新员工入职清单.docx
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新员工入职清单
新员工入职清单
Thegoalistoplanandpreparefortheemployee’sarrivalsothattheemployeedoesnotarrivetochaos,buttoanorganizedpreparedworkplace.Thischecklistisdesignedtoassistwiththedepartment’sorientationprocess.Onboardingisalong-termprocessthatbeginsbeforeanemployee’sstartdateandcontinuesforatleastsixmonths.ThisChecklistisorganizedbyresponsibledepartmenttoinitiateeachtaskatdifferenttimeline.Italsohelpshiringmanagersprepareforthearrivalofnewemployees.Onceanemployeestarts,he/shecanworktogetherwiththehiringmanagerandanonboarding.
我们的目标是为新员工的到来做规划和准备,避免混乱,维持有序的工作环境。
此清单有助于部门进行上岗引导程序。
入职是一个长期的过程,从新员工到来开始并持续至少六个月。
这份清单由相关部门在不同的时间点负责实施每一项任务。
同时也有助于用人经理为新员工的到来做准备。
员工到来后,他/她会与用人部门经理一起工作,进
行入职流程。
A.PriortoFirstDay入职前
HUMANRESOURCES人力资源
1.PrintoutNewEmployeeOnboardingChecklist,reviewandcustomize
打印新员工入职清单,审核并定制
2.Completetworeferencechecksandcollectdocuments（asperPre-EmploymentChecklist）from
newemployeebeforemakinganofficialoffer
确定了候选人,出Offer之前,依据检查清单,需完成至少两家公司以上背景调查,
3.SendofferconfirmationacceptanceemailtoIT,HR,HiringManager,Adminandstartdate
给IT,HR,用人经理,行政,发送入职通知邮件,注明入职日期
4.Callthenewemployeetowelcomehimorherafewdaysbeforethestartdate.Remindhim/herto
bringcompletedpaperworkandidentificationonthefirstday.
Ifaforeigner,sendtheworkpermitapplicationchecklistwithallthenecessaryformsandprocedures
tocomplete.
在入职日期之前致电新员工欢迎他/她的加入。
提醒他/她在入职第一天带齐纸质资料和证明。
如果是外籍员工,发送其办理就业许可证申请所需要的所有必要表格和手续清单。
5.NotifyemployeetodoMedicalCheckUp
通知员工体检
6.Providenewemployeewithacontactintheeventofaquestionorissue
提供给新员工联系方式以便有需要时联系。
7.Prepareon-boardingmaterials:
准备入职资料:
a.Organizationstructure组织架构
b.Jobdescription（senttogetherwithofferletter）工作说明书（与录用通知书一起发送）
c.NewHireForm新雇员工报到表
d.IndividualForm个人资料表
e.LetterofCommitment–CodeofEthics（senttogetherwithofferletter）
职业道德承诺书（与录用通知书一起发送）
f.Memooncodeofconduct&corporatevalue
行为准则和企业价值观文件
g.LabourContract劳动合同
h.AttendanceandLeaveManagementAcknowledgement《考勤管理制度》确认书
i.DisciplinaryAcknowledgement《公司奖惩管理制度》确认书
j.PersonalFileStorage档案存放地
k.Household（Hukou）Registration户口本户主及本人页复印件
l.MedicalbenefitsHandbook医疗福利手册
m.EmployeeHandbookAcknowledgement《员工手册》签阅
8.ScheduleemployeeforNewEmployeeOrientationSession入职培训Date日期:
_____
9.CheckwithITontheemailandextension.Updatedthenewemployee’sdetailintheGlobalandlocal
directory
与IT部核对邮箱和电话分机号。
更新全球和地区的目录上新员工的详细信息
10.IfForeignerandGMlevel,arrangeforairportpick-upandhotelarrangement
