监理竣工文件编制及管理制度.docx

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监理竣工文件编制及管理制度

沈阳铁道勘察设计院有限公司

监理竣工文件编制及管理制度

沈阳铁道勘察设计院有限公司监理所

1.目的

规范项目监理站编制工程监理竣工文件的内容、方法，确保监理竣工资料顺利交接及归档，以满足委托人的需求、公司监理竣工文件的归档要求和积累监理经验、提高监理水平。

2.适用范围

适用于公司所监理的工程项目。

3.职责

3.l公司监理所负责本制度的编制、修改和归口管理。

3.2综合管理部负责监理资料接收、建档、保管。

3.3项目监理站总监理工程师负责监理竣工文件编制的组织工作，并应指定专人负责日常的资料收集、保管工作。

监理站其他机构及专业监理工程师、监理员参加编制。

4.编制及管理规定

4.1监理资料归档要求

4.1.1监理竣工文件资料的收集、整理，建设单位有归档要求的，应按建设单位要求进行整理、归档，报公司监理所备案；建设单位无要求的，应按照本制度及公司《档案管理制度》执行。

4.1.2监理资料分现场监理站和分站（组）及现场两级收集和归档。

4.1.3现场项目监理竣工文件资料编号为STJL-B-03

4.1.3.1铁路工程监理项目STJL-B-03-××（T）；

4.1.3.2房建工程监理项目STJL-B-03-××（J）；

4.1.3.3市政工程监理项目STJL-B-03-××（S）；

4.1.3.4××表示项目工程名称的汉语拼音第一字母缩写。

4.2归档资料内容及卷册划分和编目

4.2.1档案分类和涵盖内容

科学技术档案分类和涵盖内容汇总表

类别

序号

案卷题名

涵盖内容

总说明

监理

工作

依据

投标文件

1.招标文件2.投标文件3.中标通知书

合同文件

1.施工监理合同2.施工监理合同补充协议3.施工合同4.合同变更文件等

监理规划

1.业主对监理规划的审查意见2.监理规划

监理细则、监理工作交底

1.监理实施细则2.监理实施细则补充材料3.监理工作交底（或监理作业指导书）4.特殊结构专项监理措施

设计文件

1.设计图纸资料台帐（为减少监理单位存档资料量，设计图纸除线路平面、纵断面、地质及重要结构设计图外可不归档）2.设计交底会议纪要3.设计变更文件（按时间顺序分施工标段编排）

