OA办公系统项目建议书.docx

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OA办公系统项目建议书

OA办公系统项目建议书

1、有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。

2、信息流通速度成倍提高，带来员工反应速度的成倍提高。

3、领导层能够方便的随时查看分配过的任务数量、领取人及其进度情况，跟踪监督以提高执行效率和力度。

4、员工能够清晰的查看到自己当前领取的各项任务状态以合理安排时间。

5、员工之间可以快捷的在线发送文件、通知和留言，不必打电话甚至亲自到处找人，时时沟通，节省时间，提高效率。

6、消除打印、复印、分发等诸多中间环节，沟通点对点，传递一指通。

7、随时随地都能够在网上快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。

OA系统即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。

对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。

OA系统将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了办事效率和对信息的可控性，使管理趋于完善，提高执行力，最终实现市场竞争力全面提升的目标。

四、OA系统项目实施运行及规划

（一）实施的价值

1、通过OA供应商专业化的实施服务，帮助我们优化进而固化业务流程，规范、完善管理模式；

2、通过OA供应商规范化的实施服务，保证项目的顺利推进，降低应用风险，缩短实施时间；

3、帮助单位培养技术和业务能力兼备的系统管理和应用管理人才；

（二）OA项目规划

第一阶段共性应用（15-25个工作日），实现无纸化办公环境，顺利完成组织行为的一次革命。

快速完成部门的协同信息、文件审批、公文、信息发布、综合办公、知识管理等诸多标准功能的实现，满足所有关键应用和部分扩展应用，迅速建立起单位的工作平台，降低期初全员使用风险。

第二阶段局部深化阶段，通过半年或1年以上的协同工作的磨合，让协同平台中的使用者评估应用价值，并规划内部协同的进一步提升和管理优化，通过协同办公平台实现系统级互联，成功渗透到业务细节，形成巩固的应用。

五、OA系统项目设计原则要求

1、实用性与可扩展性

（1）OA系统应结合本单位业务特点，能满足各部门日常办公业务工作需要。

（2）OA系统应尽可能为本单位将来业务发展预留空间，因此应做到：

A.各子系统模块化，可移植性较好；

B.接口标准规范化，为其他后续的信息化产品预留充分余地；

C.流程可定制，可实现各种复杂条件流程设计，可由系统管理者根据实际应用情况自行设计表单。

2、可靠性与稳定性

OA系统必须具备较高的可靠性与稳定性。

（1）系统应对用户数据输入的合法性进行严格校验。

系统不会因用户非法输入而造成程序中止；

（2）OA系统应在资源占用、数据存储等方面设计合理，不应对服务器造成过高压力而导致死机或服务器操作系统崩溃等情况。

（3）OA系统后台数据库应采用目前为业界认可的关系型数据库。

OA系统设计时应对未来办公信息容量具有充分的把握，确保系统运行较长时间（如两年以上）后不会因信息过多、数据库容量不足而导致整个系统的崩溃。

3、标准性与开放性

OA系统在总体设计、模型设计、程序代码设计中应选用国际标准的软件技术，使系统具有较强的可移植性。

4、先进性与兼容性

（1）OA系统应选用当前较为先进的软件技术编写；

（2）软件的体系结构的设计先进合理；

（3）具有较好的兼容性，主要从硬件条件、服务器软件平台、客户端环境以及程序和数据库与其他程序的接口方面等。

5、美观性与易用性

软件界面美观大方，色彩搭配合理，界面的设计清晰明了，易于掌握。

系统安装调试简便。

6、保密性与安全性

（1）完善的身份认证功能；

（2）具备完善的用户权限控制机制；

（3）重要信息应以加密方式存储，防止超级用户从数据库中窃取信息；

（4）完善的日志及跟踪功能，对OA系统内主要事件需做相应的记录，记录中应包括用户名、日期时间、客户端IP地址等；

（5）具备方便的数据备份及灾难恢复能力，可在服务器系统崩溃后最短时间内使系统恢复正常运行；

7、兼顾传统模式

OA的实施不可一蹴而就，在较长一段时期，应充分考虑纸介质文档与电子文档同时并存的情况，因此OA软件的设计应充分考虑系统实施初级阶段的特点。

六、OA系统应具备的功能

1、协同办公

内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）,设置新建、待发、已发事项、待办事项、已办事项，是办公中最常用、最重要的部分。

