火电企业施工调试档案的审核与移交周小鸥详解.docx

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火电企业施工调试档案的审核与移交周小鸥详解

火电企业施工（调试）

档案的审核与移交

一、项目档案的技术审核（技术人员把关）：

项目档案的技术审核是工程技术人员对档案完整、准确、有效性的审核。

在项目建设中，工程技术人员是项目建设的直接参与者，对项目建设程序、施工工序及应执行的标准、规范非常熟悉，同时他们又是文件形成的主体，对文件的形成过程，文件所记录的内容、技术数据的真实可靠性施工工序、质量检验及评定程序以及现场的实际情况最为了解。

因此，由工程技术人员负责审查与工程技术有关的内容，对项目档案进行专业技术方面的把关，是保证项目档案的完整、准确、有效的关键措施。

（一）完整性审查

对项目档案的完整性的审查，主要是根据文件形成过程和施工工序，对项目文件的完整情况进行的审查。

在土建工程中，混凝土施工是一项最常见的分项工程。

由混凝土施工记录编制的竣工档案，按照施工工序就形成：

配合比、搅拌、浇筑、养护等记录，由熟悉施工程序及文件形成内容的工程技术人员检查该卷档案卷内是否完整、齐全，相比由一个不熟悉施工工序的档案人员进行项目档案的审查，能从根本上保证竣工档案的完整和案卷的质量。

（二）准确性审查 

对项目档案的准确性的审查，主要是根据现场实际情况，对施工文件记录的内容、数据的真实性和可靠性，以及设计单位编制的竣工图是否修改到位、竣工图与现场实际是否相符等准确性方面问题进行审核。

（三）有效性（符合性）审查

对项目档案有效性（符合性）进行审查，主要是根据行业有关规定、标准，对归档文件是否符合施工工序、验评程序及要求的审查。

同时，还应对施工文件用表是否符合有关国家、行业现行标准、规范进行审查。

根据电力建设施工、验收及质量验评标准规定，①检验批质量验收记录应由施工单位质检员填写，应由监理（建设单位专工）组织项目质检员等进行验收；②分项工程质量验收应由监理（建设单位专工）组织施工单位质量（技术）负责人等进行验收；③分部工程质量验收应由总（副总）监（建设单位项目负责人）组织施工单位项目、技术和质量负责人等进行验收，关键分部工程，如地基与基础、主体结构等还需有勘察设计一起参加；④单位工程质量验收，施工单位应先自检评定，向建设单位提交交工申请，由建设单位组织设计、监理等单位进行验收。

根据建设部《建设工程质量管理条例》规定，对涉及建筑物、构筑物结构安全的试块、试件以及有关材料，应按比例送第三方有资质检测单位做抽样检测，及对进入施工现场的建筑材料、构配件做见证取样检测。

专项质量检测范围包括地基基础工程检测、主体结构工程现场检测、建筑幕墙工程检测、钢结构工程检测等；见证取样检测包括水泥物理力学性能检验、钢筋（含焊接与机械连接）力学性能检验、砂、石常规检验、混凝土、砂浆强度检验、简易土工试验、混凝土掺加剂检验、预应力钢绞线、锚夹具检验、沥青、沥青混合料检验。

这些检测报告应经检测人员签字、检测机构法定代表人或者其授权的签字人签署，并加盖检测机构公章和检测专用CMA章后方可生效。

由此可见，单位工程的质量检验与评定都是按一定程序和规定签署的，否则就为无效文件。

同样，进场材料、构配件复试报告也是如此。

因此，由专业人员审核竣工文件的有效性，是严把项目档案质量关的最好措施。

二、档案审核（档案人员把关）：

档案审核是由档案人员对项目档案完整性、有效性、系统性的审核。

档案审核应从便于档案保管与利用的角度出发，按照系统整理和规范的要求，对项目档案的完整性、成套性、有效性以及项目档案的系统性整理情况进行审查。

（一）完整性的审查

对项目档案的完整性的审查，主要应从项目档案的整体、单位（单项）工程的局部、每份归档文件的个体三方面检查归档文件的完整性。

1、对项目档案整体的审查，应根据归档范围从项目立项到竣工，每个阶段、每个专业、每个形成单位，以整个项目为整体进行检查。

对照各参建单位移交的项目档案目录，清点卷册，核查卷内文件与卷内目录是否一一对应，题名编写是否正确，编号是否有缺号、漏号，录入条目信息是否详细。

从总体的角度审查项目档案的完整、成套性。

2、对照单位工程划分表（单位工程质检计划），以单位工程为单元，按照文件形成规律，检查单位工程项目文件归档的完整性、成套性情况。

单位工程一般由综合管理文件、施工记录文件、质量验评文件三大部分组成。

①综合管理文件应包括工程概况、开工报告、图纸会审（检）、施工方案（措施）、作业指导书及技术交底等；②施工记录包括施工（安装）记录、检测检验记录、隐蔽工程记录等；③质量验评记录包括单位工程、分部、分项、检验批质量验评表等。

