会务服务及日常管理方案两篇doc.docx
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会务服务及日常管理方案两篇
第1条
会议服务计划
1、目标随着物业管理专业化和物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增加。
公司通过发挥自身专业优势，深入挖掘会议服务需求，规范会议接待行为，统一会议服务标准，提升会议服务水平，为与会者营造良好的会议环境。
2、基本原则2.
1、为了提高会议服务质量，应该向标准化方向发展专门的会议服务。
2.2、人性化物业服务机构在提供相应服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。
2.3、信息物业服务机构应充分利用信息技术提高会议服务的效率和质量。
3、选择会议服务人员时，应主要考虑以下事项的教育程度:
实际工作经验、技能；
高度、图像；
沟通表达、适应性；
其他行为品质等。
4、会议工作人员培训4.
1、培训内容应包括但不限于以下方面的组织服务理念、组织文化；
会议管理和服务的理论知识；
安全系统；
会议服务人员仪表、方位，会议服务人员仪表、方位；
会议服务人员的操作技能；
会议服务人员的心理素质；
处理常见会议突发事件；
其他行为品质等。
4.2、培训方法应采用培训方法，但不限于以下方面:
使用组织制定的服务手册聘请教师授课；
聘请专业培训机构；
组织的内部指导；
常规训练、测试等。
5、会议服务操作规则5.
1、需求确认在了解会议需求时，我们设计了一份标准问卷，以指导会议组织者根据组织能够提供的会议服务内容更准确地提出会议需求。
书面登记会议要求，并与会议组织者确认。
5.2、服务规划根据已确认的服务要求，执行提供会议服务的综合计划，以形成实施计划，该计划应包括但不限于以下领域的责任分工；
时机；
场地安排；
会议用品和硬件设施；
应急措施；
会议秩序和安全等。
5.3、准备在会议召开前对会议服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以确保每项服务内容在合理的范围内能够满足确定的需求。
会议服务中可能涉及的每个服务内容可以包括但不限于以下方面的安排指导。
安排登录；
排列横幅和大背景；
检查会议桌、椅子、讲台布局、座位模式和座位安排；
摆放桌布；
制作和放置座位卡；
放置不同类型的麦克风；
摆放鲜花；
制作和佩戴胸花；
提供纸和笔；
提供毛巾、纸巾；
调试灯；
声学调试；
调试投影；
空调调试；
准备茶具（水）；
准备水果盘；
检查安全、消防设施和疏散路线；
了解会议程序和个性化服务要求；
备件电源转换插座、通用充电器、插板等。
5.4会议服务将对会议服务所涉及的内容进行细分，并制定相应的标准，以确保会议服务人员能够按要求提供服务。
会议服务内容应包括但不限于以下指导:
续茶、茶具准备；
场馆参观；
场地、卫生间、通道清洗；
会议现场温度、光、声音等。
可以随时调整；
如需紧急处理，请参考附录H中的紧急处理程序。
咨询和接受。
5.5、会后整理将会细分会后整理内容并制定相应的标准。
会后整理的内容包括但不限于以下几个方面:
回收可重复使用的物资、清点和记录数量等。
，并返回座板、桌椅等。
对于清洁、用品的储存和消毒要求，请参考附录一；
清理会议设施和设备，检查有无丢失或损坏，清理后归还或归还，并做好相应记录；
检查一下会议厅（房间），看看是否有客人遗失的物品。
如果有任何物品丢失，应立即归还给客人。
如果不能及时归还，应妥善管理并记录。
同时，应立即通知会议的组织者。
检查会议室及相关物品是否丢失或损坏，及时向会议组织者或业主报告，协助弥补损失，并做好记录；
会议期间清理废弃物品；会议室厕所的适当清洁；
