利用Word中批量制作打印毕业证书.docx

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利用Word中批量制作打印毕业证书

用WORD2003合并方法批量打印毕业证

一、设计毕业模板，并保存，文件名为毕业证.doc〔图1〕

图1毕业证书模板

在设计毕业证模板时，注意用直尺测量证件尺寸，在文件中“页面设置〞自定义中设置页边距，直到符合要求。

二、修改毕业生花名册

用EXCEL2003建立数据库，并保存，文件名为“毕业生花名册〞〔图2〕，但是输入学生某某时汉字数量，要注意的是二个汉字中间加一个字符，即空二格，如省、市、专业的汉字也要加字符。

图2毕业生共花名册数据库

三、合并

下面，以制作毕业证书为例，说明在Word2003中具体的制作步骤：

打开毕业证书模板文档，按如下步骤操作。

第一步：

单击“工具〞·“信函与〞·“合并〞，任务窗格·“合并〞，见图3

图3合并菜单

图4文档类型图5收件人

第二步：

在“选择文档类型选项区〞中选定“信函〞，然后单击“下一步：

正在启动文档〞，显示如右图〔图4〕。

第三步：

使用来自文件或数据库的文件，选择数据源，即按路径打开毕业生花名册，一般是Sheet1，确定〔图6〕。

出现合并收件人对话框，确定〔图7〕。

图6选择数据源

图7合并收件人

第四步：

下一步“撰写信函〞，选择“其他项目〞，将光标移动到“证书编号〞位置〔图8〕。

图8撰写信函图9插入合并域

出现插入合并域对话框，选择“证书编号〞，插入，出现图9所示，关闭。

图10依次插入毕业证书中内容的合并域

第五步：

按照第四步的方法依次插入“某某〞、“性别〞、“年龄〞等，如图10所示。

图11插入合并域后毕业证书

插入所有内容后，依次选择刚刚插入的项目，调整字体，直到满意为止，如图11所示。

第六步：

调整模板各局部的位置，直到符合要求，如图12所示。

图12调整后的毕业证书模板

第七步：

预览信函，依次按如下图向右的双折箭头，即可预览所有的毕业证书〔图13〕。

图13预览信函

第八步：

完成合并，合并到打印机，先打印第一页看看效果，符合要求，即可选择全部，确定，〔图14〕。

图14第一页合并到打印机图15全部合并到打印机

第九步：

选择打印选项，确定〔图15〕。

图16打印对话框

第十步：

生成的毕业证文档文件按路径保存即可，以便存档〔图17〕。

图17文件保存

用合并打印毕业证等证件

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2016-06-0215:

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分步阅读

在工作和生活中，我们可能会遇到批量打印请帖、证件等格式一样但内容不一样的东西的情况，如果用文本框一个个制作，工作量大且麻烦。

今天，以打印毕业证为例，教大家用word的合并功能轻松完成任务。

工具/原料

∙word

∙excel

方法/步骤

1.为确定输入信息位置，先将毕业证扫描为图片保存在电脑里。

2.然后在excel中整理好学生的根本信息并保存。

3.新建word文档，调整文档尺寸为需要打印的尺寸〔不规如此文档可以在打印机属性中新建此尺寸〕，然后插入扫描的证件。

设置图片位置为“浮于文字上方〞

4.4

新建文本框，调整文本框文本填充为“无填充〞、文本边框为“无线条〞。

然后拖到适宜位置，输入信息，根据情况选择字体、大小、颜色。

多个信息时可按住Ctrl复制文本框，调整好后删掉图片。

5.5

依次点击菜单上的“〞-"开始合并“-“普通word文档〞-“选择收件人〞-“使用现有列表〞，在弹出的对话框中选中之前编辑好的j根本信息并确定。

6.6

在文本框编辑状态下，选择“插入合并域〞选中对应的项目并确定，数据一样的文本框手动输入一次即可，最后预览看是否有误。

7.7

确定无误后，就可以打印了，可以选择打印全部或打印某X围的文档。

8.8

大功告成，是不是很方便呢？

在Word2007中制作批量打印大学毕业证书

大学毕业证书是做为大学生毕业的凭证。

学满学制规定的年限，完成教学计划规定的全部课程，各科成绩合格者可以毕全国统一的高等教育毕业证封皮业，获得毕业证书。

毕业证书根本内容为某某，性别，出生日期，毕业时间，学制，毕业专业，发证时间，电子注册号，学校校章，学校钢印，校长印等。

同学们是否知道这毕业证书是怎么制作出来的呢！

操作步骤

插入毕业证书模板

 首先准备好毕业证书模板图片，然后在Word2007中新建一个空白文档，点击工具栏上“页面布局→纸X方向〞，选择“横向〞，点击工具栏上“插入→图片〞，将备好的毕业证书模板图片插入到Word文档中。