3、项目文件是归档文件的最小细胞，单份文件的完整性是构成项目档案完整性的基本条件，审查项目档案的完整性应从审查归档文件的完整性开始，如请示批复、正文与附件、正文与附图，以及归档文件是否存在缺张少页的情况。

只有保证每份文件的完整性，才能确保整个项目档案的完整性。

（二）系统性的审查

对项目档案的系统性的审查，主要应对项目档案的分类、组卷、排列、编目等系统整理情况进行检查。

检查的主要内容包括以下几个方面：

1、项目文件分类情况审查。

分类规则和分类表是项目档案分类的依据性文件，是项目文件系统化整理的关键。

因此，档案人员应依据分类体系，按照项目文件的形成阶段、形成的责任单位以及文件性质，对项目文件的分类情况进行审查。

常见错误：

（1）未按形成阶段分类。

如立项阶段形成的水土保持方案（评估）文件与竣工阶段水土保持验收文件，本属项目建设的两个阶段，有些档案人员分类时把形成于不同阶段的文件归入了同一类目，一起组卷，造成分类不科学、不合理。

（2）分类的系统性不强。

例如：

项目建设期间的会有各种不同的会议，形成的会议纪要分入同一类目，集中整理、组卷。

如可行性研究审查会议纪要、初步设计审查会议纪要与施工协调，会议纪要等属于项目建设不同阶段性、不同性质的会议纪要，却被分入一个类目，未按文件形成内在联系分类，造成分类不准确。

（3）对分类含义不理解，凭感觉分类。

如将立项阶段铁路专用线可行性研究及审批文件（8001）、设计阶段接入系统审批文件（8020）和地震、职业卫生、安全评价等项目评估文件（8002），不按文件形成阶段、专业分类，而是全部归入项目管理文件（8034）类目。

（4）由新问题引起的分类不合理。

根据国家有关政策规定，厂址的确定和建设用地，必须经一些有关部门审批，如文物、矿产资源、民航、航运交通、渔业、军事设施部门等。

又如：

为保护水资源，施工及生产用水必须经审批取得取水证，海域的使用需办理海域权使用证等。

由于原分类体系未明确规定，因此，有些单位把相对独立概念的同一内容文件分散归入不同类目，也造成分类不合理。

2、文件整理组卷和排列审查。

对于文件整理组卷和排列方面的问题，应根据组卷原则进行审查。

重点检查两方面内容：

①未按文件形成规律和成套性特点，随意分割案卷所表达的相对独立概念（如专业、问题、内容或部件等）文件，破坏了卷内文件内容的完整；②未按文件的有机联系，卷内文件被随意拆分，或未按施工工序或检验程序排列，严重影响案卷的质量和利用价值。

常见错误有：

（1）不顾文件的形成规律和阶段，把两个和多个有密切联系的文件按文种随意分割，分别组卷。

如把原材料质量文件的报验单、出厂质量证明文件（合格证、厂家提供的试验报告等）、材料复试报告，按文种分别组卷。

又如，把立项阶段可行性研究审查会议纪要、设计阶段初步设计审查会议纪要与施工阶段形成的一些会议纪要集中按文种组卷等。

（2）不顾文件内容的完整和成套性特点，把一组相对独立内容（如专业、问题、内容或部件等）的文件随意分割成两卷。

如硬性规定案卷的张数或装具的厚度，破坏文件的独立与完整，随意组卷，或者不顾文件形成规律和有机联系，排列混乱。

（3）不顾文件之间的有机联系，不按规律，随意排列。

如作业指导书是用以指导正确、规范、科学施工的技术性文件，是工程技术人员在单位工程开工前向施工人员作技术交底的依据性文件，而技术交底是在交底过程中形成的记录，两者之间有紧密的联系。

施工单位在编制项目档案时，经常把这文件分开排列，割裂了文件之间的有机联系。

这是文件排列中最常见的错误。

（4）卷内文件重复归档的情况，不符合档案整理规范要求。

一些项目将前期的一些文件，如项目评估报告的初稿、报审稿、报批稿等文件一起归档组卷，未按整理规范要求，以最终版归档组卷。

（5）把针对项目的一些走公文处理程序的前期、管理性文件材料归入了文书档案，未按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）标准规定，与项目文件一起整理组卷。