关闭会议厅（房间）包括声音、空调、灯光、门、窗户、窗帘。
6、会议服务人员仪表、姿势要求A.1仪表要求A.1.1服装要求A.1.1.1一般要求A.1.1.1.1.1.1.1.1.1.1根据实际情况选择和制作会议人员服装和配饰，选择相同款式的鞋子；确保会议工作人员的服装、附件的颜色、制服样式。
A.1.1.1.1.1.2个人物品不得暴露在工具外；口袋、裤子口袋应整齐排列，不得鼓出。
保持工具清洁、水平，无明显污渍、损坏。
A.1.1.2着装要求A.1.1.2.1女士应该穿制服。
穿裙子时，西裙应该配长袜和工作鞋。
西洋裙的长度应该在膝盖以上3厘米。
穿裤子的时候，裤子应该熨直，有明显的折痕，并且长到鞋面。
A.1.1.2.2男士服装应该是统一的。
当穿西装时，裤子应该是直的，有明显的折痕，并且足够长到鞋面。
衬衫的领子应该扣好，不要打开。
穿长袖时，袖口要扣好，不要打结。
A.1.2工作证佩戴要求工作证应佩戴在左胸；工作证离肩缝18厘米，离中线5厘米，不可斜戴。
A.1.3黑色的鞋子适合工人的鞋子，柔软的鞋子适合。
鞋子上不应该有太多的装饰物，皮鞋的表面应该保持光亮。
A.1.4长袜A.1.4.1女士穿西式服装时应穿肉色长袜，并保持长袜清洁完好，不适合或不适合穿短袜。
A.1.4.2男士应穿深色长袜，禁止穿浅色短管短袜。
A.1.5饰品A.1.5.1女士不应佩戴夸张饰品、彩带；耳环、金项链或铂金项链等配件都可以佩戴，且配件不宜过多。
除了手表和结婚戒指之外，男人不应该戴其他装饰品。
A.1.6的妆容，简单的发型和清新的面容；女人可以化淡妆，香水不宜太浓，可以涂透明指甲油。
A.2姿势要求A.2.1站立姿势A.2.1.1.1.1女士站立姿势上半身完整，头直眼平，胸部向外，腹部闭合，腰部直肩平；双手紧握，微微抬起，放在小腹前面；脚可以向前和向后稍微分开，一只脚稍微向前，一只脚稍微向后，前脚的脚跟稍微靠近后脚的脚背。
A.2.1.2男人站着，眼睛向前，脖子伸直。
肩部自然放松和水平，腹部闭合，胸部向外伸展。
他的手臂自然下垂，位于身体两侧。
他的右手轻轻地握住左手的手腕。
他的左手握紧拳头，放在小腹前。
他的脚跟靠得很近。
他的脚呈V形分开。
他脚趾间的距离大约是拳头的宽度。
或者双脚平行分开，宽度和肩膀一样。
会议服务人员的站立姿势见图A.1。
女性站立姿势示意图b男性站立姿势示意图A.2.2图A.1会议服务人员站立姿势示意图A.2.3直线姿势身体重心应略微向前，头部面向正前方，眼睛直视上方并微笑。
上身直立不动，肩膀平而不抖，手臂自然摆动，步幅适中、均匀。
会议服务人员的姿势见图A.2。
A女性行走姿势示意图b男性行走姿势示意图A.2会议服务人员示意图A.2.4坐姿A.2.3.1女性坐姿轻轻地坐回到座位上，后腿可以碰到椅子；两个膝盖合并，腿可以放在中间或两边。
A.2.3.2男人坐直上身，下颚微闭，眼睛直视前方，两腿分开，不超过肩宽，双脚平行，双手放在膝盖上。
会议服务人员的坐姿见图A.3。
女性坐姿示意图b男性坐姿示意图A.3会议服务人员坐姿示意图A.2.5引导A.2.5.1引导客人时，应走在客人的左前方并保持2-3步的距离。
A.2.5.2如果你遇到拐角或台阶，你应该往回走，并向客人发出信号，“请小心。
”
当A.2.5.3引导客人时，使用礼貌用语是合适的，例如“请这边走”、“请进去”。
A.2.5.4为客人送行时，应在客人的后面，距离约半步。
会议服务人员的指导见图A.4。
女性指南示意图男性指南示意图A.4会议服务人员指南示意图A.2.6笑脸保持自然亲切的微笑。
A.2.7标准术语使用标准术语“你好、请、谢谢、抱歉、再见”。
7、会议服务要求确认会议服务要求确认表类别项目备注会议名称会议类型研讨会报告会议开闭幕式业绩任命仪式其他会议日期会议日期会议时间上午下午晚上开会地点与会领导人数安全管理
