果表格十分复杂，建议一页一页地打印。

（2）硫酸纸的两次打印

　　工程上，为了出晒蓝图纸，要印硫酸纸的底图。

如果底图是通过绘图仪或打印机一次完成的，那么晒蓝是很容易的。

但在实际应用中，经常需要将文件按一定标准统一成“设表”的形式，有时由于条件限制，必须先用打印机将绘制的图形打印出来，再用打印机套用一个外框，这就涉及到了两次打印的问题。

　　在激光打印机上，对一般的打印纸，打印多次不会出什么问题，但硫酸纸打印到第二次就要夹纸，这是因为打印纸受热后过具有向一面翻卷的特性。

解决的办法其实很简单，把打印过的硫酸纸底稿翻过来，打印一页空白文字，然后再翻过来打印，就很少出现夹纸情况了。

　　（3）打印黑底纹字

　　有时为了做宣传标语，需要打印特大字，如将字体大小设为600，一张A4纸大小一个字，且将字的底纹颜色设为黑色，字设为白色。

正常打印时，打出来的全是黑色的一张纸。

这时我们就需要对打印机进行设置，以HP-6L型打印机为例，处理方法为：

在打印时，选取“属性”按钮，将“图形”项的“图形方式”由“使用矢量图形”改为“使用光栅图形”；

图２

　　然后将“字体”项由“将TrueType字体作为位图软字体下载”改为“将TrueType字体作为图形打印”。

这样打出来的就是黑底白字了。

图３

　　但是这种打印方法对打印介质的消耗比较大，会使纸和滚轴的粘度都比较大，打印几页后就会夹纸。

解决方法是打印过一张纸后，先空走两张纸，将滚轴上的墨带出来后再打下一张。

　　（4）“大”画笔图片的打印

　　有的画笔图片是在大尺寸下逐点修改的，费尽心血改好后发现打出来图片大了些，如果用画笔直接缩小，那么逐点修改的效果就不复存在了。

通常可以在ACDSee中打印，在打印选项中勾选“fittopage”项即可。

若手头没有类似看图软件，那么Word就可以大显身手了：

在Word中设好页面，再插入图片，就会发现图片完好无损，打印出来的效果也不受影响。

这种方法适用于WORD允许插入的各种格式的图片。

第三节　产生特殊格式的方法

　　“自动更正”中的一些功能很有趣也很有用，如果经常能用到，最好记住他们：

　　输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头；

　　输入两个连字符再输入大于号，就成了细箭头；

　　输入冒号和括号的半边就成了一个或生气或高兴的小脸；

　　“自动更正”里有很多这样的例子。

除了自动更正中所列的条目，也可以自己添加更正项目，比如输入“*+”就自动替换为“×”，这就大大方便了你的输入。

还有一些可以产生特殊格式的方法，用它们可以修改字体格式可产生段落的边框。

　　如果有兴趣，不妨试一试：

　　设置加粗字体：

在空行中输入星号，然后输入文字，再输入星号，可以使文字加粗。

　　设置斜体字：

在空行中输入下划线，然后输入文字，再输入下划线，可以使文字变为斜体字。

　　加一条横线：

在一空行内，连续输入三个以上的连字符（-），按回车键，就出现一条横线。

　　输入三个以上的下划线（_）再回车，就出现一条粗横线。

　　加一条波浪线：

在一空行内，连续输入三个以上的~（读波浪号），按回车键，就出现一条波浪线。

　　加双横线：

在一空行内，连续输入三个以上的等号（=），按回车键，就出现双横线。

　　加粗虚线：

在一空行内，连续输入三个以上的星号（*），按回车键，就出现一条小方块组成的虚线。

　　加多条线：

在一空行内，连续输入三个以上的井号（#），按回车键，就出现由二条细线和一条粗线组成的线。

　　加虚线：

如果是想加任意长的虚线，就先启动输入法，保证标点的输入处于全角状态，按Shift+6键。

　　启动输入法后，输入“￥￥￥”，按回车，会自动变成￥￥￥。

等等。

第四节　文本框的妙用

　　在基础部分我们讲了文本框的链接，下面说一下它的具体应用。

　　看报纸时，经常能看到文章在一版中放不下时会使用“转第×版”字样，这是很有用的排版方式。