上级指示和文件

1.业主文件2.质检站文件3.其他上级文件（按照时间顺序或分类编排）

监理

管理

监理站发文

1.监理站发文（按照时间顺序或分类编排）

监理培训

1.监理站监理人员质量、安全等培训资料2.培训记录3.培训考核台帐

监理指令

1.工程暂停/复工通知单2.监理工程师通知单及回复3.监理业务联系单

类别

序号

案卷题名

涵盖内容

监理日志

按照单位工程或站点以及时间先后顺序编排

会议纪要

1.例会纪要2.专题会议纪要

监理月报

1.施工监理月报2.安全监理月报

进度

控制

工程开工报审表

1．工程开工、复工报审表

工程进度计划

1.工程施工进度（调整）计划及进度报告

工程停工事件纠正方案及措施

1.工程停工事件纠正方案及措施

工程延期报告与审批

1.工程延期审批文件2.工程延期申请报告

质量

安全

控制

施工组织设计（方案）报审表

1.施工组织设计（方案）报审表

工程检测试验

1.试验室资质证明（分施工单位及监理单位）2.平行检测试验资料3.见证检测试验资料

工程测量控制

1.标段测量贯通成果资料2.标段竣工测量贯通成果资料

工程报验单

1.工程报验单（按单位工程编排）

旁站监理记录

1.旁站监理记录（按单位工程编排）

工程项目施工阶段质量评估报告

1.工程项目施工阶段质量评估报告

监理报告

1.监理专题报告

质量、安全事故处理资料

1.工程安全事故处理文件2.工程质量缺陷与事故的处理文件

造价

控制

工程计量单和工程款支付证书

按施工单位及时间先后顺序编排

费用索赔报告和审批

费用索赔审批表和索赔报告

工程竣工结算审核资料

工程竣工结算申请和审核资料

类别

序号

案卷题名

涵盖内容

总结

工程质量验收资料

1.分部、单位工程验收评定资料2.初验报验单、初验会议纪要3.工程质量评估报告4.竣工验收证书

监理工作总结

1.工程竣工监理工作总结2.专题和阶段性监理工作总结3.专题技术总结4.监理业务手册

工程保修书、工程质量保修责任中止证书

1.工程保修书2.工程质量保修责任中止证书

图片

资料

图片资料

按照单位工程和时间顺序编排

监理机构管理资料

1.机构设置和变动情况2.人员配备及变动情况3.交通工具配备情况4.外来文件有效版本清单5.检测及试验装置6.监理机构和人员奖惩情况7.公司考核和内审情况8.大事记（各级领导检查、指示、到会情况）9.监理资料移交清单10.工程质量保修期监理资料11.顾客回访记录等

4.2.2归档资料组卷细目及排列顺序

监理档案组卷细目及排列顺序

序号

案卷题名

卷内文件细目及顺序

日期

备注

总说明

档案编制说明、案卷目录

1.卷内目录（本卷）2.档案编制说明3.案卷目录（全套）4.备考表

本卷文件

起止时间

日期不含备考表日期

监理

工作

依据

投标文件

1.卷内目录2.招标文件3.投标文件4.中标通知书5.备考表

同上

由公司计划经营部组卷

合同文件

1.卷内目录2.施工监理合同3.施工监理合同补充协议4.施工合同5.合同变更文件6.备考表

同上

按合同全称填写

监理规划

1.卷内目录2.业主对监理规划的审核意见3.监理规划4.备考表

同上

监理细则、监理工作交底

1.卷内目录2.监理实施细则3.监理实施细则补充材料4.监理工作交底5.特殊结构专项监理措施5.备考表

同上

按细则题名写

设计文件、设计变更文件

1.卷内目录2.设计图纸资料台帐3.设计交底会议纪要4.设计变更文件5.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

上级指示和文件

1.卷内目录2.业主文件3.质检站文件4.其他上级文件有关指示和文件5.备考表

同上

监理

管理

监理站发文

1.卷内目录2.监理站发文3.备考表

同上

监理站人员培训

1.卷内目录2.监理站质量、安全培训资料3.人员培训记录4.监理人员培训考核台帐5.备考表

同上

监理指令

１.卷内目录2.工程暂停/复工通知单　3.监理工程师通知单及回复4.监理业务联系单5.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

