PowerPoint操作手册21页word资料.docx
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PowerPoint操作手册21页word资料
PowerPoint和Word、Excel等应用软件一样，都是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，主要用于设计制作广告宣传、产品演示的电子版幻灯片，制作的演示文稿可以通过计算机屏幕或者投影机播放；利用PowerPoint，不但可以创建演示文稿，还可以在互联网上召开面对面会议、远程会议或在Web上给观众展示演示文稿。
随着办公自动化的普及，PowerPoint的应用越来越广。
2.1建立演示文稿
我们创建一个新的演示文稿
新建后会出现一个空白页面，在页面的右侧会有幻灯片版式的选择。
可根据自己的需要选择不同的版式。
选择后我们就可以个正文添加内容了，占位符里面有提示“单击此处添加……”，我们按照它的提示单击，提示文字消失，光标停留在占位符里，等待我们添加内容，我们可以根据不同的需要添加不同的内容。
2.2演示文稿的装饰
现在演示文稿都是白底黑字，不太好看，我们给演示文稿美美容。
套用模板是美化演示文稿的简便方法，通俗地说，利用模板可以使幻灯片有背景，使幻灯片上的字都有颜色，内容都能排列得很整齐。
除内容外应用相同模板的幻灯片形式是完全一样的。
点击工具条下的格式－幻灯片设计
在界面的右侧会出现应用涉及模板
列表框中列出了PowerPoint本身给出的几十种模板，这时可以根据文稿的内容和自己的爱好，选择合适的模板样式。
2.3插入字符
下面我们再讲一下如何插入特殊字符，比如插入一个“×”。
把光标定位在要插入特殊字符的位置，单击“插入”菜单，在弹出的菜单中选择“符号”命令（图左）出现“符号”对话框（图右）
单击“字体”下拉列表框，里面显示了很多种字体，我们选择“Symbol”字体，这是比较常用的字体，里面的符号很全。
常见的
等都可以在这里找到，当我们用鼠标单击一个符号时，符号会以选中状态放大显示。
我们选中“×”，再单击“插入”按钮（双击这个符号也行），乘号就被插入到文稿中了；如果还想插入其它符号，可以继续相同的操作；如果没有其它符号要插入，就单击“关闭”，回到文稿中。
插入的符号可以和其它文字一样，进行各种编辑处理。
刚才我们所插入的字符是在“Symbol”字体中，而在其它字体里面，比如字体
等符号在"Wingdings"字体中。
2.4插入图片
我们可以通过在幻灯片中插入图片来增加视觉效果，提高观众的注意力，给观众传递更多的信息。
更重要的是图片能够传达语言难以描述的信息，有时需要长篇大论的问题，也许一幅图片就解决问题了。
单击“插入”菜单中的“图片”项，会出现许多选项
我们可以根据我们的具体要求来选择插入图像的类型，我们好可以对图像进行简单的编辑和缩放等操作。
2.5插入影片和声音
为了使幻灯片更加活泼、生动，我们还可以插入影片和声音呢！
单击“插入”菜单，选取“影片和声音”项，在子菜单中选取“文件中的声音”命令。
打开“插入声音”对话框，在对话框中找到声音文件保存的位置，然后选中它。
我们就选这个logoff声音文件，单击“确定”按钮。
这时系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”，单击“是”按钮确认。
插入的声音在放映幻灯片时会自动播放，如果想在放映之前先听一下，可以双击一下这个小喇叭状的图标
。
你还可以把自己的声音加到文稿里。
插入的声音可以是Office2019的剪辑库中提供的现成文件，也可以是用户自己创建的，只要是PowerPoint支持的格式就行。
比如Windows里录音机录WAV格式的声音，MID格式的声音文件、CD音乐和AVI格式的影片文件。
插入影片和插入声音操作是非常相似的，我们再来插入一段电影。
单击“插入”菜单，选择“影片和声音”命令，在子菜单中选取“文件中的影片”命令。
哦，出来“插入影片”对话框了，找到一个电影文件，就选001这个影片。
