办理报账的一般流程及报账指引山东大学齐鲁医院.docx
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办理报账的一般流程及报账指引山东大学齐鲁医院
附件三：
各类经济业务报账指南
目录:
第一部分：
报账基本流程
第二部分：
票据粘贴规范
第三部分：
各类业务报销
第四部分：
收入入账指南
第五部分：
发票及报销要求
第一部分报账基本流程
一、经办人将原始发票分类汇总粘贴在粘贴单上，根据业务类型进入预约报销系统，或薪酬系统处理业务，并打印出相应的报销封面，并由经办人、项目负责人签字，加盖单位公章；
二、如果项目经费是学院的公用经费（如：
教学维持费、院发展基金、院奖福基金等），业务经办人可将单据送至委派会计处审核报销；
三、报账人员携单据至财务部报账大厅，由接单人员预审后离开报账大厅；
四、业务处理完毕后，资金自动进入报销人指定银行账号。
第二部分票据粘贴规范
一、根据票据类别分类,如通行费、出租车票、邮电费、餐费等按类别分。
二、将分类后的票据呈“鱼鳞状”错叠粘贴在粘贴单上。
为避免一张粘贴单上粘贴过多票据，可使用多张粘贴单分类粘贴填制多份报销单，也可将分类的粘贴单合在一起汇集成一份报销单。
三、注意事项：
（一）票据正面朝上，整齐排列，将同类、等额的票据粘贴在一起，所有票据不应超出粘贴单的上部边沿、左部装订线、右部边沿。
（二）票据较多时，将票据依次从右至左粘贴；票据较少时，将票据从装订线开始，由左至右粘贴。
（三）大张票据粘在小张票据的上方，确保所有发票粘在粘贴单上，避免发票粘在其他发票票面上。
（四）如票据或附件的长宽均超出粘贴单，应纵向由下至上和横向由右至左折叠，请注意此类大张票据的上沿和左沿应对齐粘贴单的上沿和装订线。
（五）所有票据均应使用胶水粘贴，不得使用书钉等金属性易锈物品。
第三部分各类报销业务
一、借款业务
（一）借款应通过网上预约系统预约，并有项目负责人、借款人、经办人签字，院部公章，请务必填写联系电话。
借款人必须是山大正式教职工，学生及临时聘用人员不得作为借款人。
所借款项应该汇入指定银行卡或银行账户内，一般不得借现金。
实行公务卡制度后，差旅费、会议费等金额在公务卡透支额度内的款项可以直接用公务卡结算，待报销后资金直接进入公务卡内。
（二）借款种类及相应手续
1、差旅费借款，应列明出差人数、天数、地点，以此为基础确定应借款金额；借款金额如达到20000以上请出示差旅费预算表（负责人签字、单位盖章）。
2、设备费借款，金额在10万以下的需附合同、设备购置申请表；10-20万需附合同、设备购置申请表、设备评标结果表（或议标记录）；20万以上的需附合同、设备购置申请表、招标办付款通知书。
进口设备付款时，应提供进口设备技术及售后服务协议、进出口公司对山东大学的付款通知书、设备购置申请表、招标办开出的付款通知书。
3、会议费借款，外出参加会议的需附会议通知，自行举办会议的需附会议预算表（财务部网站“最新下载”中下载表格）、会议通知。
4、学生实习费借款，需附本科生院签字确认的实习经费预算或实习计划。
5、住院费借款，在职职工、离退休人员借住院费，必须经各校区医院审批后方可至报账大厅办理借款。
注：
设备费、材料费、会议注册费、版面费、举办会议（会议所需的差旅费除外）等其他借款需办理支票（市内）或汇款（市外），不可借取现金。
支票请填写收款单位全称，汇款还需提供收款单位的开户银行及银行账号。
维修工程款不可办理借款，施工单位开据工程预付款的正规发票直接报销。
原则上一个项目借款超过三笔（含）未及时核销的，该项目不得再次借款。
二、普通报销
（一）普通报销应通过预约系统。
项目负责人本人签字、经办人签字,并加盖报销单位的公章。
注：
金额不得随意涂改,若有错误,则应由制单人员写出实报金额。
金额改小可以由经办人签字；金额改大，则必须由项目负责人本人签字。
（二）报销种类及相应手续
1、进口设备报销
（1）应提供进口设备技术及售后服务协议、进出口公司对山东大学的付款通知书、购置申请表、招标办开出的付款通知书、进出口公司与供应商的合同、仪器设备验收单、发票。
