设计院信息化建设远景目标及近期工作计划.docx

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设计院信息化建设远景目标及近期工作计划

公司信息化建设远景目标及近期工作计划

一、信息化建设要解决那些问题、提高那些效率？

1、工程项目的设计过程往往需要多个不同专业、不同层次的人员齐心协作才可完成。

设计组成员之间交流沟通的低效率严重地影响到项目的顺利实施，使用传统的交流协作方式由其自身的限制会越来越难大幅度提高工作效率；

2、随着设计成果的逐年累积，图纸、文档等资料的数量迅速增加，保存、管理和检索的工作量越来越大，在人工管理的方式下极易出错，甚至会造成图纸、文档等资料的遗失；设计人员非常希望方便地共享并重复利用以前的设计成果，在人工管理的环境下，由于人工操作的限制，过于松散的图档管理体制容易造成重要资料的流失。

而为安全考虑而设置的图档借阅审批机制由于其繁琐的审批程序严重地影响了工作效率。

3、每位人员的设计成果只存储在自己的机器中，当有硬盘损坏或其他无法恢复的错误发生时将会导致大量数据毁灭；

4、由于部分设计人员业务素质和职业道德水平不高，出现随意打印各种图纸、文档等资料的现象，甚至打印私人需要的资料，造成打印出图所用的耗材大量浪费，加大了设计开发的成本；

5、随着公司工作人员逐渐增多，公司及部门领导很难清楚了解到工作人员的工作内容及工作效率情况，这对公司及部门领导及时准确把握员工工作动态、督促各项工作完成造成许多困难；

6、上班期间员工只顾上网、聊天、听音乐，忙于自己的私事，导致工作效率低下；频繁下载及在线看视频，导致公司网络堵塞卡滞，影响公司正常网络办公需要；经常不经意间登录非法及频繁下载一些非法文件，导致病毒木马经常侵袭公司电脑及网络。

因此，公司迫切需要一个能提高沟通协作效率，加强公司领导对涉及人员的合理调配、优化组合，并能在充分保证安全性的前提下，有利于实现资源共享、反复利用图纸、文档等资料的，简单、实用的信息化管理系统平台；

二、信息化建设远景目标

综合办公管理模块、工程项目管理模块和图档管理模块。

1.综合办公管理模块

综合办公管理模块包括公文管理、人力资源管理、财务管理、公共资源管理、资质管理、日常办公管理等。

该模块主要实现企业日常行政事务管理。

（1）公文管理。

实现发文管理、收文管理、文件归档、文件目录打印、数据统计、检索查询、公文流转、提供最新标准公文格式模板、支持公文返回功能、流程自定义功能等功能。

（2）人力资源管理。

人力资源基本信息管理、干部考核管理、人力资源调配、考勤、绩效、工资、职称、保险、职工教育培训、人事档案等功能。

（3）财务管理。

主要为职工工资、公共财务资源查询、项目成本核算、项目信息查询及财务数据分析。

（4）公共资源管理。

包括车辆管理、物资设备管理、办公场地管理等工作。

（5）资质管理。

主要针对企业设计资质等所需条件的计划申报和人员培训等工作。

2.工程项目管理模块

该模块可以归纳为经营管理和设计项目管理两部分。

（1）经营管理。

经营管理是公司前期工作的重点，包括项目招投标管理、合同管理、外包管理、质量管理等。

该模块基本上属于项目的立项计划管理，是设计项目总流程的前提。

招投标管理。

合同管理：

合同基本信息录入、合同分类管理、合同审批管理、合同过程收费管理、合同查询权限设置、合同报表格式设置管理等功能。

外包管理：

将工程外包给其他设计单位，以缓解本公司的工作强度，达到客户所要求的工期。

质量管理：

系统贯穿ISO9000质量体系的思想，对整个生产业务的计划、生产、成果、控制、质量、流程等全过程进行管理与控制。

（2）设计项目管理。

用该分系统可以对项目的计划、控制及质量进行有效管理，尤其是在质量管理方面应提供强大的支持功能。

主要包括项目策划、设计过程控制、项目变更、质量管理等内容。

项目策划：

项目负责人指定以及项目分解、专业分工、项目组成员确定、计划任务、进度制定、审批、下达、变更、反馈及跟踪估算项目的规模及所需资源，制定项目进度表，识别并分析项目风险，协商工作约定。