单击“确定”按钮。
系统提示“是否需要在幻灯片放映时自动播放影片”，单击“是”按钮确认。
最后双击播放。
2.6创建图表
接下来我们学习插入图表，这也是制作幻灯片时经常要使用的。
图表是什么呢？
用图表能表达任何数值信息，利用图形表示数值直观明了，并且可以美化数据，增加观众的兴趣。
使用条形图、饼图、面积图等类型表示数据，原来比较枯燥的数据变得一目了然，大大增加了演示文稿的感染力。
单击“常用”工具栏上的“插入图表”按钮
。
弹出“数据表”窗口，默认的数据已出现在表格中了。
这时就进入了图表编辑环境，Graph的菜单和工具栏取代了PowerPoint的菜单和工具栏，只有上面的标题栏没有变。
数据表上有一个单元格A1，它的周围有个黑框（图二），表示它是活动单元格，利用方向键或鼠标单击可以移动活动单元格。
我们在数据表的活动单元格中输入数据，原有的数据就被替代了。
数据改变后图也随着变化。
数据表的第一行和第一列是标题，直接就可以修改。
看，单击其中一个单元格，然后输入修改值就行了。
如果想添加列或行，直接在空白的列或行中输入标题和数据就可以了，下面我们添加一行数据。
如果要删除列数据，例如要删除第一列，可以用鼠标右键单击第一列列标题栏（图三），在打开的快捷菜单中选择“删除”命令（图四）；如果要删除行数据，例如第二行，同样用鼠标右键单击第二行行标题栏，在打开的快捷菜单中选择“删除”命令（图五）。
图表会随着数据的变化而变化。
（图二）
（图三）
（图四）
（图五）
接下来为图表添加标题。
关闭数据表，单击“图表”菜单下的“图表选项”。
在对话框中选择“标题”选项卡，在“图表标题”文本框中输入标题，单击“确定”按钮，看，图表有名字了。
柱形图是默认的图表类型，我们可以根据需要修改图表的类型。
单击工具栏中的“其他按钮”
，在弹出的菜单中单击“图表类型”下拉列表框
，从列表中选择“折线图”
。
当前图表就变为折线图了（图七）。
我们还可以详细地改变图表类型，选择菜单“图表”中的“图表类型”命令，在打开的“图表类型”对话框中选取图表类型，这时右面还会列出子图表类型。
看，XY散点图、面积图、股价图……，种类很多吧！
根据数据的特点，我们选择“三维簇状柱形图”（图八）。
看，每个单位每个季度的销量不就很清楚了嘛！
（图七）
（图八）
如果觉得这个图表的背景太单调了，也可以装饰一下。
图表中的各个对像都可以编辑。
只要双击图标本身，就会打开所选对象的格式设置对话框（图九），就可以进行设置了。
（图九）
如果要调整数据序列，直接单击工具栏中的“按行”或“按列”就行了。
“按行”就是按数据表中的行序列制作图表，通俗点说，“按行”就是比较每个季度各单位的销售量，“按列”就是比较每个单位在各个季度的销售量。
图表调整好后，单击一下图表外的任意位置，就退出图表编辑环境，返回到PowerPoint中了。
提示：
如果还有不明白的地方，可以参考一下Excel里对图表更详细的讲解。
如果想要再次进入图表环境进行编辑修改操作，只要双击一下图表就行了。
2.7幻灯片的编辑
2.7.1文本的复制和删除
在建立演示文稿过程中，总要对它进行编辑。
文字处理的最基本编辑技术是删除、复制和移动等操作。
在进行这些操作之前，您必须选择所要编辑的文本。
把光标放在选择文本的开始处，按下左键，拖动鼠标到要选择文本的结尾处，然后释放鼠标。
（如左图）看，文字变成反白，表示文本已经选中了。
用鼠标拖动来选择文本的方法是最常用的。
把光标放在文本框中的文字内，用鼠标双击，这时您选中的是一个字、词组或单词；连续三击鼠标左键，可以选中整段文本；如果想选中所在文本框中的所有文字，就按一下Ctrl+A键。
如果要删除这些文本，您可以按一下键盘上的DEL键，文本就被删掉了。
同样，按一下“常用”工具栏上的“剪切”按钮
，文本也被删掉了，而且这时剪切下来的文本还被保存到了剪贴板上。
如果选中要删除的文字后，直接输入新的文本，这时既删除了所选文本，又在所选文本处插入了新的内容。
您可以靠Backspace键和Delete键来分别删除光标前面和后面的文本，但按一下键只能删掉一个字符。