（2）如果为销借款报销的进口设备款，则只需要提供借款单（第二联）、进出口公司与供应商的合同、仪器设备验收单、发票。
（3）退余款：
经资产与实验室管理部确认后直接核销原借款。
2、会议费报销
（1）外出参加会议的会议费报销：
提供会议举办单位盖章的会议通知，无书面通知的可以打印网页格式或邮件格式的通知，连同参会的差旅费一起报销。
（2）自行举办会议费报销：
提供会议通知、会议决算表、会议签到簿、会议纪要等资料，委托旅行社承办会议的还要提供合同。
举办会议应当按照国家有关规定，严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和会期。
严禁借会议名义铺张浪费、发放礼品，公款旅游等。
3、医疗费报销
（1）在职人员、离退休人员医药费、住院费报销需凭各校区医院审批后开具的“公费医疗报销结算单”据实报销。
（2）学生医保需附学生名单、卫生与健康管理中心提供的学生医疗保险费缴纳通知单。
（3）实行医保后，学校原则上不再报销医药费，特殊情况从其规定。
（4）大病补助需附卫生与健康管理中心审批的“山东大学住院职工大病困难补助申请表”。
详情请咨询卫生与健康管理中心，电话：
88364846。
4、托儿费报销
托儿费报销经计划生育办公室负责人对金额审批，项目负责人赵增科和王延太签字，凭幼儿园开具的发票报销。
各校区计划生育办公室地址、电话如下：
中心校区校医院东楼二层210电话：
88364598
千佛山校区主楼三层026电话：
88392278
趵突泉校区综合楼一层108电话：
88382345
5、探亲费报销
（1）填写“山东大学教职工探亲路费报销审批表”，本单位领导签署意见后到人事部人事调配科开具报销介绍信，凭报销介绍信、车票，经财务部王延太部长签字后至报账大厅办理报销事宜。
人事调配科办公室地址：
中心校区明德楼B座五层B535
联系电话：
8836430388364188
（2）已婚职工探望父母的往返路费，在本人基础工资、职务工资、工资津贴之和的30%以内的，由本人自理，超过部分由所在单位负担。
（3）乘火车的报销硬座费用，乘车48小时以上，可报销硬卧。
车票起止地点应与报销介绍信上所注明的地点一致。
出租车发票、飞机票不予报销，无差旅费补助。
注：
探配偶1次/年（需配偶方出据未享受探亲待遇证明）；未婚职工探父母1次/年（转正定级后享受）；已婚职工探父母1次/4年。
探亲时间一般安排在寒、暑假。
6、培训费报销
（1）学校承认学历的学费报销：
经人事部批准，可报销30％，其余学费经学院同意按其承担的比例可从学院发展基金或奖福基金报销。
注：
由于发票不能分割，应在所属单位与人事部审核完后一起报销，不能单独报销。
应由个人承担的学费部分不得在科研经费支出。
（2）学校不承认学历的培训费报销：
应附报销结算单、发票、培训通知或单位主要领导批准参加培训的说明（单位盖章，院领导签字）。
个人名字的学费或培训费不得报销。
注：
纵向科研经费一般不得开支培训费。
7、外汇报销
外汇报销详情请查阅《外汇报销指南》。
8、其他类发票报销手续
（1）办公或实验用房租赁费，需附学校层面签订的租赁合同及情况说明；单位开支的办公用房、宿舍等的物业管理费，需附与物业公司签订的合同或协议。
（2）修缮工程款报销需附审计处审批的修缮工程预算审计书。
（3）测试化验加工费报销时提供收费项目明细、测试清单、收费标准等，二万元以上的测试化验加工费还要提供相关合同、协议。
（4）学生实习费，需附本科生院审批的“山东大学学生实习经费汇总结算单”、发票。
如向学生发放补助，还应附“学生定额补助费用领款单”。
以上两种表格均可在财务部“最新下载”中下载。
（5）旅行社开具的考察费，需附考察费用情况说明（负责人签字、单位盖章）、与旅行社签订的合同或协议。
（6）广告宣传费，需附广告合同或协议。
（7）出版费需附出版合同。
（8）青苗补偿费、土地租赁费，需附合同、当事人身份证号码及收款人签字的收据。
三、差旅费报销
（一）差旅结算表应填写项目代码、项目负责人本人签字、经办人签字,并加盖报销单位的公章，分类填写相应的大小写金额，注意出差人员姓名、职别、事由、是否发放补助等内容请详细填写。