设计过程控制：

实现设计基础资料、工程分析及计算文件、设计成果、互提文件等信息集成、共享、存储及查询，图纸的设计、复核、审定、设计文件和图纸会签、协同设计等功能。

提供了项目执行人员在接受到任务后的具体设计、成果的提交；设计成果的校审或会签过程。

项目变更：

提供对项目过程中各种变更，如项目计划变更、人员变更、任务委托、设计变更等变更的管理，满足各种突发情况的要求。

3.图档管理

包括电子图档的归档管理、科技图书管理、纸质文档管理、标准规X管理、期刊管理等。

实现档案的编目、组卷、立卷、销毁、借阅、修改案卷、删除案卷、查阅案卷、自动催退、强制归还、订购计划等功能。

电子文档的借阅要有安全可靠的技术保障，要有日志记录。

但是推进公司管理信息化要根据宏达发展战略制定整体规划、避免孤立设计或实施某项管理，防止形成信息孤岛和重复投资，尤其是内部管理水平要跟上信息化建设，避免硬件和软件的浪费，从而真正通过信息化建设在不增加人员的情况下提高生产效率。

三、当前公司信息化建设方案要点

1、鉴于公司目前的管理水平和已有的软件、硬件配置，可以暂时从三个方面开始简单的实施信息化建设：

（1）、上网行为管理

（2）、电子文档存储管理（设计人员资源共享）

（3）、简单项目管理

2、每种信息化模块的建设，必须有两部分组成，一是相应的软件，二是配套的流程制度；

XX宏达石油天然气工程XX员工

上网行为管理方案

一、网络现状：

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\小牛给的文件夹\人力资源docppt\内容已完成-页眉页脚页码-白字-文件夹doc2\新建文件夹\.hd-tl\UserCenter.aspH:

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公司推广信息化建设、建立网络应用环境是为了提高工作效率，降低办公成本。

然而，网络也是各种娱乐活动的渠道，也是分散办公人员精力、生产力流失的根源，通过、MSN、U盘、网盘，重要资料的泄漏和不可控的安全隐患给经济带来损失风险以及给企业带来诸多负面影响。

目前公司有服务器一台，入网电脑80台。

公司仅通过服务器对员工上网流量进行了控制，并没有控制上网权限

二、公司网络安全性及效率性方面：

1、公司内部办公人员使U盘，第一公司资料很容易流失，第二U盘传播病毒速度非常快。

2、内外传递资料非常便捷，使得企业XX资料容易外泄。

3、现行网络流行ＱＱ、MSN聊天工具功能非常强大，文件可以相互快速传递。

4、现行的网络盘、免费越来越大，上传文件速度也非常快。

5、员工利用上班时间上网从浪或私聊，产生劳动用工的浪费。

6、仅有一台服务器如果发生故障，，将导致资料的丢失。

说明：

1、因为就目前公司使用的服务器无做到监控的收发的内容，堵止一

些非法的进入。

2、开通上网ＱＱ权限就无法控制到使用ＱＱ、MSN以及其它聊天工具的文

件传速。

3、只要具备上网权限的就无法禁止网络发送，更做不到监控的内

容。

解决上述网络主要安全问题:

第一种方案：

在不增加硬件及软件（或少许简单软件）的情况下采用如下管理手段：

1、上网权限管理

关闭某些在岗人员上网权限，这些在岗人员在工作中，不会或很少与外部发

生业务往来。

如果被关闭上网权限的人临时需要与外部人员进行资料传递，可让项目秘书代为传递；

在用户管理上，将公司上网用户按权限分为几类

A类用户无上网使用权限的限制，使用者包括公司领导及经公司领导批准的

人员；

B类用户无有部分使用权限的限制（如不能上网炒股），收发不限；使

用者有中层干部及经中层干部批准的人员；

C类用户无上外网的权限，收发不限

D类用花无上外网的权限，只能与局域网其它人进行消息收发，可收外

部，但不能发外部；

2、USB端口管理

直接物理封锁电脑的USB接口，只保留部分人员（经部门领导申请，分管副

总批准），部门领导，项目秘书的USB接口。

3、管理

在公司服务器内配置公司专门的互联网专业，公司互联网将是

“schdsy.”

