招标文件的制定与关键点控制.docx
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招标文件的制定与关键点控制
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通过学习本课程，你将能够：
●掌握招标文件的基本格式规范要求；
●了解合同条款的类别及层次；
●学会合同风险控制的方法；
●熟悉招标公告与信息发布的要求。
招标文件的制定与关键点控制
一、招标文件的基本格式规范要求
1.招标文件的基本格式
第一部分：
招标邀请；
第二部分：
投标须知。
作为投标者应该知道的时间、资格等要素；
第三部分：
工作要求说明（SOW）；
第四部分：
合同主要条款；
第五部分：
评标方法；
第六部分：
其他注意事项。
其中，工作要求说明、合同主要条款和第评标方法是重点环节。
2.招标文件范本
一般的招标文件可以涉及一些范本。
例如一个招标文件里分成几个章节，可以由企业自己设计。
表1 联合国货物采购标准范本
总 目 录
内 容
文件性质
第一章
招标邀请书
介绍本次招标的主要情况
招标人编制
第二章
投标人须知
招投标的相关规则
相对固定
第三章
投标资料表
投标人须明确的主要内容
招标人编制
第四章
通用合同条款
合同标准条款
相对固定
第五章
专用合同条款和资料表
对通用合同条款的修改补充
招标人编制
第六章
货物需求一览表
购买货物的分项和供货时间
招标人编制
第七章
技术规格
货物的技术要求和描述
招标人编制
第八章
投标文件格式范例
·投标函格式和投标报价表
·投标保证金格式
·合同格式
·履约保证金格式
·预付款银行保函格式
……
投标文件和未来签订合同中
所使用的部分格式文件
相对固定
第九章
提供货物、工程和服务的合格性
相对固定
表1中联合国货物采购标准范本分成九章，其中比较重点的是第一章、第二章和第八章。
第一章，招标邀请书。
即邀请什么人参加。
招标的项目每次都是不一样的，这个是可以调整的。
第二章，投标人须知。
企业不需要每次招标都要变更招标文件，有些章节是相对固定的，有些是专人重新编写，可以保持招标文件的一贯性，同时适合于每一次招标。
第八章，投标文件格式规范。
对投标文件格式的限制，要求投标文件按这个格式，以增强文件可比性。
同样格式的投标书，进行比较的时候会很容易，假如没有这个限制，每一个投标方都用自己的方式编写投标文件，虽然灵活度很高，到评标时就可能遇到一些困难。
格式限制的主要目的就是使评标更方便一些。
总之，做一个招标文件，要站在投标者的角度考虑，要使投标者比较准确、完整地理解招标内容，以方便应对，将来评标时可比性比较好。
如果投标文件设计得不好，就会导致很多问题。
【案例】
双输的招标文件
某企业要采购空调机，涉及很多技术规格。
在编写招标文件的时候，是由不同部门的人编写的，结果把技术参数分别插在不同的地方。
导致招标文件有六七十页。
投标者制作标书的时间很紧张，看了主要部分，就认为理解了技术要求，但是实际上还漏掉了一些技术指标，结果价格与其他公司的相差很远。
招标方觉得价格过于便宜，要求澄清。
投标方也是粗心大意，说没问题，可以担保这个价格能完成。
招标方觉得既然能担保，也承诺了，就让这个投标方中标。
中标以后，乙方开始做生产设计，然后提供给甲方（招标方）审查，结果审查不合格，有些要求没有实现。
乙方（投标方）认为自己是严格按他们的要求做的。
甲方却认为还有一些重要的要求乙方没有做到。
乙方增加条件就要加价，甲方不同意，结果只能打官司解决。
这个案例中，甲方也没有占到便宜，因为这个耽误的过程可能造成很多损失。
所以用一个好的格式，有条理地编写好一个招标文件，对双方都是有利的。
3.投标文件的基本要求
投标文件的基本要求主要有四个方面：
第一，便于投标方准确、完整地应对，以及招标方进行评标；
第二，其复杂程度以及详细程度应与采购项目的价格和风险水平相适应；
第三，严格程度既要保证一致和具有可比性的应答，又要具有足够的灵活性，以满足招标方的要求；
第四，特殊情况可以要求提供备选方案。
4.招标的邀请
国际上比较标准化的招标邀请主要有三种：
第一，RFP（Requestforproposal），建议书邀请函。
对一些复杂项目的招标邀请用RFP方式。
第二，RFQ（Requestforquotation），报价请求。
第三，ITB（Invitationtobid），招标邀请书。
简单的报价可用ITB方式。
这里的价格是指进价。
进价往往是对价格比较高、且不是单一的产品而言。