 在右击图片选择“设置图片格式〞，切换到“大小〞选项，在弹出的“大小〞对话框中取消“锁定纵横比〞的对钩，将“缩放比例〞下的“高度〞和“宽度〞比例都设为100%，分别在“高度〞和“宽度〞后输入数据（24.01cm×16.84cm）。

 然后点击“页面布局→页边距〞，选择“自定义页边距〞，在弹出的“页面设置〞对话框中切换到“页边距〞选项，将上、下、左、右边距都设置为“0〞。

设置完成后，图片恰好占满了整个页面。

 最后右击图片选择“设置图片格式〞，切换到“版式〞选项，选中“四周型〞，并将Word文档保存为“.doc〞模板。

添加文字框

 现在的模板还需要根据实际需求添加文字，所以我们要添加文字框。

点击工具栏上“插入→文本框→绘制文本框〞，用鼠标在图片上拖出一个文本框，并将此空白文本框复制到所有需要填字的位置，在文本框中分别输入文字，设置好适宜的字体和字号。

 然后按住Shift键选中所有文本框，右击文本框选择“设置文本框格式〞，切换到“颜色与线条〞选项，单击“颜色〞处的小三角按钮，选择“无颜色〞，再将“填充〞下的“透明度〞设置为100%，切换到“文本框〞选项卡，将上、下、左、右的内部边距都设置为“0〞即可。

 按住Shift键选中所有文本框，右击文本框选择“组合→组合〞。

如何实现初中毕业证的批量打印

某某十四中  祖后祥

【摘要】：

在实际生活中,我们经常批量打印学生成绩通知单或一年一度的学生毕业证，这时我们就可以利用Word中的"合并"功能与Excel中函数功能，能方便地解决这个问题。

而在合并中,关键的步骤是域的正确运用,它控制着数据的合并与显示，本文论述了完成初中毕业证打印设计工作的方法和步骤。

【关键词】：

  合并   Excel函数   数据源   文本框  毕业证

    一年一度的学生毕业，就牵涉到学生毕业证书的发放工作，在学籍管理工作中，毕业证书的打印是一项比拟复杂、烦琐而且工作量非常大的工作，而上级主管部门是根据该学校当年应届毕业学生的人数只提供相应X数的空白毕业证书，不负责打印，我们学校以前的中专毕业证书是由学生科安排教师人工填写，那时对于上千X的毕业证书来说，工作量非常大，效率又很低，还易出错，有时字写得差的话，还影响毕业证书的美观，因此，如何做到能按时有效地把毕业证书发放到毕业学生手中就是一件非常重要的事情。

作为学生科的一名管理人员，又是教计算机的，学校就把毕业证书打印的这个任务交给了我，通过多年的计算机教学，如何把理论与实践相结合，我运用了Word2003中的“合并〞知识和Excel2003中函数的相关知识，很好地完成了2009级我校毕业证书的打印工作。

下面就谈谈我是如何实现这项工作的。

一、是否具有可操作性。

拿一X今年的毕业证书进展观察，发现它是由几局部组成：

一是学生的个人信息，如学生某某、性别、某某、所选专业等，这些是现成的资料，是由学校当年在省教育厅录取学生时以Excel 形式出现的，将它们作为数据源。

二是毕业证的格式，毕业证中空出了的局部如学生的某某、性别、出生年月、专业等个人信息。

这其中又由两局部组成：

即常量如凡当年入学的学生，他们入学时间和毕业时间都一样，象2009级毕业生他们都是二○○九年九月入学，二○一二年六月毕业，还有学校名称、毕业时间等；再者变量，如每个学生的某某、性别、出生年月不同，专业也不同，如果我们设定好位置和格式后，问题就解决了。

二、毕业证模板的制作。

１、先拿一X空白的中专毕业证书，以今年我省中等职业学校毕业证书为例，量好它的宽度与高度，以与它的上、下、左、右页边距，以便进展设置。

量得它的宽度为25.7厘米、高度18.2厘米；上、下、左、右页边距分别为4.12厘米、2.23厘米、3.2厘米、1.89厘米。

２、启动Ｗord2003，根据毕业证书的实际大小，进展页面设置。

①、打开“文件〞菜单，单击其下的“页面设置〞，打开“页面设置〞对话框；

②、在“页边距〞标签中的“上、下、左、右〞页边距中输入所量得的值，在“方向〞下选择“横向〞；

③、再切换到“纸X〞标签下，在“纸X大小〞下选择“自定义〞，再在宽度、高度下分别输入所量得的值，再单击“确定〞。

3、单击“绘图工具栏〞下的“横排文本框〞，在距上页边距8.6厘米、左页边距5厘米处先画一个文本框，再在这行上画五个文本框，这是根据毕业证样X上有六个空白位置确定〔它们是某某、性别、出生的年、月、日、入学的年份〕，再根据空白处大小来调整文本框的大小；再在第二行画四个文本框；第三、四、五行各画一个文本框；第六行画三个文本框。

