会议费管理办法.docx
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会议费管理办法
会议费管理办法
第一章总 则
第一条根据《AA省省直机关会议费管理办法》（闽财行〔2017〕17号），特制定本办法。
第二条本办法适用于学院举办（含主办、承办、协办）面向校外的各类会议、论坛，包括国内业务会议、国内管理会议。
国内业务会议：
是指因开展教学、科研及学科建设、社会服务等业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、座谈会、验收会、答辩会等。
国内管理会议：
是指在本院举办的除国内业务会议之外的其他国内会议。
学院党委会、院长办公会、专题会、教职工大会、教代会及其他日常工作布置等内部会议，不属于本办法会议管理范畴，不得以会议费的名义报销住宿费、餐费。
在培训项目实施过程中举办的相关论坛、研讨会、座谈会、答辩会不属于本办法会议管理范畴，相关费用按培训费管理办法实行。
第三条举办会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量和规模，规范会议费管理。
第四条各部门应将会议费纳入部门经费预算，严格会议费预算管理，控制会议费预算额度。
第二章会议审批和管理
第五条严格执行会议审批制度，控制会议数量。
各部门应事先填写《AA教育学院会议费预算单》（附件1），按以下流程送审后方可执行：
（一）国内业务会议
研修部举办的教学业务会议由培训管理处审核、报分管领导审批;研修部举办的科研业务会议由科研处审核、报分管领导审批；职能部门举办的教学、科研业务会议报办公室按规定程序报批。
（二）国内管理会议
职能部门举办国内管理会议报办公室按规定程序报批。
第六条各部门未经审批不得以学院名义对外承办（承接）各类会议。
经审批准予对外承办（承接）的会议按照“谁承办（承接），谁负责；谁批准，谁监督”的原则，由具体承办（承接）部门负责具体会务工作。
第七条严格控制会议会期和规模，会期和人数根据实际工作需要，从严确定。
业务会议参会人员不得超过200人，其中工作人员控制在会议代表人数的8%以内；管理会议参会人员不得超过50人，其中工作人员控制在会议代表人数的6%以内；会议报到和离开的时间合计不得超过1天。
第八条参会人员以在榕单位为主（超过50%为在榕单位人员）的会议，原则上应在福州市召开，确需到福州市外召开的，应经业务主管部门审核，报办公室按规定程序报批。
第九条会议原则上安排在本院会议场所举办。
在院外举办的会议应当到定点会议场所召开，会议定点场所可在“党政机关会议地点场所管理信息系统”（http:
//******************）中查询，按照协议价格结算费用。
也可选择未纳入定点范围、价格低于会议综合定额标准的其他单位内部会议场所。
第十条会议召开地代表原则上不安排住宿。
工作人员除必须住会外，不安排住宿。
第三章会议费开支范围、标准和结算报销
第十一条会议举办者是会议费的直接负责人，对会议费预决算和收支及原始凭证的真实性、合法性、合规性承担直接责任。
会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度，据实报销会议费。
第十二条会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
交通费是指用于会议代表接送站,以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
第十三条会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。
对于未发生的事项，报销限额应按明细标准进行相应扣减。
会议费综合定额标准（元/人天）如下：
会议类别
住宿费
伙食费
其他费用
合计
国内业务会议
300
130
70
500
国内管理会议
270
130
50
450
（一）综合定额标准是会议费开支的上限，各部门应在综合定额标准以内结算报销。
（二）其他费用包括会议场地租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等。
（三）不安排住宿或住宿费由参会人员自行承担的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行，如有发生会务组用房费用，列入“其他费用”。
（四）不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准执行。
第十四条下列费用纳入会议费预算，但不计入会议费综合控制定额，从相应的支出科目中据实列支：
（一）会议代表差旅费。
会议代表参加会议发生的差旅费，原则上回所在单位报销。
对确因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，可参照学院相应差旅费标准，在会议承办部门相关经费列支。
（二）参会专家人员费用。
会议举办者根据工作需要，可按相关规定标准向邀请参会专家发放咨询费、评审费、讲课费，在会议承办部门相关经费列支。
第十五条会议劳务费（含咨询费、评审费、讲课费等人员费用）的开支要规范管理，发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。
