集团企业集中采购管理解决方案.docx
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集团企业集中采购管理解决方案
集团企业集中采购管理解决方案
5.1.关键目标
本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题:
1)如何建立集团企业有效的集中采购管理模式;
2)如何对供应商进行统一规范、准确评估;
3)如何发挥集中采购规模优势,降低采购成本;
4)如何获得合理采购价格,有效控制采购成本;
5)如何掌控集团全局库存,合理控制库存,降低资金占用;
6)如何有效地规范和控制集中采购业务流程;
7)如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。
5.2.总体思路
以企业全局库存为基础,通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管,构建集团企业集中采购管理应用平台。
图注:
1)集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度;
2)主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控;
3)下属企业根据业务需要提出采购申请,并把集中采购的物资提交到集团总部;
4)集团总部根据全局库存情况及采购策略,选择供应商进行采购,下达订单;
5)供应商直接送货到各工厂,有些企业是要求供应商送货到总部,然后由总部再调拨到各工厂;
6)根据企业管理要求不同,与供应商的采购结算可以由总部集中结算,也可以由各工厂分别与供应商结算。
5.3.具体解决方案
3.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式
3.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨
主要应用场景:
主要特点:
1)总部负责收集下级公司采购申请,统一向供应商下达订单;
2)供应商统一送货到总部,总部收货质检,与供应商的物流在总部完成;
3)总部收货后,根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况,向各公司调拨物资;
4)总部与供应商统一结算;
5)总部和下级公司进行内部结算。
图注:
1)各工厂提出物资需求申请;
2)公司计划员汇总各工厂物资需求申请后,在本公司范围内平衡库存,将库存缺口向集团总部提出采购申请;
3)总部计划员汇总各公司需求申请后,在总部平衡库存,根据库存缺口生成采购计划;
4)采购计划审批后,生成采购订单,下达采购订单给采购员;
5)采购员向供应商发出询价,供应商报价后,确定集采价格;如果与供应商签订有采购合同,则执行合同价格。
6)采购员执行采购,下达采购订单给供应商,要求送货到总部;
7)采购到货需要质检时,在总部进行质检收货,不需要到货环节时,总部直接收货入库;
8)总部录入采购发票;
9)总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款;
10)总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单,执行调拨;
11)下级公司调拨收货入库;
12)定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。
3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付
主要应用场景:
主要特点:
1)总部负责统一向供应商下达采购订单;
2)下级公司分别进行收货质检与入库业务;
3)集团总部与供应商统一结算;
4)总部与下级公司内部结算。
图注:
1)各工厂提出物资需求申请;
2)公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后,在本公司范围内平衡库存,将库存缺口向总部提出请购;
3)总部计划员汇总下级公司需求申请后,在总部平衡库存,根据库存缺口生成采购计划;
4)采购计划审批后,生成采购订单,下达采购订单给采购员;
5)采购员向供应商发出询价,供应商报价后,确定集采价格;如果与供应商签订有采购合同,则执行合同价格。
6)采购员执行采购,下达采购订单给供应商,指定供应商送货到各个下级公司;
7)采购到货需要质检时,下级公司分别进行质检收货,不需要到货环节时,下级公司直接收货入库;
8)总部录入采购发票;
9)总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款;
10)总部与下级公司进行内部结算。
3.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用
主要应用场景:
主要特点:
1)总部负责统一向供应商下达订单任务;