调整各文本框的位置、大小。

自己先在对应文本框的位置输入一个学生的信息，制几X和毕业证样X尺寸大小一样的空白纸，打印一X，把它和毕业证样X进展重叠比拟，看看文本框的位置是否和毕业证样X合得起，在调整过程中，注意利用Alt键和Ctrl键与方向键的结合，它可以调整或准确调整文本框的大小和位置，调整打印内容，直到和毕业证样X完全合得起，将调整后的该文档存盘保存，如存为“〞。

这样一X中专毕业证模板就制作好了。

三、如何实现毕业证的打印

1、常量的处理：

根据毕业证样X，要在文本框中输入相应内容，就要对文本框进展处理，先点击第一个文本框，再按住Ctrl键，依次点击其余文本框，直到把所有文本框全部选中，然后在“绘图工具栏〞中点击“线条颜色〞，在弹出的“线条颜色〞框中点击“无线条颜色〞，使所有文本框成透明的，以方便下面的操作：

在入学时间和毕业时间的文本框中输入相应内容〔如二○○九九  二○一二  六〕与修完后的文本框输入：

“国家教育部〞；学校名称所在文本框输入〔如某某省达州市水电学校〕；学号所在文本框输入：

2009051031；发证日期所在文本框输入：

二○一二、六、三十，再根据打印毕业证时的文件要求，对中文和数字进展设置，如中文字设为楷体加粗，数字使用三号阿拉伯数字。

2、变量的处理：

由于学生个人信息不同，这就要借助于当年录取学生时的信息了，它们是由一个电子表格生成的文件。

某某、性别与专业好处理，只是出生年、月、日要进展转换，因为在电子表格中生成的文件的出生年、月、日是以某某号形式出现的。

我们不可能一个一个地按照某某号来写出某同学的出生的年、月、日，要利用Excel中函数进展。

通过一个IF函数把某某号转换成了日期型〔通过下面的备注就可以解决0，然后再把年、月、日提取出来，因为要提取哪年哪月哪日出生，所以就在要提取的那个单元格如C2，通过单元格格式的设置，在“单元格格式〞对话框里的自定义中分别进展年、月、日的提取工作。

然后把这个文件进展保存如存为“〞，作为数据源，把它放在桌面上，这为下面的工作打下根底。

【备注】：

[if（or（len（c2）=18,len（c2）=15）,text（mid（c2,7,6+（len（c2）=18）*2）,“#-00-00）+0〞,“某某出错〞）]

3、合并

当有一样内容的通知、信件、证书、表格等文档需要发送给用户时不必为每一个用户都建立一个文档，使用“合并〞以后，只要替换文档中的某些域就能自动地建立一批文档。

因此大大提高工作效率。

“合并〞并不是一定要发，它的操作需要有两个文档：

一个是主文档，这其中的主要内容对所有读者而言都是一样的，另外是一些可供替换的域，在合并时插入，当然该文档可以是已有的文档，也可以在“合并〞操作时创建。

二是数据清单，这其中的每一条记录用于替换主文档中相对应的某些域；当然，用户数据清单可以是已使用Word表格建立的数据、电子表格工作表中的数据和在“合并〞操作时创建的新列表。

它的适用X围是在制作的数量比拟大时或文档内容分为固定不变的内容和变化的内容时可以使用。

而毕业证书的打印工作也就可以使用它，通过前面的分析，说明它已具备了使用合并的条件，即毕业证书数量多且有固定不变如入学时间和毕业时间、学校名称、发证日期等内容和变化的内容如每个学生的信息〔某某、性别、出生年、月、日、专业、学号〕。

①、先打开起初制作好的毕业证模板文档“〞，作为合并时的主文档，选择“工具〞菜单中的“信函与〞命令，在弹出的子菜单中选择“显示合并工具栏〞；

②、单击“合并工具栏〞中的“打开数据源〞按钮，弹出选取数据源对话框，在“查找〞X围下，点击“桌面〞，找到“〞，单击“打开〞，在“选择表格〞框中点击工作表名，单击“确定〞；

③、将鼠标移动到第一个文本框〔即学生某某〕，再单击“与合并工具栏〞中的“插入域〞按钮，在“插入合并域〞对话框下，单击“数据库域〞，在“域〞下面单击“xm〞，再单击“插入〞，后单击“关闭〞；重复上述操作数次，依次插入其他元素〔性别、出生的年份、月份、日期、专业〕，可以看到从数据源中插入的字段都被“《》〞括起来，以便和文档中的普通内容相区别，这时可以把“《》〞里的内容按文件要求进展设置，如设为楷体加粗，三号字。

④、再单击合并工具栏上“查看合并数据〞的按钮，即可看到合并后的数据。

⑤、完成合并后，合并的工作就根本完毕，可以直接打印了。

当然，我们在打印的过程中，可以进展设置，十份十份地进展打印，直到把整批毕业证打印完毕。

四、完毕语

假如保存好打印模板，如毕业证样X不发生变化的话，就可以将每届中专毕业生的信息合并到模板文件中，便可一次生成毕业证文件，从而使得这项工作变成一劳永逸的事。