出差管理规定(正式).doc
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COOPOOL珂珀行政管理制度规范
出差管理规定
为加强公司财务管理，控制费用开支，本着精打细算、勤俭节约、有利工作的原则，根据行业特点和公司实际情况，特制定本规定。
一、出差定义
具有下列条件之一，经总经理或分管总监（经理）批准的外出为出差。
1、被邀请参加各种与公司有关的会议、培训；
2、应公司安排或客户（协作单位）要求赴客户（协作单位）所在地洽谈业务、签订合同、商品管理或工程安装；
3、解决客户投诉或为客户提供技术技能培训；
4、公司安排观摩新品、采集流行信息、设计素材采风；
5、需外出处理的公司其他业务或特殊工作。
二、出差申请、报销程序
由出差人员填具“出差申请单”，报本部门经理、分管总监（经理）审批，各体系总监（经理）出差报总经理（副总经理）批准。
“出差申请单”须注明出差事由、目的地、往返时间、交通工具、需住宿及补贴金额、可借支差旅费金额等（报销时加注出差事实和效果）。
各办事处（分公司）人员出差按隶属关系，由所属部门记录并代为填具“出差申请单”，报分管总监（经理）审批，超过规定标准时须报总
1、经理审批，经批准的“出差申请单”为公司预借差旅费、报销差旅费的必备条件。
2、凭经批准的“出差申请单”，到财务部填取“借款单”借支差旅费，差旅费借支金额以往返车费、住宿费、出差补贴为限（出行时由公司代购机票或车船票的从借支款项中扣除）。
常出差有备用金的员工除出差时间较长有其他费用开支外，正常情况下不必再借支相关费用。
3、出差结束，出差人员须在回公司后3个工作日内，凭有效报销单据（住宿发票、机票、火车票、汽车票、轮船票均需正规税务发票）办理差旅费报销手续。
如需发票台头的，一律开具“宁波海曙古柏服饰有限公司”名称。
4、填好的差旅费报销单，由各出差部门初审（出差事实），然后报财务部复核（费用标准、票据规范），最后报总经理批准。
5、经批准的差旅费报销单直接返回财务部，由财务部出纳通知各报销人结算领款。
三、交通工具
总经理实报实销，其他员工一般以长途汽车、火车硬座、火车硬卧、轮船三等舱为主，经总经理特批可选择高于规定规格的交通工具，除公司高管（部门经理以上级）乘坐飞机必须分管副总或总经理批准。
非“五一”、“国庆”、“春节”三个国内旅客运输高峰期间出差，发生代理购票费用原则上不予报销（网点购票可报5-25元/张购票费）。
四、差旅费组成
交通费（限长途汽车、火车、轮船、飞机发票）+住宿费+定额补贴，若遇见节假日出差住宿，住宿费可上浮25%，其余费用标准不变。
五、住宿费、定额补贴标准如下（考虑物价等因素，每年度的具体额度和计算方式以财务部当年确认的标准为准）：
1、住宿标准：
即一个标准间标准。
计算时按标准间数计算，不按人数计算。
如1人、2人同性员工同时出差，住宿报销按1个标准间计，3人、4人同性员工同时出差时，住宿报销按2个标准间计，依此类推。
2、住宿费：
凭住宿发票报销，超支自理。
出差目的地公司设有分公司（办事处），能安排住宿的，不再报销住宿费。
3、“定额伙食补贴”：
参加会议及由公司统一食堂开支的活动（如参加外地的展会、发布会等），伙食补贴一律为每人15元/天。
人员
级别
A类城市
省会、经济发达城市B
地级市、经济发达县市C
一般县城C
住宿标准
伙食补贴
交通限额
住宿标准
伙食补贴
交通限额
住宿标准
伙食补贴
交通限额
住宿标准
伙食补贴
交通限额
副总
350
70
60
300
40
40
250
40
30
220
40
20
总监
300
70
60
250
40
40
200
40
30
180
40
20
总监级以下
250
50
40
200
40
30
150
40
20
120
40
10
备注：
①A类城市：
是指北京、上海、广州、深圳、大连。
②B类城市：
是指全国省会及温州、青岛、东莞、珠海、无锡、苏州、佛山、厦门、汕头、株州、柳州等经济发达城市和总代市场所在地。
③C类城市：
是指地级市及江苏省（苏州、无锡、常州、南通、镇江、泰州、南京、扬州）浙江省（杭州、绍兴、温州、嘉兴、湖州、宁波）、广东省（广州、深圳、汕头、珠海、佛山、惠州）、山东省所属（烟台、青岛、威海）、四川省（绵阳）等地区所属县市以及浙江省义乌、永康、东阳、江山、青田、温岭、玉环等经济发达县市。
4、总监级以下人员在已开发总代所在地的，一律以经济型商务酒店及总代指定的协议酒店入住、赴重庆市区出差的无特殊应酬一律入住经济型商务酒店或协议酒店。
（总代所在地协议酒店将由市场部与总代协商决定，并将酒店名称、订房电话制成张贴表格公布）。
5、公司所有人员，至B类以上城市（省会、经济发达地市、A类大城市）出差的，无特殊业务招待需求，一律以入住经济型商务酒店为主。
6、驻外机构人员“市内交通补贴”按100元/月包干使用。
6、交通费用必须凭发票按实际报销，出租车票必须标注起点和终点及时间方能报销。
任何个人出差期间提供的发票必须真实，如遇虚开或多开的，一经查实，多开或虚开的部分将处以10倍处罚，情节严重的将以开除处理。
7、核定住宿费用是否超标，将根据实际出差地点的应住宿标准的累计费用来核定。
如超过累计标准的，超标部分将自理。
六、出差天数的确定：
员工出差原则上24小时算1天，超过8小时但不满24小时的按1天计；超过4小时低于8小时的按半天计。
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