（6）案卷主题不明确，案卷内容杂乱无章。

把不同问题、专业的文件混合组卷，如案卷内既有属前期接入系统设计文件，又有施工准备阶段的施工用电审批文件，还有生产准备阶段的并网发电文件，以及投入生产后的售电合同等。

此类错误比较普遍，应作为检查重点。

3、案卷题名审查。

案卷题名是卷内文件的提示，是为利用者查询提供案卷及卷内文件信息的重要索引。

因此，应根据项目档案编目的规范要求，以方便档案的检索和利用为前提，重点检查卷内文件题名和案卷题名是否简明、准确地揭示了卷内文件的内容，是否符合有关的规范。

常见错误：

（1）题名文种用“资料”表示，混淆了“资料”与“文件”的概念。

在案卷题名中不能简单的用“资料”代替卷内文件的“文种”。

（2）案卷题名所拟写的项目名称与项目核准名称不一致；按单位工程编制的竣工档案题名只显示项目名称，没有单位工程名称的内容。

（3）案卷题名简单罗列卷内文件内容，不够简练。

常见的有多个相对独立概念的文件组成一卷，造成案卷题名拟写罗列不简练，造成题名字数超出规定。

（4）案卷题名拟写笼统，案卷题名未标明本卷内文件的专业、编号或时间的起止段，不能起到准确提示卷内文件内容的作用。

（三）有效性的审查

有效性的审查主要是对项目档案的原件、签章手续完备情况及文件的闭环情况的检查。

重点审查以下四方面：

1、检查因故没有原件而用复印件归档的文件，是否按档案管理要求由原件存档单位签署意见并盖章确认。

由于一些特殊原因，建设（法人）单位的归档文件不是原件，如项目核准文件（不是主送单位）、原材料质量证明文件（代理商或经销商提供）。

对于这些没有原件归档的文件，应按档案管理要求由原件存档单位签署意见并盖章确认。

2、检查归档文件印章手续是否完备，且具有有效性。

目前有许多电力建设项目采取委托招标方式进行招投标，检查中经常发现标书编制单位出具的标书没有经审批及责任人签字或作为正式文件盖有责任单位的公章，影响文件的有效性。

例如：

根据国家有关建筑材料检验检测规定，进场的材料、构配件等应送检复试，检验（检测）单位出具的材料复试试验报告，应盖有检测单位检测专用章和CMA计量认证章，不能用行政公章代替，否则视为无效文件。

原材料复试检测报告漏盖CMA章的现象比较突出，原材料复试检测报告加盖CMA章是国家强制性规定，否则，不为技术质量监督部门认可，为无效文件。

3、检查归档文件的闭环情况。

项目在施工过程中形成了大量需要闭环文件，如监理发出整改通知单、质量监督检查形成的整改计划、设计变更执行后的回复单等等。

这些文件如果没有闭环，将直接影响档案有效性和档案的保存价值。

此外，对施工记录表式的闭环，也是检查内容之一。

4、审核卷内文件的质量。

对卷内文件质量的审核，应根据文件材料的质量要求进行检查，主要有以下几个方面：

（1）按字迹清楚、图样清晰、图标整洁、签字认可手续完备（签字必须是责任人的亲笔签字，并要注明日期，不能以盖章和打印代之）的要求，检查文件质量。

（2）对纸质文件的书写字迹、归档文件的载体及制成材料是否利于永久保存，符合耐久性要求，打印、复印、扫描等图文字迹是否符合形成文件设备的标准质量要求进行检查。

（3）对文字材料打印件字号、字体是否统一，进行检查。

（4）对易褪色材料（热敏纸）形成的并属永久或长期保存的文件，是否附复印件一同归档的要求进行检查。

（5）对非纸质（照片、录音、录像等）文件，是否按档案管理规定编制文字说明并一起归档的要求进行检查。

（6）外文材料若有中文译文的是否一并归档，无译文的是否按归档要求译出了标题，这些文件是否符合归档的质量要求进行检查。

三、项目档案的移交

项目档案应在项目竣工后按程序移交，按规定办理移交手续。

项目档案的移交时间、移交份数等具体要求，应根据项目档案管理要求，在合同做出明确约定。

（一）建设项目档案移交时间

按照项目文件归档要求和档案移交的有关规定，项目档案验收合格后，由建设单位档案部门按合同及规定的要求，在项目实体正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其他有关单位办理档案移交。