如果是外籍员工及来自异地的高级经理,安排机场接机和酒店预订ADMIN行政
11.AssignWorkStation分配工位
12.Orderfurniture（whenneeded）订家具（如果需要）
13.OrderOfficeSuppliese.g.keys,stationaries订办公用品,例如:
钥匙,文具
14.Orderbusinesscards（whenneeded）订名片（如果需要）
15.AcquirebuildingandflooraccesscardsoremployeeID获取大厦或楼层的出入许可证或员工ID
IT
16.EstablishComputer/Laptop,corporatephone,network（includessetupofsoftwareandhardwareand
networklogin
置办台式电脑/笔记本电脑,公司手机,网络（包括安装软件和硬件以及登陆网络）
17.Establishtelephoneaccessincludingextensionandphotocopiermachine
接入通讯,包括电话分机和复印机
18.Ensureemailsetup（withaccessorpassword）:
_________________________
确保邮箱的设置（接入或密码）
19.EnsureemailandextensionisupdatedintheGlobalandlocaldirectory
确保邮箱和电话分机号已在全球和当地目录上更新
HUMANRESOURCES人力资源
20.EnsureemailandextensionisupdatedintheGlobalandlocaldirectory
确保邮箱和电话分机号已在全球和当地目录上更新
HIRINGMANAGER用人经理
21.Scheduletimesforthenewemployeetomeetwithkeystaffmembers
安排新员工与主要成员会面时间
22.Assignabuddyasanimmediateresourceforanyquestionsandtohelpguidetheemployee’s
relationshipbuilding,knowledgeattainment,andproblemsolving
为新员工安排一位工作伙伴,帮助指导新员工建立关系,获取知识和解决问题
BuddyName:
__________________________________
工作伙伴姓名:
23.Discusstheresponsibilitiesofmentorwithselectedcandidatetoensureunderstandingoftherole
（choosementorswhoareinterested,positive,knowledgeable,andpersonable）
与候选人讨论导师的职责确保了解任务（需要选择感兴趣的、积极的、业务熟练的、受欢迎的人作为导师）
24.Gatherjobspecificresourceinformation（i.e.jobdescription,referencematerials,manual,etc）
收集岗位的具体信息（例如岗位职责,参考资料,手册等）
25.Createatrainingschedulefortheemployee’sfirstweekorlonger
为新员工制定第一周或之后更长周期的培训时间表
FirstDayontheJob工作第一天
Thegoalistomakeagoodfirstimpressionbyfocusingonwelcomingtheemployeetothecorporatefamilynotsolelyoncompletingtherequiredforms.Onceanemployeestarts,he/shecanworktogetherwiththehiringmanagerandabuddy*tocompletethechecklist.Thehiringmanagermayaddadditionalactivitiesthatarerelevanttothenewemployee’sarea.Internaltransferemployeesmayomititemsthatarenotapplicable.
为了给新员工留下良好印象,致力于欢迎其加入公司而不是仅仅完成规定的形式。
当新员工入职后,他
/她与用人经理和工作伙伴*一起完成清单。
用人经理可增加与新员工相关的项目。
内部调动的员工可以
省略不适用的项。
*Abuddyisapeertothenewemployeewhocanassistintheonboardingprocessandbea“go-to”personasdirectedbythemanager.
*工作伙伴既在入职过程中帮助新员工,又是由经理管理的全才。
HIRINGMANAGER用人经理
1.Makesuremanageroradesignatedstaffmemberispresenttogreetthenewemployee
确保经理或者指定员工出现,欢迎新员工
2.Introducenewemployeetostaffandteammembers/co-workers（ortoarrangeasmallgatheringto
welcomethenewemployeewithalunch,etc.
