举办会议策划书doc.docx

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举办会议策划书

一、策划书名称

尽可能具体的写出策划名称，如“×年×月××活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

二、活动背景：

这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述；具体项目有：

基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。

其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析（SWOT分析），将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。

如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

三、活动目的、意义和目标：

活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。

活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性

四、资源需要：

列出所需人力资源，物力资源，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。

可以列为已有资源和需要资源两部分。

五、活动开展：

作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。

在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。

人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。

这里可以提供一些参考方面：

会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。

请根据实情自行调节。

六、经费预算：

活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。

七、活动中应注意的问题及细节：

内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。

八、活动负责人及主要参与者：

注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位（如果是小组策划应注明小组名称、负责人）。

备注：

1、本策划书提供基本参考方面，小型策划书可以直接填充；大型策划书可以不拘泥于表格，自行设计，力求内容详尽、页面美观；

2、可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；

3、如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订；

4、策划书需从纸张的长边装订；

会场策划注意事项

◇会场预约◇

　　我们将根据你的需要，为您具体分析各种情况作出最完美的策划;我们将根据会议的级别,为您选择会议举办地;我们将根据会议对周边环境的要求，为您确定具体举办地点;我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前为您预约。

◇负责会场的布局，设备安装调试◇

　　我们将根据会议的具体情况，为您设计并安排会场的布局，细致周到地设计好所有的细节；我们将根据您的需要，为您提供会议所需要的所有设备，并提前安放在指定位置；我们将根据您的需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

◇印刷材料的设计制作◇

　　我们将为您的会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务;我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案;我们将会为您的印刷品指定专门的厂家生产以及印刷;我们将根据您的需要，提前把印刷品送到会场或指定位置.

◇参会者的接送◇

　　我们将根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;我们的专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店.

◇参会者的餐饮◇

　　我们将根据参会人员的喜好，为您预定各种形式的餐会：

西餐、中餐、自助餐、宴会等等;我们将根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，为您推荐不同的用餐地点.

◇参会者业余时间的安排◇

　　我们将根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式;我们可以为您设计专门的旅游线路，方便您的出行;我们将为您介绍下榻酒店附近的娱乐设施，供你选择。

会前策划书

一、会前策划

[第一步]--  |明确会议需要做些什么|

[第二步]--  |确定由谁筹划会议，策划者的职责及任务|

   1.会议筹划者的职责

   2.会议筹划者的任务

[第三步]--  |明确会议目的和目标|

[第四步]--  |保持沟通|

[第五步]--  |进行会议预算|

    1.制定财务目标

    2.制定预算

[第六步]--  |安排会议召开日程|

[第七步]--  |选择最适合召开会议的酒店|

    1.列出可供选择的清单

    2.选择合适类型的场所

[第八步]--  |邀请相关领导、专家与会|

[第九步]--  |邀请相关人员参加会议，并做好回执统计工作|

二、会议策划后的组织工作

[一]--  |提供会务组人员的安排|

[二]--  |提供会议资料的印刷|

[三]--  |提供会议资料、器材的存放及摆放|

[四]--  |根据需要提供会议召开的庆典服务。

充气拱门、门前横幅、氢气球等|

[五]--  |提供会议中特殊要求的视听设备|

[六]--  |提供会议人员的胸卡制作|

[七]--  |根据会议性质和规模安排会议室的布置|

[八]--  |为会议室提供会议标语、及各种指示牌|

[九]--  |邀请相关人员参加会议，并做好回执统计工作|

[九]--  |会议期间提供简单文具用品纸、白板等|

[十]--  |提供会议人员的酒店房间分配、签到工作|

[十一]--  |会议期间提供茶水、矿泉水等饮料|

[十二]--  |会议期间提供简单文具用品纸、白板等|

[十三]--  |提供会议要求，提供礼仪小姐、翻译人员服务|

[十四]--  |安排与会议人员餐饮|

[十五]--  |为会议安排活动|

[十六]--  |提供电脑、投影仪等的紧急维修服务|

[十七]--  |安排记者招待会|

[十八]--  |收集剪报|

三、会议结束后

[一]--  |安排好会议人员的返程票务预订及分发|

[二]--  |安排提供会后观光考察|

[三]--  |安排好会议人员的送站工作|

会议分工明确

（一）会议分工明确

　　会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组，重要会议可设专职服务员，并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。

1、秘书组

其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作，并协助会务组做好相应工作。

2、会务组

其主要任务是负责会议会务工作，包括：

（1）下达会议通知；

（2）负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；（3）迎送、接待主讲人，负责食宿安排；（4）支付各类费用；（5）财务结算。