监理日志

1.卷内目录2.监理日志3.备考表

同上

序号

案卷题名

卷内文件细目及顺序

日期

备注

监理

管理

例会会议纪要

1.卷内目录2.例会会议纪要3.备考表

本卷文件

起始时间

按施工标段分别收集整理第X～X期

专题会会议纪要

1.卷内目录2.专题会会议纪要3.备考表

同上

按施工标段分别收集整理第X～X期

施工监理月报

1.卷内目录2.施工监理月报3.备考表

同上

第X～X期

安全监理月报

1.卷内目录2.安全监理月报3.备考表

同上

第X～X期

进度

控制

工程开工报审

1.卷内目录2.工程开工报审表3.工程复工报审表4.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

工程进度计划

1.卷内目录2.工程施工进度（调整）计划及进度报告3.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

工程停工事件纠正方案及措施

1.卷内目录2.工程停工事件纠正方案及措施3.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

工程延期报告与审批

1.卷内目录2.工程延期报告及审批文件3.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

质量

安全

控制

施工组织设计（方案）报审表

1.卷内目录2.施工组织设计（方案）报审表3.备考表

同上

按施工标段和单位工程顺序分别收集整理

工程检测试验资料

1.卷内目录2.试验室资质证明3.平行检测试验资料4.见证检测试验资料（加写工程名称，包括台帐）4.备考表

同上

试验资料按单位工程和试验项目分别整理

工程测量资料

1.卷内目录2.标段测量贯通复测成果资料3.标段竣工测量贯通成果资料4.施工标段间的交叉复测协议5.备考表

同上

测量资料按施工标段分别整理

工程报验单

1.卷内目录2.工程报验单（加写单位工程名称）3.备考表

同上

按单位工程收集整理

序号

案卷题名

卷内文件细目及顺序

日期

备注

质量

安全

控制

旁站监理记录

1.卷内目录2.旁站监理记录（加写工程名称）3.旁站监理台帐4.备考表

本卷文件

起始时间

按单位工程收集整理

施工阶段质量评估报告

1.卷内目录2.工程项目施工阶段质量评估报告3.备考表

同上

监理报告

1.卷内目录2.监理专题报告3.备考表

同上

质量、安全事故处理资料

1.卷内目录2.工程安全事故处理文件3.工程质量缺陷与事故的处理文件4.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

造价

控制

工程计量单和工程款支付证书

1.卷内目录2.工程计量申请单和工程款支付证书3.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

费用索赔报告和审批

1.卷内目录2.费用索赔审批表和索赔报告3.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

工程竣工结算审核资料

1.卷内目录2.工程竣工结算审核资料3.备考表

同上

按施工标段分别收集整理

总结

工程质量验收资料

1.卷内目录2.分部、单位工程验收评定资料3.竣工初验申请单及初验会议纪要4.工程质量评估报告5.竣工验收证书6.备忘录

同上

按单位工程收集整理

监理工作总结

1.卷内目录2.工程竣工监理工作总结3.专题和阶段性监理工作总结4.专题技术总结5.监理业务手册6.备考表

同上

工程保修

1.卷内目录2工程保修书3.工程质量保修责任中止证书4.备考表

同上

图片

资料

图片资料

1.卷内目录2.图片组册（电子版）3.备考表

同上

图片注明工点工程名称

监理机构管理资料

1.卷内目录2.机构设置和变动情况3.人员配备及变动情况4.交通工具配备情况5.外来文件有效版本清单6.检测及试验装置7.监理机构和人员奖惩情况8.公司考核和内审情况9.大事记（各级领导检查、指示、到会情况）10.监理资料移交清单11.工程质量保修期监理资料12.顾客回访记录13.备考表