公司给每个员工一个账号用于的传递，并通过服务器设置禁止在公

司使用任何私人（并且这样也便于公司企业形象统一宣传）；并且每台电脑安装OUTlook，便于员工迅速的处理。

4、及时通讯软件（QQ/MSN）管理

取消QQ群，安装RTX或FEIQ等局域网及时通讯软件，局域网内（公司总部）

信息沟通、资料传递可用局域网及时通讯软件，涉及到分公司的资料传递，一是采用OA系统进行传递，二是通过项目秘书作为中间传递者。

优点：

节约成本；

缺点：

服务器需做专业处理，公司目前没有人可以做（OUTLOOK我可以安装

并做培训，单服务器处理，需要专业人士）。

第二种方案

上网行为控制服务器（硬件）、网域\价格：

控制150台电脑　4000元——

20000元不等（原来我们公司用的是20000，可由行政部在实施时重新询价）。

主要功能：

监视并记录通过OutLook、Foxmail等收发工具接收和发送的内

（含附件）。

监视QQ、MSNMessenger聊天内容，及传输文件。

监视通过BBS、论坛提交的任意信息。

封堵BT、电驴等P2P软件，及网上下载资料。

可监控到上网的URL、标题、访问时间等。

记录FTP详细命令监控/FTP上传文件名、文件内容。

可动态（或静态）截取任意办公电脑的屏幕。

禁止USB接口，光驱，软驱。

可实时看到每台上网机器的网络流量（上行流量/下行流量）。

上网行为控制，还可以通过上网行为控制软件来进行，但由于上网行为控制软件通常较贵（入网电脑*每台电脑价格），切需要专业人员维护，就不在本方案中推荐。

XX宏达石油天然气工程XX设计项目管理信息化方案

一、设计项目管理信息化的目的

    设计项目管理系统是一个多角度、多层次进行协同工作和管理的沟通交流平台。

一方面可以配合人力资源、市场经营、知识管理、科技质量、综合办公等其他业务系统，实现业务数据共享、业务流程互通。

一方面实现了项目成员有效地沟通和协作，最终提升了工作效率，让整个项目过程更加有序。

从项目管理的不同层级上来说，可体现以下主要价值：

让公司领导/部门经理全面了解项目执行情况，对项目的整体把控做到心中有数用真实有效的数据作为企业决策的依据。

让项目经理抛开企业项目发布和共享计划不方便的苦恼，全面启用在线项目

计划的编写，让团队成员及时了解项目计划和项目信息。

提供给项目团队一个开放的项目沟通平台，使项目信息的执行过程可视化，

沟通更顺畅。

让项目成员及时反馈项目执行的状态及问题，使得项目风险和问题及早发现并解决。

加强对项目关键节点的流程控制，便于项目和组织级知识的积累和利用，轻

松解决项目管理中面临的流程控制和知识管理方面的挑战。

固化不同类型、规模的项目流程形成多个项目模板，可快速套用对项目任务

分解路径、项目核心资源分配、项目审批流程和表单能进行标准化和自动化处理。

二、项目管理系统的分类选择

项目管理系统一般有两种类别，一是向专业软件公司采购标准项目管理软

件，优点是价格便宜，但公司缺少灵活性；二是请软件公司到公司咨询，定做专业的软件（通常也在数万元以上），优点是可根据公司实际情况进行软件设计，缺点是价格偏贵（几十万不等）。