外出参加会议或培训的应附会议通知或培训通知，调研应附调研说明。
（二）差旅费若要补助应有往返双程车船票及出差期间当地的住宿费发票，外出参加会议的在会议通知上应明确注明“食宿自理”方可计发补助。
（三）特殊规定
1、职工到外地参加各种不承认学历的培训、进修，伙食补助发放标准为：
两个月以内，每人每天10元；两个月以上，每人每天7元。
2、报销去北京参加政治思想培训的业务时，需要提供培训文件。
计算差旅费标准：
来回两天每天80，培训期间生活补贴每天10元。
3、工作人员去国家教育部等部委帮助工作，工作期间发生的住宿费、伙食补助费和公杂费实行定额包干，每人每天100元，工作期间返回济南每人每天85元。
4、本科生、研究生在教学经费报销差旅费时，不能乘坐卧铺（研究生在全国性学术会议上宣读论文的除外）。
四、劳务费发放
（一）学生劳务费（助研津贴）通过薪酬系统发放，不再发放现金或转到某个人银行卡上。
（二）专家（包括外籍专家）劳务费：
填写专家劳务费发放表（请自行在财务部网站的“最新下载”中下载），外籍人员应附有护照复印件。
若涉及扣税（800元以上）则合计金额应填写税前金额,即较大的金额.
（三）教工、学生一律通过薪酬系统发放。
（四）其他人员使用无现金转卡形式发放至每个人的银行卡。
第五类科研经费转拨及外协费
（一）科研经费转拨：
需提供科研项目批复预算书，填写《山东大学科研经费转拨审批单》，经学院、学术研究部和财务部科研财务科联签审批后，至财务报账大厅办理转拨。
（二）科研经费支付外协费：
需提供学校与接收经费单位的科研协作合同或协议，以及协作单位出具的合法有效的票据，填写《山东大学科研经费外协审批单》，经学院、学术研究部和财务部科研财务科联签审批后，至财务报账大厅办理报账手续。
第四部分收入入账指南
一、主办会议，收取参会人员会议费
（一）收款时务必先确认收入的项目编码。
没有项目号需先到财务部财务管理科立项，申请项目编码。
财务管理科办公室：
中心校区明德楼C座二层210室电话：
88364777
（二）有关使用何种发票（收据）及领用请咨询收费管理科。
收费管理科办公室：
中心校区明德楼C座一层报账大厅电话：
88364534。
（三）收款时可以收现金、汇款等多种形式。
山东大学银行汇款信息可咨询财务部结算科。
结算科办公室：
中心校区明德楼C座一层报账大厅，联系电话如下：
中心校区：
88364677趵突泉校区：
88382099千佛山校区：
88392594
（四）交款时填写“山东大学收入入账单”（单据在报账大厅服务台自取，也可在各学院委派会计处领取），附收款收据至报账大厅审核制单。
（五）支付各项会议开支时，根据批示在相应项目支付。
严禁借会议名义铺张浪费、发放礼品、公款旅游等。
如有外出考察费应附有合同，委托旅行社或其他单位办会的也要附合同。
二、其他收入入账
其他收入入账时应附盖有院部公章的收入入账单、收款收据、银行入账单等。
收入入账原则上一事一项目，请务必分清入哪个项目，如没有相关项目可向财务管理科申请、咨询。
三、科研收入入账
科研经费入账流程：
（一）项目经费到款后至财务部结算科开具“到账通知单”。
趵突泉校区和千佛山校区请至核算科开具到款通知单。
（二）持到账通知单至学术研究部开具“山东大学收入分成入账单”。
学术研究部各分管科室地点、电话如下：
1、文科科研经费：
中心校区明德楼人文社科处C404、C419电话：
88364584
2、理科纵向科研经费：
中心校区明德楼重点办C406室电话：
88369278、基金科C410室电话：
88369277
理科横向科研经费：
中心校区明德楼科技开发办C411室电话：
88364752
千佛山校区主楼一层024室电话：
88392232
（三）持收入分成入账单至科研财务科审核立项。
科研财务科：
中心校区明德楼C座210室电话88364367
（四）报账人员携收入分成入账单、银行入账单、发票记账联到报账大厅办理经费入账。
第五部分发票及报销要求：
一、发票要求
