公司行政接待标准.docx

公司行政接待标准.docx

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公司行政接待标准

一、管理

行政部为公司接待工作的管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待计划。

需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应至少提前1天告知行政部。

二、外围氛围布置

做好车内外卫生，保证车内无异味，

车内放置物料

准备好关于公司的宣传资料及书籍画册等，纯净水，药品箱，充电器，环保袋等

司机培训标准

司机要穿公司工作装，规范语言和行为，司机谈话内容：

老板，第一次来武汉吗？

武汉可是鱼米之乡啊！

九省通衢、百湖之市、两岸三镇人杰地灵啊！

我们健康新天地坐落于武汉东西湖，环境优美、

交通便利，我们企业也非常注重健康，尤其在减脂降三高系列的产品，效果很好，一会儿到了公司您可以具体了解一下。

1、机场

广告位：

在出机场显眼位置设置公司形象广告

机场高速广告位：

公司形象广告

接机牌：

武汉健康新天地欢迎您

2、火车站

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接站牌：

武汉健康新天地欢迎您

3、地铁

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接站牌：

武汉健康新天地欢迎您

自驾车

标准地图发给客户

三、计划与准备

1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：

来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。

在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准；

2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所；

3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好来宾下榻酒店；

4、行政部根据情况计划安排来宾用餐酒店、游览路线、购物商场、娱乐项目；

5、因会议需要，行政部及宣传部配合准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等；

6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政部接待人员协调安排，统一调度；

7、如有需要行政部在收到指示后，根据情况提前为客户购买车票及机票。

四、接待标准

一级接待标准：

陪同人员：

副总、总助、行政部经理

1、迎接：

副总、总助、行政部经理在机场、车站、公司门口迎接，注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序（遵守介绍时的先后次序，正规的做法：

是要先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。

在接待外国来访者时，若宾主双方皆不止一个，则为其双方进行介绍时，要先介绍主人一方，后介绍来宾一方。

不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次而行。

来访时主人先伸手表示欢迎。

告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。

握手的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。

介绍时就把身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。

）

2、参观：

总经理、总助、行政部经理陪同，由行政部经理沿途介绍武汉市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息；

3、座谈：

公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。

根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备；

4、用餐标准及下榻宾馆标准：

行政部根据事先沟通情况预定酒店或餐厅；

5、行政部根据情况、来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线；

6、行政部根据情况购买礼节性礼品。

二级标准：

陪同人员：

副总经理、行政部经理、各领导人

1、迎接：

由行政部人员到公司驻地门口迎接，引导来宾；

2、参观：

副总经理、行政部经理、各领导人陪同，由行政部经理沿途介绍市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息；

3、座谈：

公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室；

4、用餐标准及下榻宾馆标准：

行政部根据事先沟通情况预定酒店或餐厅；

5、行政部根据情况购买礼节性礼品；

三级标准：

陪同人员：

行政助理及各领导人

1、参观：

行政助理及各领导人陪同，由行政助理沿途介绍武汉市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息；

2、座谈：

公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室；

3、用餐标准及下榻宾馆标准：

行政部根据事先沟通情况预定酒店或餐厅。

接待礼仪：

1、仪表：

面容清洁，衣着工装；

2、举止：

稳重端庄，从容大方；

3、言语：

语气温和、礼貌文雅；

4、态度：

诚恳热情，不卑不亢；

5、迎接重要来宾时：

要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序；

6、接受名片时：

要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：

通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”；

8、进电梯时：

要告诉客人上几楼，让客人先进、先出；

9、座谈时：

客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事；

10、送客时：

根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

11、预计客人返回到达时间后半小时内，打电话问候。

信息反馈：

接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。

五、商务接待中的座次安排

（一）关于会议主席台座次的安排

1、主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让；

2、主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

3、几个部门的领导人同时上主席台，通常按部门（人事、行政、财务、产品、教育宣传部、客服、公关）排列次序排列。

可灵活掌握，不生搬硬套，如对一些特殊的领导，也可适当往前排。

4、对上主席台的领导能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。

领导到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。

如主席台人数很多，还应准备座位图。

如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签差错或领导空缺。

还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。

（二）关于宴席座次的安排

宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。

以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。

（三）仪式的座次安排

签字双方主人在左边，客人在主人的右边。

双方其他人数一般对等，按主客左右排列。

（四）关于乘车的座次安排

  小轿车1号首长座位在司机的右后边，2号首长座位在司机的正后边，3号首长（秘书、助理）座位在司机的旁边。

（如果后排乘坐三人，则3号座位在后排的中间）。

中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。