   3、保卫组组织人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等，同时协助会务组做好相应工作。

4、后勤医疗组：

做好会议期间人员的应急医疗工作。

在整体运作过程中秘书组、会务组等各司其职，但又需要默契配合，互相支援，形成一个整体，保证会议顺利进行。

（二）会议通知

1、通知应简明准确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。

2、通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。

若需报名单，则要注意统计姓名、性别、职务等项。

3、大型会议应当印制会议指南。

内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。

（会议秩序册应在参会人员报到时发放）

   4、需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。

  （三）会议材料准备

　　1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。

应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。

会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。

2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关，应注意是否齐全。

如有可能，会务人员应与相关处室逐页核对。

主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的，均应尽量满足其要求。

　　（四）会场布置

   会场布置应包括以下各项：

落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。

（要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排）

　　1、会场布置形式

　　会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。

会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，宜采取分排式就座。

座谈或听取汇报的会议，宜采取圆桌式就座。

　　2、座次排列

　　座位的顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。

对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。

一般规律应是：

（1）职能部门对排名有详细规定的，以其排列的顺序为准。

（2）同等职位的，按任实职时间为先；不在职的同志，根据场合酌情排列。

（3）上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。

　　3、席签

　　席签是与会人员身份的标志。

既充分体现对该座人员的尊重，同时有清点人数的作用。

座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。

应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称。

　　4、会场环境。

　　根据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。

还应留意会场是否具有安全出入之通道。

　 5、灯光音响

　　灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。

晚上开会要做好停电的应急准备工作。

音响是保证会议开好的重要手段。

话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。

音响及话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此责。

　　6、空调、通风设备

　　适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素，会务人员应在开会之前调节好气温。

夏季室内气温高时，应考虑准备折扇等物品。

　　7、桌上摆放物品

　　主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。

（必要时准备了记录用笔及笔记本等）

　　准备好茶水、矿泉水等物品。

如会场空间小，可使用饮水机。

会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。

如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。

（五）新闻报道

　　由宣教部门准备好录音、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达。

（如有必要应事先联系新闻单位，并安排好记者的接送工作）

　 （六）车辆及食宿安排

　　如需参观，应指定车辆负责人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。

　　若无会议指南，可将食宿安排表提前交给会议主持人，在休会前告知参会人员。

　　（七）其他事项

　　1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的咨询、提醒等工作。

2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。

3、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，将有关情况报告相关领

4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。

　　5、应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。

6、视情况统一会务工作人员着装。

二、会间组织与服务阶段

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

会务人员应做好主持人或发言人不能到会的准备。

主持人不能到会，可由合适的同志代为主持；发言人不能到会，可视情况寻找替代人或取消其发言。

　 4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5、维持好会场秩序。

会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。

　　7、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意，做好临时安排的各项工作。

   8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。

9、如有必要，为与会人员预定车票、机票等。

三、会后

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。

2、组织送站。

根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。

会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送公司办按公文处理办法印发。

4、为严肃会议纪会风，对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。

5、做好会议报道工作。

会议成功的关键-如何策划会议

会议成功的关键-如何策划会议

无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：

1、需要做些什麽？

会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。

因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2、谁来筹划会议？

从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。

无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。

他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

3、会议筹划者的职责、会议筹划者必备能力和素质：

作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。

下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

1、善于与人共事。

2、善于注意小节。

3、善于解决问题。

4、善于与人协商。

5、能够管理会议财务事宜。

6、熟悉酒店运作。

7、能够安排恰到好处的菜单。

8、能够熟练操作电脑。

9、能够熟练地与视听服务公司打交道。

10、能妥善接待贵宾和外国客人。

11、熟知各种礼仪。

12、行事果断、执着。

4、会议筹划者的任务：

1、制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标。

2、制定会议议程。

3、了解可供使用的场所和设施情况。

4、选择或提议合适的场所。

5、检查并比较各项设施。

6、安排交通事宜。

7、协调会务工作人员的活动8、招收、培训会务人员和广告人员。

9、制定可行预算或按既定预算安排有关工作。

10、确定各项工作的时间安排。

11、视察选定的场所和设施。

12、与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）。

13、确定印刷公司。

14、安排食品、饮料有关事宜。

15、讨价还价。

16、同会议发言人和各位贵宾进行联系。

5、主要会议类型：

1、销售会议：

一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。

例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

2、年会：

可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

3、产品发布会：

是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

4、研讨会：

是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。

研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。

5、专业会议：

是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。

一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

6、奖励会议：

是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

7、培训会议：

一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。

这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

6、会议筹划步骤：

1、目的和目标：

确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些：

2、培训、通知、教育、探讨问题、做决策

3、引入新事物或介绍新人员

4、激励、开发、展示、促进与改善、解决问题

5、讨论如何赢利

7、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：

1、预计召开会议的日期；

2、会议预计召开几天；

3、打算在什麽地方召开会议；

4、会议形式或程序是什麽；

5、需要多大的场地；

6、以前开过这样的会议吗？

结果如何；

7、将有多少人到会；

8、会议预算是多少；

9、与会者对费用开支很在意吗？

10、打算选用什麽级别的酒店和设施；

11、打算选用最高级的房间标准是什麽；

12、谁来制作会议邀请函；

13、会议需要向与会者打印相关资料吗？

14、会议的发言人有哪些？

15、会议需要什麽样的视听设备；

16、需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；

17、与会者可以携带家属吗？

18、打算为与会者安排一些特别活动吗？

打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？

是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？

19、由谁来承担这些活动的费用。