在学院有工资收入的会议工作人员不得从会议费中开支劳务费。
第十六条对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用。
对于采用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，可以适当向参会人员收取会议费用。
会议费用收取的标准应在会议费预算列明，收取的费用应全部纳入学院财务统一管理，列“暂存款”科目核算。
会议报销应优先使用收取的会议费用。
收取的会议费用报销后如有结余，转为各部门相关经费收入用于补充教学、科研支出。
第十七条会议费报销应按会议费预算执行。
如因特殊情况，实际支出超出预算的，须提出书面申请报会议审批部门同意后方可报销。
第十八条主办、承办或协办单位在会议结束后应当及时办理报销手续，原则上在会议结束后一次性报销完毕。
会议费报销时应当提供：
会议通知、会议预算单和决算单（附件2）、实际参会人员签到表（附件3）、会议服务单位提供的发票、费用明细单据等资料。
第十九条会议费支付应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。
第四章监督管理
第二十条各部门对其所举办、承办、协办的会议承担监管责任，会议所使用经费的项目负责人承担直接责任。
相关责任人应切实加强会议费的管理，严禁列支与会议无关的费用。
第二十一条各部门在会议结束后应当将非涉密会议的名称、主要内容、人数、经费开支等在学院公告栏公示（附件4）。
第二十二条严禁各部门借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。
各部门应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房;会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量,安排自助餐或工作餐，严禁提供高档菜肴、不得安排宴请，不得提供烟酒;管理会议会场不制作背景板，不提供水果和茶歇。
不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观;严禁以任何名义发放纪念品;不得额外配发洗漱用品。
第二十三条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：
（一）预存、套取会议费设立“小金库”的；
（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费的；
（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；
（四）违规报销与会议无关费用的；
（五）其他违反本办法行为的。
对发现问题的单位，由纪检监察室、财务处等部门责令改正，追回资金，并视情况予以通报。
对直接责任人和相关负责人，按规定予以纪律处分。
涉嫌违法的，移送司法机关处理。
第五章附 则
第二十四条会议费综合定额标准根据物价等因素另文进行动态调整。
第二十五条本办法由办公室、财务处负责解释。
第二十六条本办法自发布之日起施行，原《AA教育学院会议费管理办法》（闽教院办〔2014〕21号）同时废止。
附件：
1.会议费预算单
2.会议费结算单
3.会议签到表
4.会议费公示单
附件1
AA教育学院会议费预算单
会议名称：
（××类）
会议时间：
年月日至月日
会期（含报到和离开时间）：
天
会议地点：
会议对象：
总人数：
人
其中：
外地代表人
本地代表人
工作人员人
会议费预算：
元
其中：
住宿费元
伙食费元
其他费用元
（1）会议场地租金元
（2）交通费元
（3）文件印刷费元
（4）医药费元
（5）元
审批人：
财务审核人：
经办人：
附件2
AA教育学院会议费结算单
会议名称：
（××类）
会议时间：
年月日至月日
会期（含报到和离开时间）：
天
会议地点：
会议对象：
总人数：
人
其中：
外地代表人
本地代表人
工作人员人
会议费预算：
元
实际开支：
元
其中：
住宿费元
伙食费元
其他费用元
（1）会议场地租金元
（2）交通费元
（3）文件印刷费元
（4）医药费元
（5）元
审批人：
财务审核人：
经办人：
附件3
AA教育学院会议签到表
会议名称
会议时间
会议地点
序号
姓名
工作单位
职务/职称
联系方式
签字
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
附件4
AA教育学院会议费公示单
根据《AA教育学院会议费管理办法》要求，现将＿＿＿＿＿＿（会议名称）实际开支情况予以公示。
公示期5个工作日，＿＿＿年＿＿月＿＿日至＿＿月＿＿日。
联系电话：
＿＿＿＿＿＿
会议名称：
（××类）
会议时间：
年月日至月日
会期（含报到和离开时间）：
天
会议地点：
会议对象：
总人数：
人
其中：
外地代表人
本地代表人
工作人员人
会议费预算：
元
实际开支：
元
其中：
住宿费元
伙食费元
其他费用元
（1）会议场地租金元
（2）交通费元
（3）文件印刷费元
（4）医药费元
（5）元
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