2)下级公司各自进行收货质检与入库业务;
3)下级公司分别与供应商结算。
图注:
1)各工厂提出物资需求申请;
2)下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请,在本公司范围内平衡库存,将库存缺口向总部提出请购;
3)总部计划员汇总各公司需求申请后,在总部平衡库存,根据库存缺口生成采购计划;
4)采购计划审批后,生成采购订单,下达采购订单给采购员;
5)采购员向供应商发出询价,供应商报价后,确定集采价格;如果与供应商签订有采购合同,则执行合同价格。
6)总部采购员执行采购,下达采购订单给供应商,指定供应商送货到各个下级公司;
7)采购到货需要质检时,下级公司分别进行质检收货,不需要到货环节时,下级公司直接收货入库;
8)下级公司录入采购发票;
9)下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。
3.1.4.统签合同集采模式
总部与供应商统签采购合同,并控制下级公司采购业务模式。
主要特点:
1)总部统一与供应商签订采购合同;
2)下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。
图注:
1)总部统一与供应商签订采购合同;
2)下级公司录入采购订单,并受总部采购合同的控制;
3)下级公司执行采购订单后,进入后续的采购业务流程。
3.1.5.如何建立集采业务组织和集采业务规则
建立集采采购组织:
定义集采规则:
确定物资由哪个公司负责集采。
集采调拨关系定义:
确定集采调拨业务规则及价格规则。
3.2.建立企业采购管理模式,规范采购业务流程
3.2.1.普通销售的商品采购
图注:
1)请购单可以由商品部门手工填写,也支持由销售订单导入;
2)采购订单参照请购单生成,同时支持对订单进行细致的业务状态管理;
3)根据采购订单进行到货签收,生成到货单;
4)库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单;
5)结算员根据入库单生成采购发票,生成采购发票后进行结算,生成成本确认单;结算员对采购发票进行确认,确认后生成应付单,形成供应商应付款。
3.2.2.受托代销方式的采购业务
受托代销是一种先销售后结算的采购模式,通常是根据销售数量进行采购结算。
图注:
1)请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致;
2)采购结算:
查询销售发票,根据销售情况与厂家进行采购结算,系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算;
3)根据采购发票确认应付,向厂家付款。
3.2.3.直运销售方式的采购业务
企业直运销售无需进行实物的收发,即完成购销业务,由供应商直接将商品发给企业的客户;结算时,由购销双方分别与企业结算,开具购销发票,进行资金的划转。
图注:
1)直运采购是由销售驱动采购的采购业务,销售部门先在销售管理中录入销售订单,销售订单审核后将推式请购单;
2)请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致;
3)直运采购无须入库,货物直接从供应商发给销售客户,因此没有入库处理;
4)可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票,直运采购的采购发票保存后,系统将自动生成一张结算单,传存货核算系统,确认采购成本;直运采购的采购发票审核后,会将数据传到应付系统,生成一张应付单,形成应付账款;
5)直运销售业务发票结算,销售成本取自采购发票成本。
3.2.4.多配送中心收货方式的采购业务
跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心,支持区域市场的销售,但采购业务通常由公司一个采购部门进行统一采购;企业采购部就需要根据多个配送中心需求进行采购,然后分配到多个配送中心,通常可以通过订单到货安排,安排供应商在什么时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。
主要特点:
1)多区域分销企业,全国多配送中心、多仓库;
2)企业级的集中采购;
3)集中订货,但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货;
4)总部统一进行采购结算。
图注:
1)通常销售部门根据销售计划制定采购计划;
2)采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货;采购订单通常为按月执行的大订单,便于供应商的生产备货;
3)采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况,制定到货计划安排,并通知供应商依据到货计划送货;