1、预留贵宾停车位；特殊贵宾巴士路线（主要接待）□是否为贵宾停车位（）□否2、旅游路线起点（）（）通过（）终点（）（）3、是否需要特殊安保□是否需要人数（）工作项目（）□否
1、是否增加安全力量（在财产组织内部署）；
2、会前、会中、会后、是否需要特殊安全要求4、与会者是否带证件入场□是□否5、是否有保密要求□是否有保密内容（）□无设施设备
1、需要高电源电压负载（）伏特电源连接（）2、需要特殊梯子□是进入楼层（）□否3、会议期间需要音乐□是□国歌□颁奖游行□其他（）□不开/闭幕式4、需要投影□是使用时间匹配灯（）□否5、需要录音笔□是使用时间（）□不满足服务要求确认表（续）类别项目内容备注设施设备类别6、需要视频会议系统□是□否7、需要电源转换插座、通用充电器、插板等□是否需要设备（）□不需要会议服务类别
1、你需要拍照吗？
□是的，该拍照了？
□拍照座位数（）□否，2、是否有外宾参加？
□外宾使用的语言（）□否，3、您需要预订宣传板吗？
□是，放置时间（）□否，4、您需要协助制作和悬挂横幅吗？
□否，5、您需要协助制作和悬挂大背景吗？
□背景主题（）背景尺寸（）悬挂位置（）□否，6、是否需要签到台□是摆放位置（）是摆放数量（）是物品摆放位置（）□否7、是否对桌椅摆放有特殊要求□是摆放方式（）□否8、是否需要白板□是摆放位置（）是摆放数量（）白板笔（）□否9、是否需要分发会议材料□是分发方式（）□否10、是否要求打印和放置座位标签、胸牌、准备胸牌□是否座位标签（）胸牌（）胸牌（）□否1
1、麦克风类型□有线麦克风数量（）放置位置（）□无线麦克风数量（）□耳机数量（）12、是否需要纸张和笔□是数量（）□否13、是否需要水果盘/茶歇□是否需要水果类型（）茶歇（）饮料（）食物（）□会议上服务人员换水是否需要纸巾14、或是否在座位上放置瓶装水□人员换水□瓶装水会议服务需求确认表（续）类别项目内容备注环境类别
1、是否放置会议桌花卉数量（）特殊要求□是（）□否2、是否放置会议盆花或绿色植物数量（）绿色植物种类数量（）位置（）其他确认签名日期验证者8、会场布局相关要求A.3座卡A.3.1三角形座卡均合适，一般为15~xxxx年长。
A.4.2.2电池应储存在干燥阴凉的地方。
A.4.3其他A.4.3.1在声音关闭之前，有线麦克风无法移除。
使用无线麦克风时，请及时取出内置电池。
A.5记录纸、笔A.5.1记录纸应为80gA4纸3张；如果桌子被桌布盖住，它需要被加厚到5张或者加上书写板。
应选择一支.5.2记录笔HB铅笔、黑色签字笔。
会议材料和记录纸放在一起。
建议提供两支记录笔，以30度角放置在记录纸的右侧或记录纸上，笔尖面向前方。
具体安置要求请参见图。
钢笔位置示意图A.6饮用水A.6.1适宜选择350毫升或550毫升瓶装饮用水（以下简称“饮用水”）。
A.6.2当放置饮用水时，标识应统一朝向客人、的方向，直线、放置在杯子左侧附近（如果没有杯子，则应放置在距离客人右侧1215厘米的位置）。
A.6.3饮用水应放在带眼镜的贵宾休息室。
9、论坛座位安排A.7长桌子A.7.1长桌子正对着前门，座位安排请参考图E.1。
当长桌与前门对齐时，请参考图E.2了解座位安排。
a是客人方（或上级领导），b是主要方。
照片中的长桌子就在正门前面。
请注意，入口的右侧是客人侧，左侧是主侧。
图A.8沙发座位A.8.1与外宾会面时，座位安排见图E.3。
A.8.2当与上级领导讨论时，座位安排请参考图E.4。
客户的主门是A7A5A3A1A2A6A6B6B4B2B1B5B7。
主门a是主门，b是顾客。
图E.3会谈期间外宾座位安排示意图，甲是上级领导，乙是校长领导。
图E.4高层领导会议座次安排示意图A.9圆桌会议是一种平等、对话的协商会议形式，旨在反映所有与会者的平等地位，其座次安排一般为无主。