根据公司实际情况，建议使用微软公司的MicrosoftProject，一是可用下载该类软件，二是公司掌握项目管理系统，甚至熟悉了解项目管理方法也需要时间，可借助这套软件来做一个以后公司项目管理信息化的预热。

三、实施计划

考虑到公司目前的生产经营现状，建议在2012年初开始实施。

第一阶段的目标是：

科室主任及项目秘书能使用PROJECT编制项目计划，高层领导及部门员工能通过统一平台阅读项目计划

1、成立PROJECT实施项目组，或成立一个信息管理中心挂靠在某个部门下（建议是后者，可以总体上负责建立健全公司计算机及网络管理，以及分阶段实施公司信息化管理）；

2、梳理目前设计项目工作流程图；

3、结合到PROJECT的要求，对设计项目策划、项目控制等流程进行调整。

并绘制业务流程图，出具相应的规定。

4、安装PROJECT软件

5、对科室主任等要进行PROJECT编制流程的人员进行相应的培训。

对普通设计人员和高管组织进行培训PROJECT软件阅读项目计划及进度的培训。

XX宏达石油天然气工程XX项目协同设计管理信息化方案

一、项目协同设计信息化介绍

协同设计平台是将项目负责、专业负责、设计和校审人员通过网络组成有机的协作体。

从图形的设计、校审到打印归档等都严谨条理、井然有序。

各类人员可方便地监控相应的工作进程，并可由相应的功能进行智能提示和催办。

软件还可以根据各种要素做灵活的查询和统计，与AutoCAD之间紧密嵌合，所形成的图形具有自动版本更新、自动属性记录和自动智能导向等功能。

协同设计软件会在不增加任何工作负担、不影响任何设计思路的情况下，自动理顺设计中的每一X图纸，记录清楚其各个历史版本和历程，使得图纸环节的流转及时顺畅，资源共享充分圆满、提高了设计效率；

二、基于OA系统的部分系统设计功能实现

根据公司现有资源和管理水平，项目协同设计信息化目前时机还未到；应当在公司有一定管理规X性的情况下实施，目前可以基于目前公司OA系统来进行。

1、目前公司OA系统功能

OA系统是属于系统办公系统，与协同设计系统还是有一定区别。

公司目前的OA系统，可以实现（或通过二次开发）如下功能：

协同办公系统常规模块：

（1）电子公告；

（2）电子（有反馈的功能）；（3）通讯录；（4）日程安排;（5）工作日志（有领导点评的功能，实现双向沟通）；（6）公文包（可以分权共享相关文档资料）；（8）手机短信（电子、工作流、公文等都实现和短信结合进行提醒）；（9）信息管理；（10）会议管理；（11）审批常用语管理；（12）私章管理（13）任务管理等等（14）投票管理；（15）部门新闻管理（16）法律法规（17）聊天室（18）bbs论坛

其它管理模块功能：

实现人事档案管理、车辆管理、资产管理和办公用品管理等

工作流审批功能：

除了正式的公文之外，其它的内部审批的文档也可以以工作流的方式实现。

例如，请假单、请款单等等

2、公司OA系统实施现状

由于目前公司OA系统没有前期的策划，以及上线后相关配套制度、工作流程的规定，导致出现了两个结果，一是OA系统的功能没有实现作用，二是员工基本上还没有开始使用OA系统。

3、通过OA系统实现协同设计中资源共享的功能。

具体实施工程是：

（1）收集相关业务手工流程，并绘制流程图

（2）配套制度建立以及上线后流程优化

A建立《oa系统使用管理办法》、

目的是针对员工使用OA系统协同办公，尤其是图档使用进行行为规定

B《电子档案归档管理办法》

对设计人员就项目档案的分类、归档的流程及时间节点、归档人责任进行规定。

C结合上线前手工流程及OA系统特点，编制上线后的流程蓝图。

（2）设计人员、项目秘书培训

（3）已完成的设计项目资料进行数据上传

（4）试运行2个月

（5）结合试运行问题汇总，进行二次调整和开发。