如果利用Word做板报，也会遇到这种情况，将一篇文章分解成几部分，还想使这几部分为一个整体，任何一处增删了文字，它都可以自动重新排版。

解决办法就是利用文本框的链接。

在不同版面的相应位置画好文本框，然后依次建立链接即可。

　　链接方法：

选中第一个文本框的边框，单击鼠标右键，从中选择“创建文本框链接”，鼠标指针变为“水杯形状”，然后将鼠标指针移至第二个文本框上，单击左键，就完成了文本框的链接。

接下来选中第二个文本框，同样从右键菜单中选择“创建文本框链接”，将鼠标移动到下一个文本框中单击，就可以建立下一级的链接。

依次建立好所有的链接，将文字灌入就可以了。

　　链接好的文本框，如果将其中一个删除，文本会在剩余的文本框中重新填充。

横排文本框只能与横排的文本框链接，竖排与竖排的链接，不能混合链接。

　　在实际的工作中，还会遇到这样的一个问题：

如需要将文本用A3（或B4）纸分两栏，正反两面打印，以便在中间对折进行装订。

以一个8页文档为例，你可以这样来做：

新开一个文档，按需要进行页面设置，这里我们设置为A3纸横向放置。

在页面上画两个等大的文本框，文本框大小按对折后的有效页面调整，设置文本框边框颜色为无色。

将两个文本框复制，然后按三次Ctrl+Enter键，在空白页上粘贴文本框。

这样四页一共有八个文本框，给文本框按1-8编号，然后建立链接：

1-8，8-2，2-7，7-3，3-6，6-4，4-5，可以通过“文本框”工具栏中的“上一文本框”和“下一文本框”按钮来查看链接是否正确。

接下来就从第一个文本框中开始输入正文，或是粘贴大段文本。

如果文档不只8页，就将此文档保存，作为一个基本单元。

然后新建一个文档，将此文件插入若干次，再将第一批文本框中的第5页与第二批文本框中的第1页进行链接，依次类推。

打印时选择正反打印，打印出来的文档对折后，可以按书本进行装订。

　　在编辑排版时则可以任意对文档进行修改，文档会自动按链接顺序在文本框中移动，而不会影响页与页之间的关系。

按这种方法装订成册的文档，可以象书一样翻看，阅读起来非常方便，而且节约纸张、装订美观。

第五节　插入双页码

　　有时需要在文档中插入两个不相同的页码，比如“总第12页第10页”的形式，含义是当前页为总文档的第12页，为本部分内容的第10页，这在文献资料或评审文件中经常要用到。

　　可以用下面的办法解决：

　　将文档需要重新排页码的地方插入分页的分节符，在文档结尾处也插入一个分节符。

在第一节内，插入页码：

单击“插入”菜单，选择“页码”命令，单击“格式”按钮，设定起始页码，然后关闭对话框（如图4-5）。

图4

图5　　　　　　　　　　　　　　　　　　　图6

　　在第二节内双击页码，切换为页眉和页脚形式，选中页码，单击“插入”菜单，选取“书签”命令，在弹出的对话框中，输入一个书签名称，比如叫“AA”，单击“添加”按钮，书签被加入了，同时对话框关闭（如图6）。

图7

　　将光标定位在页脚另一侧，单击“插入”菜单，选择“域”命令（如图7），在域代码文本框中输入“=AA-2”字样，关闭对话框，这时一个新页码被插入，显示值比页码小2。

这种方法如果很好的利用，可以设置更为复杂的页码形式。

第六节　精简文档

　　一份文档，我们每天写一些，不知不觉地文件已经变得很大，占用了大量磁盘空间，也使文件保存、重新分页、更新目录的速度下降。

如何使自己的文档保持最苗条的身材呢？

不妨按下面的方法试一试，使文档的字节数降到最低限度。

　　将文件另存

　　选择“文件”菜单中的“另存为”命令，将文件换名另存，然后对比一下两个文件，发现文件一下子苗条多了。

还有一招更灵，按下Ctrl+A键，选中全部文本，将文本拷贝到剪贴板中，然后新建一空文档，将文本粘贴，最后保存。

　　取消嵌入TrueType字体

　　在文档中嵌入TrueType字体会增加文档的尺寸。

单击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中单击“保存”选项卡，如果确认你的文档中没有嵌入TrueType字体，就把这一选项取消。

