油站业务管理系统日常操作规程.docx

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油站业务管理系统日常操作规程

加油站业务管理系统操作规程

一、系统设置

（一）操作流程

IC卡油站和非IC卡油站都在前台站长模式做系统设置，基本操作流程如下：

第一步：

以站长权限登录系统，进入系统设置菜单项；

第二步：

先“员工设置”菜单项，设置站长、统计员、收银员、计量员等4个操作岗位，选择“清除员工密码”清除原设定的初始密码，再设置成对应每个人员的密码；

第三步：

选“班次设置”，进入油站班次设置，设定班次。

第四步：

先“系统选项”，输入油站名称、编码、地址。

名称和编码执行中石化标准代码规范。

第五步：

选“油品设置”，设置正确的挂牌价和优惠价，价格按照市公司规定设置。

并根据调价通知进行调整。

操作流程图如下：

（二）操作规定

1、油站必须填写真实的操作人员姓名，同时设置个人密码，由个人自己掌握。

2、每个油站必须按照油站实际的班次设置班次，如果遇到调价、IC卡新增班次等，可以在当天新增一个班次，并生成班报，收银员可以与上班人员相同。

3、每天营业时间统一定为当天8：

00分至第二天8：

00分，当天第一班时间是从8：

00分开始；未班结束时间是第二天早上8：

00分。

4、系统选项中的油站信息必须与IC卡管控里一致，非卡站的油站信息必须执行统一的编码，具体由加油站人员向各地信息中心索要或由信息人员一次性设置好。

5、油价设置必须按当前规定的价格设置，如遇调价则必须及时更新。

二、客户档案设置

（一）操作流程

预收款、应收款、市公司统一结算的POS机客户，由市公司统一在经营管理系统建好客户档案，通知具体加油的油站进行下载客户档案；已售未提客户和代存代付客户，由油站自行建立客户档案。