4)配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备;
5)供应商统一开票,系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算,确认应付,并依据应付进行付款。
3.3.如何对供应商进行统一规范、准确评估
图注:
1)建立供应商和存货关系,建立供应商评估基础;
2)设置供应商评估标准,以标准评估供应商;
3)查询已有历史采购交易中,查询供应商供货价格、质量及交货履约情况;
4)冻结不合格供应商,控制不再与该供应商发生交易;
5)供应商重新评估合格后,将会重新纳入企业候选供应商。
3.4.如何获得合理采购价格,有效控制采购成本
图注:
1)计划员提出请购申请;
2)采购价格管理员根据请购申请询价,同时,也可以自制询报价单;
3)选择询价供应商,供应商报价后,协商最终采购价格,形成价格审批单;
4)价格审批单价格除来自询报价单外,会获取采购合同价格,同时,也可自自制询报价单;
5)根据价格审批单价格形成采购订单价格;
6)采购订单除了可以通过价格审批单中的信息生成外,也可以取历史采购价格和已存在的价格审批单信息生成,从而可以减少比价过程。
3.5.如何掌控集团全局库存,合理控制库存水平;
为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。
现存量查询:
动态库存查询:
多物料属性库存管理,包括多计量、批次、保值期、自由项、序列号、条形码等:
3.6.如何有效地规范和控制集中采购业务流程
规范流程:
建立规范业务流程,确保企业业务运作的规范性。
流程可控:
企业在处理业务时,将会受到业务规则的控制。
流程可调:
根据企业业务发展需要,实现业务流程及时调整。
3.7.如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况
为领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。
5.4.集采平台构建
主要功能:
1)合同管理:
反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况,并可实现对具体采购业务的控制;
2)供应商管理:
建立供应商的考核、评估体系,对供应商进行合理的评估;
3)采购计划:
制定企业年度采购计划,指导企业采购业务执行;
4)采购价格:
通过询报比价,确定物资采购价格,作为采购执行的依据;
5)采购管理:
以采购订单为核心,反映企业采购业务运作,并提供多种查询、分析报表;
6)内部交易:
处理企业内部交易的物流、商流、资金流,通过业务协同,使得交易信息在各方得到实时反映;
7)库存管理:
从数量角度管理物资的出入库业务及特殊业务,实时反映企业现有库存及预计库存,提供各种库存分析报表;
8)存货核算:
从资金角度管理物资的入库业务,计算物资成本;
9)发运管理:
通过发运计划、发运单等统一协调集团企业的物资运输,并通过计算相关的运输费用实现与财务的集成应用;
10)质量管理:
定义的合格品范围,对采购到货物资进行质量检验,并根据检验结果对货物进行处理。
5.5.方案优势分析
5.1提供集团供应商管理平台
集团统一管理供应商:
评估供应商:
5.2支持集收集结管理模式
由总部完成收货入库和收票结算:
5.3.支持分收集结管理模式
由提出需求申请公司收货入库,总部完成收票结算:
5.4.支持分收分结管理模式
提出需求申请公司完成收货入库和收票结算:
5.5.支持统签合同采购模式
总部统一签订采购合同,分配到下级公司,控制下级公司采购业务:
5.6.支持优质优价采购
确定优质优价标准:
根据检验结果计算实际入库数量:
根据检验结果,按照优质优价标准计算采购价格:
5.7.实现多配送中心收货
图注:
在采购订单中进行到货计划安排,确定向哪些配送中心配货。
5.8.支持公司间业务单据的协同
由总部触发的公司间调拨业务:
由销售订单生触发的公司间调拨业务:
5.9.提供较完整的采购价格管理体系
确定询价物资:
生成价格审批单:
依据审批后的价格下达采购订单:
5.10.基于角色的权限分配
用户权限分配涉及到三个方面:
1)设置角色关联公司:
2)为角色分配权限:
3)为用户分配角色:
5.11.实时的例外事件管理,支持多种预警功能
保质期临近预警:
库龄预警:
采购到货预警:
5.12.支持审批流,满足集团管理要求
图注:
采购订单支持集团采购员审批的流程;当采购金额超过10000万元时,转由总部采购员审批。
5.6.价值分析
●协助企业建立了集团级供应商管理平台,统一对供应商进行资质审核、评估,使得供应商的管理更加科学、合理;
●充分发挥了集中采购的规模优势,降低了采购价格;
●通过集中掌控主要物资的库存,使得物资调配更加合理,库存水平明显下降,资金占用更趋合理;
●实现了对采购价格执行情况实时、动态分析,有效地控制采购成本;
●采购业务处理流程更加规范、合理,采购漏洞逐渐减少。