在一个文稿中，总有许多内容相同或相似的地方。
复制，就是把选择的文本保存在剪贴板中，然后在需要的地方进行粘贴，利用复制和粘贴可以节省大量重复性劳动。
在上面图中，选中“湖泊的消长”这行文字，按一下工具栏上的“复制”按钮
，把鼠标在这一段下面点一下，选择工具栏上的“粘贴”按钮
；
看，文本被复制过来了（如右图）。
移动文本与复制文本比较类似，区别在于它删除了原来所选的文本，从另一个角度看，它是剪切和粘贴的过程。
移动文本还有一种方法，先选定要移动的文本，再把光标移到选定文本上，当光标变成箭头形状时，按下左键并拖动到要放置文本的位置释放鼠标，文本就过来了。
实现这些操作的方法很多，比如用菜单命令啦，用鼠标右键啦，这些您都可以试一试。
但有一点要告诉您，剪切、复制、粘贴有三个快捷键：
分别是Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V，记住了这三个快捷键；这三个快捷键是Win98里通用的快捷键，也就是说在其它应用程序里，您也可以利用Ctrl+X、Ctrl+C和Ctrl+V来完成剪切、复制和粘贴操作。
2.7.2剪贴板的应用
剪贴板是一个能够存放多个复制内容的地方，它可以使用户进行有选择的粘贴操作。
例如，可以将多个不同的内容，比如文本、图片、表格或图表等放到剪贴板中，然后有选择性地粘贴。
如果想取最后一次加进去的内容，直接进行粘贴就行了；如果要找前几次存进去的，可以在工具栏处，单击鼠标右键；
选取“剪贴板”，弹出剪贴板的对话框；
你复制的内容都在里面存着呢。
剪贴板里的三个按钮分别是粘贴、全部粘贴和清空“剪贴板”，下面显示的就是剪贴板的“库房”，从小图标上可以知道它是在PowerPoint中复制的，还是在其他Office成员中复制的。
剪贴板中最多只能放12个Office的复制内容，当进行第13次复制操作时；
对话框将告诉你“继续复制将删除第一次复制的内容”。
当鼠标在小图标上停留时，旁边会显示出里面的内容。
这样，在文稿中确定要粘贴的位置，然后从剪贴板中找到要粘贴的内容，单击一下，就完成了粘贴操作。
2.7.3查找与替换
如果您要知道演示文稿中一共用了多少个“的”字，该怎么办呢？
点击编辑中的查找选项（左图），出现对话框（右图）
我们可以键入我们要查询的内容，点击右下角的替换按钮，我们可以很方便的查出并替换掉我们所要求的内容。
因为我们刚进行完全部替换工作，所以在这里有一个更简单的方法恢复，只要按一下“常用”工具栏上的“撤消”
按钮就行了。
2.7.4撤消和重做
在幻灯片编辑时，撤消和重做是一项重要功能。
所谓撤消就是取消上一步执行的选项或删除键入的上一词条。
所谓重做就是还原用“撤消”选项撤消过的操作。
在PowerPoint中，撤消和重做的对象既可以是一张幻灯片中输入的文本、对象等，也可以是创建的幻灯片。
比如我们选中一个文本框，按一下DEL键，文本框被删除了。
我们可以撤消刚才的动作，按一下“常用”工具栏上的“撤消”按钮
；这样，文本框就回来了。
有的人管这叫“后悔”，不小心有什么误操作，可以后悔不做了。
注意：
“撤消”命令只能撤消本次编辑过程中的操作。
而且PowerPoint对撤消的次数有规定。
下面我们来定义一下，拉开“工具”菜单；
选择“选项”命令，弹出“选项”对话框；
单击“编辑”选项卡，在最下面有个撤消选项框（如上图），里面规定了“最多可取消操作数”，缺省数目为20，您可以按需要进行修改。
其实许多内容都可以在这个对话框里进行设置，您可以改变“打印”、“视图”、“编辑”等选项里面的很多内容，您可以自己改变一下，看看都有什么效果。
重做就是还原刚才撤消的操作。
如果要一次重复很多步操作，可单击“重做”按钮
旁的箭头，然后单击想重复的操作名称就行了。
“撤消”也是一样。
与删除、复制等类似，撤消和重做也有两个很有用的快捷键，就是Ctrl+Z和Ctrl+Y。
2.7.5补充
选取的快捷键
可以利用键盘选取文本；
Shift+Home 将选定内容扩展至行首；
Shift+End 将选定的内容扩展至行尾；
在左侧大纲方格中
按Ctrl+A键 选中所有幻灯片；
按Shift＋?