介绍新员工给团队成员/同事（或安排小型聚会比如午间聚餐等欢迎新员工）
3.MeetingwithHiringManagertounderstandrolesandresponsibilities
与用人经理会面了解岗位和职责
BUDDY工作伙伴
4.Makeanintroductiontothenewemployee
向新员工作介绍
5.Makeatourinthebuildingandcompanyfacilitiesi.e.toilet,photocopier,cafeteria,parking
带领参观办公区域和办公设备,例如洗手间、复印机、餐厅、停车场
6.Informabsenceproceduresandprocessforleavesapplication
告知缺勤程序和请假申请流程
ADMIN行政
7.Reviewemergencyprocedures,whattodoincaseofanaccidentandothersafetyissuesand
guidelines
讲解应急程序,指导意外发生或有安全问题时的解决方案
HUMANRESOURCES人力资源
8.Notifyemployeeafterofferisacceptedtoallowemployeeaccesstoorganisation’sintranettoviewpolicies,
benefitsinformation,FAQsandorientationschedule
在员工接受录用通知书后,通知员工进入企业内网浏览公司政策,福利信息,常见问题和新员工培训时间安排。
9.Sendwelcomee-mailtoallstaffandcopytheemployee
给全体员工发送新入职员工欢迎信
10.Provideonboardingmaterialsfornewemployeetocomplete
让员工完成入职资料
11.Providenecktie（dependingonexecutivelevel）
提供领带（根据管理级别）
12.Set-upnewemployee’spayrollaccount.AdviseonsetupofBankaccount（ifnone）
设置新员工的工资发放账户。
建议设置银行账户（如果没有）
13.Set-upthumbprintregistration（inShanghai–itisdonebyITDepartment）
设置指纹登记
14.Collectfromemployee:
向员工收集:
IDCard身份证/Passport护照
LastEmploymentSalarySlip上家公司薪资单（Shouldbeprovidedduringinterview在面试时,应提供）
4PiecesofPassportPhotos一寸照片4张（彩色）
LastCompanyResignationCertificate原单位离职证明
AcademicCertificate学历证书（Shouldbeprovidedduringinterview在面试时,应提供）
SocialSecurityCardCopy社会保障卡复印件
BankCardCopy银行卡复印件
Household（Hukou）Registration户口本户主及本人页复印件
MedicalbenefitsHandbook医疗福利手册
EmployeeHandbook劳动手册
B.FirstWeekontheJob工作第一周
HIRINGMANAGER用人经理
1.Revieworganizationstructureandoverviewdepartmentfunctionsandteammemberresponsibilities
审查组织架构和部门职能以及成员职责
2.Reviewotherdepartments’overallfunctionsandhighlightinternalcustomers
浏览其他部门的总体职能和强调内部客户
3.Ifemployeewillsuperviseothers,ensureheorshemeetswithdirectreportsone-on-oneandasa
group
如果员工需要管理其他人,确保他/她是一对一汇报并且作为一个团队
4.Welcomelunchwithmanagerandteam
与经理和团队共进欢迎午餐
5.Reviewkeycompanyinformation
浏览公司重要信息
6.FinaliseKeyResultAreasforProbationperiod
完成试用期关键成果领域评估
BUDDY业务伙伴
7.Introductiontoemail,companyintranet,sharedfolder,companypoliciesandprocedures
介绍邮件,公司内网,共享文档,公司政策和流程
8.Havelunchwithnewemployee
与新员工共进午餐
HUMANRESOURCES人力资源
9.EnsureemployeeunderstandsandsignonLabourContract
确保员工理解并签署劳动合同
C.FirstMonthontheJob&ProbationPeriod工作第一个月和试用期
HIRINGMANAGER用人经理
1.Reviewandclarifyperformanceobjectivesandexpectationsafterthefirstmonth
在工作第一个月之后回顾和明确绩效目标和期望
2.Overviewofbudgetandfinanceproceduresandpolicies
浏览预算和财务流程及政策
3.Set-upbriefmeetingwithHeadofDepartment（GM,Director,SeniorManager,Manager）
与部门领导召开简要会议（总经理、总监、高级经理、经理）
4.Conductconfirmationassessment2weeksbeforeheisdueforconfirmation.
在转正前两周进行转正评估
5.Discusswithnewemployeeonhisperformance
与新员工讨论他的表现
HUMANRESOURCES人力资源
6.Remindertohiringmanagertoconductfinalconfirmationassessment（1monthbeforeendof
probationperiod）
提醒用人经理进行最后转正评估（试用期结束前一个月）
D.Fifthand5thMonthontheJob工作第五个月
HIRINGMANAGER用人经理
1.Reviewperformanceobjectivesandprogress
回顾绩效目标和进展
2.Discusstrainingcompletedandtrainingplannedforthefuture
讨论已完成的培训和未来计划进行的培训
E.AnnualPerformanceReview年度绩效总结
HIRINGMANAGER
1.ConductannualperformancereviewandKeyResultAreasAchievements
进行年度绩效总结和评估关键结果领域的结果
2.SetobjectivesandKeyResultAreasforthecomingyearwithemployee
与员工一同设立下一年目标和关键结果领域
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