国际工程管理办法行政管理章.docx

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黑龙江省龙建路桥第二工程有限公司

国际工程管理办法•行政管理章

第一条印章管理

印章是企业职权的凭信，具有标志性和权威性。

印章管理要严格执行《黑龙江省龙建路桥第二工程有限公司关于印发印章管理办法的通知》（黑龙建二发〔2017〕10号）规定，确保印章使用规范、合法、高效，切实维护公司的安全和利益。

（一）印章管理需专人专责，确保安全，如监印人发生变化时需填写《印章使用备案登记表》（一式4份），注明交接日期，交由交接双方和监交人签字，印章停用后，将《印章使用备案登记表》报送公司办公室永久存档。

（二）用印时监印人必须详细审查用印内容，认真填写用印登记表，经领导审阅签批后方可用印，对于空白的纸张、文头纸、介绍信、凭证等无内容的文本坚决不予用印。

（三）原则上印章一般不得外出，如遇特殊情况必须经主要领导审批后，由监印人携带并全程跟随保管，外出用印要严格规定印章的使用范围、时间、地点，并做好用印登记。

（四）发现印章丢失或出现异常情况时，应及时报告领导迅速查明情况，对确已丢失的印章要向公安机关登记并声明作废。

（五）工程竣工后，印章应声明停止使用并及时上缴公司办公室封存。

第二条文件管理

文件管理应遵照“及时准确，安全高效”的原则，统一渠道，集中管理，确保文件的上传下达，归档保管和有效查阅。

（一）收文与传阅

1.文件管理施行“公司-办事处-项目部”三级管理体制，驻外办事处及各项目部需设一名兼职人员专责文件收发工作，并有效利用电话、微信等手段确保与公司办公室互联互通，及时掌握文件动态信息。

2.公司与办事处的文件往来一般固定为邮箱传递，办事处与项目部的文件往来一般固定为纸质传递，收文后及时填写《收文登记表》，做好收文时间、发文字号、发文机关、文件标题等记录工作，同时告知公司办公室确认收文。

3.填写《公文处理单》，遵循“时效性”原则，及时交由工程领导传阅批示，并做好文件跟踪工作，确保及时归档。

4.各施工项目要及时根据文件内容确定传达范围，抓好落实工作，并形成文字图片等现场材料，确保有据可查。

（二）归档与借阅

1.经工程领导阅办后的文件，在保证完整性的基础上，文件管理人员应分门别类，及时归档，并制作文档检索目录，方便查阅，对涉秘文件要参照《保密法》和文件处理的相关要求专人专柜，安全保管。

2.文件借阅应履行审批登记手续，特别是涉密文件，必须经由工程领导审批后方可借阅，填写《文件借阅登记表》，借阅期间要确保文件安全，不得随意裁剪涂改，按时归还，文件管理人员要及时跟踪，做好借出文件的追回工作，涉密文件需在专人监视下阅览，不得带出，更不得私自复制。

第三条会务管理

会议是工程项目实施管理，决策事项的重要方式；会议记录是对会议的主要内容，特别是重大事项、重大决策进行的第一手记录。

做好会议记录工作是确保工程管理科学化、规范化的必要保证。

（一）所有会议均需进行会议记录，以方便相关信息的查询和后续工作的追踪落实；会议记录应秉持“客观性”原则，分项概括，如实记录；会议记录中应当包含（但不仅限于）如下内容：

会议时间、会议地点、会议议题、主持人、出席人、记录人、会议的主要内容，会议讨论或决定的重大事项、会议决策的行动计划或改进措施等。

（二）对有特殊意义的会议，或是需要广泛告知的重大会议事项、会议精神，需指定专人概括整理会议纪要，形成文件材料，上传下达，归档留存。

黑龙江省龙建路桥第二工程有限公司办公室

2017年8月31日