选中左边的文字；
按Shift＋à 选中右边的文字；
按Ctrl＋Shift＋?
选中英文单词的第一个字符；
按Ctrl＋Shift＋à 选中英文单词的最后一个字符。
改写状态
一般情况下，基于Windows的应用程序都允许我们在插入点插入所输入的字符，或让我们替换或改写插入点之后的字符。
熟悉WORD的朋友们都知道，要在字符插入和字符改写之间进行切换，可以按Insert键。
但在PowerPoint中，不存在这种字符改写特性。
它总是插入您所输入的任何文本。
当我们想替换文本时，必须选定要覆盖的文本，然后再进行输入。
2.8设置幻灯片格式
2.8.1文字格式设置
所谓“格式”工具栏就是一排按钮，这些按钮的主要作用就是对文字或段落进行各种设置。
当鼠标在按钮上不动时，光标旁边就显示出每个工具按钮的名字，当你不知道按钮的作用时，可以按这种方法看看提示文字，所有的按钮都有提示文字。
下面我们对文字进行格式设置。
选中标题文字，然后单击 “格式”工具栏上的“字体”列表框旁的下拉箭头，就可以看到有许多种字体可以进行选择，你的机器里装了什么字体，这里都会显示出来，而且每种字体是什么样的也一目了然。
如果选择隶书，标题文字就变成隶书了。
再单击“字号”列表框旁的小箭头，从下拉列表框中选择文字的字号，比如选择54，字就变大了。
在PowerPoint中，字号都是用数字来表示的，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。
数值的单位是“磅”，2.83磅等于1毫米，所以28号字大概就是一厘米高的字。
如果想自己定义字的大小，就单击一下字号列表框中间，列表框中的内容被选中了，这时我们输入50，敲一下回车，文字就变成50号了。
通过自己定义文字的大小，你可以输入任意大小的字。
再单击工具栏上的“加粗”按钮
，文字就加粗显示；点一下“倾斜”按钮
，文字变成斜体了。
如果想把文字变成红色，可以用字体对话框：
单击“格式”菜单，第一条命令就是字体，单击一下，弹出“字体”对话框。
这里不但有字体、字号、字形的设置，还可以对中文、西文的文字字体分别做定义。
在字体效果选项中可以对文字进行下划线阴影、上下标等设置，点一下阴影前面的复选框，框里打了个勾，表示被选中了。
我们打开颜色列表框，选择蓝色。
按一下“确定”按钮，文字就变成蓝的了，有个阴影，还挺有立体感呢！
按照这个方法，你就可以把所有的文本的全都设成自己满意的格式。
2.8.2格式刷的使用
如果很多文本都是一个格式，还有一个简单的方法，就是利用“格式刷”。
格式刷是一种可以复制和粘贴段落格式及字符格式的工具。
在文稿的排版操作中，利用“格式刷”可以像复制文本一样，复制文字或段落的格式，以提高文稿编辑的效率。
那怎么做呢？
先说复制段落格式吧。
选中要复制格式的文本框，
再单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，
按钮就凹进去了，鼠标指针变成了一个小刷子形状
，用这个小刷子在另一段中点一下，
两段的格式就一样了。
但是单击“格式刷”按钮，只能进行一次格式复制。
下面我们双击“格式刷”
，然后粘贴一种格式，鼠标光标还保持着小刷子形状
，这时就可以“批量生产”了，想把格式粘贴多少次都行。
如果不想再粘贴格式了，就再单击一下“格式刷”按钮，或者干脆按一下ESC键，取消格式粘贴。
另外，我们还可以利用它复制文本的格式。
选中要进行复制的文本，然后单击“格式刷”按钮
，选取要使用同样格式的文本，松开鼠标即完成字符格式的复制。
如果在句中单击鼠标，则该句套用复制的格式，段落中其它句不发生变化。
顺便说一句，复制格式是Ctrl+Shift+C，粘贴格式是Ctrl+Shift+V。