对于分期或分机组的项目，应在每期或第机组正式通过机组验收后办理档案移交手续。

对于建设周期长、档案量大的大型或特大型项目，则可按阶段，分批或分期移交，并在项目正式通过机组验收后办理档案移交手续，以保证在项目竣工后按规定移交有关部门。

（二）电力建设项目档案移交时间

根据《电力工程达标投产管理办法（2006版）》规定，电力建设项目档案在项目投产后一个半月内（即45天）向项目建设（法人）单位移交。

随着电力建设项目规模不断扩大，600MW、1000M容量的机组逐渐增多，移交的档案数量也在激增，而电力行业规定的移交时间，相比国家所规定的时间缩短了一半时间，要求在45天内完成竣工档案的移交。

这对项目档案管理提出了更高的要求。

对于每个参建单位而言，是一项严峻的考验。

为了保证项目档案在项目竣工后按时移交，项目建设（法人）单位可根据国家有关项目档案移交的规定，采取下列方式：

1、根据大型项目档案移交方法，项目档案应按阶段分批或分期移交。

这种移交方式主要是根据项目建设周期，采取按工程进度分阶段、分期进行移交。

即按单位（单项）工程完成情况，完成一个验收一个，改集中移交为分批、分期移交，以来减缓项目竣工后集中移交的压力。

2、充分利用计算机和网络技术，对项目文件的收集、整理与归档实行全过程管理。

借助档案管理软件来加强项目档案的过程管理，对项目文件的收集、整理与归档采取随办随归，实行全过程管理，确保项目档案保质保量按时移交。

（三）项目档案的移交份数

项目档案移交的份数一般应在合同中做出规定，按照《合同法》的有关规定，项目建设（法人）单位在与设计、施工、监理单位签订合同时，应分别设立有关档案的专门条款，明确规定移交竣工档案的内容、套数、时间等内容。

项目建设（法人）单位在签订合同时，应以能满足项目投产后档案利用需求为前提，根据文件归档要求，在保证一套原件的基础上，确定移交份数。

项目档案由于涉及责任单位多，形成的文件性质不同，重要程度、载体以及利用的需求不一，在移交份数上也不尽相同。

根据项目文件归档要求，纸质文件一般一式一份；凡是重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

设计单位编制的竣工图，一般为二份（一套正本，一套副本）。

属于城建规划范围内项目，应增加一套地面建筑和地下综合管线的竣工档案。

电子档案的归档份数应一式三份，一份封存，一份异地保管，一份提供利用。

因此，项目移交份数，应依据档案利用的需求，结合项目文件归档要求，由项目建设（法人）单位根据实际情况，在合同中做出约定。

（四）项目档案的移交程序

项目竣工后，所有参建单位都应根据国家、行业有关规定，向项目建设（法人）单位移交经收集、整理的全部档案。

而项目建设（法人）单位在接收项目档案前，应按移交程序寻项目档案的完整、准确、系统有效和案卷质量进行审查，合格后才能办理移交手续。

第一步：

施工单位自检。

施工单位在竣工文件收集、编制和整理完毕后，应对准备移交的项目档案进行完整、准确情况和案卷质量的自检，并签署自检意见，然后连同竣工档案一并提交监理单位审查。

第二步：

监理单位审查。

监理单位在接收施工单位自检完毕提交的竣工档案后，应根据有关规定，对项目档案的完整、准确情况和案卷质量进行全方位的审查。

若不合格，提出整改意见，退回限期整改；若审查合格，监理单位应签署审查合格意见，连同施工单位提交的竣工档案一并提交项目建设（法人）单位审查。

第三步：

项目档案的接收与办理移交手续。

项目建设（法人）单位在收到经施工单位自检、监理单位审查的竣工档案后，应组织项目建设（法人）单位质监（技术）部门对档案进行审查，最后由档案部门做最终验收。

验收合格后，项目建设（法人）单位应签署验收意见，然后办理交接手续。

项目档案的交接，应有项目建设（法人）单位、监理单位、施工单位三方责任人在档案验收签证上签署验收意见，并签字盖章。

（五）项目档案的移交手续

按照档案移交规定，竣工文件在收集、编制和整理完毕后，应依次经编制方、质监部门、监理单位、建设单位进行审查，验收合格后办理交接手续。

参建各方在办理项目档案移交手续时，应明确档案移交内容、案卷数、图纸张数等，并应有完备的清点、签字等交接手续，经项目建设（法人）单位确认后，连同审查记录和移交目录全部移交给项目建设（法人）单位的档案部门。