同上

4.2.3监理档案资料交付建设单位或建设单位指定档案馆的，应将所有交付的档案资料目录填写在总说明的案卷目录内，并在备注中注明交付的单位名称及时间。

4.2.4有条件的项目监理站应积极收集监理档案资料的完整电子版，对于图片资料应有电子版。

4.3竣工文件的组成

4.3.1竣工文件按监理项目为单位进行编制。

竣工文件形成后，按文件材料形成的规律，保持文件之间有机联系，合理的组成保管单位。

一般要求是：

4.3.1.1一般监理项目按照竣工文件的内容，根据案卷题名分别组成若干个保管单位（即档案盒），一盒为一个保管单位。

4.3.1.2大型监理项目在组成保管单位时，先按内容，然后区分专业或监理分站（组），按标段或单位工程组成若干个保管单位（即档案盒）。

4.3.1.3案卷厚度在不打乱类别的基础上，按不大于2cm控制（1.5㎝为宜），超过2cm厚的做分卷处理，分卷时注意控制同类和相关材料节点，方便今后查阅为原则。

4.3.2竣工文件在组成保管单位时，应对文件进行装订，对图纸进行折叠和装订，案卷要编号，填写案卷封面、卷内目录、备考表。

组卷要求按照《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》的规定执行。

建设工程项目组卷要求按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定执行。

4.4竣工文件的质量要求

4.4.1竣工文件的内容及其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。

竣工文件的内容必须真实、准确，与过程实际相符。

4.4.2工程文件应采用耐久性强的碳素、蓝黑墨水书写，不得使用易褪色的红色、纯蓝墨水、圆珠笔、双面蓝色复写纸、铅笔等书写。

竣工文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

4.4.3卷内目录放在每卷文件的首页，在保持案卷内文件类别相同的基础上，以卷为单位编制目录，卷内目录填写要求如下：

4.4.3.1顺序号：

采用阿拉伯数字从1开始，按文件排列顺序逐份登录。

4.4.3.2文件编号：

填写文件的文号、报告编号、报检单编号，没有编号可不填。

4.4.3.3责任者：

合同为甲、乙方。

其它填写文件出处，以公章为依据，工程报检单写沈阳铁道勘察设计院有限公司或监理工程师名字均可，取其一或按业主要求填写。

4.4.3.4文件材料题名（也称标题）：

不得简化，填写文件标题全称，一行填写不下可回行，文件题名不能反映文件主题的，采用文件主题做案卷题名，例如；监理通知的文件题名应填写“关于XXX……的通知。

4.4.3.5日期：

填写文件形成时间，如果一份文件发生两个以上日期，填写最后的日期，填写格式为2012.02.06。

4.4.3.6页次：

填写每份文件的首尾数。

4.4.4备考表放在每卷文件的最后，备考表填写要求如下：

4.4.4.1文件中的插图、照片算文字材料，页码尾数为总页数，如有漏、加页，将其与页码尾数相加、减即为总页数，并在备考表中注明。

4.4.4.2备考表中的图样是指竣工图，照片是指工程照片档案。

4.4.4.3文字材料件数的确定，一般每份文件算一件。

4.4.4.4文件立卷人由监理工程师和资料员签字，审核人由监理站主管总监签字，签字人必须亲自签，不允许代签或打印。

立卷时间应是所有竣工资料全部组卷完成后的时间，检查时间在立卷时间之后几天即可。

4.4.4.5如在立卷中或在文件使用中，有什么需要说明的问题，可在备考表中填加说明。

4.4.5打页码要求

4.4.5.1打页码前，必须认真检查文件排列顺序是否正确，检查文件有无双面文字，有无不须打号的空白页，检查打号机是否好用，油墨是否上均匀，文件不齐或有待解决的问题不要急于打页码，以免出现错打。

4.4.5.2打页码采用阿拉伯数字从001开始一页一号，文件自身的封面、目录需编号，文件空白页、卷内目录、备考表不编号。

如卷内只有一份文件且连续编号，可引用原文编号做页码。

4.4.5.3页码打在正面书面的右下角，背面书面的左下角。

横版表格，表头在订口一边，页码位置尽量打在同一个位置，但不能将文件字迹盖住。

打页码上墨时注意保持打号机非用铅字的清洁，以免打号时出现多余印记。

4.4.6案卷封面填写要求

4.4.6.1首先确定案卷封面来源和使用要求。

案卷题名应准确反映案卷的内容，案卷题名一般有两道横线位置供填写，第一道横线上填写工程项目全称，（有条件刻专用章统一加盖），第二道线上填写案卷主题题名，填写前要仔细检查题名是否准确，有无遗漏或不符，想好布局再下笔，要求用碳素墨笔填写或打印机打印。

4.4.6.2立卷单位：

沈阳铁道勘察设计院有限公司××监理站。

4.4.6.3起止日期：

本卷内所含文件最早和最晚形成时间，例如：

2012.03～05

2012.11～2013.05，无特别要求，统计到月即可。

4.4.6.4在填写脊背案卷题名时，横向要注意字距均匀，竖向要垂直，如果按文件多少确定脊背厚度，脊背题名须在装订完成后填写，封面正面内容可在装订前填写。

4.4.7在立卷时出现以下情况的处理办法

4.4.7.1若有漏编页号，不能用涂改液修改，可以在原编号后面加“甲”或“乙”予以标志；若有增加页，可以在原编号前面加“甲”或“乙”，漏页、增页均需在备考表中注明。