在对文本做了一定的美化处理之后，如果对所做的结果感到不满意，你可以按下Ctrl＋Shift＋Z键取消对该文本所做的任何格式处理。
这里要注意的是不能用撤消，因为如果定义了文本的格式后，你又进行了许多其他的操作，比如又增加了两页幻灯片，并填上了内容，你就不能用撤消命令来恢复文本的格式，否则的话，新增的两页幻灯片也会被撤消。
而利用Ctrl＋Shift＋Z键的操作，只对有格式文本起作用。
2.8.3项目符号和编号
什么是项目符号和编号呢？
如果我们在文档中输入“1.”，然后把光标移动到这一行的末尾，敲一下回车，下面就自动出现了“2.”，
这是项目编号。
对文本框中小标题或论点，加上编号，使它们条理更加清晰。
单击“编号”按钮
，刚才加的编号就消失了，
再单击一下，编号又出现了。
如果单击“项目符号”按钮
，标题前面就加了个小黑点，
这是用符号来区分文本中的各个论点。
再单击一下，黑点消失了。
刚才我讲的这两个按钮的功能，合起来就叫做“项目符号和编目符号”。
在该文本框中单击鼠标，此时光标定位在文本框内，使其处于编辑状态，用再鼠标左键单击文本框号，当你对编号内容进行修改或调整时，它还有一定的智能功能呢。
还是用这个文本框，我们对它进行项的框线，该文本框就被选中了。
单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，选择“项目符号项”选项卡，这里面提供了八个样式，
你可以任选一种，然后单击“确定”按钮。
如果要换一种项目符号就再重新选择样式。
你可以单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“项目符号和编号”，对话框就又出来了。
下面有几个选项，“大小”框中设定的数值表示符号大小为文字的百分之几。
还可以从“颜色”列表框中选择符号的颜色，如果你对上面给的符号不满意，单击“图片”按钮或“字符”按钮，以便设定项目符号的形状。
单击“图片”按钮，弹出“图片符号”对话框，选取一个图形，在弹出的菜单中单击“插入剪辑”按钮，这就是新的项目符号效果。
插入编号与插入项目符号方法基本一样，选中要插入编号的文本框，打开“项目符号和编号”对话框，选择“编号项”选项卡，选取一种编号方式。
在这里有一个“开始于”的项目，“开始于”用来确定起始编号，如果输入2，上面样式的编号都从2开始了。
你可以任意删除一个编号段落，下面的内容自动重新编号了。
如果想在中间加一行，把光标定位在文字最后，敲一下回车，新添的一行也被自动加上编号了。
这就是前面说的智能功能。
还有一点提醒你，只有当幻灯片包含一个以上的论点时才需要加上项目符号设置，如果某一张幻灯片上只有一个段落、一个论点，那用不着给它加项目符号。
2.8.4字体的其他设置
什么是字体对齐方式？
把标题文字中的个别字变小或变大，是为了更突出效果，使关键的文字更醒目。
这时就会涉及到字体的对齐方式了。
那么如何实现呢？
先选中标题框，
单击“格式”菜单中的“字体对齐方式”，在子菜单中选择“顶端对齐”命令，
标题变成这种效果了。
再选取“居中对齐”命令，大字和小字就在中间对齐了。
如果没有特殊设置，字体对齐方式的缺省方式是底端对齐。
我们还可以把大字和小字设置成不同的字体、不同的颜色，只要看起来协调就行了。
我们也可以改变文字方向，所谓改变文字方向，就是使文字可以由横着念变成竖着念，也就是由水平排列的文本变成垂直排列，还可以使垂直排列的文本变为水平排列。
单击选中下面的文本框，
[此时的演示上面是设置字体对齐方式的标题，下面是有五六行文字的小标题]，然后单击“格式”工具栏上的“更改文字方向”按钮
，文本框中的内容变成竖着排列的了
再单击一下，又变回原样了。