在招标邀请中，当以价格为主要决定因素时，采用RFQ或ITB，而采购项目比较复杂且主要因素并非单纯取决于价格时，可以采用RFP，因为它不仅仅是看价格。
5.招标文件的工作要求说明（SOW）
工作说明（SOW，statementofwork）是招标文件中的重要环节。
一般而言，招标文件的工作说明主要包括以下几方面：
第一，目的（objectivesofwork）或叫项目（project）；
第二，项目范围或产品说明（scopeofwork）；
第三，总体要求（generalrequirements）；
第四，质量标准（qualitystandards）；
第五，交付物清单（billofdeliverables）；
第六，技术规范（technicalrequirements）；
第七，维护和售后服务要求（maintenanceandservices）。
工作说明书的内容比较复杂，往往要涉及多个部门。
有些项目招标特别是综合性的项目，对项目的范围定义不是非常明确，或存在“灰色地带”，对于投标者来说，需要在投标书中加以界定和定义。
6.评标标准及其描述
评标标准通常是招标文件的组成部分，比较规范的招标文件应该把评标的原则描述出来。
标准可以是客观的（如资质）或者是主观的（如具有类似项目的经验），关键是看对企业是不是有好处。
假如招标对象可以准确地描述，并且容易从较多的来源取得，评估标准可以只限于价格，其中要避免投标方误解的情况发生。
进行评估描述时应考虑：
对需求的理解、总价格、技术和生产能力、管理方案、技术方案、财务实力、业务规模和类型、业绩、知识产权、专有权利。
二、合同条款分析
1.合同主要条款及地位
合同条款的层次
第一，通用合同条款，是指这些条款基本上是通用的。
一旦设定，就不需要每一次都进行调整。
第二，专用合同条款，是针对招投标活动的具体内容，需要每次进行调整。
第三，特殊合同条款。
第四，专用（特殊）合同条款资料，专用条款或者特殊条款的资料要附在合同后面。
各层次条款的法律地位
专用合同条款根据具体项目编写，通常是对通用条款的补充和进一步明确。
对专用条款要格外重视。
如果“通用条款”不适合于“专用条款”的，可以删去。
对通用条款不够具体细致的内容，专用条款可以补充和完善。
当合同条款内容相互发生矛盾，专用条款的法律地位高于通用条款。
【案例】
多余的条款
某做电站工程的企业，中标的合同中通用条款说中标方应负责相关的税项，但没有标清税项的细目。
在专用条款中标明了中标方应该负责设备进口的关税，其他的税项没有写。
投标方在做投标书的时候，就把进口关税给加上了，但是其他的税项就没有写。
招标方也没有细分析，就让这家国外企业中标了。
到了交税的时候，发生了争执，只能申请仲裁。
投标方（国外企业）认为他们是根据招标文件来做的，专用条款描述了税务的问题。
招标方说通用条款写的很清楚，中标方应该交税。
国际仲裁最后判决招标方败诉，认为进一步描述的条款的法律地位高过原则性的条款，也就是说不描述比描述对甲方更为有利。
甲方进一步描述后就列了进口关税这一项，就说明所指的就是这一项税目，投标方只交这一项税目就算尽到责任。
由上述案例可以看出，合同条款的各类层次，一定要搞清楚，如果有可能造成矛盾，去掉一些效果更好。
2.合同的风险
合同的风险主要有五种情况：
第一，“霸王条款”或不平等条款、变更、依附性条款、指定分包商、不明确或遗漏。
有的甲方（招标方）为了保护自己，制定一些“霸王条款”，从合同的字面上虽然是有保护作用的，但是不符合合同公平原则。
所有不符合法律要求的条款，都属于无效条款。
所以，这类条款对甲方是有风险的。
第二，合同的关键名词定义不清。
第三，缺乏常识对行业惯例和国际惯例的了解导致的风险。
第四，无担保要求。
第五，有利益冲突的代表被委以授权解决争端。
招投标阶段是采购或项目的风险概率最高的阶段，在这个阶段任何事情、任何风险都可能出现。
风险还没有带来实质性的损失，因此就比较容易忽视风险的存在。
图1 风险曲线示意图
如图1曲线图所描述的，细线（左上至右下）是说风险概率是随着采购或者项目实施过程逐渐下降的，但是风险带来的危害见粗线（右下至左上）是逐渐上升的。
所以要在前期考虑周到，通过条款、措施的制订，使将来的风险损失控制得比较好。
【案例】
价格变化的风险
地铁工程采购的通信电缆是用铜做的。
铜的价格在前几年比较便宜，所以投标方中标的时候，金额是一亿多人民币，有三四千万的利润。
到了去年交货时，因为铜的价格涨得非常快，中标方的利润就变成了几千万的亏损。
结果企业做不下去，就和地铁工程的招标方商量，是不是可以给予一些补偿。
招标方也有心想帮助，但是在合同里找不到相关条款，没有在市场价格变化了以后，可以做一些相应调整的条款规定。