通常的办公事项，如工作请示、汇报、审批、工作安排、信息传递等实际事务、事件等均可借助于协同事项功能完成。

并支持流程管理，时间节点考核管理等，为绩效提供支持。

2、公文管理

要求必须符合内部公文流转程序及格式；便于操作，简单易学；通用性较好，兼容性较强。

能实现外部收文的登记、分办（转办）、拟办、阅批、承办、督办、反馈、归档，内部发文、呈批件的起草、会签、核稿、签批、编号、制发、督办、反馈、归档等。

3、文档管理

系统提供对个人档案和单位档案进行集中式信息管理，并通过授权下级部门的档案管理员，实现不同部门或下级单位的多档案员管理。

并按权限设置读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）。

文档管理还应该具有文档、邮件、协同、公告、计划会议、本地文档互相通联，并且实现分级权限，可以实现单位内办公人员资料的存放、共享和转发。

4、日程、计划、会议

实现了较为完善的日程、会议、计划管理，支持个人日程、部门日程、项目日程的安排。

在日常办公中对于各种计划进行有效可控，实现中下级向上级报计划，上级进行计划的回复和批示；通知各种会议的召开，确定召开时间和参加人员；安排个人的每日的事件等等。

5、审批管理

具备严密的审批权限控制并灵活的表样制作权限。

完成内部各种文件、单据的审批流程应用，如：

新闻审核流程/稿件审核流程/市场费用申请/特价申请/费用报销/业务差旅申请/报告流程/合同审批/客户投诉处理/采购申请/固定资产报废申请/公务联络/办公用品申报/公章借用/客户接待申请/用车申请/员工培训申请/部门用人申请/人员调动申请/员工奖励审批/员工违纪处罚报批员工转正审批/加班申请/考勤汇总/出勤补登/请假申请单/工作交接/重要工作请示等涉及所有日常工作审批应用。

6、行政办公

（1）信息发布

具有相应权限的用户可通过OA系统将本单位相关信息发布，软件应提供按照不同类型发布，并可以选择发布范围。

（2）调查

具有相应权限人员可在OA中发布调查，通过OA的在线调查系统可及时了解员工对某事件的意见和看法。

（3）讨论

为内部工作人员提供一个交流和讨论的环境。

论坛建有不同版块，可以对不同版块中的文章进行管理和维护，还应提供精华区的功能以方便用户浏览其中的精华文章并可对重要文章置顶处理,要求：

支持FLASH和讨论区版主。

（4）行政办公辅助功能

行政办公等流转程序，会议室管理、车辆管理、办公用品管理、图书借阅功能。

6、电子签章

OA软件应具备电子签章功能。

电子图章的管理、签盖须严格按照印章使用制度实施。

电子图章的使用必须具备较高的保密性、安全性及防伪性。

7、其他：

关联其他系统

8、公众信息查询

办事程序、天气预报、列车时刻、邮编区号、日历、论坛等。

9、系统管理

OA系统应提供完善的后台管理功能。

通过后台系统，管理员可对整个系统进行权限划分、用户管理、系统参数设置、流程定义以及系统日志查看等。

七、OA系统投资预算

项目

说明

备注

金额（元）

IP专线

租用

服务器机架

高1.6米

数据服务器

华为

windowsserver2003/200864bit

系统文件：

NTFS

维护终端机

联想

型号：

联想RD640

CPU：

E5-2609V2

内存：

4G硬盘：

1T*2

路由器

（H3C）ER3108G1千兆WAN口8千兆LAN口企业级千兆路由器

OfficeAnywhere

白金完美版

OA用户不限

即时通用户200

69800

项目实施

20工作日

500元/人日

员工培训

10工作日

服务费

电话、网络咨询

每年

2000