更改文字方向的操作不只对文本框起作用，对单元格或表格中的文字也管用，但对单个字不能这样操作。
这是因为如果一个文本框中只有一个字，你横排竖排都没有关系；但文本框中有很多文字，你就不能对其中的一个或几个字做文字方向操作。
一个文本框的文字只能有一个方向，如果你想横竖混排，就再建一个文本框。
2.9幻灯片视图
2.9.1普通视图
在PowerPoint启动后直接就进入普通视图,幻灯片中间这片地方就是视图区，视图区又被分成三块，其中的每一小块就叫做窗格。
也就是说视图是由窗格组成的，左边的这块是大纲窗格、右边的是幻灯片窗格，幻灯片窗格下面的是备注页窗格。
这些窗格使得用户可以在同一位置使用演示文稿的各种特征。
就是左边的窗格中主要是把好多页的文本内容都放在那儿，看起来很明了，改起来也方便；右边上部的窗格就是我们最终演示所看到的画面，不光有文本内容，还有幻灯片的背景、文本格式等，也就是幻灯片的外观和效果；而右下角儿的窗格是给这页幻灯片加说明的，使你更快地知道这页是什么内容。
单击左面大纲窗格中的任意一条内容，右窗格中就会显示出相应的幻灯片效果，下面的窗格备注当然也随着变。
拖动窗格分界线，可以调整窗格的尺寸。
刚才我们就是在大纲视图里面删的幻灯片。
那怎么移动幻灯片呢？
如果想移动某页幻灯片，就先选中它，
按下鼠标左键将其拖到要放置的地方，松开鼠标，就完成了幻灯片的移动。
在大纲窗格中增加新幻灯片也很方便，如果你想在这页幻灯片前面增加一页，就把光标放在这页幻灯片标志后面，敲一下回车键，就增加了一页。
选中一页，单击工具栏上的“复制”按钮，再把光标定位在想要增添复制页的位置，再单击工具栏上的“粘贴”按钮，就完成了幻灯片的复制。
在幻灯片的制作过程中，如果连续两页幻灯片的版式和内容差不多，可以在制作完一页幻灯片后，单击“插入”菜单，选择“幻灯片副本”，这张幻灯片就被复制了一页，只要在副本上对文字做修改就可以了。
2.9.2大纲视图
单击窗口左下角的第二个按钮
，就切换到了大纲视图。
利用窗口左下角的按钮可在视图之间轻松地进行切换，比用菜单里的命令来切换方便多了。
如果点窗口左下角的第一个按钮就会切换回普通视图中。
大纲视图与普通视图的区别主要就是左面的窗格面积大了，右面两个窗格小了。
这样在大纲窗格中显示的文本就很多了，我们可以很方便地对幻灯片的文字进行编辑和修改。
我们借助“大纲”工具栏能大大方便操作，在工具栏上单击鼠标右键，选择“大纲”，“大纲”工具栏就出现了。
我们怎么使用“大纲”工具栏呢？
选中一个段落，
单击“大纲”工具栏上的“升级”按钮
，这段文字就变成了单独一张幻灯片，也就是将选定段落提升一级；
再点两下“降级”按钮
，这段文字先是变成了原来的样子，然后又变成了下一级内容。
我们再选中一段文字，
按一下“上移”按钮
，这一段就移到前面已显示段落的上面去了。
再按一下“向下”按钮
，它又向下移了一段。
点一下“折叠”按钮
，这页幻灯片除标题之外的内容都被隐藏起来了，
再点一下“展开”按钮
，这页幻灯片标题和所有隐藏文本都显示出来了。
如果你不去点那些按钮，而是双击页标志前面的页号
，也能完成展开可折叠操作。
“全部折叠”
、“全部展开”
按钮可以把所有的页都折叠或全都展开。
点一下“显示格式”按钮
，在大纲视图中显示或隐藏字符格式。
其实在普通视图中你同样可以调出“大纲”工具栏，进行这些方便的操作。
2.9.3幻灯片浏览视图
我们点一下窗体左下角的第四个按钮
，就看见了幻灯片浏览视图。
在这个视图中，非常方便地将演示文稿中的所有幻灯片以缩小的视图方式排列在屏幕上，第一张幻灯片排在第一行最左边。
然后依次向右排，第一行排满了再排第二行，依次类推。
因为幻灯片缩得很
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