而地铁项目这些预算，在签了合同以后，都是经过政府批准的，找到补偿办法非常麻烦。
导致工程拖了很长时间，对双方都是损害。
对风险的控制和管理，首先要有风险意识，案例中的地铁项目，要在合同中约定市场情况发生巨大变化时采用哪种补救措施，如何控制招投标的合同风险，要在前期制定招标文件的阶段就进行策划，这类策划将能有效地化解风险。
3.招投标的风险管理
招投标除了合同风险之外，还有很多其他的风险，对招投标的风险进行管理时，需要了解识别风险的方法、运用风险登记手册、对照风险对策表。
了解识别风险的方法
识别风险的方法主要有五种：
审查项目文档。
包括招标文件、设计文件、进度、成本、质量要求、制约和限制条件。
风险核对表。
根据历史资料由团队参与编制。
信息收集。
包括头脑风暴法、德尔菲专家法、访谈法、SWOT分析。
图解法。
包括流程图、因果分析图、影响图。
假设分析。
确定不明确、不一致、不完整的假设的影响。
通过风险核对表可以充分利用以往经验，如果每年都有招投标工作，并对曾经遇到的风险都有记录，就会起很大作用。
通过核对这次的环境、产品和服务，与以往类似的地方，当时采用的方法，就可以在相当程度上避免风险。
还可以通过专家，或者内部会议收集风险的来源，找出风险源。
要点提示
识别风险的常用方法：
①审查项目文档；
②风险核对表；
③信息收集；
④图解法；
⑤假设分析。
运用风险登记册
识别风险以后，要把风险文档化，把过程记录下来，建立风险登记册。
风险记录主要包括风险事件发生的时间、出现的情况以及产生的频率等，从而推断出风险的先兆，通知到相关的管理人员启动预防措施，使管理更有效。
把风险记录的表格设计得更完善，而且每一次采购都建立文档，记录过程中有用的资料，并把资料整理出来，就叫做风险登记册。
表2 风险登记册样本
序号
潜在风险和问题
发生几率
先兆
可能后果
应对与防范
1
围标……
高
…
中标价过高
招标评标管理
2
地质条件索赔
较高
…
成本、工期
合同条款
3
地下煤气和其他管线
较高
…
工期延误
资料准备
…
…
…
…
开工条件…
中
…
纠纷、延误
界定责任
…
有可能设计变更
中
工期、成本
责任、条款
如表2所示，识别风险以后要进行评估，可以采用定量或定性的办法，根据其几率、后果和影响进行排列，再针对主要的风险设计一些应对措施，在合同条款中体现出来。
能在合同条款里解决的，或者有应对机制的，要尽可能列出来，总之，把招投标与合同管理结合起来，整个企业的采购招投标操作就会更有效。
风险登记册的要点主要包括以下内容：
第一，辨别风险征兆，这是最理想的内容，可以帮助辨识风险的苗头；
第二，险评估矩阵和按等级排列，这是风险评估的效果；
第三，风险分类；
第四，风险紧迫性评估，使得应对措施做得及时；
第五，数据质量评估。
数据质量评估是评估的内容，数据采集的方法、质量、可靠性都要检验。
把符合要求的数据整理出来，建立起风险登记册，以更好地用到招投标管理中。
对照风险对策表
企业采购招投标可以制作风险对策表，将采购可能碰到的风险以及应对的办法都纳入一个表格中，使采购人知道在什么情况下，用什么方式去应对。
或者查找以前的办法，对新问题的解决有一个启发。
风险注册表和风险对策表能够帮助企业设计一个更完整的合同条款。
表3 项目招投标风险对策表（格式样本）
风险来源
相 应 对 策
风
险
金
来
源
不可预见
合同条款
预
付
款
投资
风险
招标文件
首次付款
支付货币
分
包
商
报
价
定价保付
赔偿限额
税收条件
收入保证
其
他
业主取消项目
●
●
业主未按计划支付
●
●
●
业主暂停工程
●
●
不可抗力事件
●
●
承包商暂停施工
●
●
业主未按时接收工程
●
●
业主引起的开工延误
●
供应商引起的开工延误
●
运输问题引起的开工延误
●
●
承包商引起的开工延误
●
●
供应商引起的延期
●
●
●
物价上涨预测错误
●
汇率变化预测错误
●
●
……
●
●
●
……
●
……
●
●
三、招标公告与信息发布要求
招标公告与信息发布的要求主要有三点。
第一点，在指定的刊物、网站、或发布会发布，保证所有投标人得到相同的信息。
第二点，投标人要求澄清的问题，应以书面形式提出，招标方应以书面回应并同时通知其他所有投标者（但不包括问题来源）。
第三点，实行公开招标，必须在一些公开渠道把信息发布出去。
投标人要求问题澄清，应该以书面方式提出，招标文件如果有不清楚之处，就应该以书面的方式进行答复，回答的时候，要同时发给其他所有的投标者。
这是对问题澄清和信息发布的要求。
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