如果嵌入了TrueType字体，就选中“只嵌入所用字符”选项，这样就只嵌入文档中使用的字体样式，减小了文档的尺寸。

　　合理插入图片

　　文档中插入了图片，是文档突然膨胀的重要原因。

尽量插入小尺寸图片，尺寸较大的图片，可用画笔等图形工具将其长、宽适当缩小。

图片格式最好是Tif、Jpg、Wmf等，少用高位真彩图片。

　　删除老版本

　　同一文档中保存了多个版本，会增加文件尺寸。

单击“文件”菜单中的“版本”命令，可查看文档是否有其他版本。

如果存在其他版本，可以通过把没有保存价值的老版本删掉，以减小文件字节。

　　压缩文档

　　如果有很多Word文档，一时用不到，但还需要长期保存着，就可以利用Winzip等工具，将众多老文档做成一个压缩文件，然后删除原文档。

对含有图形的文档，其压缩率是相当高的，也节省了不少空间。

第七节　清除段落标记

　　从网上下载的文档，经常是每行后面都有段落标记（硬回车），而正常的段落标记之后都有另一个段落标记，后面跟着一个空行（相当于有两个硬回车）。

要消除这些不必要的段落标记，又要保留正常的段落符号，该如何处理呢？

　　第一步将正常的段落符号转换成别的字符。

单击“编辑”菜单中的“替换”命令，在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”，再重复一次，这时“查找内容”文本框中显示“^p^p”，^p就代表段落标记，所以也可以在文本框中直接输入它。

接下来在“替换为”文本框中输入文档中没出现过的字符串，如“%@@”，然后全部替换，所有的正常段落标记就被替换成特殊字符了（如图8）。

图8

　　第二步要删去非正常段落符号。

按一下Ctrl+H，弹出“查找和替换”对话框，在“查找内容”文本框中输入“^p”，去掉“替换为”文本框中的内容，然后全部替换，段落标记就都被删掉了。

　　第三步就是恢复正常的段落标记。

也就是把“%@@”全部替换成“^p”，这样，文本中所有多余的硬回车就被删掉了。

　　实际中的情况可能与此有所不同，但只要灵活使用“查找和替换”功能，类似的问题一般都能够解决。

　　灵活地应用“查找和替换”功能，能帮我们解决很多问题。

可以查找和替换的内容包括格式、段落标记、分页符、域等等，每一项都很有用。

比如利用替换格式，可以把文件中所有的黑体四号字变为隶书三号字，把所有的正文变成蓝色楷体字，还可以把所有的标题二替换成标题三，等等，这些都是很有用的。

第八节　复杂搜索条件

　　在查找和替换过程中，有时无法确定确切的搜索条件，此时可以使用通配符来设置模糊查找条件。

　　在“查找”对话框中单击“高级”，选中“使用通配符”项，然后就可以按这里所列的设置查找条件了。

　　任何单个字符：

？

，如t?

p可查出“tap”、“tape”、“tippy”等）。

　　任何字符串：

*，如l*t可查出“let”和“light“letter”、“l与t”等。

　　指定的某一字符：

[]，如s[ia]t可查出“sit”和“sat”等。

　　某一范围内的单个字符：

[-]，如[r-t]ight可查出“right”、“sight”和“tight”，“ight”前为r-t范围内的任一字符。

　　除方括号中的字符外的某个字符：

[!