10、设备调试A.10照明调试B2B1A2B3B4A3A4B2B1A2B3B4A3A4客人翻译主持人翻译逐个打开和关闭灯以检查照明效果。
对于主席台的灯光，应单独检查露天放映时的照明效果，并检查主席台人员的灯光照明情况。
确保灯完好无损，亮度和颜色一致。
A.11音频调试A.11.1音频应提前一小时打开，并应连接所有相关音频设备。
摇动连接线和移动底座，摇动麦克风接口，测试扬声器和麦克风接口，测试声音是否正常；逐个调整麦克风音量，不同位置之间的最远距离、能够清晰听到、并且感觉音量适中。
检查麦克风的电池容量和备用电池的状况。
A.11.2将音频电缆连接到计算机，并测试是否有声音以及声音效果是否正常。
声音应避免噪音、当前声音、音频干扰等。
答.11.3对于无线麦克风，会议室中的每个扬声器都应经过测试，以确保其正常工作。
A.12投影调试A.12.1电脑切换方法一般采用FNF1~F8带电脑标志）键电脑切换，检查电脑是否兼容，不兼容可以尝试设置电脑的分辨率或更换电脑来解决。
A.12.2确保投影没有任何影响投影效果的现象，例如屏幕、抖动、声音。
A.13激光笔调试A.13.1确保激光笔的电池充足。
使用后，应及时取出电池。
A.13.2保证激光笔上下翻页键和光束正常，10米内激光笔能正常使用。
空调调试当会议室室内温度高于26℃时，应开启空调。
当温度低于26℃时，可根据现场条件和要求开启空调。
A.14.2在会议开始前30分钟打开空调，并将温度调节至26℃。
当空调没有打开时，新风扇应该打开。
A.15发光二极管显示器调试A.15.1发光二极管显示器电源开关首先打开主控计算机，然后打开发光二极管显示器；当关闭发光二极管显示屏时，首先关闭发光二极管显示屏，然后关闭计算机。
A.15.2当电脑开机时，只有在电脑操作系统进入主控软件后，才能打开发光二极管显示器的电源，以免在全屏状态下打开发光二极管显示器。
A.15.3在下列情况下，不进入控制软件和其他程序，不得打开发光二极管显示屏的主控计算机:
发光二极管显示屏主控计算机未通电；
发光二极管显示屏的主控部分未通电。
A.15.4当一行非常亮的区域出现在发光二极管显示屏的屏体上时，发光二极管显示屏不应长时间开启，应注意及时关闭显示屏的电源。
当发光二极管显示屏的电源开关频繁跳闸时，应及时检查发光二极管显示屏体或更换电源开关。
A.15.6根据发光二极管显示屏的环境条件、控制部分，避免昆虫叮咬，必要时放置杀鼠剂。
第一节会议服务管理服务流程及日常管理计划第二节我们的服务倡导“以人为本”的人性化服务，延伸服务专业，优质的内部管理机制、快速、高效、一流，简化服务流程。
每一个员工都在上面写着“你的想法，我们会为你做得很好；你没有预料到的，我们会为你做的。
“以服务为目的服务流程图接待来访管理团队人员管理团队人员接待来电接待来信接待来信管理人员记录管理人员记录接待内容并填写《接待记录表》接待人员接待人员将通知责任部门内来电和来访的内容并通知责任部门负责人负责人负责人负责人采用正确的方法处理月安排、月安排、由总结办公室汇总的所有接待工作，填写接待工作，填写接待工作统计表，接待工作统计表、分析工作问题重新分析工作问题焦点、类别、涉及部门点数、类别、涉及部门和其他信息门户和其他信息管理统一编号安装管理统一编号绑定每月接待工作处理表每月接待工作办公室订购、回访表管理表、回访表办公室管理人员返回办公室管理人员，填写回访表并填写回访表。
处理完毕，办公室处理完毕后，将管理办公室接待室管理办公室《接待记录表》上签字的信息反馈给经理。
信息反馈给经理后，经理将采取相关措施，经理将采取相关措施加强相关部门的工作，减少部门的工作。
为减少工作中存在的问题，工作中存在的问题已上报管理处处长、管理处处长、会议服务二科，我公司已为XX办公楼服务多年，XX办公楼与XX物业公司管理的一些政府部门，如XX，在会议服务和管理标准上有很多共同点。