油站操作流程如下：

第一步：

点击图标ICPOS，登陆加油站业务管理系统；

第二步：

以油站统计员或站长权限进入“客户管理”菜单项；

第三步：

接通拨号网络，连上因特网，点击下载客户档案，输入市公司下发油站使用的客户代码；

第四步：

下载完毕后点击“编辑客户车辆信息”。

操作流程图如下：

（二）操作规定

1、油站如有统一记帐的客户，包括预收款、应收款、市公司统一结算的POS、代收代付、已售未提等业务的，则必须设置客户档案。

2、客户档案由市公司统一在经营管理系统中设置，油站下载到加油站业务管理系统中。

已售未提、代存代付客户档案可以由油站自行建立。

3、如果客户需要车辆加油明细，则必须在客户档案中设置每辆车的详细车号；如果客户不需要，则可以设置一辆车号，以便快捷结算。

4、有小额配送业务的油站，如果小额配送是现结的，则由加油站自动建立客户档案，如果是预收款、应收款、市公司统一结算的，则由市公司建立客户档案。

三、收银操作

（一）操作流程

IC卡油站和非卡油站在前台进行操作。

具体流程如下：

第一步：

收银员接班时，以收银权限登陆前台系统。

第二步：

收银员对已经加油的交易，在前台选择恰当的方式进行结算。

如果客户需要小票，则选择票据打印，打印小票。

第三步：

有润滑油销售的，则在润滑油销售登记中输入相应项目。

第四步：

当班有卸油，则在“库存管理”中做卸油登记。

（二）操作规定

1、收银员必须按已经设置的结算方式对交易进行正确的结帐。

如果是记帐客户（包括预收款、应收款、市公司统一结算的POS机销售、已售未提、已提未售），则必须录入正确的客户以及结算方式。

2、如属小额配送客户，则需要录入正确的客户以及相应的配送信息，以便生成小额配送台帐。

3、如果加油比较忙，来不及进行分类结算，则在高峰期过后，由收银员挑出记帐客户结算后，其余按现金结算。

4、如果当班结算有错误，则由当班收银员用“调整结帐方式”进行更正。

5、冲单处理、调整结帐方式等必须由当班收银员操作，油站统计员或站长只负责检查。

6、当班做完本班的结帐、润滑油销售登记、卸油登记、交接班油高、水高等后才能生成班表。

如果在生成班报后，又调整了数据，则必须再生成一次班报。

7、在没有故障的情况下，禁止直接在班报上直接填入数据。

操作流程图如下：

四、后台日报表及有关台帐生成

（一）操作流程

第一步：

统计员在“登记上交营业款”中输入当天收取的现金和支票金额；

第二步：

在“客户交款登记”中输入客户交的预收款、押金、收回应收款、押金抵应收款、补退票、公司转帐。

公司转帐是指在加油站赊销的客户，货款交回了市公司，由市公司通知油站收回货款金额，由加油站核销相应客户的应收款。

第三步：

计量员在交接班做好当班的计量信息。

第四步：

统计员生成付油日报表、销售日报表、库存商品明细明细帐、油罐保管帐。

第五步：

如果月末盘点，则由计量员录入盘点信息。

（二）操作规定

1、生成付油日报表之前，前台收银员必须在前台生成当天所有班报，统计员做好当天的“登记上交营业款”、“客户交款登记”，计量员做好当天的卸油登记。

2、禁止直接在付油日报表、销售日报表、库存商品明细明细帐、油罐保管帐直接改动数据。

如果报表数据有错误，则在录入窗口进行修改或调整。

3、当天报表生成以后，由统计员立即联网将数据上报省公司服务器。

4、每日8：

30分前，计量员填写加油站零配进销存信息，联网后，将数据上报到省公司服务器。

五、岗位操作权限

（一）收银员操作权限

1、收银处理：

现金批量结帐、冲单、打印票据、查询交易、冲单记录、重打票据、调整结帐方式、加油工结帐、全部按现金结帐、现金结算凭证、登录油票结算凭证、登录客户结算凭证、登录POS机结算凭证、登录站间转仓凭证、按回罐结算。

2、润滑油销售处理：

润滑油设置、润滑油销售、润滑油冲单、润滑油销售统计。

3、收银交接班处理：

收银交班、交接班表。

（二）站长或统计员操作权限

1、前台系统设置：

集线器设置、油品设置、油罐设置、油枪设置、油罐容积表、班次设置、员工设置、员工密码设置、清楚员工密码、打印机设置、系统选项。

2、前台系统维护：

智能升级。

在当地信息人员的指导下进行智能升级。

3、客户管理：

客户档案、记帐客户明细表、删除客户档案信息、修改客户编号、编辑客户车辆信息、客户车辆明细表、客户购油登记、客户购油信息、客户交款登记、客户交款信息、客户对帐单。

4、小额配送：

登记小额配送单、小额配送记录、编辑小额配送单、加油站小额终端配送销售台帐。

5、报表处理：

登记上交营业款、营业款上交记录、加油站交接班表、加油站付油日报表、加油站资金回笼情况明细表、加油站分类客户明细帐、加油站销售日报表、加油站库存商品明细分类帐、油品分类保管帐、单个客户分类明细帐、加油站月末盘点表、客户帐款月末统计表、零配进销存消息、竞争油站价格。

6、报表打印：

打印零售资源配送单、打印加油站交接班表、打印加油站付油日报表、打印加油站销售日报表、打印应收帐款分类明细帐、打印油品分罐保管帐、打印库存商品明细分类帐、打印加油站资金回笼情况明细表、打印加油站小额终端配送销售台帐、打印加油站月末盘点表、打印记帐加油月末统计表。

7、统计分析：

统计付油日报、统计销售日报、加油站付油分类图、加油站油品销售图、每天油品销售分析、每天油品销售对照分析、每周油品销售分析、每周油品销售对照分析、每月油品销售分析、每月油品销售对照分析、每月油品量价对照图。

8、数据通讯：

通讯参数、VPN连接、上传零配进销存、上传每日报表、上传月末盘点表、下载客户档案、下载零售资源单、下载小额配送单、确认零售资源单、确认小额配送单。

9、后台系统设置：

数据库路径、数据备份、打印机设置、设置智能升级、智能升级、打印安装报告。

在当地信息人员指导下进行设置，不能随便更换系统设置。

（三）计量员操作权限

1、前台库存管理：

登记卸油信息、卸油记录信息。

2、后台库存管理：

小额配送单（非机出）、零售资源配送单、进油核对单、登记卸油信息、卸油记录信息、油罐库存信息。

3、月末盘点表

（四）信息人员

前台系统维护：

系统安装配置、设置油品编码、下发波特率、格式化集线器、回叫交易、数据库备份、清除票据打印、智能升级。