（一）凡报销的发票均应套印“全国统一发票监制章”、或行政事业收费、政府性基金收据套印“票据监制章”，往来款收据套印“收据监制章”（国有的金融、邮电、铁路、民用航空、公路和水上运输等单位的专业发票除外）。
收款单位应盖单位发票专用章。
税务局代开发票应有税务局代开发票章及单位财务专用章，个人代开要身份证号码。
（二）发票的客户名称应为“山东大学”，个人或个人名字不予报销。
（三）报销时仅以发票（收据）联作为原始凭证收付款。
原始发票不允许涂改，如有涂改不予报销，应回原单位重开，或修改后加盖出具单位发票专用章。
（四）在开票之日起一年内报销，超过一年的不得报销。
（五）对下列不符合规定的发票（收据）及报销手续不完备的，不得报销。
1、没有税务机关监制章的发票或虽有税务机关监制章，但为定期换版已作废的（超过报销期限的）。
2、行政事业性收费、政府性基金收据，未有财政部门票据专用章的。
3、学校内部收费票据，未经学校批准监制或未加盖收款单位财务章的。
4、填写项目不齐全、内容不真实、字迹不清楚或没有加盖填制单位相应印章的。
5、一式几（多）联的原始凭证报销联未复写的。
6、发票出具单位相应业务章不清晰的。
二、报销注意事项
（一）购买实物、服务的发票（发票内容为统称的）必须附有发票开具单位盖章的购物清单，且发票盖章与清单盖章必须一致。
二万元以上的材料采购需要提供采购合同。
（二）销借款时发票单位应与借款单位相同。
（三）我校开出的学生正常的学费收据、住宿费收据均不能报销。
（四）付款方式为“一卡通”、“面值卡”、“贵宾卡”、“优惠卡”、“代信誉卡”等非现金、银行结算的发票不予报销。
（五）车辆通行费发票中，车型为“1型客车”以外的通行费一般不予报销。
（六）手机及手机附属品不予报销。
（七）市内出租车票限额报销,目前执行每人每次限额200元；外地出租车票跟随差旅费一起报销，不得单独报销。
不再报销公交、地铁票据。
（八）差旅费报销需有来回程车票。
与科研项目无关的车票、与济南无关的车票不予报销，若情况特殊,则可写详细情况说明,负责人签字,单位盖章。
（九）个人电话费报销,根据电信/移动/联通/铁通不同形式的票据确定不同的报销金额。
一般应按照本次实交、本次实收、充值金额、预付款确定话费金额，即以交现金时开具的发票报销。
注：
预交话费应以预交时的发票报销，预交话费后打印的各账期的费用明细发票不予报销；违约金不予报销。
（十）个人或家庭用的物业管理费、水电费、停车费、有线电视费、房租发票不予报销。
（十一）烟酒、会议用鲜花发票不予报销。
（十二）火车餐车票、洗浴中心、足疗会所、健身中心的发票不予报销。
（十三）邮局银行汇款的手续费收据不是正式发票，不予报销.
（十四）纵向科研经费不得报销通用性操作系统、办公软件，不得报销办公用品，包括：
打印纸、硒鼓、墨盒、本子、笔等。
注：
依据“纵向科研经费支出按照预算”的原则，若预算中包含办公耗材，报销时出具预算书即可报销。
注：
纵向科研经费包括：
国家重大专项、国家重点实验室（其中开放运行费可报销办公费）、中央应用技术研究、863项目、973项目、科技支撑计划、国家自然基金、国家社科基金、其他中央科研、文科中央其他、民口科技专项、中央其他科学技术、其他中央科研拨款、地方科学事业、地方科技三项等。
（十五）餐费单张发票超5000元需附加盖公章的说明.
（十六）单张发票5000元以上应选择转账（支票/电汇）方式,连号发票视同一张。
若购买时已刷卡支付,则应提供刷卡POS单,转卡支付。
5000元至10000元由科长审批（附pos单可直接报销），10000元以上由分管副部长审批。
（十七）大额资金支付审批：
1、单笔金额在30万元以上，40万元（含）以下的，经分管科长审核签字后，报副部长签字审批。
2、单笔金额在40万元以上的，经分管科长审核签字后，报财务部长或两名副部长双签审批。
注：
部长办公地址：
中心校区明德楼财务部长：
刘洪渭B201；副部长：
刘丕平、王延太C203；何维兴、孙栋C213；艾量C206。
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