]，如m[！

a]st可查出“mist”和“most”，但不查找“mast”。

　　除方括号中的范围之外的某个字符：

[!

x-z]，如t[!

a-n]ck可查出“tock”和“tuck”，但不查找“tack”或“tick”。

　　前一字符或表达式有n个：

{n}，如fe{2}d查找“feed”，不查找“fed”。

　　前一字符或表达式至少有n个：

{n，}，　如fe{1，}d查找“fed”和“feed”。

　　前一字符或表达式有从n到m个：

{n，m}，如70{1，3}查找“70”、“700”、“7000”。

　　前一字符或表达式有一个或多个词的开头：

@如lo@t可查出“lot”、“loot”。

　　词的开头<<（per）查找“perfect”和“percent”等，不查找“recent”。

/span>

　　词的结尾>>（sh）可查找“fish”和“English”等，不查找“fisher”。

第九节　EQ域的应用

　　Eq是Equation（公式）的缩写，Eq域能够生成数学公式。

创建公式当然最好用“公式编辑器”了，但在某些情况下使用Eq域来输入简单的数学公式也是一个不错的选择。

根据Eq域的不同开关，分别能完成以下内容：

绘制二维数组、用方括号括住单个元素、创建分数、使用一个或两个元素绘制根号、设置上下标、在元素四周绘制边框及将多个值组成一个列表等等。

　　域的表达式一般为：

eq\开关\选择项（文字），它允许同时套用多种开关创建更复杂的公式。

下面看几个比较实用的例子：

（1）字上加一横线

　　字或字母上加一个横线，表示平均值。

利用在字母上划一横线的方法不实用，在排版时横线乱窜，这时可以用插入域的方法。

单击“插入”菜单，选择“域”命令，在域代码输入框中填入“eq\x\to（A）”，A为所要加横线的字，按“确定”即可。

同样，输入“eq\x\to（A\x\to（B））”可以看看（如图9）。

图9

（2）双重下标

　　双重下标就是给字或字母的下标再加下标。

这个问题在工程上很常见，如空气动力学中的符号。

我们在域代码对话框中输入“eq\s\up1（C）\s\do1（z）\s\do3\（（）”，单击“确定”，双下标就出来了。

；

　　（3）简单的数学公式

　　这里是一些简单数学公式的例子。

　　“EQ\i（-1,1,3x+7）”表示“3x+7”从－１到１的积分，开关\i（,,）能使用指定的符号或默认符号及三个元素创建积分。

　　“EQ\r（2,3m-2）”表示３m-2的平方根，（开关\r（,）能使用一个或两个元素绘制根号。

　　“EQ\f（7,8）”表示八分之七，（开关\f（,）能创建分数）。

　　“EQ\a\ac\co2\vs3\hs3（Ax,By,C,D）”表示一个二维数组。

　　“EQ\b\bc\{（\r（3,x+y））”，表示用方括号括住单个元素。

　　4）Eq域的其它例子

　　看一下用Eq域做出的例子，用鼠标右键单击插入的域，选择“切换域代码”命令，可以看到它的域代码，

　　看几个例子：

“eq\o（\s\up9（中国），\s\up1（人民），\s\do7（万岁））”表示三个词语并排为三行。

（“eq\o\al（\s\up7（飞）,\s\up-9（机）,\s\up8（总体）,\s\do1（综合）,\s\do10（设计））”表示这些文字重叠，设置字体的颜色不会影响可见度。

　　域的功能是十分强大的，以上只是简单的介绍。

如果感兴趣，可以查帮助获取更多有关域的信息，并灵活运用。

第十节　扩充剪辑库的方法

　　扩充剪辑库的方法在Office安装盘中提供了大量的*.wmf文件，这些图片都很精美，我们可以在文档中插入这些图片。

但是，如果每次用时去找光盘，那就太麻烦了，如果把这些图片拷到硬盘上，又太占空间了。

怎样灵活使用这些图片呢？

（1）先用ACDSee之类的看图软件浏览光盘中的图片，将认为好看的图片文件拷到硬盘上新目录下，比如D：

\Picture\Word-pic。

（2）启动word，单击“插入”菜单，选择“图片”中的“剪贴画”命令。

单击“输入剪辑”按钮，在弹出的对话框中找到Word-pic目录，选择一张图片，在“剪辑输入选项”中选择“使剪辑库在当前文件夹或卷中查找该剪辑”，这是不想让所选的文件被复制或转移到剪辑库中；如果选择复制或转移选项，图片就会被复制到C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\MediaCatalog目录下。

单击“输入”按钮，弹出“剪辑属性”对话框，可以给图片添加说明和关键词，还可以选择“类别”，如果已有类别中没有需要的，就单击“创建新类别”按钮，输入新的类别名称，如：

