档案室管理制度上墙.docx

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档案室管理制度上墙

档案室管理制度上墙

档案是重要的文件资料,应该保管、整理好各类档案。

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档案室管理制度上墙

档案员工作职责

一、认真学习《档案法》和档案专业知识，熟悉和掌握档案管理业务知识，努力提高档案管理现代化水平。

二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编目、归档、保管以及档案统计、移交登记工作。

三、熟悉室藏所有档案资料的内容，积极按要求做好档案借阅、利用工作。

四、遵守保密纪律，认真执行档案工作的各项管理制度。

接受上级业务主管机关的业务指导和监督。

五、负责档案库房日常管理，做好档案安全管理工作。

六、负责本单位日志的收集，做好大事记、基础数字汇编等档案编研工作。

七、宣传贯彻档案工作法律法规，提高集体档案意识，对本单位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。

立卷归档制度

一、归档范围

归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、完整，一般包括：

文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。

二、归档要求

1.本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与正文、请示与批复）后向档案室归档;参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档;收文要及时登记，凡有登记编号的收文，经办人办理结束后及时退还办公室。

2.文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。

3.整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，做到整齐美观。

档案移交制度

一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。

二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。

三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交接双方履行签字手续，以明确责任。

四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。

五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。

档案保管制度

一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。

二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录，保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。

三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。

定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，报请同级档案行政部门同意后进行销毁。

四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。

五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室内吸烟。

六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追究档案人员责任。

七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。

档案保密制度

一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。

二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。

三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。

四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。

五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻阅文件、档案。

六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。

档案借阅利用制度

一、建立档案借阅及利用效果登记簿。

凡借阅档案，必须履行借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。

二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人同意后方可查阅。

因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。

借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗失。

三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。

对私自涂改、撕毁档案者，按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。

四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做好归还及利用效果记载。

档案统计制度

一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏报、瞒报。

二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据，做到及时、完整、准确。

三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。

四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐全，进出手续登记完备。

五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。

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一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的安全与完整。

二、保密文件材料，档案的密级划分，变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。

保密档案及文件材料，要妥为保管，绝密档案要单独保管。

三、档案库房设施符合“八防”的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节假日应提前对库房的安全保密设施进行检查，发现问题及时处理。

四、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。

五、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的文件、档案、资料和物品。

不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

六、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。

七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。

八、不准向家属、子女、亲友及其他不应该知悉者谈论国家秘密。

九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作、发现问题，及时报告。

十、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。

档案利用制度

一、本单位档案权限于本单位及本系统工作人员利用，凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外。

二、外单位来查阅档案的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围、经分管领导批准后方可查阅。

三、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查阅，并保持安静、卫生、不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。

四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。

五、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借阅手续，最多不得超过7天，借用份数每人每天不得超过3份。

六、借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影英复制、拆换、涂改及污损，违者必究。

七、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查、并做好归还记录。

借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。

八、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案，材料，以利安全保密等工作。

九、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或拒不归还者。

应按《档案法》及有关规定严肃处理。

十、复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。

档案鉴定销毁制度

一、成立档案鉴定小组、鉴定小组由本机关主要领导任组长、成员由档案人员及有关部门的人员组成。

二、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳，以档案的保管期限为依据及时组织对到期档案进行鉴定。

三、鉴定工作结束后，要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名并注明日期，对无保存价值需要销毁的档案及文件材料，要填好销毁清册，经主要领导批准，并报送有关档案部门备案，然后方可销毁。

四、对已超过保管期限档案或文件材料，重新鉴定后，确有保管利用价值需要延长保管期限的，应重新规定保管期限，其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

五、经过鉴定，对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷，要达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，档案部门要及时向领导汇报，责成有关部室或责任人负责修改、补充。

六、销毁档案时，监销人员不得少于2人，应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销，监销人员在销毁以前，应认真进行清点核实，销毁后要在销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告领导。

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档案管理工作制度为加强本单位档案管理，实现档案管理工作规范化、标准化，根据国家《档案法》有关规定，特制定本制度。

一、归档范围本单位在工作及重要会议、重要活动中形成具有保存价值的各种文件、材料（含声像资料），均列入归档范围。

（一）中央和省、市、局下发的文件，本单位在工作中形成的文件、材料，单位领导或工作人员以参加会议带回的文件、材料，本单位各种会议或重要活动形成的文件、材料及声像资料等，归入综合类档案。