4.4.7.2如原件有用非碳素墨笔形成的文件、在不能更换的情况下，需复印。

复印件放在原件后面，页码相同，加“甲”、“乙”字样区分，甲为原件，乙为复印件，并在备考表中注明。

4.4.7.3如原件全部或部分是复印件，需在备考表中注明原件的出处，原件出处确认一般以公章为准，例如：

试验资料的出处应在各自检测单位。

4.4.7.4竣工档案使用的纸型原则上全部用A4纸型，如有小于A4纸型的，在装订边上和文件上部裱糊成A4纸型大小，但需注意页码不得打在裱糊纸上；如有大于A4纸型的，按A4纸型大小折叠即可。

4.5档案装订要求

4.5.1装订前首先检查卷内文件页码是否正确，是否有卷内目录和备考表，订书钉是否清除干净，无遗缺后将资料整齐用大号夹子夹住待用。

4.5.2资料厚度确定案卷（封面和封底是纸壳的卷皮）脊背宽度，脊背宽度比资料厚度高1.0～1.5㎜，先用铅笔画线，再用钝器在画线上划出痕迹然后折叠，为了使案卷棱角分明，立体感强，用镇子之类的东西在折线处熨一下，使折线呈笔直状。

4.5.3卷皮（封面和封底）是两分开的，为了避免在打孔时封底和封面错位，打孔前用双面胶条（通长）将封底和封面对齐粘贴在一起。

封面和封底高度不一样时，从上部找齐。

资料和卷皮高度不一样时，从下边找齐，资料略进里面1.0～2.0㎜，其它需要固定的部位也粘贴上双面胶。

4.5.4料与卷皮固定好后，在距脊背10㎜处顺装订线居中打一个孔，而后往左右各移100㎜分别打孔（共三个孔），穿蜡线装订，线接头系在卷后。

4.5.5装订完成后，按案卷目录顺序排列在一起，用铅笔在脊背下方标注流水号。

4.6竣工文件及档案的管理

4.6.1竣工文件编制工作由项目监理站总监理工程师负责组织，指定专人负责竣工文件的编制、检查、指导工作，加强对竣工文件编制和交接的管理。

4.6.2竣工文件的收集、整理、归档和移交，应与监理项目同步进行。

项目监理站总监理工程师和专业工程师要按照竣工文件编制的内容，随时做好资料收集、整理工作，以防竣工文件材料的散失和损坏。

4.6.3工程竣工验收后三个月内，项目监理站应备齐一份齐全、完整的竣工文件，经监理所审核验收，向公司技术部办理交接手续，填写移交目录，纳入科技档案统一管理。

4.6.4委托人对监理资料有特殊要求时，项目监理站按合同要求组织编制。

4.6.5委托人要求组卷归档的监理资料应填写工程监理竣工文件一式两份，交接双方单位盖章、交接人签字。

项目监理站最后将交接单交公司技术部存档。

5.资料的收集和日常管理

5.1监理实施过程中，要按照竣工文件内容的规定及时做好各类资料的收集、归档及管理工作；

5.2对各类资料及文件按照质量手册中有关文件控制的原则，及时做好标识工作。

6.处罚

6.1项目监理竣工档案资料由项目监理站总监理工程师负责，项目监理站应分阶段完成项目监理竣工档案资料的整理、归档。

6.2项目完工后，未完成竣工档案资料编制的、未向公司进行监理竣工档案资料交接的、按本制度要求经公司监理所审查不能满足要求的，处罚项目总监理工程师一个月岗位奖金；经整改仍不能满足要求的，处罚项目总监理工程师二个月岗位奖金。

7.其他

7.1本制度由公司监理所负责解释。

7.2本制度自下发之日起执行。

二〇一三年五月一日

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