公司将依托自身资源优势，积累丰富成熟的服务经验，遵循“服务以人为本”的理念，使XX局办公楼的会议服务体现出高水平的接待能力、服务水平。
根据XX局办公楼的特点，以下是我公司可行的会议服务方案。
1、服务中心的会议接待员为贵公司提供会议接待服务。
2、接到XX局办公室秘书组、各办公室电话、传真或书面会议通知后，服务中心应根据会议要求提前通知会议接待人员做好会议接待准备（摆放办公桌标签、桌椅、茶、烟灰缸、餐巾纸等。
根据会议人数）。
3、根据会议要求制作各种横幅、欢迎标志、标志、会议标志等。
，并将其预先悬挂、并放在指定位置。
4、配备音响工程师，严格遵守音响设备的操作规程，并认真做好日常维护工作；在会议中使用音频时，请确保麦克风音量适中。
协助X局信息中心调试、使用视频会议设备。
5、根据会议要求，为会议设置专用梯子，设置专人打开梯子，运送与会人员到会议室。
6、根据会议的性质或难度，物业服务中心将提前联系XX局物流服务中心、办公室，尽可能了解会议的预期性质，为会议的筹备提供相应的会议服务方式，确保会议的顺利进行。
7、如遇重要会议，物业服务中心将提前联系XX局办公室文秘组，详细了解会议意图。
根据会议性质，物业服务中心将在会前召开会议，并为会议准备相应的会议服务模式，如停车安排、电梯控制、座位板安排等。
，以确保会议的顺利进行。
开会前，清洁工应提前做好会议室卫生工作。
会后，清洁工及时打扫了会议室，以保持干净整洁。
如果会议期间需要清洁，服务中心将安排专职清洁人员负责会议的卫生服务。
8、接待员在会议期间定期喝茶（机密会议除外）。
9、会后，物业服务中心组织召开会议，全面总结会议接待的成功与不足，为以后的会议接待积累经验。
10、在重大会议的情况下，我们将利用公司的人力支持和共享优势，在会议期间向其他服务中心派遣额外人员进行车辆疏散和安全防范。
同时，在清洁方面，我们不仅要做好会前清洁工作=会后0+会后清洁工作，还将根据需要在会议厅外安排更多的专门人员（会议接待经理）。
此外，由于会议期间人员流动频繁，在厕所和公共区域安排了专业清洁工来保持这些区域的清洁。
1
1、会议接待员严格遵守保密制度，不泄露会议中提到的内容、不公开。
会议计划可以根据你单位的实际情况进行调整。
第三节送货服务根据你局要求，瓶装水、送货服务将参与日常工作。
对此，根据我公司在办公楼的实际管理经验，我们将在以下几个方面进行操作:
1、送水服务办公楼安装瓶装水饮水机。
鉴于这种配置，我们的服务中心计划首先对每个办事处进行一次特别意见调查，并将详细登记所需办事处。
登记内容包括房间号、水类型、所需水桶大小等信息。
服务中心办公室将适时安排人员根据这些信息进行操作。
如有办公室需要设置送水电话，可立即通知物业办公室，并报告房间号、大水桶或小水桶矿泉水。
服务中心随后将通知订单维护领班将水送到楼上，并将其装入饮水机。
如果饮水机状况良好，应在送水记录簿上签字登记，并注明换水时间。
根据每个季度实际交付的水量进行统计，注明每月多少桶、小桶矿泉水、单价、总金额，开具发票，提交区国税局服务中心报销。
我们的服务中心定期检查每个办公室的送水时间。
对于未饮用超过15天的瓶装水，在征得办公室工作人员同意后，将及时更换旧水，以确保瓶装水在长期不饮用后不会繁殖，包括细菌，也不会在饮用后引起不适。
为了体现人性化和周到的服务，XX在一楼大堂设立了一个免费的瓶装饮水机。
有鉴于此，我们服务中心的工作人员每天加强巡查，不断及时更换饮用水，确保正常供水，这也体现了我们工作人员热情细致的服务作风。
我们的服务中心还将定期对楼内所有桶装饮水机进行消毒和清洗，并在饮用水体的明显部位粘贴消毒记录卡，标明消毒时间、下次消毒时间、操作人员等。
物业服务中心将登记和保存文件，以确保
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