（二）由市、局等上级机关立案查处的违纪案件（含自办与交办）材料，归入检查类档案。

（三）由上级机关办理的中央、省、市、局立案要结果的信访案件材料，归入信访类档案。

（四）党风廉政建设工作中形成的材料，归入党风类档案。

二、立卷归档

（一）立卷分工和时限要求文书档案由办公室文书负责立卷;

案件档案由纪检监察室和审理室负责立卷;

信访案件档案由信访室负责立卷;

党风廉政建设档案由党风室负责立卷;

当年的文书档案、案件档案、信访案件材料档案一般应在翌年三月底前交办公室档案室归档。

党风廉政建设档案由党办室负责保管。

（二）组卷原则l、本单位上年下发的文件，按各自类目单独组卷;

其它各种会议的有关文件、材料，按形成的顺序组卷;

本单位召开的会议和重要活动的文字、声像资料，重要会议领导讲话，本单位及上级机关形成的规定、决定、意见等文件材料由专人整理后组卷、归档。

2、信访案件档案，以结案年度为准，可一案一卷，也可一案多卷。

4、其它业务部门要按规定的案卷类目要求立卷，交档案室检查、验收保管。

（三）立卷操作程序l、收集、整理、归档立卷。

凡是在上年度工作活动中形成的文件、材料、声像等资料，均应归档立卷。

2、订卷。

各类卷宗装订要标明页码，核准无误，每卷页数一般不超过100页。

订卷要除掉金属钉、针。

对有破损的材料要进行裱糊，对在装订线内批改的字句要进行加工处理。

3、填写卷内目录。

每卷首页的本卷目录包括卷内文件（材料）的顺序号、文件标题、文号、文件形成日期、文件所在页码等。

4、填写卷宗封皮。

卷宗标题要准确反映卷宗的内容，还要填写清楚卷内文件的形成日期，卷皮文字应用钢笔或碳素笔书写，字迹清楚，笔划工整，排列整齐，由档案室管理人员统一填写全宗号、目录号、案卷号，并按《案卷类目》要求填写保管期限。

5、编制案卷目录。

本年度卷宗由办公室档案管理人员按顺序逐一编号、登记、造册，形成本年度案卷目录。

案卷目录包括：

案卷顺序、标题、卷内文件年度、卷内文件页数、保管期限（永久、长期、短期）等。

6、移送档案。

各室向办公室档案管理人员移交的档案，要经过验收，不符合要求的档案退回重新整理。

三、档案保管和库房管理

（一）本单位形成的全部档案，应统一分类整理、编目，由办公室设专职工作人员集中统一管理。

（二）档案管理要做到收集齐全，立卷科学，编目完备，手续清楚，方便利用。

（三）档案工作人员定期对档案的进出、保管数量等状况等进行核对检查，定期鉴定档案的保存价值，对失去保存价值的档案材料按有关规定及时提出清理意见。

清理档案要经过鉴定，档案鉴定和清理工作应在办公室主任主持下，由文书和有关人员组成鉴定小组共同进行。

对清理剔除的档案要进行登记造册，经办公室主任批准，指定两人移交到指定地点监销，防止档案遗失和泄密。

（四）档案室要经常保持清洁、通风，要有防火、防盗、防尘、防潮、防虫等设施。

室内严禁吸烟，不准乱拉电线，严禁存放易燃易爆物品，确保档案的完整与安全。

（五）档案室系机要重地，无关人员未经允许不得进人。

档案管理人员须提高警惕，注意保密，严防失泄密等责任事故的发生。

四、档案利用

（一）凡查阅档案都要进行登记，写明查阅人、查阅时间、查阅内容和目的。

（二）阅档一般要到档案室，特殊情况必须调阅档案的，需经办公室主任或分管领导批准。

（三）抄录或复制档案中的有关内容要经档案管理人员同意，密级较高或重要文件材料要经办公室主任或分管领导审批。

抄录件要经档案管理人员审查后方能盖章。

（四）禁止查档人员在案卷上划道、涂改、拆页或撤换材料，对查阅完毕或调阅退回的档案，档案管理人员要检查卷宗的完好情况。

五、移交与统计

（一）依据国家档案局颁发的《机关档案工作条例》规定，定期将本机关保存十年的永久、长期档案，连同卷宗目录（一式三份）和有关检索工具、参考材料一并向上级档案机关移交。

（二）认真执行档案统计制度。

对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况，应及时、准确统计，明确记载，并按规定向同级地方档案业务管理机关报送档案工作情况统计表。

六、档案工作的组织领导本单位档案工作由单位相关领导分管，业务上接受上级机关和市档案局的监督和指导。