飞机、书法、鸟类、卡通等，单击“确定”按钮，新创建的类别就在列表中了，选中该类别，单击“确定”，可以看到图片已经在剪辑库中了。

用同样的方法，将图片一一加进来，也可以一次加入所有的图片，并定义类别。

这样所有的图片都有了归宿，以后再想查找也方便了。

　　（3）备份存储文件，这是为防止重新装机后，所加的剪辑丢失。

将图片加入WORD后，在C:

\Windows\ApplicationData\Microsoft\MediaCatalog目录下发现Artgal50.cag文件是刚被更改过的（Word97中，此文件名为Artgalyr.cag，存储在C:

\Windows目录下）。

Artgal50.cag文件存储了剪辑图片的位置和类别属性。

将此文件做个备份，以后重新装机后，将这一文件再拷到原目录下，刚才所定义的图片就自动加入到新装WORD的剪辑库中去了。

第十一节　制作工具栏

　　把常用的符号快速做成一个工具栏？

这是很有用的，数学老师可以把常用数学符号做成一个工具栏，俄语老师可以把俄文字母做成一个工具栏...，用起来就会得心应手了。

如果想做一个有自己特色的工具栏，那就试一试。

　　输入所需字符：

单击“插入”菜单，选择“符号”命令，把所需要的符号插到一个空文档中，如“※、§、№...”。

　　将字符加入到自动图文集中：

选中一个字符，按下“Alt+F3”键，然后按下“确定”，用同样方法，依次将所有字符都变为自动图文集。

　　创建工具栏：

单击“工具”菜单，选择“自定义”命令。

先选取“工具栏”选项卡，单击“新建”按钮（如图9），新建一个工具栏，给工具栏起名字，这时新建的工具栏就中窗口中了；单击“命令”选项卡，在类别列表框中选择“自动图文集”，右侧列表框中列出的自动图文集的内容，找到刚才加入的符号，依次将它们拖动到新建的工具栏中，关闭对话框，工具栏就建好了。

图10

图11

　　美化工具栏：

如果想让按钮上的图标变个模样，就再调出对话框，右键单击要编辑的按钮，选择“更改按钮图标”，从现有的一些图标中选择一个就行了。

如果不满意现有的图标，那么可以选择“编辑按钮图标”命令，然后在按钮编辑器中随心所欲地制作图标。

还可以给每个按钮命名，并控制工具栏上显示名字还是按钮图标，或是全都显示。

　　应用同样的方法，可以把自动图文集中的其他内容，如一大段话，或是一个漂亮图形，全都做成工具栏上的一个按钮。

这是一件非常有趣又有用的事。

图12　　　　　　　　　　　　　图13

第十二节　自动翻页

　　在Word中阅读一篇较长的文章时，反复的翻页是一件很麻烦的事。

其实，解决之道非常简单：

（1）选择菜单“工具”中的“宏”命令，选择“宏”子项，弹出“宏”对话框。

（2）在“宏的位置”下拉框中选择“Word命令”，在“宏名”的列表框中选择“AutoScroll”，单击“运行”按钮。

图14

　　（3）这时会发现，鼠标指针自动跳到右边的滚动条上，并且只能在该滚动条上移动。

鼠标指针在滚动条的下半部，则向下翻页，在上半部则向上翻页，放到中部则暂停翻页。

鼠标越靠近两端，滚动的速度越快。

因为是“无级调速"，所以很容易找到一个适合的滚屏速度来阅读文章。

　　（4）关闭自动翻页功能：

只需按键盘上的任意键或鼠标按钮（无论左右键），就可以返回普通窗口状态。

　　如果经常使用此功能，可以将它添加到工具栏中：

选择菜单“工具”，从中选取“自定义”命令，选择“命令”选项卡，在“类别”栏中选择“所有命令”，在“命令”框中找到“AutoScroll”命令并拖到工具栏上。

此时工具栏上出现“自动滚动（A）”按钮。

以后就可以通过单击它来实现自动滚动了。

“自动滚动（A）”占用工具栏面积太大，单击“更改所选内容/默认样式”按钮，由于它没有特别的图标，可单击“更改按钮图标”进行选择，如果没有喜欢的样式，可单击“编辑按钮图标”自己画一个。